事業單位電子檔案管理方法研究

趙玉清

【摘要】事業單位作為政府對接廣大人民的第一窗口，對其日常職能發揮一定要更加重視。而今事業單位的現有檔案管理模式，已經由于電子技術的進入得到了很大程度上的提升，在檔案存儲與查閱效率上實現了質的飛躍，對于人員配置和工作時長的需求也大大壓縮，這都為事業單位更好地服務人民群眾提供了更為有效地保障。但隨著事業單位電子檔案管理的常態化，很多相應的檔案管理新問題隨之呈現，因此本次研究將針對這些問題展開系統的研究，憑借已有文獻及自身工作經驗來針對性的制定一些有效措施，以便為后期我國事業單位電子檔管理工作提供一定的實踐指導。

【關鍵詞】檔案 電子檔案 檔案管理 事業單位 管理方法

【中圖分類號】G27 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）50-0247-01

伴隨社會的進步，信息智能化技術已經運用到了社會的各個領域。現如今，中國事業單位大多數都已經使用了電子檔案的檔案管理方式，這一模式和以往的檔案管理模式相比，在檔案收集、整理、保存和查閱上都有了很大進步，但在保存方式和安全防護措施方面都和以往不同，這也促使檔案管理工作產生了一些新的問題。

一、事業單位電子檔案管理中的常見問題

運用數字化的手段進行電子檔案管理雖然具備了很大的優勢，但由于這一手段運用的時間較短，因此在檔案管理運用中也產生了一些安全性的問題。

1.網絡黑客問題

如今的網絡已經覆蓋運用到各個領域，在這一便捷的平臺快速共享資源的同時檔案信息的數據也存在一定的安全隱患。因為加入網絡的便捷性，以及互聯網自身的開放性及共享性，導致很多非法黑客通過網絡盜取事業單位檔案資料的數據信息成為可能，不法分子可以憑借特定的木馬病毒或者偽裝IP進入事業單位的電子檔案系統，對事業單位的電子檔案信息進行竊取、篡改及破壞，從而給事業單位的檔案管理工作帶來很大的困擾。

2.信息安全問題

電腦及網絡的安全漏洞是一個無法杜絕的現象，這就決定了網絡安全風險的存在，同時在數據憑借移動硬盤轉移存儲時檔案信息也存在一定的泄露風險，而且電腦軟件和硬件也常常出現一些故障，這都是電子檔案管理中常見的安全性問題。并且現在黑客的數目和技術也日漸提升，很多常規性的防火墻及殺毒軟件在遇到黑客襲擊時抵抗力都較弱。

3.人員技術問題

再加上事業單位電子檔管理人員的技術水平有限，在日常檔案管理當中并未及時對防火墻及系統進行維護和升級，造成檔案信息面臨網絡安全風險。

4.竊取泄露問題

就是電子檔案的復制十分快捷，這也給一些思想不堅定的管理人員在為個利益而竊取檔案信息上提供了很大便利。

以上的這些事業單位電子檔案管理中的安全性問題都不容忽視。

二、事業單位電子檔案管理措施

1.加強安全防護

事業單位要按時對電子檔案管理設備開展升級及維護，定期進行漏洞的修補，及時的進行病毒和木馬的查殺工作，設置完善防火墻系統，對網絡的安全加大監測力度，及時引進國外先進軟件進行系統的防護工作。并且，要對設備所處的環境進行檢查，遠離水源和易燃易爆物品，對含有有害氣體和較大磁場的環境應及時進行處理或更換設備安置地點。同時，要不斷提高相關檔案管理人員的素質，加強人員的安全責任意識，必要時可制定危機處理應急方案以降低安全問題出現時所造成的損失。

2.完善保管機制

電子檔案的管理和傳統紙質的檔案有天壤之別，在以前的事業單位檔案管理中最需注意的是防火、防水、防潮、防蛀這四大基礎問題，而在如今的電子檔案管理當中，雖然也要注意防火及防水問題，但對于數據木馬和病毒的防護才是檔案保管中的關鍵性問題。首先，在檔案歸檔前，一定要進行木馬及病毒的排查，確保電子檔案本身的完整及安全性，同時還要根據事業單位的工作需要進行電子檔案的加密；其次，要按時按期進行電子檔案安全檢測，以確保檔案信息的完整及安全；最后，在電子檔案存儲設備上，一定要選擇質量好的數據存儲設備，并且要注意磁場及設備保養等相關問題，才能確保電子檔案存儲的完整及安全。

3.規范統一格式

就事業單位而言，想要避免在進行文件共享以及傳輸等情況下出現的不兼容問題的發生，只能憑借在各單位之間制定共同的標準，規范檔案格式推行統一政策，摒棄具有特殊格式的軟件，使文件類型等保持一致。通過建立電子檔案規范制度，對電子檔案的收集、整理、保存等方面的具體細節進行嚴格規定，從而大大方便事業單位的整體工作效率，提升事業單位的服務質量。

三、結束語

本次研究針對事業單位的電子檔案管理展開了研究，對現有的事業單位電子檔案管理問題展開了梳理，憑借已有文獻及自身工作經驗來針對性提出了一些有效措施，希望可以為事業單位檔案管理工作進一步提升提供了一定幫助。

參考文獻：

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