醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案發(fā)展現(xiàn)狀及對策

李鋼

摘要：由于文獻(xiàn)管理的特殊性，其工作內(nèi)容繁瑣復(fù)雜。在當(dāng)今信息時(shí)代，許多事業(yè)單位的信息管理信息相對較多，檔案管理人員為此付出了許多辛勞，在此過程中也對檔案管理方式進(jìn)行了完善。但其中仍存在一些需要調(diào)整的地方。主要是電子管理沒有得到充分的推廣，工作效率沒有得到提高。只有解決這些問題，才能保證事業(yè)單位工作的有效開展。

Abstract： Due to the particularity of document management， its work content is cumbersome and complicated. In today's information age， many institutions have relatively more information management information， and file management personnel have paid a lot of hard work. In this process， the file management method has also been improved. But there are still some areas that need to be adjusted， mainly because electronic management has not been fully promoted， and the work efficiency has not been improved. Only by solving these problems can we ensure the effective development of the work of public institutions.

關(guān)鍵詞：醫(yī)療事業(yè)單位;電子檔案;現(xiàn)狀;策略

Key words： medical institutions;electronic files;current situation;strategy

中圖分類號(hào)：G275.9? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1006-4311（2018）36-0048-02

0? 引言

在信息化程度越來越高的當(dāng)代社會(huì)，幾乎在每一個(gè)領(lǐng)域都能夠看到計(jì)算機(jī)的身影，在檔案管理方面，電子化的管理方式已經(jīng)越來越受到管理工作者的認(rèn)可。事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)龐大而復(fù)雜，因此，電子檔案的綜合管理對于事業(yè)單位的作用有非常顯著的提升。在醫(yī)療事業(yè)單位中，檔案管理逐漸細(xì)化，所含內(nèi)容也越來越廣泛，傳統(tǒng)的管理檔案的方式已經(jīng)難以適應(yīng)，也越來越耗費(fèi)人力，電子檔案的使用已經(jīng)是一種不可阻擋的趨勢。相比于其他行業(yè)，醫(yī)療事業(yè)單位對電子檔案的使用相對滯后，許多單位仍以傳統(tǒng)管理方式為主，因此，筆者希望通過此文對電子檔案在醫(yī)療事業(yè)單位的實(shí)用性進(jìn)行探討，希望有助于各醫(yī)療事業(yè)單位對電子檔案管理方式的引入跟運(yùn)用。

1? 醫(yī)療事業(yè)單位電子檔案的發(fā)展現(xiàn)狀以及弊端

為有效促進(jìn)我國醫(yī)療事業(yè)單位對于電子檔案管理方式的引用，加快檔案電子化的進(jìn)程，首先要對管理檔案的現(xiàn)狀進(jìn)行了解，認(rèn)清目前檔案管理工作的態(tài)勢。

1.1 管理方法太陳舊

傳統(tǒng)的檔案記錄方法是手工錄入紙張。由于紙張薄而易碎，而且能夠記錄的內(nèi)容有限，整理起來費(fèi)時(shí)費(fèi)力，同時(shí)對于資源的浪費(fèi)也比較嚴(yán)重，在對資源的收錄、保存、管理和許多其他方面造成了很大的困難。此外，大多數(shù)醫(yī)療單位對檔案管理的重視程度不高，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，從而對整個(gè)檔案處理過程以及其他部門的工作造成了影響。

1.2 醫(yī)療事業(yè)單位人員缺乏對電子檔案的正確認(rèn)知

服務(wù)于病人是醫(yī)療單位的工作根本。醫(yī)療不容耽誤，電子檔案工作是一項(xiàng)后續(xù)完善工作，可以隨時(shí)添加補(bǔ)充。這是許多醫(yī)療事業(yè)單位管檔案理人員和工作人員對檔案管理的看法。單位領(lǐng)導(dǎo)是否在文件管理工作足夠重視一定程度上關(guān)系到這項(xiàng)工作能否順利展開，這也是事業(yè)單位的特點(diǎn)，因此只有領(lǐng)導(dǎo)較強(qiáng)對檔案管理工作的重視，并帶頭投入到推廣檔案管理的工作中，明白醫(yī)療檔案管理的重要性，這樣每個(gè)員工才可以關(guān)注和重視文檔管理，關(guān)注單位文件管理的效率。

1.3 制度不健全導(dǎo)致效率低下

現(xiàn)在各大醫(yī)療事業(yè)單位所使用的檔案管理方式，都是各單位在長期工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)摸索出來的。它不是科學(xué)的，統(tǒng)一的，也不是系統(tǒng)的。與此同時(shí)，各單位對于需要?dú)w檔的內(nèi)容有很大的區(qū)別，現(xiàn)在還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有建立相關(guān)的收集系統(tǒng)。此外，在正常情況下，醫(yī)院不會(huì)對檔案管理成果進(jìn)行評估，這就是醫(yī)院的檔案不具備時(shí)效性，可用范圍有限。

1.4 檔案管理人員缺乏訓(xùn)練

很多從事檔案管理的事業(yè)單位人員在檔案管理方面并不具備一定的專業(yè)素質(zhì)，對檔案管理工作沒有足夠高的把握能力，事業(yè)單位也很少對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，使他們的能力長期得不到有效提高。如果不加以改變，將直接影響事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展，容易導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)重大失誤。在醫(yī)院管理中，對于提高醫(yī)務(wù)人員的素質(zhì)以及對醫(yī)務(wù)人員的培養(yǎng)一直是人員管理工作中的關(guān)鍵。在許多醫(yī)療事業(yè)單位，對于檔案不聊工作的門檻設(shè)置的很低，甚至許多都是兼職或者專業(yè)人員，這些人除了學(xué)歷偏低，對于檔案管理專業(yè)知識(shí)的掌握也極其有限，學(xué)習(xí)的欲望有不是很強(qiáng)。此外，檔案管理工作者的工作比較占用時(shí)間，留給他們學(xué)習(xí)新知識(shí)的時(shí)間便相對較少。若單位不能主動(dòng)給予他們學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，對檔案管理工作而言是一種資源上的浪費(fèi)。

1.5 檔案缺失嚴(yán)重，安全性能差

長時(shí)間保持不科學(xué)的檔案管理方式，使得醫(yī)療事業(yè)單位的檔案管理缺乏效率。隨著醫(yī)療系統(tǒng)各方面的不斷改革完善，但按慣例工作中也加入了新的內(nèi)容，對于檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性要求也更高，然而許多醫(yī)院因?yàn)樵O(shè)備落后、技術(shù)落后等問題。文件更新速度太慢，缺陷嚴(yán)重，安全性能差，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案的發(fā)展，使醫(yī)院檔案無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2? 醫(yī)療事業(yè)單位檔案管理工作的策略

2.1 提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作者除了要具備一定的文化知識(shí)跟檔案管理的相關(guān)能力，還要能夠?qū)λ趩挝坏膶?shí)際工作情況有一定的掌握，對信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也要有一定的學(xué)習(xí)，這樣才能將電子檔案館里的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，為所在單位提供更加及時(shí)有效的信息，因此提高檔案管理人員的素質(zhì)，能夠?qū)n案信息建設(shè)各個(gè)方面產(chǎn)生不可估量影響。第一，在專業(yè)素質(zhì)方面，要加強(qiáng)管理人員對于信息技術(shù)的掌握，加強(qiáng)工作能力以及綜合文化素質(zhì)反面的培訓(xùn)，為單位提供更加優(yōu)秀的檔案管理工作者。第二、要提高對檔案管理工作的重視，明白其重要性。與此同時(shí)，要對相關(guān)人員的專業(yè)能里定期進(jìn)行考核，為此可以嘗試建立對員工的評價(jià)系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)的管理，有針對性的對員工進(jìn)行培養(yǎng)，不足他們的不足之處。另外，還可以通過引進(jìn)專業(yè)人才來進(jìn)行檔案管理工作，或者通過短期聘用，讓其傳授本單位工作人員相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。這些都是促進(jìn)檔案管理工作的有效方式。

2.2 加快檔案管理的硬件建設(shè)

除了對人才的要求，也應(yīng)當(dāng)對醫(yī)院的相關(guān)檔案管理設(shè)施進(jìn)行定期的升級(jí)。為更加安全有效的運(yùn)用電子檔案管理，還需要醫(yī)院能夠建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，使各部門之間的文件關(guān)聯(lián)起來，在使資料利用率提高的同時(shí)，保證了資料的安全，也是文件的儲(chǔ)存更加方便。硬件設(shè)施性能穩(wěn)定，能夠有效減少來自外界的破壞，從而維護(hù)文件的完整性，提高文件管理效率，保證信息安全。因此，有必要加強(qiáng)硬件建設(shè)，加大資金投入，將高水平的計(jì)算機(jī)技術(shù)滲透到文件管理工作中，充分利用電子存儲(chǔ)、信息輸入，發(fā)揮電子存儲(chǔ)的重要性。

2.3 完善醫(yī)療單位檔案管理的應(yīng)用軟件開發(fā)工作

除了硬件設(shè)施，軟件建設(shè)同樣重要。開發(fā)能夠適應(yīng)檔案管理的復(fù)雜應(yīng)用程序，如同靈魂對于人類一樣重要。良好的應(yīng)用軟件不僅可以提高醫(yī)療單位的信息化水平，而且可以大大提高工作效率。，隨著信息技術(shù)的發(fā)展越來越快，選擇合適的軟件來滿足醫(yī)院的檔案管理需求，使之與硬件同步建設(shè)顯得尤為重要。

2.4 制定符合醫(yī)療單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃

為促進(jìn)檔案電子化的積極有效開展，相關(guān)代為及工作人員應(yīng)重視檔案信息系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，以此為宗旨制定檔案信息管理總體方案。充分考慮醫(yī)療單位的實(shí)際發(fā)展需求，努力構(gòu)建符合經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求的網(wǎng)絡(luò)管理模式。

2.5 完善檔案管理制度

只有建立明確的檔案管理制度，醫(yī)療事業(yè)單位的檔案管理才能規(guī)范化、科學(xué)化。建立一個(gè)檔案管理系統(tǒng)的必要性，可以從兩個(gè)反面講，一方面，有必要澄清檔案工作的管理流程，確保單位的人事檔案可以完全歸檔，重要會(huì)議和活動(dòng)等有價(jià)值性的資料都能及時(shí)歸檔;另一方面，要建立明確的檔案管理考核制度。定期考核相關(guān)人員，確保及時(shí)發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)管理工作中的不足，推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)單位檔案管理改革的有效實(shí)施。

3? 醫(yī)療檔案信息化管理的優(yōu)勢

3.1 檔案存儲(chǔ)環(huán)境方面的優(yōu)勢

在檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代信息化管理技術(shù)，可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建立電子文件。通過電子錄入的方法，大大提高檔案信息管理的效率，這就進(jìn)一步提高了檔案內(nèi)容的完整性，從根本上改變了檔案信息管理方法和手段。另一方面，可以使用電子磁盤存儲(chǔ)檔案，這樣既節(jié)省了文件存儲(chǔ)空間，并且易于保存和管理。此外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對文件存儲(chǔ)環(huán)境的要求越來越低，信息化帶來的變革使紙質(zhì)管理的弊端日趨明顯。

3.2 檔案在使用和查詢方面的優(yōu)勢

推進(jìn)醫(yī)療事業(yè)單位檔案信息管理具有很大的優(yōu)勢和意義。對于醫(yī)療事業(yè)單位，檔案管理是非常重要的一個(gè)組成部分，怎樣科學(xué)合理的使用電子檔案管理方法，是提高檔案管理效率的關(guān)鍵，也是目前需要盡快解決的事，這關(guān)系到醫(yī)療事業(yè)單位整體的工作效率以及工作成果。在對醫(yī)院的檔案實(shí)施電子化管理之后，可以將其按照內(nèi)容進(jìn)行合理的分類，建立數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)，這樣能都跟加便捷的找到所需要的醫(yī)療信息，這種方式與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案手動(dòng)查閱的方式相比具有顯著的優(yōu)點(diǎn)。

3.3 有助于資源共享

醫(yī)療事業(yè)單位對檔案實(shí)行電子化管理的另一個(gè)關(guān)鍵目的便是實(shí)現(xiàn)資源的有效共享，從而擴(kuò)大醫(yī)療資源的適用范圍提高利用率。同時(shí)，文檔電子化帶來的便利還表現(xiàn)在信息的傳遞跟流動(dòng)方面，不同部門之間對檔案的傳遞閱覽更加的方便，甚至是在與其他醫(yī)療單位進(jìn)行交流學(xué)習(xí)是也能夠成為一大助力。滿足同領(lǐng)域不同部門甚至不同地區(qū)的醫(yī)務(wù)工作人員及時(shí)交流的渴望。

3.4 改善了管理模式

以前我們一直使用的通過紙張記錄的檔案管理方式不僅記錄過程繁瑣，而且還會(huì)浪費(fèi)大量的空間儲(chǔ)存。同時(shí)，對紙張存放的條件也有一定的要求，比如他會(huì)受到儲(chǔ)存地點(diǎn)溫度、濕度等環(huán)境因素的影響。造成管理成本高、效率低。信息化的醫(yī)療檔案管理方法可以很好地解決檔案的存儲(chǔ)空間和存儲(chǔ)成本問題，同時(shí)解決了傳統(tǒng)檔案管理中紙張老化、手續(xù)復(fù)雜的問題，明顯地提高了檔案的效率。

4? 結(jié)語

隨著信息社會(huì)的發(fā)展，加快醫(yī)療機(jī)構(gòu)現(xiàn)代化建設(shè)勢在必行。醫(yī)院管理人員和工作人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要性。要立足大局，面向未來，全力支持電子檔案工作的發(fā)展和實(shí)施;建立健全電子檔案管理制度和工作制度;投資改進(jìn)配套設(shè)備和培養(yǎng)檔案專業(yè)人員;充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，為廣大患者和團(tuán)隊(duì)服務(wù)。促進(jìn)醫(yī)院全面協(xié)調(diào)發(fā)展。

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