試析如何加強(qiáng)新形勢(shì)下的檔案管理工作

陳玉玲

摘 要：隨著新時(shí)期的改革，檔案管理工作發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，與此同時(shí)，對(duì)于檔案管理工作的要求也越來(lái)越高。檔案是一項(xiàng)具有一定使用價(jià)值的信息記錄形式，同時(shí)也是信息和知識(shí)重要的載體，其包含著單位機(jī)構(gòu)重要的信息，是單位在各個(gè)時(shí)期真實(shí)活動(dòng)的重要體現(xiàn)。在當(dāng)前的信息高速發(fā)展的新形勢(shì)下，如何做好檔案管理工作，確保檔案管理的系統(tǒng)性和完整性是檔案管理工作的重要實(shí)施任務(wù)。基于此，本文就新形勢(shì)下如何做好檔案管理工作進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案；管理工作

檔案管理的重要意義

對(duì)于企事業(yè)單位而言，檔案作為其中重要的一種財(cái)產(chǎn)構(gòu)成，其保存著不同時(shí)段的信息，在進(jìn)行妥善保管的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格制定查閱與調(diào)檔制度，實(shí)施檔案分類(lèi)進(jìn)行儲(chǔ)存。相關(guān)負(fù)責(zé)人員可以依據(jù)某一事項(xiàng)來(lái)查閱檔案信息，調(diào)取之前的處理方法，以便做出正確的決策。因此檔案資源的存儲(chǔ)對(duì)企事業(yè)而言，具有至關(guān)重要的地位，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層的決策提供科學(xué)的依據(jù)。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，信息化建設(shè)不斷完善，實(shí)施網(wǎng)絡(luò)存檔成了檔案存儲(chǔ)的新手段，將紙張信息與網(wǎng)絡(luò)信息同步，在備份檔案資料的基礎(chǔ)上杜絕了檔案信息的遺失或者是被竊取隱患的可能性，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)云端保存檔案資料，在確保資料完整性的基礎(chǔ)上還能實(shí)現(xiàn)永久性保存。但是由于檔案管理在單位內(nèi)部的地位容易被忽視，負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)人員還未從根本上認(rèn)識(shí)到完整的檔案管理資料的重要性，這種現(xiàn)象不利于信息化檔案管理資料的架構(gòu)，若是檔案管理人員仍舊選擇傳統(tǒng)的手工流程來(lái)實(shí)施檔案查詢工作，不僅會(huì)耗費(fèi)大量的人力，還不利于檔案管理工作綜合水準(zhǔn)的提升，忽視了現(xiàn)階段信息技術(shù)的重要價(jià)值。

檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

部分文件歸檔不及時(shí)

由于檔案管理資料的分類(lèi)與存儲(chǔ)過(guò)程中分類(lèi)歸檔最為復(fù)雜，但是處在這個(gè)環(huán)節(jié)中的檔案管理人員往往卻不是固定的，對(duì)于檔案資料的歸檔問(wèn)題認(rèn)識(shí)不清晰，致使在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)導(dǎo)致檔案分揀緩慢，收集的時(shí)間延長(zhǎng)，造成部分的檔案管理資料歸檔不及時(shí)，甚至出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

由于人為的原因?qū)е聶n案資料在保管上容易出現(xiàn)失誤，這也是大部分檔案管理部分容易出現(xiàn)的問(wèn)題。若不及時(shí)進(jìn)行處理，必定影響后續(xù)的檔案資料歸檔的完整性。

檔案保存不當(dāng)

檔案歸檔資料有多種形式，圖紙、照片、紙張等多種資料，需要分類(lèi)進(jìn)行儲(chǔ)存。這就需要在分類(lèi)歸檔的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案資料的存儲(chǔ)工作。針對(duì)一些對(duì)外部環(huán)境要求較高的檔案資料需要一定的溫度和環(huán)境，同一類(lèi)的檔案資料在使用上若是存儲(chǔ)不當(dāng)，不僅會(huì)給檔案使用者帶來(lái)不便，更容易對(duì)已經(jīng)存檔的資料造成損壞。因此檔案管理工作中，在歸檔分類(lèi)的同時(shí)還應(yīng)考慮檔案管理資料的要求，不同的檔案管理資料存儲(chǔ)年限也不同，所以在妥善保管的基礎(chǔ)上，需延長(zhǎng)檔案管理資料保管年限。

歸檔審核不嚴(yán)謹(jǐn)

檔案資料歸檔的流程要求是電子與紙張同步，但有時(shí)因?yàn)闄n案資料管理人員人手不夠，對(duì)檔案資料的歸檔不及時(shí)，或者在歸檔管理上由于審核人員的疏忽導(dǎo)致信息不一致，紙張丟失，電子的沒(méi)有簽章，很容易將一部分的檔案成為死檔，使檔案資料的完整性以及安全性無(wú)法得到保障，而且由于審核不當(dāng)，還會(huì)導(dǎo)致后續(xù)的查閱以及存儲(chǔ)需要再次耗費(fèi)大量的人力來(lái)進(jìn)行校對(duì)、管理。

提高檔案管理工作的有效措施

強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高服務(wù)水平

隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的變革發(fā)展，檔案信息資源在企事業(yè)單位成為一筆重要的資源財(cái)富。新形勢(shì)下，檔案滾利熱源將檔案資料的開(kāi)發(fā)與利用作為工作的實(shí)施重點(diǎn)，通過(guò)挖掘、整理等一系列的實(shí)施措施，開(kāi)發(fā)具有工作價(jià)值的檔案信息資料，了解當(dāng)前企業(yè)管理的需求，改變傳統(tǒng)的服務(wù)手段，利用先進(jìn)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以瀏覽、下載、發(fā)送郵件等多種方式，主動(dòng)、及時(shí)、快捷、更好地為檔案用戶提供服務(wù)。因此，檔案管理工作不能只是局限于檔案室內(nèi)，還要積極投身于檔案管理的大環(huán)境中，提升檔案管理人員的主人翁意識(shí)，從而做好服務(wù)工作。

規(guī)范檔案管理實(shí)施流程

檔案的種類(lèi)繁多，如果不進(jìn)行合理的分類(lèi)，必定加深管理的難度，因此不同的檔案需進(jìn)行分類(lèi)管理，區(qū)分歸檔的管理要求，完善檔案管理制度。首先，在檔案管理工作者中選取負(fù)責(zé)人，通過(guò)人員的崗位職責(zé)進(jìn)行分類(lèi)，做好各項(xiàng)檔案管理的歸檔、分類(lèi)及登記工作。其次，做好檔案管理的歸檔、分類(lèi)登記工作，完善借閱管理制度，保障存入借出管理的準(zhǔn)確性。

加強(qiáng)檔案教育培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的能力素質(zhì)水平直接影響著檔案管理工作的整體質(zhì)量，在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，對(duì)于檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、管理能力等提出了越來(lái)越多的要求。為了使檔案管理人員能夠更好地適應(yīng)發(fā)展需求，適應(yīng)信息化檔案管理的人員需求，在完善檔案管理工作的同時(shí)，要進(jìn)一步加大檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，最大限度地發(fā)揮檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，從而增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理工作能力。

結(jié)語(yǔ)

總之，新形勢(shì)下檔案管理人員的管理方式也應(yīng)該進(jìn)行提升，我們要以先進(jìn)的技術(shù)為主，在完善檔案制度的前提下對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，不斷提升自身的學(xué)習(xí)能力，為規(guī)范化策略的形成奠定良好基礎(chǔ)。另外，要充分利用現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，在新形勢(shì)下讓檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。

（作者單位：河南省夏邑縣文化局）

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