新時期中職學校檔案管理工作優(yōu)化研究

高思佳

摘 要：在黨的十八大以后，我們進入了為實現(xiàn)中華民族偉大復興的“快車道”上，在新時期，各種科學技術(shù)突飛猛進的發(fā)展，正在改變著人們的生活習慣和方式；在新時期，我們的改革開放也進入升檔提速的關(guān)鍵時期，在新時期的背景下，做為中職學校的檔案管理工作者也需要優(yōu)化思想，進一步完善檔案管理工作，本文將圍繞新時期中職學校檔案管理工作進行研究和分析。

關(guān)鍵詞：新時期 中職學校 檔案管理工作 優(yōu)化

中職教育是我國職業(yè)教育的重要組成部分，承擔著向社會輸送具備職業(yè)技能專業(yè)人才的使命，在信息化高度發(fā)達的“大數(shù)據(jù)”時代，中職學校的檔案管理工作正在發(fā)生著潛移默化的變動，以此來適應不斷加速的社會發(fā)展需求，身為中職學校的檔案管理者，要密切的關(guān)注黨和國家關(guān)于檔案管理的政策，努力學習新的科學技術(shù)，不斷更新自己的思路，時刻保持與時俱進的品格，以此來優(yōu)化我們的檔案關(guān)系工作。做為檔案管理者不能把檔案管理當成完整的靜態(tài)服務，被動的去開展工作，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思路，用大數(shù)據(jù)的思維來重新定義檔案管理工作，把檔案管理作為一種動態(tài)的工作，工作的動態(tài)性要集中的表現(xiàn)在我們的學習態(tài)度和學習能力上，要自覺的去研究優(yōu)化檔案管理的方法論，從而提高中職學校的檔案管理水平。

一、中職學校檔案管理的特點

學校檔案管理內(nèi)容涵蓋教育、科研、黨政資料、教職員工人事檔案等，具體的工作由七個部分構(gòu)成，分別是檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用，下面就具體的人事檔案的特點做出研究和分析，內(nèi)容如下：[1]

1.學校人事檔案的開放性、社會性特點

隨著市場經(jīng)濟的高速發(fā)展，整個社會呈現(xiàn)出一種開放性，延伸性的特點，資源共享、信息一體化已經(jīng)成為當前社會發(fā)展的主要潮流，中職學校的人事檔案工作為了適應時代發(fā)展的需求，同樣存在著信息開放化、社會化的問題。傳統(tǒng)的人事檔案以部門為單位，相對封閉和保密，在學校整個人事檔案系統(tǒng)中就像分割成的單獨的“孤島”，盡管可以嚴格保密，可完全不適應時代的發(fā)展，絕對保密的管理方式會導致一些優(yōu)秀的教職工不被上級領(lǐng)導發(fā)現(xiàn)，反而限制了優(yōu)秀教職工的上升空間，因此大多數(shù)學校都對人事檔案進行調(diào)整，構(gòu)建人事信息網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，讓人事檔案呈現(xiàn)出開放性、社會性的特點。

2.學校教職工存在一定程度的流動性，人事檔案管理呈現(xiàn)網(wǎng)絡化特點

在中職學校，教職工構(gòu)成身份復雜，存在著編制職工和非編制職工，聘用制員工和臨時性員工等等，無論哪種類型的員工，同樣都存在著流動性的特點，只要存在人員流動的不穩(wěn)定性，就需要對人事管理工作進行調(diào)整，傳統(tǒng)的檔案調(diào)動轉(zhuǎn)移的管理方式只能增加管理成本，給調(diào)動人員的人事關(guān)系轉(zhuǎn)移帶來不便，為此學校普遍采取人事網(wǎng)絡化管理，學校建立統(tǒng)一的人事網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，只要人員出現(xiàn)流動和交互，僅需要人事部門登陸網(wǎng)絡系統(tǒng)，在網(wǎng)絡簡單操作即可，這樣大幅度的降低人事管理成本，提高了管理效率，更加符合時代發(fā)展的需要。

二、中職檔案管理的問題

1.缺乏制度的保障

2008年，國家檔案局和教育部共同出臺了《高等學校檔案管理辦法》，對高等學校的檔案管理提供了制度保障，但是卻沒有出臺和中職教育相關(guān)的檔案管理制度，導致中職學校檔案管理普遍采用《高等學校檔案管理辦法》，以此為制度進行檔案管理，由于中等職業(yè)教育和高等學校在本質(zhì)上存在差距，如果依照高等學校的模式進行檔案管理就會在具體的落實中出現(xiàn)各種問題，甚至出現(xiàn)張冠李戴的錯誤。

2.雙重領(lǐng)導，導致“雙不重視”

中職學校的主管部門是教育局，中職學校的檔案工作需要檔案局進行業(yè)務指導，這樣中職院校的檔案工作就面臨著雙重領(lǐng)導。教育局的工作重點是指導學校做好教育工作，他們的主要管理方向是教育教學[1]，而對于學校的檔案工作態(tài)度冷漠，因為檔案管理并不屬于教育主管部門的業(yè)務范圍之內(nèi)，它們在心理上更依賴于檔案局。盡管檔案局對學校檔案承擔著業(yè)務指導工作，可并不是主觀部門，所以他們的工作重點在檔案本身，只關(guān)心檔案工作是否合法、規(guī)范，是否按照國家相關(guān)規(guī)定開展檔案工作，這樣中職學校檔案工作的雙重領(lǐng)導最終演化成“雙不重視”。[2]

3.檔案管理員力不從心

中職學校雖然配置檔案管理員，但是這些管理員往往身兼數(shù)職，并且受學校安排，把主要精力投入到教育教學工作中，導致在檔案管理工作方面用時較少，精力投入較低，從而影響到檔案管理的質(zhì)量。

三、檔案管理的優(yōu)化策略

1.從國家層面邀請專家、學者共同商討中職學校檔案管理制度構(gòu)建方案

截至目前，我國仍然未能出臺專門針對于中職學校的檔案管理制度，導致在開展工作時，容易出現(xiàn)不正規(guī)的現(xiàn)象，為此，從國家層面考慮，應該邀請專家、學者共同商討中職學校的檔案管理制度構(gòu)建方案，讓中職學校的檔案管理工作有章可行，提供制度保障。

2.提高檔案管理人員的入職門檻，加大培訓力度

為了把學校檔案工作專業(yè)化、科學化，學校要提高檔案管理人員的入職門檻，盡可能的招聘與檔案管理相關(guān)專業(yè)的人才入職。要定期對檔案管理人員進行培訓，學習先進的檔案管理經(jīng)驗和辦法，要把檔案保密制度作為重要培訓內(nèi)容反復強調(diào)，這是職業(yè)操守，更是工作需要。

3.充分的發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢

“無紙化”檔案已經(jīng)成為社會機關(guān)、企事業(yè)單位的發(fā)展趨勢，中職學校要及時的認清形勢，積極的向科技發(fā)展的趨勢靠攏，以此讓檔案工作更加科學化、便捷化、有效化。要發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，需要在硬件和軟件方面都加大投入，學校應該引起重視，盡快讓紙質(zhì)檔案電子化，這樣不僅可以更好的保存原始檔案不受傷害，還可以加快檢索效率，降低檔案管理的人力、物力成本，提高管理效率。

四、總結(jié)

中職學校的檔案管理工作并不是“邊緣化”的任務，而是學校日常工作中的重要組成部分，它承載著和學校相關(guān)的一切真實、客觀記錄，具有一定意義上的歷史記錄意義，學校檔案管理者要在思想上引起重視，認清檔案管理工作的重要性，主動的調(diào)整思路，積極地改進工作方法，不斷的優(yōu)化管理工作，盡可能的提高工作效率，從而更好的服務于學校、服務于社會。

參考文獻

[1]楊柳紅，現(xiàn)階段中職學校檔案管理工作面臨的問題與對策，科技資訊，2013[9]：226-227

[2]李建，新時期中職學校檔案管理工作優(yōu)化研究，辦公室業(yè)務，2012[2]：87