電子檔案管理系統的設計開發淺析

孫文瑄

【摘 要】現今，社會不斷發展，人們生活水平不斷提升，傳統的紙質檔案已經跟不上時代發展的步伐，社會對檔案管理的需求更多、更嚴格，這時，電子檔案產生了，由于電子檔案具備便捷、準確率高并且翻閱方便等優勢，這就滿足了現代社會對檔案管理的需求，因此，現今電子檔案管理呈現高速發展的狀態并且廣泛普及。

【關鍵詞】電子檔案管理系統；電子檔案；設計與開發

近些年來，電子檔案管理不斷深入，也暴露了一些不足與問題，例如人們觀念上對電子檔案的不認可，或是檔案磁盤錄入在時間層面上存在不足等，想要使得這些不足與問題得到有效的處理，就應該不斷優化并升級電子檔案管理系統，而且在系統開發設計的過程中，應該深入探究電子檔案的所面對的對象，借助先進、科學的手段編制開發方案，進而使得電子檔案管理中的不足與潛在風險得到有效地解決。

由于計算機科技廣泛普及，再加上檔案管理已經漸漸趨向于信息化、網絡化、規范化、產業化，多媒體科技的高速發展與普及，在很大程度上促進了電子檔案管理系統的開發與設計。電子檔案管理系統其實就是借助文檔電子化、影像數字化、辦公無紙化與信息網絡化等現代化的科技，構建的先進、科學的計算機系統，并且在技術層面上保障了檔案資料的管理、運用以及存儲，這在很大程度上節省了數據與信息的存儲空間，使得檔案材料存儲時間得到極大的延長，甚至可以做到永遠存儲，這就在很大程度上給查閱以及運用檔案文獻的人帶來了方便。

一、電子檔案管理系統的必要性與基本要求

電子檔案系指借助計算機磁盤等設施完成存儲，并且具備和紙質檔案同樣的存儲功能的一種電子圖像文件集合，一般來說所采取的單位是案卷。如此，電子檔案管理就是依托基本電子科技而產生的，而且電子檔案系統在電子科技上面有特定的需求。下面本文對電子檔案管理的具體特性與優勢進行深入的闡述：

第一，節約人力資源。電子檔案在管理過程中，不似紙質檔案那樣，不用采取人工翻閱的方式，如此，便能夠在很大程度上避免人為因素給檔案帶來的影響，并且使得檔案的識讀性得到極大的提升，這主要是因為，但就文字本身來說，很少會使人產生識讀性錯誤，這也就在很大程度上推動了社會的公平性、公開性建設的進程，并且能夠使得相關管理人員不必再日復一日地翻閱檔案，他們的勞動力得到極大的解放，這就會使得社會勞動力得到很大的增加，并且能在一定程度上緩解輕高端人才緊缺的現象。

第二，便于儲存高度機密的信息與數據。隨著檔案管理電子化進程的不斷推進與普及，原本那種多人控制檔案信息管理權限的模式已經不復存在，取而代之的是更加嚴密的電子檔案管理模式，相關管理人員借助電子工具，使得檔案中的數據與信息的保密性得到有效地提升，這在檔案管理中具備極其重要的實際價值與意義。在檔案管理的過程中，還能夠針對不同檔案的實際類別進行分類，這就能夠讓各個檔案之間具備一個具體的依托，進而能夠促進檔案工作效率的提升，并且使得檔案工作更加準確。

第三，檔案中儲存的數據、信息能夠脫離相應載體電子儲存設備。傳統的紙質檔案，數據與信息是脫離不了載體的，存儲檔案的時候，不僅是存儲了信息，還一定會存儲相應的載體，兩者同時會進行物理存儲，可是，現在所采取的電子檔案并不是這樣的，檔案中的數據與信息能夠借助現代化的工具與手段完成拷貝與轉存，進而就能夠使得雖然信息與數據是相同的，但是卻能夠在多個存儲設備中進行存儲，如此，便使得查閱和設備之間的協調更加方便，當然，在另一個層面上來說，確實是使得信息泄密的潛在風險提升了。

第四，電子檔案具備較強的媒體復雜性。相較于傳統的紙質檔案，電子檔案中具備數量龐大的媒體元素，憑借一個電子檔案，就能夠基本了解一個人，甚至能夠借助檔案中的信息與數據，來研究這個人的性格特點，但是這也恰恰是紙質檔案做不到的，雖然傳統的紙質檔案上擁有的只有文字，不具備靈動的優勢，并且只能根據這些文字來分析這個人的性格特點，這就遠遠不及電子檔案。

第五，電子檔案實際上就是一種計算機程序的衍生產品，其概念界定的時候就是“通用電子圖像文件”。在電子檔案中，要想將圖像文件展示出來，就必須借助相應的程序，因此電子檔案管理系統其實就是依托計算機程序運行的，倘若程序出現故障，或是直接沒有程序，電子檔案的管理就發揮不了作用，甚至可能會丟失部分重要信息，進而產生極大的損失。

二、系統功能

依照檔案工作的具體特征來說，電子檔案管理系統實際上涵蓋了下面幾個方面的功能：

（1）就編目功能來說，用戶界面一定要具備簡單友好的特性，應該采取全漢字提示的方式，操作便捷，并且應該依照檔案目錄數據的格式規范，來辨識一定長度的字段，能夠初步進行查錯，并且可以幫助完成錄入的操作，例如自動依照入檔號創建分類號。

（2）就查詢功能來說，檢索途徑非常豐富，涵蓋了分類檢索、主題檢索、專向檢索以及全文檢索等方法，運用這些方法就能夠實現邏輯檢索，并且形成非常復雜的檢索式，并且可以進行二次檢索，檢索結果處理涵蓋了顯示、打印以及文件等。

（3）就統計功能來說，統計方法非常豐富，用戶能夠運用多種方式來統計、整理檔案資料，涵蓋了單項統計、分類統計、匯總統計等，例如顯示、打印以及文件等，用戶能夠自己制定個性化的格式，并且完成統計報告的打印。

（4）就流通功能來說，能夠借出、還回以及續借等檔案資料相關操作。根據流通信息統計得出，打印統計報表流通工作的特殊狀況處理涵蓋了催還、破損以及丟失等。

（5）全文數據采集處理功能涵蓋了全文信息掃描、轉換、標引、壓縮等。

（6）音、視頻信息采集、處理功能涵蓋了音、視頻信息采集、轉換、標引、壓縮、存儲。

（7）就系統維護來說，其實包括了用戶管理，權限細分以及數據庫維護等相關操作。

三、結束語

電子檔案管理系統其實就是一種借助計算機技術來管理檔案的先進管理系統，管理的方式非常多樣化，并且功能非常豐富，相較于傳統的紙質檔案還有很多的優勢。電子檔案管理能夠借助計算機技術，使得不同地區的用戶都能夠便捷地存儲電子檔案，并且方便地實現電子檔案的查詢操作，從這里就能夠看出電子檔案的實際價值與意義是非常深遠的，并且不斷優化電子檔案管理系統能夠在很大程度上促進檔案管理領域的發展與進步。

【參考文獻】

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