關(guān)于對辦公室公文精益化管理的思考

郝芳

摘 要：辦公室公文工作繁瑣、復(fù)雜，涉及到的細(xì)節(jié)內(nèi)容較多，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)對整體工作造成影響，引發(fā)連鎖反應(yīng)導(dǎo)致重大問題的出現(xiàn)。當(dāng)前供電企業(yè)正處于改革轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，對企業(yè)內(nèi)部管理水平提出了更高的要求，促進(jìn)辦公室公文精益化管理已成必然趨勢。文章闡述了辦公室公文精益化管理的重要意義，結(jié)合供電企業(yè)辦公室公文管理現(xiàn)狀，對實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理有效策略進(jìn)行了探討，旨在提高管理水平。

關(guān)鍵詞：公文管理 精益化管理 有效策略

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）10-00-01

辦公室公文管理是供電企業(yè)管理工作中的基礎(chǔ)內(nèi)容，不僅決定企業(yè)內(nèi)部管理水平高低，同時(shí)也會(huì)影響企業(yè)整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率，與供電企業(yè)運(yùn)營及發(fā)展聯(lián)系密切。從當(dāng)前供電企業(yè)辦公室公文管理工作情況來看，其中的問題仍比較突出，導(dǎo)致公文質(zhì)量和辦文效率較低。對此，便需要將精益化管理思想應(yīng)用到辦公室公文管理中，通過對公文格式及辦文流程加以規(guī)范，提高公文管理質(zhì)量，進(jìn)而提升供電企業(yè)整體管理水平和運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

一、辦公室公文精益化管理的重要意義

所謂精益化管理，是從價(jià)值、價(jià)值流、價(jià)值流動(dòng)、需求拉動(dòng)及盡善盡美五方面分析，開展管理工作的一種思想，將精益化管理思想應(yīng)用到供電企業(yè)辦公室公文管理，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，供電企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)也發(fā)生了變化，需要市場為導(dǎo)向制定長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，而推進(jìn)辦公室公文精益化管理，能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式，提高管理的規(guī)范化程度，進(jìn)而適應(yīng)社會(huì)發(fā)展形勢。同時(shí)，從供電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)角度來講，實(shí)現(xiàn)辦公室公文精益化管理，是創(chuàng)新管理機(jī)制的必要措施，能夠改善傳統(tǒng)管理模式中的眾多問題，在提高管理效率的同時(shí)，服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量也會(huì)隨著升高，有利于獲取更加可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

二、當(dāng)前辦公室公文管理中的不足

對現(xiàn)階段供電企業(yè)辦公室公文管理狀況進(jìn)行分析可知，實(shí)際工作中存在較多的問題解決，導(dǎo)致公文質(zhì)量與辦文效率較低，具體表現(xiàn)在以下幾方面。第一，收文登記不合理。辦公室在對登記文件、信函、資料等各類收文時(shí)，沒有根據(jù)收文特點(diǎn)以及私密程度進(jìn)行精細(xì)化分類，在后期工作中查找所需收文時(shí)十分不便，工作效率較低。第二，公文數(shù)量過多。沒有對發(fā)文數(shù)量加以嚴(yán)格控制，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作不到位，多頭發(fā)文、重復(fù)發(fā)文現(xiàn)象比較常見，同時(shí)還存在大量不必要發(fā)文，加重了辦公室公文管理工作壓力。第三，公文流轉(zhuǎn)效率低。公文流轉(zhuǎn)辦理時(shí)間較長，各個(gè)部門之間缺乏有機(jī)協(xié)調(diào)，導(dǎo)致公文流轉(zhuǎn)不及時(shí)；公文流轉(zhuǎn)管理力度不足，導(dǎo)致公文傳閱閱讀過程中出現(xiàn)丟失、積壓問題，都會(huì)影響公文正常、高效流轉(zhuǎn)。第四，公文歸檔交接不規(guī)范。在對公文進(jìn)行歸檔處理時(shí)，沒有明確區(qū)分應(yīng)歸檔與不需歸檔公文，造成公文歸檔混亂，不利于管理工作的順利推進(jìn)；公文歸檔交接環(huán)節(jié)，沒有詳細(xì)、完整記錄各項(xiàng)登記信息，公文歸檔錯(cuò)誤現(xiàn)象比較常見；在辦理歸檔交接手續(xù)前，沒有對公文數(shù)量及質(zhì)量進(jìn)行核對，交接后造成公文丟失。

三、辦公室公文精益化管理有效策略

1.科學(xué)登記收文

收文登記是辦公室公文管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，供電企業(yè)在推進(jìn)辦公室公文精益化管理過程中，應(yīng)先確保登記收文的科學(xué)性。首先，供電企業(yè)辦公室應(yīng)嚴(yán)格按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）以及《國家電網(wǎng)公司公文管理辦法》要求，對公文基本要素進(jìn)行嚴(yán)格審核，保證公文格式的規(guī)范性，發(fā)現(xiàn)問題時(shí)應(yīng)及時(shí)提出修改意見或退稿要求重新擬定，避免對收文登記工作造成影響。其次，應(yīng)以表格形式對收文進(jìn)行分類登記，根據(jù)收文特點(diǎn)、價(jià)值、私密性等將其區(qū)分開，尤其是涉密文件，必須單獨(dú)登記和保存。以紙質(zhì)公文為例，應(yīng)對其進(jìn)行單獨(dú)登記和分類保存，并做好記錄、編號(hào)、蓋章等各項(xiàng)工作。而外來郵件形式的公文，則需要拆封登記后，經(jīng)負(fù)責(zé)人擬辦、領(lǐng)導(dǎo)審批后才可傳閱。

2.精簡公文數(shù)量

精簡公文數(shù)量，是辦公室公文精益化管理的重要體現(xiàn)，必須落實(shí)到各個(gè)工作環(huán)節(jié)，進(jìn)而才能有效提升管理效率。首先，供電企業(yè)應(yīng)對發(fā)文數(shù)量加以嚴(yán)格控制，采取定額方式下達(dá)發(fā)文計(jì)劃指標(biāo)，將發(fā)文總量控制在規(guī)定范圍內(nèi)，并對實(shí)際工作進(jìn)行階段性總結(jié)。其次，做好統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)企業(yè)各個(gè)部門之間的協(xié)同合作，合并同類發(fā)文，避免出現(xiàn)多頭發(fā)文和重復(fù)發(fā)文，以此來減少發(fā)文數(shù)量。另外，嚴(yán)格執(zhí)行并落實(shí)公文“五不發(fā)”，從保證發(fā)文的實(shí)效性，減少不必要、無價(jià)值發(fā)文。

3.強(qiáng)化公文流轉(zhuǎn)

保證公文流轉(zhuǎn)的規(guī)范性和高效性，是供電企業(yè)提高辦公室公文管理水平的必要措施，這就需要以精益化管理思想為指導(dǎo)，強(qiáng)化公文流轉(zhuǎn)工作。一方面，對于公文流轉(zhuǎn)時(shí)間應(yīng)作出具體要求和嚴(yán)格規(guī)定，在處理箋上標(biāo)注清楚，一般情況下，重要公文、復(fù)雜公文最長處理期限不得超過1天和3天。如果待需處理的公文數(shù)量較多，則應(yīng)該遵循輕重緩急原則，優(yōu)先流轉(zhuǎn)重要公文，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)同力度。另一方面，做好公文流轉(zhuǎn)記錄工作，清楚劃分每個(gè)部門的具體責(zé)任，加強(qiáng)公文流轉(zhuǎn)記錄和監(jiān)督，杜絕公文丟失和堆積問題的出現(xiàn)，并建立公文催辦制度，一般事項(xiàng)15個(gè)工作日內(nèi)通報(bào)一次，重大事項(xiàng)及時(shí)督辦通報(bào)。

4.規(guī)范公文交接

公文交接時(shí)辦公室公文管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，在實(shí)現(xiàn)精益化管理過程中必須做出嚴(yán)格規(guī)范。首先，應(yīng)將歸檔公文和不歸檔公文明確區(qū)分開，避免公文歸檔混亂問題的出現(xiàn)，并以檔案形式及時(shí)保存歸檔公文。其次，做好交接記錄工作，將公文目錄打印為三份，移交部門、接受部門及檔案盒內(nèi)個(gè)保留一份，詳細(xì)記錄各項(xiàng)歸檔登記信息，包括移交人、接收人、交接時(shí)間等。另外，交接時(shí)雙方應(yīng)對公文進(jìn)行核查，包括公文數(shù)量、文件質(zhì)量，確定沒有問題后才可辦理交接手續(xù)。

結(jié)語

在機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的新形勢下，供電企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展，便需要明確改革與創(chuàng)新的重要性，從企業(yè)內(nèi)部管理入手，提高對辦公室公文管理的重視力度，全面推進(jìn)精益化管理。針對當(dāng)前辦公室公文管理中的不足，供電企業(yè)可以通過科學(xué)登記收文、精簡公文數(shù)量、加強(qiáng)公文流轉(zhuǎn)、強(qiáng)化公文流轉(zhuǎn)等措施，逐步實(shí)現(xiàn)辦公室公文精益化管理，提升管理水平和管理效率，以較高公文質(zhì)量及辦文效率，確保供電企業(yè)的高效、穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)。

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