重視電大檔案管理工作 努力提高檔案管理水平

王旭靜

摘 要：單位檔案，是記錄其發展過程的重要依據，便于日后相關資料的查找。對于電大檔案來說，也同樣如此。本文詳細的分析了電大檔案的重要性，并提出提高檔案管理與服務水平的對策與建議，以期指導于具體的實際工作。

關鍵詞：電大 檔案 管理 重要性 對策

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）12-00-01

一、做好電大檔案管理工作的重要性

1.電大檔案管理工作能夠推動“科教興國”的進程

隨著“科教興國”戰略的提出，電大在近些年來不斷的發展起來。電大的檔案是記錄其發展過程和發展成功的重要載體，有著重要的作用，利于今后相關檔案信息與資料的查找。從全國范圍來看，電大在各個省市都有設置，教育資源分布較為廣泛，其具有配備有教學經驗較為豐富的教師隊伍及現代化的電教設備，成為推進“科教興國”進程的基礎條件。值得一提的是，電大檔案管理工作，涉及到多方面的內容，包含電大的具體課程設置、師資隊伍水平、多媒體影像資料等，其為電大的進一步發展提供了重要的借鑒資源，這也是實現“科教興國”戰略的有力支撐，有著重要的價值意義。

2.電大檔案管理工作是評估檢查的重要基礎

在檔案中記載的關于電大發展過程中的資料，對于今后電大改革的決策與管理工作提供了重要的依據，其檔案資料是最為真實的歷史記錄。舉例來說，在教學檔案方面，記錄的是具體的教學實踐和教學內容，并以文字、影像等資料進行保存，其是今后教學改革辦法制定的重要依據，能夠為相關的教師提供較為豐富的教學經驗。可見，電大各項檔案工作做的如何，將直接影響學校各方面的發展。特別是在教學評估方面，電大檔案是其衡量標準的重要指標，有著基礎性數據的作用。

二、提高電大檔案管理工作質量的有效對策

1.建立健全系統化的管理機制

眾所周知，電大與一般學校有著同樣的教育功能，同時其在為社會發展培養與提供復合型、實用性人才方面，有著不可替代的作用。總體來說，電大的建校時間不長，在檔案建設方面的重視力度不夠，在一定程度上影響了整體的檔案建設工作。為了使得電大的檔案管理工作做實做好，首先應當根據新時期的實際需要，建立健全相關的檔案管理機制，使得各項工作有章可循，進而做到進一步規范。具體來說，在“統一領導、分級管理”下，應當在招生計劃、專業設置、課程安排等方面分別制定具有針對性的檔案管理機制，以及制定統一的文書處理制度、歸檔范圍、歸檔類目以及檔案利用、服務等一系列可操作性的規范化管理制度。通過相關機制和制度的制定，使得檔案管理工作更加規范，相關的檔案信息系統更加完善，并且能夠真正的發揮電大檔案的作用。與此同時，在做好本單位檔案管理的同時，還需要加強上下級的聯系，將相關的檔案資料進行歸檔，并報上一級備案。這樣，相關的檔案資料與信息匯總到上一級管理單位，其可以得到上級部門的指導；同時，上一級部門也可以根據所獲得的檔案信息與資料，進行更為科學、合理的統籌，最終最大限度的實現檔案資料的價值。

2.增強電大檔案管理水平

一般來說，檔案管理工作是各項工作的重要基礎，為其今后的發展提供基礎性的參考數據。鑒于此，在電大的檔案管理工作方面，應當重視其管理水平的提升。首先，針對當前管理方法各異、歸檔不規范、保管期限不夠明確等問題，應當制定出科學、合理的工作辦法，努力做到檔案管理有序進行，相關操作進一步規范。其次，在電大學校層面，應當重視檔案管理工作，建立多功能綜合檔案室。針對當前在學校范圍內存在著檔案多頭管理的現象，建立統一的綜合檔案部門。同時，確保綜合檔案室建立的資金落實以及增加相關的硬件設備，將多種載體的檔案資料進行統一的管理。再次，針對檔案管理工作的特殊性，還要配置專門化的基礎設施，如防光、防潮、防霉的設備，并逐步增添去濕等現代化檔案基礎設施。可見，通過在各方面加強電大檔案管理水平的提高，加速了現代化檔案管理的進度，能夠促進電大檔案管理水平的快速提升，進而推動電大學校各個方面的發展。

3.擴大電大檔案管理與服務領域

電大，是隨著社會和經濟發展而來的一種新型學校。其是通過廣播、電視和文字、音像教材等媒體進行遠程教學的創新式的高等學校。在其檔案管理與服務工作方面，也應當打破原有的、傳統模式的束縛，不斷擴大服務領域，進一步優化服務方式與方法，積極探索電大檔案管理與服務工作的新路徑。值得一提的是，電大的檔案管理與服務工作方面，還應當體現德育教育功能，在建檔方面加大力氣。舉例來說，可以建立校史室，通過記錄電大學校初建時的困難以及發展到今日的優秀成績，表明電大工作者的艱苦奮斗精神等。可見，電大檔案管理與服務領域的拓展，對于學校各方面事業的發展，都有著重要的作用。

4.加強電大檔案管理隊伍建設

毫無疑問，檔案管理隊伍水平的高低對于整體的檔案管理質量來說，有種重要的作用。鑒于此，電大學校應當重視檔案管理隊伍的建設工作。在管理領導方面，應當統一認識，重視檔案管理，增強檔案工作的責任意識。同時，還要成立各級部門的檔案領導小組，進行人員的合理分配。在日常的工作安排中，應當定期為檔案管理人員提供參加培訓的機會，增強他們的業務能力與水平，特別是要加強相關人員的計算機信息處理能力。另外，還可以組織檔案管理人員到其他檔案管理工作做得突出的單位走訪與觀摩，學習先進單位的優秀管理方法與手段，不斷提升現代化管理水平。值得注意的是，從電大學校角度來說，還應當增強相關檔案管理人員的責任意識與服務意識，培養其具有開拓進取的創新精神，促進電大檔案事業的發展，進而促進學校各個方面的發展。

三、結語

綜上所述，電大的檔案管理工作有著重要的作用，是推動“科教興國”戰略的有力支撐，更是教學評估的重要基礎。無論從電大學校角度來說，還是從相關工作者來說，應當不斷建立健全系統化的管理機制，增強電大檔案管理水平，擴大電大檔案管理與服務領域以及加強電大檔案管理隊伍建設。只有各方面通力合作，才能把電大檔案管理工作做實做好，為電大整體的發展提供堅實的基礎。

參考文獻

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