“多校區”高校學生學籍檔案管理問題及對策研究

羅文

【摘要】高校學生學籍檔案是高校在招生錄取、教育教學、學籍管理、畢業就業等活動中形成的，具有保存價值的、記載學生在校期間基本情況的歷史記錄。它具有原始記錄性，是學生擇業、單位招聘、公務員考試、出國進修的重要依據，對學生具有非同尋常的意義。因此，做好學生學籍檔案管理對學校實現高素質、高規格的人才培養目標起著重要作用。

【關鍵詞】多校區；學籍檔案；問題分析；對策

教育部頒布的新修訂的《普通高等學校學生管理規定》已于今年9月1日正式施行。其中，在第三章學籍管理第十八條中明確規定：高校應當健全學生學業成績和學籍檔案管理制度，真實、完整地記載、出具學生學業成績，對通過補考、重修獲得的成績，應當予以標注。那么，在新形勢下，如何將“多校區”學校學生的學籍檔案進行科學管理呢？

一、西財天府學院學生學籍檔案現狀及問題分析

西南財經大學天府學院是一所獨立院校。從2002年開始建立，可以說學校的歷史并不長遠，但學校的發展卻非常迅速。從2002年的幾百名學生發展到現在的2萬多學生；從以前的一校區發展到現在正在使用的三校區（不包括在建的第四校區）。三校區的學生類別各有側重：一校區主要為本科的大一到大三學生；二校區主要為專科的大一到大二學生；三校區主要為本、專科畢業學生。每年7月份，大三本科、大二專科的學生都會從一個校區搬遷到畢業生實習實訓基地這個校區。而這些搬遷學生的學籍檔案也需要隨之轉交。多校區辦學是學校改革發展的客觀需要，對學校辦學能力與辦學效益的提高也發揮了重要作用。但同時，多校區辦學的狀況也讓學生學籍檔案管理工作面臨不少困難和挑戰。

（一）校區分散給檔案管理帶來了難度。多校區辦學最大的問題就是校區較為分散。天府學院由多個校區組成，每個校區又有專門的學生群體，但無論是專科還是本科學生，最后到畢業那一年又都搬遷到另外一個校區。近的校區之間間距幾公里，但是遠的校區之間比如本科校區和畢業生校區之間甚至相距100多公里。每次大三本科生需要到另外一個校區去讀大四時，都會面臨一次大遷徙。校區和寢室變化不說，輔導員老師又要重新變換一次，當然，對學生學籍檔案管理的機構和人員也發生了變化。幾千學生的紙質學籍檔案在運輸和交接過程中難免出現差錯。

（二）檔案管理人員素質有待提升。在學校發展過程中，因人力、物力、財力等各方面因素影響，對于學生學籍檔案的管理，都是先由各位輔導員老師直接管理，學生發展中心各校區負責日常管理工作的專職輔導員老師協調管理。對于如何有效地收集學生學籍檔案，輔導員老師缺少一定的專業性。再加上輔導員老師本事務繁多，精力有限，異動性也較大。在輔導員與輔導員之間交接班級的過程中，對于學生的學籍檔案很少能當面清點交接。有一些班級在大學階段甚至面臨更換四五個輔導員的情況，再加上缺少專業培訓，學生學籍檔案在交接過程中出現疏忽和差錯就在所難免。

（三）缺乏統一的學生學籍資料收集標準。學生的學籍檔案收集一般要經歷三個階段：一是起始階段，指學生報考高校到錄取這段時間形成的材料，如學生高考志愿表、錄取通知書、高考成績單、黨團員資料等。二是積累階段，指學生被正式錄取到畢業前大學幾年時間里，在校期間的全面綜合評價，包括學習成績、獎懲、社會實踐等各方面情況。這是學籍檔案材料形成的關鍵階段。三是完善階段，指學生畢業離校這段時間，主要對學生學習期間形成內容的原始材料通過整理達到歸檔保存。第一階段因涉及的學生實體資料少，較為容易，因而在學生正式報到后的第一個月內基本上會收齊完善，但這只是學生基本的檔案內容。檔案收集第二階段會因收集標準不統一而出現較大的問題。學生在校期間獲得的獎勵、懲處等材料大多數沒有裝入學生學籍檔案中，對于學生在創新、實踐等方面的證明材料再收集也存在一定困難。

（四）學生學籍檔案管理質量有待提升。在“互聯網+”時代，學校的學籍檔案管理應該緊跟形勢，積極進行信息化建設。之前的檔案收集基本上是以線下手工為主，重復勞動多，工作量大。在每學期結束時，學生發展中心網站會要求學生將參與活動、比賽獲獎等情況上傳至網站，但諸多與學生緊密相關的信息僅用于期末時對學生的綜合素質測評及評定獎學金，并沒有和學生的學籍檔案相關聯。因此，學生學籍檔案對于學生的特長、社會參與活動、發明創造、社會經歷、個人成果等重要資料極為缺乏，到最后也不能全方位反映學生的教育經歷和個人能力。

鑒于以上種種情況，學生學籍檔案的管理就出現了檔案資料整理更新不及時、檔案查閱借閱不登記、檔案隨意亂拿亂放等情況，從而出現檔案材料丟失損壞等情況。當學生面臨就業時，一查閱檔案，才發現學籍檔案已經丟失，給就業和未來發展帶來了很大麻煩。

二、多校區高校學生學籍檔案建設的必要性

高校學生學籍檔案主要是指學生獲取正式學籍后從進入大學一直到畢業之前整個大學期間產生的相關材料，是學生大學生活的真實反映，是他們接受教育的原始記錄和憑證之一。它詳細記錄了每個學生的成長經歷，在高校管理中的利用率很高，不僅是評價高校辦學水平、調整招生計劃及人才培養模式的重要參考依據，同時也是用人單位選用、聘用人才的重要參考。學籍檔案的作用主要有：一為學生提供查檔服務；二為學校人才培養模式提供參考；三為學校辦學水平評估提供原始支撐材料；四為用人單位招聘提供咨詢，其重要性不言而喻。因此，大學生學籍檔案不僅僅關系到學生未來的發展，也反映著學校本身的教育教學管理水平。

三、學籍檔案建設的可行性分析及實施路徑

（一）整合資源，完成規范管理。建立和健全統一規范的學籍檔案收集管理制度，是做好多校區學生學籍檔案建設的重要前提，也是保證學生學籍檔案齊全完整的重要條件。在制度規范的前提下，明確劃分責任人。一切有章可循保證資料收集整理的規范性和細致性。哪些資料應該收集，收集起來如何整理，一清二楚。因此，學校在招聘了2名專職檔案管理老師的基礎上，積極制定相關規章制度，以使三校區在學生學籍檔案的收集上能政出一門，步調一致。另外，為更好地加強管理，每個校區下的每一個苑區都固定了一個專門負責學生學籍檔案管理工作的老師，甚至是2名老師。當其中一名老師工作發生異動時，能夠保證學生學籍檔案管理工作的連續性，而不會造成學生學籍檔案在移交過程中出現丟失、損壞的情況。在每學期快結束時，都要求輔導員老師對學生學籍檔案進行一次登記和統計，認真核實，發現問題及時解決。endprint

（二）積極培訓，加強隊伍建設。對于獨立學院來說，經費緊張是一大問題。但即使是這樣，學校還是花大力氣投入，引進了“南大之星”檔案管理系統以實現校內網絡數字化檔案管理。對于各部門的兼職檔案員，一方面學校也加大技能培訓以及專業知識培訓，通過開展多種類型的教育形式，包括講座等方式，以保證管理人員具備相應的管理能力和水平；另一方面，學校還為兼職檔案員額外增加了經費補貼，并制定了具體的考核管理細則，就他們對學生學籍檔案的歸檔原則、保管期限以及歸檔范圍提出了明確的要求，對管理人員提出具體的工作要求和工作目標，甚至對各苑區的學生學籍檔案工作管理情況納入部門的整體考核。這樣以制度和考核為動力，進一步確保了相關資料的安全以及長期保存，提升了每位輔導員老師及兼職檔案員的緊迫感，也促進兼職檔案員主動投入學習。

（三）加強宣傳，貫穿日常教育。根據《高等學校學生檔案管理辦法》（試行）第七章第二十九條規定，學生個人不能查閱自己的檔案材料。因此，學生從頭到尾就沒見過自己的“神秘”檔案。如果檔案管理者責任心不強，造成檔案的遺失，學生不需要檔案時是完全不知情的。因此，學校和相關負責老師也積極利用學校的宣傳展板、校園廣播等方式，向學生傳遞個人的學籍檔案關系著自身的就業與未來發展，讓學生也加入對自身學籍檔案的重視工作中。另外，在新生入學教育過程中，組織學生學習個人檔案中涉及的檔案內容和分類，檔案的管理范圍，檔案的利用制度等。通過這些方式，引導和幫助學生認識到自身學籍檔案完善和規范的重要性，也知道哪些材料是需要裝入自身檔案袋中或者上傳檔案系統中，在信息有變動時，能第一時間主動將相關材料交到輔導員老師或者檔案管理老師處，畢業后將檔案轉到入職單位或者人才交流中心。

（四）聯動實施，形成整體規模。在“互聯網+”時代，學校有效結合“大數據”應用，積極構建學生檔案資料庫的建設。比如，在每學期期末時，就及時將學生本學期德、智、體、美、勞等方面的表現輸入系統，加強信息化技術在學生學籍檔案管理中的應用。在檔案資料庫構建后，學生在校期間的獎助學金記錄、政治表現、心理健康狀況等用于綜合測評和獎學金評定的相關信息可以及時和檔案管理系統對接，并經過篩選收入系統中，同時與學生工作相關的教務處、圖書館、后勤服務中心等部門構建了聯動機制。學校有效利用現有的“南大之星”系統，逐步實現了學籍檔案管理的信息化建設。這樣下來，自然就不存在因學生搬遷校區或者更換輔導員甚至當學生的紙質檔案因各種原因丟失時愛莫能助的狀況，因為，能適時根據系統里留存的學生個人信息進行相關信息的補辦。

四、結語

不管怎樣，在“多校區”辦學的情況下，學生的學籍檔案管理工作還是面臨一定困難。在學校不斷發展的基礎上，學校也在對學生學籍檔案的管理做出相應的改革，并取得初步的成果。當然，在此過程中應不斷反思和完善，以此進一步促進和提升多校區學生學籍檔案管理工作的效率和質量，有效保障學生學籍檔案管理工作的規范化。

【基金項目：西南財經大學天府學院2017年度教研與科研項目（課題批準號：TFC2017YB04）】

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