試析如何加強新形勢下的檔案管理工作

陳玉玲

摘 要：隨著新時期的改革，檔案管理工作發揮著越來越重要的作用，與此同時，對于檔案管理工作的要求也越來越高。檔案是一項具有一定使用價值的信息記錄形式，同時也是信息和知識重要的載體，其包含著單位機構重要的信息，是單位在各個時期真實活動的重要體現。在當前的信息高速發展的新形勢下，如何做好檔案管理工作，確保檔案管理的系統性和完整性是檔案管理工作的重要實施任務。基于此，本文就新形勢下如何做好檔案管理工作進行了闡述。

關鍵詞：新形勢；檔案；管理工作

檔案管理的重要意義

對于企事業單位而言，檔案作為其中重要的一種財產構成，其保存著不同時段的信息，在進行妥善保管的基礎上，嚴格制定查閱與調檔制度，實施檔案分類進行儲存。相關負責人員可以依據某一事項來查閱檔案信息，調取之前的處理方法，以便做出正確的決策。因此檔案資源的存儲對企事業而言，具有至關重要的地位，能夠為領導層的決策提供科學的依據。隨著網絡時代的發展，信息化建設不斷完善，實施網絡存檔成了檔案存儲的新手段，將紙張信息與網絡信息同步，在備份檔案資料的基礎上杜絕了檔案信息的遺失或者是被竊取隱患的可能性，通過網絡云端保存檔案資料，在確保資料完整性的基礎上還能實現永久性保存。但是由于檔案管理在單位內部的地位容易被忽視，負責檔案管理的相關人員還未從根本上認識到完整的檔案管理資料的重要性，這種現象不利于信息化檔案管理資料的架構，若是檔案管理人員仍舊選擇傳統的手工流程來實施檔案查詢工作，不僅會耗費大量的人力，還不利于檔案管理工作綜合水準的提升，忽視了現階段信息技術的重要價值。

檔案管理工作中存在的主要問題

部分文件歸檔不及時

由于檔案管理資料的分類與存儲過程中分類歸檔最為復雜，但是處在這個環節中的檔案管理人員往往卻不是固定的，對于檔案資料的歸檔問題認識不清晰，致使在規定的時間內導致檔案分揀緩慢，收集的時間延長，造成部分的檔案管理資料歸檔不及時，甚至出現丟失的現象。

由于人為的原因導致檔案資料在保管上容易出現失誤，這也是大部分檔案管理部分容易出現的問題。若不及時進行處理，必定影響后續的檔案資料歸檔的完整性。

檔案保存不當

檔案歸檔資料有多種形式，圖紙、照片、紙張等多種資料，需要分類進行儲存。這就需要在分類歸檔的基礎上，加強檔案資料的存儲工作。針對一些對外部環境要求較高的檔案資料需要一定的溫度和環境，同一類的檔案資料在使用上若是存儲不當，不僅會給檔案使用者帶來不便，更容易對已經存檔的資料造成損壞。因此檔案管理工作中，在歸檔分類的同時還應考慮檔案管理資料的要求，不同的檔案管理資料存儲年限也不同，所以在妥善保管的基礎上，需延長檔案管理資料保管年限。

歸檔審核不嚴謹

檔案資料歸檔的流程要求是電子與紙張同步，但有時因為檔案資料管理人員人手不夠，對檔案資料的歸檔不及時，或者在歸檔管理上由于審核人員的疏忽導致信息不一致，紙張丟失，電子的沒有簽章，很容易將一部分的檔案成為死檔，使檔案資料的完整性以及安全性無法得到保障，而且由于審核不當，還會導致后續的查閱以及存儲需要再次耗費大量的人力來進行校對、管理。

提高檔案管理工作的有效措施

強化責任意識，提高服務水平

隨著經濟建設的變革發展，檔案信息資源在企事業單位成為一筆重要的資源財富。新形勢下，檔案滾利熱源將檔案資料的開發與利用作為工作的實施重點，通過挖掘、整理等一系列的實施措施，開發具有工作價值的檔案信息資料，了解當前企業管理的需求，改變傳統的服務手段，利用先進的檔案管理網絡，以瀏覽、下載、發送郵件等多種方式，主動、及時、快捷、更好地為檔案用戶提供服務。因此，檔案管理工作不能只是局限于檔案室內，還要積極投身于檔案管理的大環境中，提升檔案管理人員的主人翁意識，從而做好服務工作。

規范檔案管理實施流程

檔案的種類繁多，如果不進行合理的分類，必定加深管理的難度，因此不同的檔案需進行分類管理，區分歸檔的管理要求，完善檔案管理制度。首先，在檔案管理工作者中選取負責人，通過人員的崗位職責進行分類，做好各項檔案管理的歸檔、分類及登記工作。其次，做好檔案管理的歸檔、分類登記工作，完善借閱管理制度，保障存入借出管理的準確性。

加強檔案教育培訓工作，提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的能力素質水平直接影響著檔案管理工作的整體質量，在信息技術快速發展的今天，對于檔案管理人員的業務知識、管理能力等提出了越來越多的要求。為了使檔案管理人員能夠更好地適應發展需求，適應信息化檔案管理的人員需求，在完善檔案管理工作的同時，要進一步加大檔案管理人員的教育培訓工作，最大限度地發揮檔案管理人員的積極性和主動性，從而增強檔案管理人員的業務素質和檔案管理工作能力。

結語

總之，新形勢下檔案管理人員的管理方式也應該進行提升，我們要以先進的技術為主，在完善檔案制度的前提下對檔案進行科學分類，不斷提升自身的學習能力，為規范化策略的形成奠定良好基礎。另外，要充分利用現代檔案管理技術，在新形勢下讓檔案管理工作更加科學化、規范化。

（作者單位：河南省夏邑縣文化局）

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