商務英語函電在對外貿易中的應用策略研究

方妍 王明霞

摘 要：隨著經濟的不斷發展和電子信息技術的飛速提高，商務英語函電在對外貿易中的作用也漸漸顯現出來，并且成為了對外貿易中不可或缺的組成部分。本文對商務英語函電的含義以及對外貿易的概念分別進行了闡述，探究了商務英語函電的特征，并對商務英語函電在對外貿易中的作用進行了研究。

關鍵詞：商務英語函電；對外貿易；作用

隨著經濟全球化，國家與國家之間如何進行有效的溝通成為一個關鍵的問題。由于地理位置等客觀條件的限制，交流雙方或多方很難做到面對面的洽談，而商務英語函電的存在使這些問題都迎刃而解，因此商務英語函電的質量高低直接影響了對外貿易是否成功。

商務英語函電的含義與對外貿易的概念

商務英語函電的含義

如今的商務英語函電已經突破傳統局限，不再使用紙質的信函，而是結合互聯網科技形成了電子信件。這樣的商務英語函電帶來的便捷性高效性給國際貿易間的交流提供了更多的可能。伴隨著全球貿易的發展，國與國之間的貿易主要是通過函電進行交流和溝通。眾所周知，英文是當今全球使用最廣的語言，所以這種對外貿易形式就形成了商務英語函電。一般在商務英語函電中要堅持七個原則即（courtesy）、體諒（consideration）、完整（completeness）、清楚（clarity）、簡潔（conciseness）、具體（concreteness）、正確（correctness）。商務英語函電的寫作水平在對外貿易中起著至關重要的作用。

對外貿易的概念

對外貿易（Foreign-Trade）也稱“國外貿易”，指一個國家或地區與別的國家或地區之間進行的商品、勞務和技術的交換活動。對外貿易的分類：按交易內容可分為勞務貿易、對外商品貿易和技術貿易；按運輸方式可以分為海運貿易、陸運貿易、空運貿易和多式聯運等；按交易方向可分為進口貿易、出口貿易、過境貿易、凈出口與凈進口貿易、復出口與復進口貿易、直易；按交易對象可以分為直接貿易、間接貿易與轉口貿易。

商務英語函電的特征

簡明性

商務英語函電不同于其他的文體，它不需要過多的華麗辭藻和修辭的成分，避免了不重要的重復、冗長的話語，而是強調措辭嚴謹，表達清晰，力求簡單明了，使對方能快速、清晰地讀取到函電中的內容。從效率的角度來看，簡明性的特征大大提升了企業的效率。

嚴謹性

商務英語函電在外貿交易的過程中，意義十分重大，可以展示公司的形象和素質，也直接關系到合作是否可以取得成功。所以在撰寫商務英語函電時，用詞必須準確、具體、嚴謹，稍有不當，就會給公司造成損失，甚至造成無法挽回的局面。特別是在面對對外貿易交流的細節中，嚴謹性是對外貿易中的基本訴求。

禮貌性

商務英語函電是對外貿易活動中最為常見的一種專用文體，反映了與商務有著密切關系的專業內容。并且在對外貿易中面對的是不同的國家，不同國家有不同的交流方式，因此在表達方式、意義、內涵等方面都具有獨特之處。禮貌是撰寫商務英語函電時必須注意的，有些詞語在商務英語函電中有著特殊的含義，在用詞時應該特別注意，且在語氣方面不能使用命令或強硬的語氣與對方交流，禮貌的態度和友好的語氣在促進貿易雙方情感、達成目標方面發揮著重要的作用。常用的禮貌句式有：

Thanks you for……（感謝貴方）

Be grateful……（十分感激）

We regret to……（非常遺憾）

We are very sorry to……（甚為遺憾）

專業性

商業信函表達內容的詞匯往往與日常的英語表達有所不同。信函中會出現大量的商務英語的專業詞匯，針對專業性，商務英語函電經常使用行業縮略術語，如：

FOB（Free on board離岸價）

L/C（letter of credit信用證）

W.P.A（with particular average水漬險）

B/L（bill of lading提單）

總之，商務英語函電是貿易雙方或多方邁出合作的第一步，所有的合作、商討等在此基礎上才會有實現的可能。雖然商務英語函電在不斷地應用和發展中朝著多樣化的趨勢發展，但有些最根本的特征例如上文提到的簡明性、嚴謹性、禮貌性、專業性，在商務英語函電的寫作上是必須重視的。遵循這些特征，在對外貿易的交易上才能夠達到事半功倍的效果。

商務英語函電在對外貿易中的應用

有利于提高工作效率，降低成本

在當今的對外貿易中，商務英語函電不僅是企業獲取信息的最主要的方式之一，也是企業提高工作效率、節約成本的工具之一。對外貿易本身就是針對國際貿易中一國或地區與其他國家或地區所進行的商品、勞務和技術的交換活動。在以往的國際貿易中，是通過信函、電報等方式進行信息傳遞的，而傳統的信函、電報都屬于紙質文件，收到信息后要花費許多精力對資料進行整理、存檔，整個過程十分煩瑣，既耗時又耗力，成本消耗較大，甚至造成國內的部分企業不得不放棄國際貿易。而商務英語函電作為電子文檔在管理存檔方面也更加簡單，極大地提升了工作效率，使合作雙方在一個無國籍、無地域、無時間限制的平臺上進行交流，由此可見商務英語函電的簡單性、方便性、快捷性。

有利于增加企業與客戶之間的聯系，挖掘新的客戶

商務英語函電帶來的快捷性高效性使各國企業可以隨時了解客戶的需求，與客戶進行洽談，快速地解決客戶的疑慮點，也使客戶的滿意度大大提升。不僅如此，許多企業還利用商務英語函電，通過互聯網上的信息或者他人的介紹來挖掘更多潛在客戶，如果能夠引起潛在客戶的興趣，就能夠吸引潛在客戶與自己進行合作，使客戶群體不斷地增加，業務量也會不斷上升。不僅如此，企業還可以與老客戶保持良好的聯系，互相交流有效信息，實現雙方的共贏。

有利于促進對外貿易的增長

近年來，互聯網發展迅猛，為企業提供了一個很好的交流平臺。企業可以通過在互聯網上展示自己的企業，發布合作的請求，從而找到合適的合作伙伴。這種方便快捷的方式吸引了許多企業紛紛進駐國外市場，貿易規模也隨之得到擴張，帶動了我國外貿經濟的增長。

有利于為貿易雙方搭建溝通的橋梁，發揮媒介的作用

由于商務英語函電高效快捷的特點，在對外貿易的過程中能夠很好地為雙方傳遞有效的信息，發揮了媒介的作用，有利于合作雙方的交流和聯系。然而，隨著信息技術的不斷發展，商務英語函電也存在著一些安全隱患。在安全問題上，可以通過設定密碼來保護客戶信息或者資料的安全，防止電腦系統被入侵，數據資料被竊取。安全隱患值得值得我們重視，及時發現并加以完善，便可防患于未然。

有利于加快全球貿易一體化

面對對外貿易中時間空間的客觀問題，企業間不可能總是擁有面對面洽談的機會，在貿易開展后，會有許多阻礙一一擺在面前，不僅會增加不必要的消耗導致合作效率低下，并且還存在著種種安全隱患。

如今隨著經濟和科技的發展，商務英語函電已經打破了傳統的格局，通過函電就可以隨時隨地與客戶進行交流，企業間宛如面對面地進行洽談，讓企業在對外貿易中有了更好地發展，這不僅讓原有的企業擴大了規模，也促使了許多新興企業的誕生，對外貿易活動日益頻繁，從而進一步實現了貿易全球化。

結語

商務英語函電已經成為對外貿易中不可缺少的一部分，在我國與他國頻繁的貿易往來之中，商務英語函電是雙方交流中一種十分有效的手段，能夠使貿易雙方迅速、準確地取得各自所需的商務信息，我們要重視并充分利用商務英語函電，讓它發揮出最大的作用。但在當今信息時代大背景下，商務英語函電也面臨著巨大的挑戰，在對外貿易上也存在著很大的發展空間，因此我們必須加強商務英語函電的信息安全管理，培養商務英語函電方面的人才。相信在不斷的發展中，商務英語函電的作用將會越來越大，會更好地推動對外貿易的發展。

（作者單位：福建農林大學東方學院）

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