事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析與對(duì)策思考

李智慧

摘 要 在中國(guó)特色社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)蓬勃發(fā)展的大好形勢(shì)下，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展和進(jìn)步，現(xiàn)代化檔案管理工作的展開對(duì)原有的管理形式提出了挑戰(zhàn)。檔案管理工作的核心目的就是為社會(huì)的實(shí)踐服務(wù)，一切的管理目標(biāo)和系統(tǒng)都是為了這個(gè)目的而設(shè)定。盡管我國(guó)檔案事業(yè)在長(zhǎng)期的改革中發(fā)展迅速，但是在發(fā)展過(guò)程中還是有諸多問(wèn)題呈現(xiàn)出來(lái)，需要解決。本文首先論述了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，提出了存在的主要問(wèn)題，然后針對(duì)具體問(wèn)題提出了相應(yīng)的改革建議。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 現(xiàn)狀 對(duì)策

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀中的問(wèn)題研究

檔案管理工作包括檔案的收集、整理、價(jià)值鑒定、保管和檔案檢索、統(tǒng)計(jì)等方面。當(dāng)前，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理存在的主要問(wèn)題有檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，工作態(tài)度不端正；檔案管理硬件條件差，檢索效率不高；領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠等。具體論述如下：

（一）檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，工作態(tài)度不端正

檔案管理人員的工作態(tài)度仍然非常重要，積極的工作態(tài)度會(huì)促進(jìn)事業(yè)單位更好地發(fā)展。所以，檔案管理工作人員也需要有積極的工作態(tài)度。但在事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際過(guò)程中，很多的檔案管理人員都是抱著應(yīng)付的工作態(tài)度來(lái)完成相關(guān)檔案的管理工作，沒(méi)有及時(shí)更新檔案，也沒(méi)有做好檔案室的清理工作，沒(méi)有任何的責(zé)任心，也缺乏足夠的耐心去找出檔案管理存在的問(wèn)題，這樣的工作態(tài)度勢(shì)必給事業(yè)單位的健康發(fā)展帶來(lái)負(fù)面影響。檔案管理工作人員因?yàn)橥蝗浑x職、生病、出國(guó)深造等離開了原來(lái)的工作崗位，都有可能給事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)影響。因?yàn)橛性S多檔案管理工作人員在離職之后沒(méi)有做好相應(yīng)的交接工作，導(dǎo)致很多檔案成了棄檔或者死檔。這對(duì)于相關(guān)的事業(yè)單位來(lái)講無(wú)疑是一種很大的損失，并且這種損失是不可能用金錢來(lái)衡量的。

（二）檔案管理硬件條件差，檢索效率不高

在事業(yè)單位，檔案管理所需要的硬件根本達(dá)不到要求，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化。少數(shù)單位的檔案室竟然堆滿雜物，一些單位的檔案室甚至連基本的打印機(jī)和電腦都沒(méi)有，因陋就簡(jiǎn)、因地制宜的現(xiàn)象大量存在，防火、防潮、防盜措施更是沒(méi)有。檔案的調(diào)閱和查訪，仍然處于原始狀態(tài)，沒(méi)有現(xiàn)代化手段支撐，速度慢、效率低，甚至已經(jīng)影響到檔案的完整與安全。此外，一些單位收集歸檔工作制度不健全、不完善，執(zhí)行力也不夠，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)、不全面、不徹底、不完整，一些歸檔材料甚至不夠真實(shí)準(zhǔn)確。這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。檔案的檢索方式一般有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索，但實(shí)際上傳統(tǒng)的手工檢索占據(jù)很大比例，導(dǎo)致速度緩慢、準(zhǔn)確率低。很多檔案只記載盒編目錄，查閱檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，大大增加了工作人員的工作量。沒(méi)有運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理的檔案主要依靠手工收集，檢索信息量小，不利于檔案的收集。

二、對(duì)事業(yè)單位檔案管理存在問(wèn)題的對(duì)策

通過(guò)對(duì)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的有效分析，我們需要針對(duì)檔案管理的人員和檔案管理的硬件條件提出有針對(duì)性的改革建議，這對(duì)于我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展具有重要作用。

（一）加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)

事業(yè)單位應(yīng)該設(shè)立固定的時(shí)間周期，對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員對(duì)專業(yè)知識(shí)的理解程度，使檔案管理的工作人員能夠重視這份工作，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，引導(dǎo)檔案管理的工作人員在實(shí)際工作中樹立良好的工作態(tài)度。事業(yè)單位要對(duì)檔案管理的交接工作作出明確規(guī)定，只有這樣才能有效避免檔案管理出現(xiàn)較大紕漏。當(dāng)事業(yè)單位中檔案管理的工作人員因?yàn)槟承┰蛞岢鲭x職申請(qǐng)的時(shí)候，在這些檔案管理工作人員離開之前，必須做好檔案管理工作的交接；同時(shí)，還要留下具體的聯(lián)系方式，以便事業(yè)單位檔案管理后期的工作中出現(xiàn)問(wèn)題，能夠及時(shí)聯(lián)系到工作人員，解決有關(guān)的問(wèn)題。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)和硬件建設(shè)，推進(jìn)信息化管理

檔案管理部門要積極爭(zhēng)取本單位主要領(lǐng)導(dǎo)的支持與幫助，做好檔案管理設(shè)施特別是關(guān)鍵設(shè)備的更新與維護(hù)，尤其是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、OA辦公軟件等。要建立堅(jiān)固的防火、防潮、防盜等專用檔案庫(kù)房，要配置鐵質(zhì)檔案柜，同時(shí)抓好密碼使用和管理；檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的配套設(shè)備，如空調(diào)，去濕、滅火、殺蟲等設(shè)備；庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查、定期維護(hù)；規(guī)避檔案、庫(kù)房界限不清的情況，不斷提高管理的科學(xué)性和管理效率。

隨著我國(guó)科技信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)越來(lái)越普遍。事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)該實(shí)行信息化、科技化和現(xiàn)代化，這是適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的客觀需求和必然要求。可以說(shuō)，事業(yè)單位把先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用到檔案管理工作中刻不容緩。首先，各個(gè)事業(yè)單位部門要準(zhǔn)確、及時(shí)、全面地傳遞和傳達(dá)信息，切實(shí)地保證檔案信息的時(shí)效性，提高檔案的實(shí)用性。其次，要加大資金投入，配備先進(jìn)計(jì)算機(jī)管理設(shè)備和相應(yīng)控制設(shè)備，利用現(xiàn)代化科技手段，提高檔案管理水平。有條件的事業(yè)單位檔案部門，要充分利用掃描儀、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、監(jiān)控設(shè)備等現(xiàn)代設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化、科學(xué)化，便于檢索、管理和應(yīng)用；要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，要利用網(wǎng)絡(luò)快速、準(zhǔn)確地向外界提供高效檔案信息服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效共享。

（三）端正態(tài)度，重視事業(yè)單位檔案管理工作

要提高重視程度必須加大對(duì)檔案管理工作的宣傳和了解，要讓單位職工和領(lǐng)導(dǎo)配合檔案資料收集和整理工作。另外，還要加大資金支持力度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作環(huán)境的建設(shè)，確保管理工作能夠科學(xué)化、信息化和系統(tǒng)化。同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)必須提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，在領(lǐng)導(dǎo)的重視與關(guān)懷下，檔案管理工作的各個(gè)方面都會(huì)得以加強(qiáng)和完善。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)監(jiān)督和考核管理工作，只有這樣才能確保檔案管理工作水平全面提高。事業(yè)單位要想做好檔案管理工作還應(yīng)注意檔案的保存，提高檔案管理人員的工作積極性，定期查看檔案，看其是否出現(xiàn)了破損，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)救。

事業(yè)單位的檔案管理工作是既復(fù)雜又艱巨的一項(xiàng)工作，需要我們?cè)谛聲r(shí)期不斷發(fā)展與變革的背景下與時(shí)俱進(jìn)，積極應(yīng)對(duì)困難、解決問(wèn)題，需要我們跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，提高事業(yè)單位檔案管理工作的時(shí)效性，為我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的、堅(jiān)實(shí)的后盾和保障。本文首先論述了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，提出了存在的主要問(wèn)題，然后針對(duì)具體問(wèn)題提出了相應(yīng)的改革建議。

（作者單位為大安市人力資源和社會(huì)保障局）

參考文獻(xiàn)

[1] 劉躍杰.理清幾個(gè)關(guān)系，搞好事業(yè)單位檔案管理[J].才智，2016（05）.

[2] 徐微.探討如何做好事業(yè)單位檔案管理工作[J].人才資源開發(fā)，2015（24）.

[3] 何苑平.政府單位檔案管理面臨的困局及破解對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016 （03）.endprint