論傳統檔案到電子信息檔案管理的變遷史

王琳

【摘 要】 隨著時代的變遷，傳統檔案管理的轉型也將成為必然。轉型，是對傳統檔案管理體質的挑戰，利弊相繼而出。唯有適應、改變、摸索才能找出有效的解決之道，方能提高檔案管理水平，為醫院發展衛生事業改革貢獻力量。

【關鍵詞】 圖書檔案 電子檔案 轉型 有效管理

醫院檔案包括院史、醫院文化、醫療業務及相關活動中形成的文件、報表、圖像、圖表、錄音、錄像、光盤等各種檔案。檔案不僅記錄了醫院歷史和現今的管理工作，也包括醫囑、病程記錄、手術記錄、會診記錄、病理報告、X光膠片、各種檢查圖文資料等醫療文書檔案，事關廣大人民群眾的生命健康和醫學學科學的發展。

一、傳統檔案隨著時代變遷弊端展露

傳統檔案大多以卷宗、紙質版的形式保存。但隨著時間不斷累加，檔案卷宗數量越來越多，再加上都是紙質材料，檔案就需要大量的空間來保存，同時還要加強防火、防潮以及防蟲的管理。一旦出現檔案破損，還需要投入人力物力財力來修繕檔案。輕微受損的檔案尚能通過一些方法修復，但如果是受損嚴重的檔案，那珍貴資源將毀于一旦。

自2011年工作以來，恰巧也是是醫院檔案保存方式轉型過渡期，本人有幸參與其中。轉型過程中，如何提高調檔率、如何有效保存、如何減少破損率等問題相繼而出，后來通過不斷嘗試、修改、再修改來解決新舊問題。以往醫院的檔案管理是由設在院辦的綜合檔案室負責。每年年初，都會整理上一年的檔案存儲情況。按照以往常態化的檔案管理模式，通過搜集各種文件原件，進行合集、分類、分科來存儲檔案。綜合檔案室一般只管理文書檔案、人事檔案等，醫療病歷檔案是由醫院病案統計室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等由各個業務科室自己管理，在在一個單位內自然而然的就形成了多部門管理檔案的格局。并且各科室沒有專職檔案員，檔案管理業務知識缺乏，檔案整理不規范又沒有時限性。當需要查找文件的時候，通過人工查找翻閱耗時耗力。少部分人員檔案認識較淡漠，經常把檔案材料隨意存在自個的科室，不及時歸檔，致使檔案材料丟掉或欠缺，后通過紙質登記檔案借閱情況來防止遺失。為保護檔案原件，后轉為復印件借調，復印紙張多，浪費大。

二、社會信息化視角下傳統檔案管理的轉型

隨著科技技術的不斷進步，計算機技術應用到醫院檔案管理中來，可以說是醫院檔案管理的轉折點。通過不斷摸索，醫院檔案已經不再局限于紙質檔案，而出現了新的聲音、視頻、電子檔案等保存方式，這為檔案管理提出了新的挑戰。

轉型期，投入計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微儀器、打印機、復印機等設備，再利用計算機的儲存和檢索的功能對紙質檔案進行掃描和存儲，雖然掃描、存儲工作量大而繁瑣，但長期下來，既節省了檔案管理的場地和資源，也能為檔案的管理備份了信息。檔案信息數字化就是利用數字化技術、數據壓縮技術、高速掃描技術，將紙質文件、音像文件等轉變為電子檔案，形成檔案數字信息庫。通過電子技術，可以快速的進行調閱使用，降低了醫院檔案管理的成本。這不僅方便了檔案信息的檢索，也為檔案管理的發展提供了新的途徑。

譬如照片檔案存儲，以往照片檔案保存的方式只有洗照片，洗完后置于相冊夾內，只有年限說明，每張照片無文字介紹。隨著時間推移，需要調出院史圖文資料時，發現照片發黃淡化，照片出處說明不清，造成工作進展終止且需另尋途徑開展。后來加以改進，照片按年按月按日按單獨文件夾命名進行儲存。每年年初整理上一年照片情況，首先按上級檢查、本院檢查、醫療、護理、醫院文化、應急演練等主題將照片分類，篩選全年照片，挑選具有代表性的照片，置于相應主題文件夾內，照片再按月按日排序；然后將照片洗出來的同時，建立文本并附帶每照片說明，打印出來一張張裁剪；最后將洗出來得照片按類別按月份按日一張張有序的放入照片檔案相冊內，每張照片旁附上相應的照片文子說明，年度電子照片用刻錄機刻錄光盤。日后調度院史，可通過電子檔搜索關鍵詞，再去查找翻閱照片檔案相冊夾，既清晰一目了然，也方便快捷查找。

三、醫院檔案信息化管理的觀念轉變

要發展、要創先，首先觀念要得已轉變。以往大家都認為檔案管理做是工作是行政后勤人員的職責，錯，現在看來是全體醫護人員的共同職責。

隨著現代醫療體系不斷完善，信息化水平不斷提高，人們獲得信息的途徑越來越廣泛，對醫院的相關服務也提出了更高的要求，相繼而來的醫患糾紛也逐年增多，這時病歷檔案對于醫療單位和醫務人員的價值有著重大意義。一旦發生了病患糾紛，病歷檔案就會凸顯出其法律效力。不再僅僅是看病救人的階段，還要求醫院的相關管理工作要更加的高效率和透明化，這就要求醫院的檔案管理工作要在管理體制、人員整體素質以及相關基礎設施上不斷的創新。要全面提高醫護人員對檔案管理的重視程度。要通過例會講解、開展座談會等方法加大宣傳力度，讓大家明白醫院檔案的重要性。

總之，社會信息化視角下檔案管理轉型是一個動態的、持續的過程。在醫療事業飛速發展的時代，檔案是證明歷史的重要依據。對于醫院來說檔案為各項工作的順利進行提供了重要的參考依據，它是醫院管理人員和全體醫務工作者辛苦勞作的成果，因此各醫院應加強檔案管理的各項工作，規范檔案管理的同時不斷吸收新的科技信息技術和相關管理工作才能更好的服務于醫院、服務社會、服務于醫療事業。endprint