基于高校全面預(yù)算管理的ERP系統(tǒng)研究

【摘 要】高校財(cái)務(wù)管理核心在于預(yù)算管理，同時(shí)隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校各類信息管理系統(tǒng)也越來越豐富，但是信息孤島現(xiàn)象非常嚴(yán)重。本文借鑒企業(yè)ERP系統(tǒng)管理的理念，通過整合、對接各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)，試圖構(gòu)建高校的ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理向業(yè)務(wù)層面滲透。

【關(guān)鍵詞】全面預(yù)算；信息系統(tǒng)；ERP

一、預(yù)算管理

（一）全面預(yù)算管理

預(yù)算管理，是利用預(yù)算對組織內(nèi)部各部門的各種財(cái)務(wù)及非財(cái)務(wù)資源進(jìn)行分配、考核、控制，便于組織有效地安排和協(xié)調(diào)生產(chǎn)經(jīng)營活動，完成預(yù)計(jì)的經(jīng)營目標(biāo)。早期有美國學(xué)者將預(yù)算管理定義為“由目標(biāo)的設(shè)定，事前激發(fā)管理者表達(dá)成預(yù)算的意愿，而與實(shí)際比較作為評價(jià)的方法”。[1]

全面預(yù)算管理起源于20世紀(jì)20年代的美國，指將決策目標(biāo)及資源配置以預(yù)算的方式加以量化，并得以實(shí)現(xiàn)的組織內(nèi)部管理過程的總稱，具有“全面管理、全額分配、全員參與”的特點(diǎn)。管理學(xué)家戴維？奧利認(rèn)為，全面預(yù)算管理是管理學(xué)界少有的幾個(gè)能將組織的各種關(guān)鍵問題融于一個(gè)體系中的管理控制手段之一。全面預(yù)算管理通過業(yè)務(wù)、資金、信息、人才的整合，明確適度的分權(quán)授權(quán)，戰(zhàn)略驅(qū)動的業(yè)績評價(jià)等，來實(shí)現(xiàn)企業(yè)的資源合理配置并真實(shí)地反映出企業(yè)的實(shí)際需要，進(jìn)而對作業(yè)協(xié)同、戰(zhàn)略貫徹、經(jīng)營現(xiàn)狀與價(jià)值增長等方面的最終決策提供支持。

（二）高校預(yù)算管理的特點(diǎn)

1.預(yù)算編制階段

預(yù)算是以貨幣形式表現(xiàn)的下一年度工作計(jì)劃。目前教育部的經(jīng)費(fèi)分配按照基本加專項(xiàng)的方式，基本按照各類定額標(biāo)準(zhǔn)，專項(xiàng)按照六大類，也采用因素分配的方式。該種因素分配方式的缺點(diǎn)，是各類預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)確定后，產(chǎn)生倒逼機(jī)制，導(dǎo)致預(yù)算空間不足，產(chǎn)生資源分配矛盾。預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)可一定程度減少沖突，但不能避免預(yù)算調(diào)整空間縮小的矛盾。

各高校幾乎都是依附型預(yù)算管理模式，各高校預(yù)算管理辦法中的制定依據(jù)、編制原則、編制方法、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容體系等方面，都表現(xiàn)出很強(qiáng)的依附性，相關(guān)內(nèi)容都是按照財(cái)政部的要求制定，同時(shí)向教育主管部門和政府財(cái)政部門編制上報(bào)格式、內(nèi)容幾乎一樣的預(yù)算，由學(xué)校的財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)編制，不能體現(xiàn)各個(gè)高校在管理方面的特性和差異。上報(bào)預(yù)算內(nèi)容簡單，缺乏剛性和可操作性，無法體現(xiàn)高校內(nèi)部各預(yù)算主體權(quán)責(zé)關(guān)系。[2]同時(shí)，事業(yè)單位預(yù)算廣泛存在著“兩張皮”：上報(bào)給財(cái)政部門的預(yù)算與單位內(nèi)部使用的預(yù)算不是一本賬，這主要原因，是由于這“兩張皮”作用不同、分類不同、詳細(xì)程度不同、形成程序不同導(dǎo)致。

大部分高校在編制內(nèi)部使用的預(yù)算時(shí)采用增量預(yù)算法，該編制方法主要考慮本年的發(fā)展規(guī)劃根據(jù)上年的實(shí)際發(fā)生和本年增量進(jìn)行預(yù)計(jì)。一般認(rèn)為，預(yù)算編制是財(cái)務(wù)部門的事，參與人員也僅為財(cái)務(wù)人員，較少有與高校運(yùn)行和長遠(yuǎn)建設(shè)相關(guān)的人員參與編制。這樣做的后果是缺少自上而下的動態(tài)化真實(shí)需求數(shù)據(jù)，不能對預(yù)算編制和調(diào)整起到支撐作用，而且由于預(yù)算編制人員對學(xué)校的運(yùn)行和長遠(yuǎn)建設(shè)缺乏了解，缺少科學(xué)的論證，使得預(yù)算編制與實(shí)際相脫離。所以，預(yù)算編制的科學(xué)性相對不足。[3]

2.預(yù)算執(zhí)行階段

高校在預(yù)算執(zhí)行階段除了按照國家和學(xué)校的會計(jì)核算制度和財(cái)務(wù)報(bào)銷辦法執(zhí)行外，還須重點(diǎn)關(guān)注非稅收入上級、按照預(yù)算批復(fù)執(zhí)行、國庫集中支付制度、公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算、加強(qiáng)決算工作、做好信息公開。

在及時(shí)足額上繳非稅收入方面，非稅收入上繳工作須嚴(yán)格遵守財(cái)綜[2003]29號《財(cái)政部 國家發(fā)展改革委監(jiān)察部 審計(jì)署關(guān)于加強(qiáng)中央部門和單位行政事業(yè)性等收入“收支兩條線”管理的通知》等國家相關(guān)規(guī)定，全部非稅收入按時(shí)按規(guī)上繳財(cái)政，并在銀行設(shè)立收費(fèi)匯繳專戶，嚴(yán)格執(zhí)行收支兩條線。在嚴(yán)格執(zhí)行批復(fù)的預(yù)算方面，應(yīng)嚴(yán)格按照教育部每年批復(fù)的預(yù)算執(zhí)行，做到凡事有預(yù)算，杜絕無預(yù)算、超預(yù)算支出，嚴(yán)格執(zhí)行國家各類支出標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目支出嚴(yán)格按照批復(fù)的用途專款專用，嚴(yán)格禁止基本支出與項(xiàng)目支出、人員經(jīng)費(fèi)與公用經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目與項(xiàng)目之間隨意調(diào)整。在嚴(yán)格規(guī)范預(yù)算調(diào)整方面，應(yīng)按照教育部、財(cái)政部的統(tǒng)一要求和部屬，每年定期進(jìn)行預(yù)算調(diào)整工作，依程序報(bào)送財(cái)經(jīng)工作領(lǐng)導(dǎo)小組、校長辦公會、黨委常委會審批，同時(shí)報(bào)教育部、財(cái)政部，并待預(yù)算批復(fù)后，嚴(yán)格執(zhí)行調(diào)整的預(yù)算。在嚴(yán)格執(zhí)行國庫集中支付制度方面，國庫零余額賬戶完全按照基本和項(xiàng)目的到款分項(xiàng)進(jìn)行核算，嚴(yán)格依據(jù)批復(fù)的預(yù)算、用款計(jì)劃以及規(guī)定的資金支付方式支付資金。在嚴(yán)格執(zhí)行政府采購制度，高校應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家招標(biāo)投標(biāo)法及其實(shí)施條例、學(xué)校的招標(biāo)管理辦法。在嚴(yán)格公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算方面，根據(jù)《關(guān)于中央財(cái)政科研項(xiàng)目使用公務(wù)卡結(jié)算有關(guān)事項(xiàng)的通知》（財(cái)庫[2015]245號）的要求，明確了公務(wù)卡核算流程和相關(guān)要求，進(jìn)一步規(guī)范了資金支出渠道和范圍。在加強(qiáng)決算工作方面，通過決算編制總結(jié)會計(jì)核算過程中存在的各類問題和不足，并且建立了有效溝通反饋機(jī)制，做到賬賬一致、賬表一致。

3.績效評價(jià)、反饋

“預(yù)算績效”中“績”指資金的產(chǎn)出，具備數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)效和成本四方面特性；“效”指資金的“效果”，包括經(jīng)濟(jì)效益、社會效益、生態(tài)效益、可持續(xù)影響、服務(wù)對象滿意度等。財(cái)政部并從2015年開始推進(jìn)預(yù)算績效管理，制定預(yù)算績效管理辦法，避免“重分配、輕管理”，使預(yù)算管理形成了一個(gè)全過程閉合回路，并不斷促進(jìn)趨于完善，如圖1；2016年，財(cái)政部對中央部門的績效目標(biāo)進(jìn)行重點(diǎn)審核，初步建成了比較全面的績效指標(biāo)體系。同時(shí)下達(dá)部門預(yù)算時(shí)，將重大項(xiàng)目的績效目標(biāo)及具體績效指標(biāo)同資金一并批復(fù)，形成“花錢必問效，無效必問責(zé)”的責(zé)任契約機(jī)制，進(jìn)一步強(qiáng)化了績效目標(biāo)的嚴(yán)肅性和約束力。2017年，繼續(xù)鞏固目標(biāo)管理全覆蓋的成果，要求對中央部門的所有一級通用項(xiàng)目和專用項(xiàng)目都要進(jìn)行批復(fù)，真正做到了批復(fù)全覆蓋。endprint

高校是非盈利組織，產(chǎn)出測算困難，成本估計(jì)困難，但仍然要求高校引入財(cái)務(wù)績效評價(jià)制度。[4] 雖然國家財(cái)政預(yù)算績效管理工作開始進(jìn)入全面推進(jìn)階段，但是教育領(lǐng)域預(yù)算績效管理存在諸多問題。績效目標(biāo)方面：（1）質(zhì)量目標(biāo)和效益目標(biāo)設(shè)置可能存在困難。（2）預(yù)算編制與戰(zhàn)略規(guī)劃脫節(jié)。（3）信息不對稱與預(yù)算申請中的博弈；預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督方面：（1）業(yè)務(wù)的專業(yè)性強(qiáng)，監(jiān)督困難。（2）做沒做、做多少，專家話語權(quán)重。（3）管理與業(yè)務(wù)脫節(jié)。（4）外部壓力傳導(dǎo)衰減；預(yù)算績效評價(jià)方面：（1）缺乏績效管理的認(rèn)同和文化。（2）績效評價(jià)結(jié)果使用難題；評價(jià)結(jié)果使用方面：（1）認(rèn)識不清楚。（2）處置不堅(jiān)決。

二、基于ERP的全面預(yù)算管理系統(tǒng)

（一）ERP系統(tǒng)

在20世紀(jì)80年代，西方國家的企業(yè)中出現(xiàn)了企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)（ER P），把企業(yè)內(nèi)部劃分成幾個(gè)相互協(xié)作、相互支持的子系統(tǒng)，使企業(yè)將生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等環(huán)節(jié)全部納入資源預(yù)算系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成了一種面向企業(yè)供應(yīng)鏈的預(yù)算管理。

ER P是由美國計(jì)算機(jī)技術(shù)咨詢和評估集團(tuán) Gartner Group Inc 提出的一種供應(yīng)鏈的管理思想。企業(yè)資源計(jì)劃是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。ER P 系統(tǒng)支持離散型、流程型等混合制造環(huán)境，應(yīng)用范圍從制造業(yè)擴(kuò)展到了零售業(yè)、服務(wù)業(yè)、銀行業(yè)、電信業(yè)、政府機(jī)關(guān)和學(xué)校等事業(yè)部門。企業(yè)資源規(guī)劃 （ER P）包括除了傳統(tǒng)的生產(chǎn)資源計(jì)劃、制造、財(cái)務(wù)、銷售、采購等軟件功能外，還有質(zhì)量管理、實(shí)驗(yàn)室管理、業(yè)務(wù)流程管理、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理、存貨、分銷與運(yùn)輸管理、人力資源管理和定期報(bào)告系統(tǒng)。

ER P系統(tǒng)包括以下主要功能：供應(yīng)鏈管理、銷售與市場、分銷、客戶服務(wù)、財(cái)務(wù)管理、制造管理、庫存管理、工廠與設(shè)備維護(hù)、人力資源、報(bào)表、制造執(zhí)行系統(tǒng)、工作流服務(wù)和企業(yè)信息系統(tǒng)等。此外，還包括金融投資管理、質(zhì)量管理、運(yùn)輸管理、項(xiàng)目管理、法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)和過程控制等補(bǔ)充功能。

（二）高校現(xiàn)有管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)現(xiàn)狀

高校財(cái)務(wù)從最初的手工記賬到會計(jì)電算化，再到現(xiàn)今的財(cái)務(wù)信息化，大部分已形成財(cái)務(wù)信息化的運(yùn)作模式。目前高校普遍應(yīng)用的系統(tǒng)主要有預(yù)算管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)（票據(jù)、學(xué)費(fèi)、工資等）、各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)：包括人事管理系統(tǒng)、采購平臺系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、后勤能源管理系統(tǒng)、基建項(xiàng)目系統(tǒng)、本科生教務(wù)系統(tǒng)、研究生管理系統(tǒng)、以及正在開發(fā)完成的系統(tǒng)（因公出國申請系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)）。

高校各類管理系統(tǒng)功能雖然完善，然而從宏觀上看，這些功能實(shí)際上僅與本部門相關(guān)，財(cái)務(wù)信息仍然局限于本部門使用或者外部查詢，卻忽視了彼此與校內(nèi)其他部門的功能對接，這使得高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的信息化交流不暢，各部門業(yè)務(wù)各自為政，產(chǎn)生信息孤島現(xiàn)象。

高校現(xiàn)有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)主要是對大量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行淺層次加工，按照財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)生成時(shí)的要素，如部門、項(xiàng)目、科目等進(jìn)行排列組合，提供諸如科目余額表、項(xiàng)目明細(xì)賬、部門 項(xiàng)目余額表等一維或者二維的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，此外，還會對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行較復(fù)雜的深層加工，提供財(cái)務(wù)報(bào)表等。由于大部分高校的財(cái)務(wù)模式已經(jīng)由核算型逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾硇停@些財(cái)務(wù)信息雖然能滿足財(cái)務(wù)查詢、管理和政府監(jiān)管等基本需求，卻不能為決策者提供深層次的決策信息。[5]

（三）構(gòu)建高校ERP系統(tǒng)

本文借鑒企業(yè)E R P系統(tǒng)，將生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等環(huán)節(jié)全部納入資源預(yù)算系統(tǒng)進(jìn)行管理，梳理高校各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接。各類教職工、學(xué)生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)通過業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)維護(hù)更新數(shù)據(jù)庫，傳輸至財(cái)務(wù)系統(tǒng)。由發(fā)起人發(fā)起涉及財(cái)務(wù)的事項(xiàng)，經(jīng)過項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批通過后凍結(jié)項(xiàng)目額度，取得票據(jù)后進(jìn)行財(cái)務(wù)審核報(bào)銷。信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如下圖。

這樣的全面預(yù)算管理系統(tǒng)有助于：（1）預(yù)算滲透各個(gè)業(yè)務(wù)事項(xiàng)；（2）各業(yè)務(wù)部門保證數(shù)據(jù)一致性，提高教職工、學(xué)生辦事效率；（3）避免信息反復(fù)錄入，提高財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)管理人員工作效率；（4）有助于自發(fā)形成內(nèi)部控制機(jī)制，有效防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；（5）各類業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息共享，積累了大量的數(shù)據(jù)，為開展財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理分析提供了數(shù)據(jù)支撐；（6）長期的業(yè)務(wù)循環(huán)和聯(lián)動，可以不斷促進(jìn)業(yè)務(wù)部門參與全面預(yù)算的管理，使得預(yù)算編制與實(shí)際逐漸吻合。

（西安電子科技大學(xué)計(jì)劃財(cái)務(wù)處，陜西 西安 710126）

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：萬靜雅（1986—），女，陜西西安人，碩士，會計(jì)師，研究方向：預(yù)算會計(jì)。endprint