關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

李麗燕　王亞楠

摘 要 隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案也發(fā)揮著其應(yīng)有的作用。在我國(guó)的發(fā)展歷程中，檔案一直記錄著我國(guó)發(fā)生過的事件，無論大小。所以，檔案是國(guó)家極為重要的資源。檔案的管理工作是否完善，會(huì)在一定程度上對(duì)我國(guó)社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生影響。在我國(guó)社會(huì)的發(fā)展過程中，隨著信息化技術(shù)的出現(xiàn)，檔案管理水平也得以提升，但與此同時(shí)，檔案管理中也存在些許問題。對(duì)此，本文簡(jiǎn)單介紹了檔案信息化建設(shè)與檔案管理，并且提出了存在的問題及與之相關(guān)的建議。

關(guān)鍵詞 檔案信息化 檔案管理 思考

一、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

一般情況下，檔案信息化建設(shè)是將各種信息結(jié)合在一起，其中包括經(jīng)濟(jì)、政治、文化等信息，方便人們了解，這種看法是廣義上的檔案信息化建設(shè)。而狹義上的看法是指檔案內(nèi)部資料的信息化，而其中是不包含其他資料信息的。要想進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)，就需要確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，也就是說，檔案的內(nèi)容是真實(shí)的，是可以供人們利用的信息。

二、檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）數(shù)據(jù)的異構(gòu)性

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的傳輸方式已經(jīng)放棄了傳統(tǒng)的方式，并且傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)變成了電子檔案。這種轉(zhuǎn)變不僅保證了檔案信息在傳輸過程中的保密安全性，同時(shí)還提高了工作人員的工作效率，節(jié)省了工作時(shí)間。還有一點(diǎn)要注意的是，電子檔案雖然實(shí)現(xiàn)了更加快速方便地傳輸信息，但是在對(duì)各種檔案的分類問題上出現(xiàn)了困難。這是因?yàn)楦鱾€(gè)單位的數(shù)據(jù)是不一樣的，并且在這些數(shù)據(jù)庫中存在各種屬性不同的檔案，十分復(fù)雜。工作人員想要將檔案內(nèi)部結(jié)構(gòu)整理得更加完善有序，但其整理過程具有復(fù)雜性，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)面臨重大阻礙。

（二）高度的分散性

在檔案信息化建設(shè)的過程中，會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，高度的分散性就是影響檔案信息化建設(shè)的一個(gè)因素。在我國(guó)社會(huì)的發(fā)展過程中，因我國(guó)地域廣闊，不同的地域有不同的生活方式及管理模式。在開展檔案記錄工作的過程中，這些不同的生活與管理方式也就意味著檔案記錄的方式也會(huì)出現(xiàn)一定的差異，從而對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生影響，也會(huì)在一定程度上阻礙檔案信息化建設(shè)。因檔案信息化建設(shè)具有分散性，所以可能會(huì)對(duì)工作造成一些比較難處理的問題，其中包括材料重復(fù)。分散性可能會(huì)對(duì)工作人員管理文件產(chǎn)生影響，從而影響檔案的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。檔案管理工作不管是對(duì)個(gè)人還是對(duì)醫(yī)院都有著十分重要的意義。檔案管理工作出現(xiàn)了問題，可能會(huì)影響我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。因此，在科技發(fā)達(dá)的當(dāng)下，相關(guān)的技術(shù)人員可以利用有關(guān)的技術(shù)完善檔案信息化建設(shè)，使之更加方便，同時(shí)還可以確保檔案信息的安全性。

（三）管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)

檔案信息化建設(shè)和管理的目的是讓人們更加方便、快速地了解信息，更好地為醫(yī)院及員工服務(wù)。但有些檔案管理人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的積極性不高，無法全心投入工作當(dāng)中。并且，大多數(shù)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)比較薄弱，沒有擺正自己的工作心態(tài)，所以無法更好地完成檔案信息化建設(shè)。同時(shí)，在檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)一種情況，那就是當(dāng)其他工作人員想要查閱某些檔案信息時(shí)，檔案管理人員可能會(huì)因?yàn)榕侣闊┒医杩谔氯＿@種現(xiàn)象僅僅是因?yàn)闄n案管理人員想要節(jié)省自己的時(shí)間，而不去服務(wù)其他來查閱信息的人員，這樣就會(huì)影響檔案信息化建設(shè)和管理工作的開展。

三、完善檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的方式

（一）加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與管理，資源建設(shè)具有十分重要的意義。一般情況下，檔案工作都是圍繞資源建設(shè)進(jìn)行的。從我國(guó)目前的發(fā)展情況看來，檔案的管理工作最主要就是為了加強(qiáng)檔案管理資源共享及數(shù)字化建設(shè)。當(dāng)然，可以在實(shí)際工作的過程中加大對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)管力度，并根據(jù)實(shí)際情況不斷改善工作方案，從而提升檔案管理的數(shù)字化程度。在符合實(shí)際要求的情況下，可以加大對(duì)工作的人力或財(cái)力的投入力度，從而優(yōu)化檔案數(shù)字化所需要的文件目錄。此外，紙質(zhì)檔案也是非常重要的，在實(shí)際工作當(dāng)中，可以將電子檔案與實(shí)際檔案結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)更好的效果。同時(shí)，工作人員需要注意的是，要想實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，相關(guān)人員就要根據(jù)規(guī)定，不斷完善檔案管理體系，從而使信息分類等工作能夠順利完成。當(dāng)然，檔案信息的實(shí)時(shí)性是十分重要的，工作人員要根據(jù)實(shí)際情況，運(yùn)用不同的方式不斷完善檔案的信息化建設(shè)，更好地為人們服務(wù)。

（二）優(yōu)化檔案信息化的工作系統(tǒng)

要想完善檔案信息化建設(shè)與管理，與之相關(guān)的工作系統(tǒng)是十分重要的，關(guān)系著檔案管理工作是否可以科學(xué)有序地進(jìn)行。當(dāng)然，如果想要優(yōu)化檔案信息化的工作系統(tǒng)，第一步需要做的就是形成明確的檔案管理機(jī)制，這樣才可以確保檔案管理工作有序進(jìn)行。其次，檔案管理部門要制定相關(guān)規(guī)定，規(guī)定工作人員自身的責(zé)任及工作內(nèi)容，使工作人員可以在實(shí)際工作中加強(qiáng)配合，這樣可以對(duì)檔案信息化建設(shè)與管理產(chǎn)生有利的影響。并且，還可以運(yùn)用與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)約束檔案管理人員，從而確保檔案信息的科學(xué)性與準(zhǔn)確性。

（三）增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)

要想完善檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作，改善檔案工作人員的工作態(tài)度，增強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識(shí)是尤為重要的。檔案管理人員如果有正確的工作理念，對(duì)檔案管理工作有足夠的熱情，那么對(duì)檔案信息化建設(shè)與管理工作就會(huì)產(chǎn)生積極的影響。改變檔案管理人員工作理念的第一步就是向管理人員明確地說明檔案管理工作的重要性，對(duì)醫(yī)院及對(duì)個(gè)人的重要意義。其次，可以對(duì)管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)，端正工作人員的工作態(tài)度。還可以實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)一些在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工進(jìn)行表揚(yáng)，必要時(shí)可以給予其獎(jiǎng)金或者物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，從而增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。

四、結(jié)語

在時(shí)代的發(fā)展中，檔案對(duì)我國(guó)社會(huì)的發(fā)展有著重要的意義，但檔案信息化建設(shè)還存在諸多不足。要想完善檔案信息化建設(shè)與檔案管理，不僅需要檔案管理工作人員的努力，還需要其他人員貢獻(xiàn)自己的力量。只有在各個(gè)部門的工作人員的共同配合之下，引起各個(gè)行業(yè)對(duì)檔案管理的重視，才能夠更好地完善檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作。

（作者單位為威海市婦幼保健院）

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