新時期檔案管理工作的建設問題

李麟

摘 要：隨著國家經濟的不斷發展，時代和社會結構也發生著巨大的變化，檔案管理工作也應當順應時代的變化而轉變管理觀念。傳統的檔案管理大多都是采用紙質資料管理模式，需要消耗大量的人力物力，并且為了防止紙質資料過早霉變，對資料存放的倉庫環境要求也較高，檔案資料容易丟失的情況，為檔案管理工作帶來巨大的困擾。隨著科技的不斷進步，電子技術為檔案管理工作帶來了極大的便利，但電子檔案管理也存在許多風險。本文將主要對當今檔案管理工作的現狀和其發揮的重要作用進行簡要分析，并對其提出相應的改進方法。

關鍵詞：新時期；檔案管理；建設方法

隨著國家的不斷發展，人們的生活節奏也越來越快，檔案管理工作也就變得越來越重要。面對龐大、分散、雜亂的檔案資料信息，要將其所有資料管理得當并非易事。從檔案管理悠久的工作歷史來看，是一個從簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由人工管理到電子管理、由封閉系統到開放系統的發展過程，檔案管理工作對單位、員工的未來發展起到決定性作用，它同時也是歷史的見證。而許多單位的發展目光較為短淺，在檔案管理工作這一塊并沒有足夠的重視，檔案管理工作更多是敷衍了事，這對單位和其人員的發展都造成了嚴重的負面影響。

當今檔案管理工作的現狀

檔案管理的方法與手段落后

隨著社會的創新與發展，社會中各行各業分工越來越精細化，使得檔案管理的工作量也越來越大，對其管理工作的精密性要求也越來越高。因受到社會結構的影響，檔案管理工作相較以前發生了巨大的變化，逐漸形成復雜化、多元化的發展趨勢。在當今時代下，許多單位對于檔案管理工作并沒有給予足夠的重視，由于思想未能緊跟時代的步伐，使得不少單位的檔案管理手段仍然較為傳統，落后的管理方式導致檔案管理工作的發展受到限制，工作效率無法提升，檔案信息資料也經常發生丟失的現象。

檔案管理制度不健全

在任何工作中，科學、合理的管理制度是提升工作效率的重要保障，是提高工作人員意識和行為的根本。對于工作量龐大、工作結構復雜的檔案管理工作來說，管理制度變得更為重要，良好的管理制度能提高對檔案信息的使用率和保存時間。但不少單位由于缺乏對檔案管理工作的認識，對檔案管理制度存在的實際問題視而不見，導致檔案管理工作中頻頻出現檔案信息丟失、檔案信息記錄不真實、檔案材料單一等問題出現。由此可見，由于檔案管理制度的缺陷所導致的一系列問題，嚴重影響了檔案資料的真實性，為單位和個人的發展帶來不利的影響。

檔案管理人員的素質有待提高

檔案管理是一項服務性的工作，對檔案管理工作人員的服務意識和綜合素養有著較高的要求，而隨著檔案管理工作的不斷發展，當今信息化檔案管理也成了工作主要的發展趨勢，對人員的信息技術要求也發起了新的挑戰。部分單位對檔案管理工作重視程度不高，缺乏對檔案管理工作人員的技能培訓和素質教育的開展，導致相關人員的能力素質不能跟上檔案管理工作發展的速度，缺少具備良好專業素養的人員，工作人員對檔案管理工作的認知度不夠全面，影響了檔案管理工作的效率和精確度。

新時期檔案管理工作的重要意義

對單位發展起到推動的作用

在我們單位推動檔案管理工作的開展結合信息化的技術和網絡平臺，對員工檔案進行更加科學的管理，對于推動我們單位的發展進程、提高員工的工作質量、實現制度分擔制都有著極為重大的意義。在當今資源發展和信息發展同步運行的環境之下，員工的個人信息和個人檔案愈加復雜多變。對于單位發展的推動作用，主要在于以下的幾點：首先明確員工的個人信息，以便于進行更加清楚的分工和調配。清楚員工的個人專業和個人優勢，將它們進行分門別類的檔案信息管理，這對我們單位需要進一步拓展和進步的關鍵時刻及時進行人才資源調動有著重要的意義。與此同時合理的人員檔案管理，可以推動單位責任制度的劃分，將工作內容劃分給每一個員工，從而促進他們的個人發展和工作效率，這對于提高團隊凝聚力和工作效率而言，也有著一定的促進作用。

實現高效率的管理

傳統的檔案管理工作大多采用紙質管理和人工管理這樣的管理方法，單純依靠單位的員工進行手工操作，不僅存在著較大的誤差性，也給檔案管理人員帶來了極大的工作負擔和查找的困難。新時代下的信息整合化檔案管理工作，將網絡信息和電子技術進行有機結合，讓單位的檔案管理人員在清楚個人職責的前提下進行有效的檔案管理工作。更加新穎的檔案管理方法，不僅能夠帶來高效率的工作環境，也能夠減輕管理人員的工作負擔，實現檔案管理的高效化。在提升檔案管理人員工作便捷性的同時，新型的檔案管理工作也能夠起到整合資源和查找便捷的重要作用。當今的檔案管理平臺，具有易操作性和便捷特征。管理者可以在檔案管理平臺上進行簡單的操作，從而確定員工的個人檔案信息，從而將他們的檔案進行重新劃分與歸類。結合我們單位的實際工作情況思考更加簡潔的檔案管理方法，不僅可以促進檔案管理工作的一體化推進，也可以增強單位的檔案管理工作有效性，從而提升單位的發展速度。

促進檔案管理工作建設的具體方法

提升人員工作素質，確保檔案管理穩定發展

檔案管理工作具有業務性強、工作程序復雜繁瑣等特點，在當今社會生活節奏不斷加快的大背景之下，對檔案管理工作人員的綜合素質提出了更高的要求，不僅要熟練掌握業務知識，增強自己業務能力，還要熟悉對計算機、互聯網以及各種相關軟件的操作。因此，有必要對檔案管理工作人員開展定期定量的專業節能培訓，強化檔案管理人員的專業技術和業務能力。另外，也要大力開展與檔案管理工作相關的經常性教育，目的是為了強化人員的思想，對檔案管理工作有正確的態度和認識度，增強檔案管理人員的安全意識和工作素養，從而使得檔案管理人員的綜合素質素養得到全面提高，為檔案管理工作的發展提供重要的穩定性作用。

建立健全管理制度，提高檔案管理工作質量

健全的管理制度是保障檔案管理工作質量的關鍵因素，要想建立起科學合理的檔案管理制度，首先要轉變管理思路，端正每位檔案管理人員的態度，定期開展業務培訓和經常性教育，提高檔案管理工作人員的業務能力和工作素養，從而確保提高檔案管理工作的質量和效率。另外，建立起合理的檔案管理考核制度，將重要的工作項目納入到績效考核之中，實施一定的懲獎措施，使得每位工作人員都重視起檔案管理工作，在成績比拼當中不斷提升自身能力素養。

結語

綜上所述，檔案管理工作是一項服務性、管理性和政治性的工作，這項工作是國家檔案事業最基本的組成部分，但它的建設質量影響著單位甚至國家未來的發展。因此，每位檔案管理者與單位都必須對這項工作引起足夠的重視，端正自己的態度，加深對檔案管理工作的認識度，正確看待當前檔案管理工作中所存在的實際問題，并且采取相應的措施進行改正，為檔案管理工作的建設貢獻出重要力量。

（作者單位：昭通市天麻特產局）

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