新形勢下檔案管理信息化建設(shè)的對策探討

石磊

[摘 要]檔案管理對于政府部門或企業(yè)等組織來說并不陌生，相反它是隨著各部門、各企業(yè)而與生俱來的一個重要分支。隨著時代變革，互聯(lián)網(wǎng)時代對檔案管理提出了更高的要求，一方面社會發(fā)展要求檔案資源向著無紙化、電子化的方向轉(zhuǎn)變，另一方面社會對檔案資源的查閱也趨于高效、實(shí)時。本文重點(diǎn)介紹了檔案管理信息化的內(nèi)涵及現(xiàn)狀，并提出了檔案管理信息化建設(shè)的一系列對策。

[關(guān)鍵詞]檔案；網(wǎng)絡(luò)時代；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.108

[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）24-0-02

0 引 言

檔案管理是政府機(jī)關(guān)或企業(yè)、組織、團(tuán)體等對各自在社會活動中所形成的文字記錄及音像資料進(jìn)行管理，它是對各類有價值的信息資源進(jìn)行集中而系統(tǒng)地管理。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐漸完善，以及社會信息化進(jìn)程的加速發(fā)展，新的市場環(huán)境和形勢下，檔案管理也必須與時俱進(jìn)謀求改革和發(fā)展，檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前我國檔案管理的總體趨勢和大方向，也是提高檔案信息水平的重要保障之一。檔案管理信息化即通過檔案資源的信息化建設(shè)，逐步帶動和推動檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，以快捷、準(zhǔn)確的形式服務(wù)于社會，進(jìn)而不斷提高檔案的利用價值。

1 檔案管理信息化的內(nèi)涵

檔案管理信息化是在互聯(lián)網(wǎng)時代運(yùn)用計(jì)算機(jī)通信技術(shù)，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息通過計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲和分類管理，實(shí)現(xiàn)快速檢索和準(zhǔn)確調(diào)用。概括而言，檔案管理信息化的基本內(nèi)涵主要有以下三個方面的內(nèi)容：一是檔案管理信息化以檔案信息的數(shù)字化為基礎(chǔ)，即通過掃描既有紙質(zhì)檔案或在今后鼓勵推行無紙化辦公，而形成龐大的、動態(tài)的數(shù)字化檔案信息庫，檔案管理的各個環(huán)節(jié)都是建立在數(shù)字化的基礎(chǔ)之上。二是檔案管理即對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，它以網(wǎng)絡(luò)渠道為工具實(shí)現(xiàn)了對一些數(shù)字化檔案信息資源進(jìn)行借閱或交互，這樣省去了諸多不便，且大大提高了閱讀效率，減少了對檔案資源的損耗或折舊。三是檔案管理信息化能夠?qū)崿F(xiàn)各類信息資源的自動化檢索，以自動化檢索的形式徹底取代傳統(tǒng)的卡片式檢索，不僅提高了查閱效率，還可以協(xié)助查閱者調(diào)用類似的資源，實(shí)現(xiàn)對相同、相關(guān)資源的檢索提示，讓人們了解更多的信息。

2 檔案管理信息化的現(xiàn)狀

檔案管理信息化是該領(lǐng)域在互聯(lián)網(wǎng)時代的新嘗試、新改革，因此其在建設(shè)之初必然會遭受一些挫折。現(xiàn)在，筆者對檔案管理信息化的現(xiàn)狀進(jìn)行簡要分析。

2.1 相關(guān)負(fù)責(zé)人對檔案管理信息化建設(shè)不夠重視

領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人是改革創(chuàng)新的決策者、領(lǐng)頭羊，如果領(lǐng)導(dǎo)對改革不支持或流于形式，那么將會功虧一簣。目前，我國檔案管理處于一個冷門專業(yè)的尷尬處境，很多部門或企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)干部不夠重視檔案管理工作，甚至認(rèn)為這是一個閑職部門、面子工程，因此對于信息化建設(shè)就僅僅停留在喊口號的層次上，導(dǎo)致部分企業(yè)的檔案管理仍然處于紙質(zhì)存檔的落后時代。這樣，不僅耽誤了檔案資料的整理和分類，而且也埋沒了一批檔案管理人員的事業(yè)心，檔案資料也無法充分發(fā)揮其作用，查閱效率低，甚至因搬遷等原因出現(xiàn)“斷檔”現(xiàn)象。

2.2 部分企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)尚缺乏綱領(lǐng)性規(guī)劃

一部分企業(yè)確實(shí)嘗試推行了檔案管理信息化建設(shè)，引進(jìn)了管理軟件、管理平臺、專業(yè)化的管理人才，但由于沒有對自身的檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行長遠(yuǎn)而系統(tǒng)地規(guī)劃，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)被束縛在理論層面，沒有與實(shí)踐很好地結(jié)合起來。究其原因，我國多數(shù)企業(yè)目前正處于工業(yè)化進(jìn)程，大部分企業(yè)尚未完全掌握現(xiàn)代化企業(yè)管理方法，因此對自身發(fā)展缺少總體上的戰(zhàn)略規(guī)劃，因此在推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)方面仍處于空白狀態(tài)，直接影響到檔案管理的信息化建設(shè)。

2.3 檔案管理信息化建設(shè)尚缺少統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

近年來，隨著我國企業(yè)的逐漸增多，企業(yè)檔案的數(shù)量也在逐年增加，而我國尚未對檔案信息化建設(shè)提出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而且其中大多數(shù)檔案仍以紙質(zhì)文件的形式保存，因此，檔案管理工作一直處于后勤地位。如此，檔案館庫房的負(fù)荷日益加重，紙質(zhì)檔案的自然老化及人為損壞都加大了檔案工作人員的工作量，再加上沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，最終導(dǎo)致很多企業(yè)的檔案管理處于混亂狀態(tài)。

2.4 參與檔案管理信息化建設(shè)的人員綜合素質(zhì)普遍不高

檔案管理信息化建設(shè)，必須要有相應(yīng)的高素質(zhì)專業(yè)人才支撐，否則將寸步難行。檔案管理信息化建設(shè)不僅包括管理內(nèi)容的電子化，還包括管理手段的網(wǎng)絡(luò)化，甚至建設(shè)24小時“營業(yè)”的互聯(lián)網(wǎng)檔案館。這種高層次的服務(wù)模式，對管理人員的互聯(lián)網(wǎng)水平和計(jì)算機(jī)能力都提出了較高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，同時還要具備一定的外語能力。而當(dāng)前我國大部分的檔案從業(yè)人員卻無法滿足上述要求，甚至有很多檔案管理員不具備計(jì)算機(jī)的知識儲備和操作技能，這實(shí)際上是拖了檔案管理信息化建設(shè)的后腿，阻礙了信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.5 檔案管理信息化面臨不容忽視的網(wǎng)絡(luò)安全等問題

電子檔案對設(shè)備的依賴性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性和信息的共享性等特性，決定了長期保存電子檔案存在困難。人們在檔案管理信息化建設(shè)過程中，往往重視信息化中檔案信息的流轉(zhuǎn)問題，卻忽視了檔案實(shí)體的安全性。同時，檔案管理者也極容易忽視檔案在流轉(zhuǎn)過程中的安全問題。

3 檔案管理信息化建設(shè)的對策

檔案管理信息化建設(shè)的主要目的是要全心全意為社會提供高質(zhì)、高效的檔案信息資源平臺，這是一個綜合型的系統(tǒng)工程，因此不僅需要具備一定的思路和理論基礎(chǔ)，還需要同步協(xié)調(diào)建設(shè)相關(guān)的配套設(shè)施及人才建設(shè)，方能完成檔案管理信息化建設(shè)工程。對此，筆者從以下5個方面探討了檔案管理信息化建設(shè)的對策。

3.1 領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理信息化建設(shè)工作

“領(lǐng)導(dǎo)重視”是推動實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)的第一步，也是提綱挈領(lǐng)的一步。相關(guān)負(fù)責(zé)人必須充分認(rèn)識到檔案信息化對企業(yè)、對社會創(chuàng)新發(fā)展的重要性，切實(shí)把檔案信息化提高到社會發(fā)展與企業(yè)改革的高度來考慮和評價，把檔案工作改革落到實(shí)處，甚至應(yīng)該將該項(xiàng)工作納入領(lǐng)導(dǎo)考核范疇。

3.2 從靜態(tài)檔案向動態(tài)信息轉(zhuǎn)變

信息化是傳統(tǒng)檔案與電子檔案的分水嶺，因此企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時要從靜態(tài)檔案向動態(tài)信息轉(zhuǎn)變。企業(yè)要把歷史記錄進(jìn)行百分百數(shù)字化轉(zhuǎn)換，有效接收和整合新的信息資源，對新舊資源實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理和規(guī)劃，完成從靜態(tài)檔案向動態(tài)信息徹底轉(zhuǎn)變。這種轉(zhuǎn)化需要一個長遠(yuǎn)規(guī)劃進(jìn)行指引，否則會因其復(fù)雜性而導(dǎo)致“善始”而不“克終”，半途而廢。

3.3 完善檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理部門可以在本行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上完善檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，主要包括檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，企業(yè)可以通過這些標(biāo)準(zhǔn)衡量工作效率的高低。

3.4 建立起一支高素質(zhì)、高水平的檔案專業(yè)人才

目前，企業(yè)在檔案信息化改革的過程中，面臨著人才短缺問題，這也是檔案管理信息化建設(shè)的瓶頸問題。檔案信息化建設(shè)不僅需要大量的信息處理、分析與研究人員，還迫切需要一大批懂理論、有技術(shù)的數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)及維護(hù)人員，因此說檔案信息化建設(shè)對檔案工作人員提出了更高的要求。因此，單一的人員結(jié)構(gòu)已不能滿足檔案工作現(xiàn)代化的需要，檔案管理部門必須建立起一支高素質(zhì)、高水平的檔案專業(yè)人才。首先，檔案管理部門可以通過招聘等途徑引進(jìn)專業(yè)人才。其次，檔案管理部門要為檔案管理人員提供專業(yè)的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技能。最后，企業(yè)要為檔案管理人員提供交流學(xué)習(xí)的機(jī)會，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。

3.5 通過改善軟、硬件設(shè)施，切實(shí)提高檔案管理信息化的安全性和穩(wěn)定性

企業(yè)要加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，必須配置與信息化建設(shè)相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施，這是硬件基礎(chǔ)。同時，檔案管理部門還要開發(fā)適合本部門、本企業(yè)的相關(guān)系統(tǒng)，以保護(hù)網(wǎng)絡(luò)資源。電子檔案的網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)要求檔案管理人員要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，同時還要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動記錄的完整性與信息的安全性。

4 結(jié) 語

檔案管理信息化是在市場經(jīng)濟(jì)和互聯(lián)網(wǎng)的推動下為適應(yīng)社會發(fā)展而出現(xiàn)的新事物，對企業(yè)自身發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。其一，檔案信息化有利于保護(hù)檔案原件；其二，檔案信息化有利于檔案文件歸檔；其三，檔案信息化有利于檔案的整理和共享；其四，檔案信息化使檔案檢索更加方便。相信，我國檔案管理的信息化建設(shè)之路會越走越好。

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