淺談PDCA在外貿加工企業人力資源管理中的應用

郗玉東

摘 要：自20世紀末，歐美爆發了聲討“血汗工廠”的行動，以Nike為代表的品牌和Walmart為代表的零售商被推上了風口浪尖。為維護企業形象，她們制定了Code of Conduct，簡稱COC，即供應商行為準則。無論是老供應商，還是新供應商，必須達到她們的“基本要求”以后，才能為她們提供產品。過去的20年，中國眾多外貿制造企業，沒有通過COC審核，被最后的“買家”拿下；也有一些通過COC審核的企業，順利搭上世界500強級的供應商的列車。究其原因，企業的人力資源管理是否規范，在其中扮演了決定性作用。

關鍵詞：COC審核；PDCA；人力資源管理；外貿企業

本人在歐美客戶（第二方）和審核公司（第三方）工作過，對于歐美采購商對供應商的要求非常清楚。本文從終端客戶的角度出發，探討PDCA在外貿型制造企業運營過程中人力資源部門應該起到的作用。

首先，企業應分析研究歐美客戶對供應鏈的基本要求。

客戶供應商行為準則的內容，通常包括童工，強迫或強制勞動，健康與安全，結社自由&勞資談判權利，歧視，懲戒性行為，工作時間，員工收入，管理系統等?？蛻暨€可能有反恐（C-TPAT），質量（QMS），環保（Environment）要求等。要求雖然較少并且簡單，但是對于眾多企業來說，由于跨部門，跨行業，不專業，去收集相關規定的難度還是挺大的。符合企業所在國法律法規和行業準則是國外客戶的最基本要求。作為加工企業，必須要事先了解違規所要承擔的代價。例如，如果制造商企業使用了童工，監獄勞工，賄賂審核員等等，企業將被直接列入黑名單，永不錄用。而如果發現企業未經許可嚴重違規排放廢氣廢水，一些員工工資沒有達到政府規定的最低工資標準，員工連續20-30天上班，每周工作時間超過72小時，消防嚴重違規等，受審核的企業將被限制接訂單。如果受審企業連續兩次被評為高風險企業，企業將會收到警告信，不能接新訂單；如果企業連續三次被評為高風險，那么企業的供應商資格將被凍結，企業將在較長的（兩年以上）一段時間以內，不能接客人的任何訂單等。只有了解客戶要求，企業才能有針對性的制定解決辦法和方案。客戶更希望每家供應商能夠有一個完善的管理層，并有部門與她們的合規部門（Compliance部門）進行無縫銜接。結合COC內容要求，就會發現，員工招聘（童工），工作時間，工資報酬，結社自由&勞資談判權利，懲戒性行為，等內容，絕大多數，離不開人力資源部門的參與。

PDCA循環是美國質量管理專家戴明博士首先提出的，它的含義是將質量管理分為四個階段，即計劃（plan）、執行（do）、檢查（check）、處理（action）。在質量管理活動中，要求把各項工作按照作出計劃、計劃實施、檢查實施效果，然后將成功的納入標準，不成功的留待下一循環去解決的工作方法，這是質量管理的基本方法，也是企業管理各項工作的一般規律。歐美客戶也希望企業能夠按照PDCA循環建立完善的管理體系和操作程序。其次，收集相關方需求信息，制定詳細計劃（Plan）是通過COC審核的客觀需要。

企業制定計劃的目的，一是滿足客戶要求，按照客戶的標準去落實與執行；另外一個目的，就是加強企業的管理，達到標準化管理。企業限于專業缺陷性和非專業程度，以及相關法律法規的廣泛性和復雜性，使得企業在制定規章制度和操作程序過程中，難度很大。客戶也知道企業生產任務重，沒有時間和精力去收集相關資料。為了便于對供應商的管理，她們會通過各種方式，收集相關法律法規和行業準則，甄別出國外客戶所關心的內容，并通過各種形式，例如舉辦年會，要求所有的供應商到指定地點進行培訓，同時客戶COC準則要求，以及如何規避違規的范例；限于客人有限的人力資源，她們也不定期到一些重要的供應商處去進行COC準則的宣導和培訓。她們希望通過各種溝通方式，幫助企業建立完善的管理制度，例如員工招聘制度，安全生產規章制度，反歧視反騷擾制度，員工考勤制度，工資福利制度，以及員工違反廠紀廠規該如何懲戒的制度等。同時，客戶更需要人力資源管理部門對員工進行宣傳與教育培訓，加強員工對企業和客戶的認同感和責任感。企業也需要了解客戶監督企業的方式。為了督促企業的執行情況，客戶會定期安排工作人員或者指定審核第三方公司，例如SGS， ITS， BV等等，代表客戶對企業進行審核，檢查企業過去一段時間（通常是過去一年）的合規性。如果達到基本要求，企業就可以接訂單；如果企業嚴重違規，企業將被取消供應商資格一段時間（通常1-2年）。

因此，企業的人力資源管理部門在企業的規章制度下有效運營，并定期對企業的狀況進行定期檢查，以促使規章制度能夠得到有效實行。

再次，執行D（Do）力度強弱是企業是否能夠通過COC審核的根本保證。

好的規章制度，不是用來看的，而是用來落實并嚴格執行的。例如關于預防童工的問題，要求企業建立完善的員工招聘和入職制度，企業應建立人事檔案，登記員工相關信息，特別是身份證信息，以鑒別員工的年齡是否在16周歲以上。員工考勤制度，需要人力資源管理部門每天檢查員工是否出勤，如實記錄，特別是關于員工的加班時間，如果發現員工有漏打卡的情況，人力資源管理部門要及時指出，對于多次漏打卡或者不打卡的員工，要予以通報批評，嚴重的，可以有一些經濟上的懲罰。工資福利制度，是員工最關心的核心制度，企業需要在員工入職時就對員工進行相關的培訓，外貿加工企業，因為訂單交期需要，或者由于生產環節的原因，例如原料沒有及時到達，或者由于客戶確認的樣品晚了，但是企業又必須按照約定的交期交貨，一線生產員工適當的加班是必要的。因此，對于員工的加班費以及相關福利，例如夜宵補貼等，還是需要在員工入職的時候進行培訓和教育。這樣一來，員工也有加班的主觀能動性。同樣的，企業的規章制度，也是需要對員工進行教育和培訓的，只有員工意識到和清楚哪些事情能做，哪些事情不能做，或者員工做錯了，需要承擔哪些責任，只有這樣，才能避免以后可能出現的勞動爭議和糾紛。因為企業在進行員工培訓教育時，必要的考核，以及員工對于培訓內容的理解程度，企業也是需要保存有書面記錄的。這些也是避免以后勞動糾紛，工廠需要舉證的最為重要的證據之一，等等。

可見，人力資源部門對于規章制度的執行程度，決定了企業的合規程度，也預示著企業能否最終通過供應商的行為準則審核。

第四，定期檢查C（Check）是企業是否能夠通過COC審核的重要保障。

客戶要求企業應進行定期（通常是每月）自我檢查。按照客戶提供的檢查清單，或者事先制定好的檢查清單，逐項檢查。例如，消防方面，消防設施是否被堵，安全出口門是否被鎖，消防水栓是否有水等；工作時間方面，員工是否按照要求進行打卡，沒有上班，是否填寫了請假單，月度加班統計后，是否超過法律規定，是否保證員工每周至少休息一天等；在工資福利方面，在考勤記錄基礎上，檢查是否按時發放，是否按照法規要求支付加班費和相關福利，例如病假，產假，工傷假，法定假等等。通過定期檢查的形式，確保企業360度無死角，能夠通過客戶的最終審核。

第五，整改效果A（Action）是企業通過COC審核的必然要求。

在檢查中發現的問題點，要進行調查，發現造成這個問題點的根本原因，是哪個部門產生的，是誰造成的，發現原因之后，討論怎么解決。并且采取措施，預防以后同類的問題不在發生。例如，在檢查中發現XX車間消防器材被堵，產生的原因是操作工“不慎把物品放置在消防器材前”，而根本原因是員工消防意識淡薄。那么針對這個問題，要多加強員工消防知識培訓，必要時，對員工進行隨機抽查，意識淡薄的員工，需要進行批評再教育，而意識強的員工，可以多次表揚，增加她們的主人翁意識。另外，企業也可以成立義務消防員組織，每個車間，每個班次，都有至少兩名義務消防員，她們通過每日的多次巡查，及時清理消防違規現象。這樣，一些簡單的消防問題，就能夠很快解決。例如，消防出口被鎖了，義務消防員可以立刻找到車間主任，或者相關責任人，及時把門打開，通道被臨時堵塞，她們可以立刻上前，要求相關員工趕快把物品移開，等等。在工作時間方面，如果員工嚴重加班，人力資源管理部門就可以與生產廠長進行及時溝通，看看是什么原因導致員工加班嚴重。如果是訂單太多，那么可以建議多招聘一些員工，或者把一些不重要的工序，或者產品外包出去生產。如果是因為一些員工生產效率低下，那么就需要建議調整她們的生產崗位，例如到包裝或者檢驗部門等。，如果該員工每個部門都不能適應新的工作崗位，那么只能與該員工終止勞動合同等。

可見，持續改善（Action），是企業管理制度和操作規范化的必然要求，也是標準化管理的有力保證。通過PDCA循環在人力資源管理過程中的應用，操作好了，達到客戶的審核要求，是完全沒有問題的。

參考文獻：

[1]SA8000社會責任國際標準 2014版 （http：//www.docin.com/p-1133920290.html）.

[2]PDCA循環理論 美國質量管理專家戴明博士 （https：//baike.so.com/doc/5430293-5668549.html）.