高校公文處理工作中的特色案例分析

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【摘要】高校的公文處理工作有其獨特之處，會遇到高校特有的問題，本文選取了實際工作中遇到的三個特色案例，分析一下原因，分享一下當時的解決辦法，并提出筆者對于高校公文處理工作的一些想法。

【關鍵詞】高校；辦公室；公文處理；案例分析

高校的公文處理工作有自己的特點，在公文流轉過程中會遇到高校特有的問題，有些錯誤在黨政機關中不常見，但是在高校中發生的頻率較高，筆者根據自己在高校辦公室文書崗位上五年多的工作經歷，總結了一些高校公文處理工作中的特色案例，并談談自己的看法，與大家交流分享。

一、收文時碰到了學術論文

去年年底有一次收文，某學院報送了《成立XXX本科專業的調研報告》，初步閱讀，發現此“公文”有腳注、尾注，末尾還有參考文獻，文件很長，調研的數據表格、圖表確實很清晰；仔細審核，發現此“公文”涉及的請示事項較多，有招生指標、人員編制、學生住宿、課程安排等，這不但不符合請示類公文一事一報的原則，而且相關請示事項均沒有職能部處的會簽意見。這是一篇規范的學術論文，但不是一篇合格的公文。

此類報文，從程序上應拆分為幾個公文，由職能部處會簽提出初步意見后報校領導批閱；從行文上應開宗明義，言簡意賅，寫短文、說短話。但是考慮到相關教師同志為此事已進行了長時間辛苦的調研，報告也寫得很翔實，時間又比較緊迫，最后綜合學院的意見和公文處理程序，將公文修改為《關于提請召開成立XXX本科專業專題辦公會的請示》，調研報告作為附件，先請相關校領導和職能部處閱知此事，隨后召開專題會集中討論，這樣既不違背原則，又能提高效率，也不至于影響相關教師同志的積極性，會后以會議紀要為依據積極推進此事。

二、白頭件、專報件的比率偏高

我校的“白頭件”“專報件”比率較高，為此學校辦公室專門設立了“領導交辦文件”的登記制度，每年平均有280余件，是各部門正式報文數量的近十分之一，這些文件轉到學校辦公室，時效性已大打折扣；還有一些文件是“專報專取”，學校辦公室不掌握任何信息，這樣的文件危害更大。

一次學校主要領導與某區委書記會談，讓秘書同志找一下前段時間“報送”的我校與該區有關事宜的公文，我們經過仔細查閱，確定此文為“專報件”，隨即聯系可能報送此文件的幾個部門，最后在其中一個部門找到了這個文件的協議，在會談即將結束時才將協議呈送與會領導。

除了上述的“白頭件”“專報件”的窘況，還有一類是邀請校領導出席活動會議的文件，學校辦公室在綜合協調大型活動會議時，才知道校領導在某時間段已經有安排了。

我們經過調研和分析發現造成這種情況的主要原因是兩個方面：一是多數校領導的組織關系、工資關系、工會關系在其教學的學院，校領導接受文件的渠道比較多。二是有些學術聲望很高的教授平時與中央及各部委時有書信聯系，對于公文報送的程序確實是不太了解，“聞道有先后，術業有專攻”，所以報文時也不經過自己所在的學院，直接手寫或打印“文件”就直送校領導了。

解決的辦法首先是加大規章制度的宣傳和培訓，從辦公室的角度做到無遺漏、無死角。其次是做好補救預案，盡量在“白頭件”“專報件”流轉過程中及時發現，校辦和院辦兩級聯動，加強溝通，事后事中補充公文程序，以便及時掌握信息以及日后查詢調閱。

三、要求修改的公文又“原樣”上報

規章制度類、方案計劃類公文，在上報后閱批期間，校領導提出修改意見或是批示上會研究的情況較多，在會上也往往會有修改意見，這就要求報文單位根據會議精神或領導批示意見修改過后重新報送公文。但是個別單位再報文時，又“原樣”上報。

比如我校某處報送校內公文《XXX處關于提請審議<房屋出租出借管理暫行辦法（審議稿）>的請示》，此文經校長辦公會審議后要求修改，且在下次辦公會通報修改情況。但是該處在隨后的報文中，一是仍使用相同的標題，二是請示部分的語言也一模一樣。規章制度、方案計劃類公文開篇部分的請示行文，一般是對文件起草制定的背景和過程以及上級要求等事項的說明，便于領導同志對后續內容的判斷和決策。上述公文在二次呈報時背景和目的均已變化，應在行文時明確表述根據XX次校長辦公會意見修改，并將需要通報的內容簡要概括；標題應修改為《XXX處關于向校長辦公會通報<房屋出租出借管理暫行辦法（修改稿）>有關情況的請示》。

這個案例的錯誤原因與第一個案例不同，根源還是在工作作風上。有些制度要求在黨政機關可能已經是習慣，但是在高校還需要加強管理和落實。高校的工作氛圍更寬松、更自由，所以有些同志在公文工作中就會不嚴謹、不細致，總是覺得“差不多能看明白就行了”。一流大學必須要有一流的管理，一流的管理必須是嚴謹的、精細的，“千里之堤，毀于蟻穴”，小事上不注意，將來就有可能出現大問題。

教學科研講究的是“百花齊放，百家爭鳴”，要有發散思維，要破除一定之規，要有新思路、新想法，不能因循守舊；公文處理工作講究的是規范嚴謹，按規定辦文，按程序流轉，這是一對矛盾，所以在公文處理工作中會出現上述一些高校特有的案例。高校辦公室同志對待此類事件，應該更加講究工作方法，更能經得起委屈誤解，更多運用聰明智慧，既要堅持原則，又不能簡單粗暴；既要靈活處理，又不能超越底線，努力為一流大學貢獻一流的管理。

【參考文獻】

[1]黨政機關公文處理工作條例[J].秘書工作，2013（3）：59-62.

[2]教育部.《教育部公文處理規定》（教辦〔2013〕7號），2013.

[3]毛澤東.矛盾論[M].毛澤東選集第一卷，2009，299-340.endprint