新媒體環(huán)境下提高教務(wù)秘書工作效率的思考

吳菲非

摘 要 教務(wù)管理工作是高校教學(xué)管理的核心，教務(wù)秘書在教學(xué)管理工作中起到了很大的作用，是高校教學(xué)管理工作的主要執(zhí)行者之一。因此，各本科院校要實現(xiàn)提高教學(xué)質(zhì)量、加強教學(xué)管理的目標(biāo)，必須要充分發(fā)揮教務(wù)秘書在教學(xué)管理中的作用。如何在新媒體環(huán)境下創(chuàng)新高校教學(xué)管理工作、如何將新媒體的應(yīng)用有機地結(jié)合到教務(wù)秘書的日常工作中等問題。筆者結(jié)合自己的工作情況和認(rèn)識，對提高工作效率的策略提出了想法和建議。

關(guān)鍵詞 新媒體 教務(wù)秘書 教學(xué)管理 工作效率

中圖分類號：G451.8 文獻標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.12.010

Abstract Educational administration is the core of teaching management in colleges and universities. Educational secretary plays a great role in teaching management. It is one of the main executors of teaching management in colleges and universities. Therefore， in order to improve the teaching quality and strengthen the goal of teaching management， it is necessary to give full play to the role of the educational secretaries in the teaching management. How to innovate the teaching management in the new media environment and how to combine the application of new media to the daily work of the educational secretaries. I put forward some ideas and suggestions on the strategy of improving the efficiency of work in the light of my own work situation and understanding.

Keywords new media； educational secretaries； teaching management； work efficiency

1 教務(wù)秘書的作用和工作內(nèi)容

本科教學(xué)工作是高校教學(xué)活動的重點，而教務(wù)管理工作又是高校教學(xué)工作的核心。[1]學(xué)院教務(wù)秘書是學(xué)校教務(wù)部（處）與學(xué)院、學(xué)院與各教研室及廣大師生之間溝通的橋梁，是學(xué)院教學(xué)院長管理理念的直接執(zhí)行者，是學(xué)院教務(wù)工作的具體安排者、實施者和管理者，對保障教學(xué)工作的順利開展和運行具有非常重要的作用。

教務(wù)秘書的工作內(nèi)容涵蓋了教學(xué)工作的方方面面，主要如下：

（1）課務(wù)安排及管理：教學(xué)計劃的入庫，每學(xué)期教學(xué)任務(wù)的安排與落實，教材的征訂和學(xué)生選課指導(dǎo)。

（2）考試安排及管理：組織安排每學(xué)期的補緩考、期中考試和期末考試，包括考試時間、地點、監(jiān)考和巡考安排，試卷的匯總送印，學(xué)生免考、緩考、棄考手續(xù)的指導(dǎo)與辦理；此外，配合學(xué)校完成各類等級考試的報名、監(jiān)考工作。

（3）成績管理：補緩考、期中考試和期末考試成績錄入及成績單回收確認(rèn)，試卷及相關(guān)成績材料的回收、裝訂及保存。

（4）學(xué)籍管理：新生學(xué)籍信息的采集與核對，學(xué)生證的發(fā)放與注冊，學(xué)生保留入學(xué)資格、休/復(fù)學(xué)、退學(xué)、延長學(xué)年等學(xué)籍異動手續(xù)的指導(dǎo)與辦理。

（5）學(xué)歷學(xué)位管理：畢業(yè)生的畢業(yè)學(xué)位預(yù)審、初審、終審及審核結(jié)果的上報，結(jié)業(yè)證書、證書畢業(yè)和學(xué)位證書的領(lǐng)取與發(fā)放。

（6）畢業(yè)論文管理：畢業(yè)論文系統(tǒng)和畢業(yè)論文抄襲檢測系統(tǒng)的維護與管理，畢業(yè)論文進度的監(jiān)控，優(yōu)秀畢業(yè)論文的上報，畢業(yè)論文材料的整理與歸檔。

（7）教學(xué)質(zhì)量檢查：制定檢查計劃，下達(dá)檢查任務(wù)，組織召開師生座談會，上報檢查結(jié)果和總結(jié)。

（8）教學(xué)質(zhì)量評價與反饋：教學(xué)互動與評價系統(tǒng)的管理與維護，組織師生做好教學(xué)質(zhì)量測評工作，及時反饋測評結(jié)果并督促整改。

（9）教學(xué)項目申報與管理：教學(xué)相關(guān)的各類項目，如教改項目、教學(xué)成果獎的申報、遴選、中期檢查、驗收及管理工作等。

（10）年度教師教學(xué)工作量的計算與考核，以及其他日常教務(wù)管理工作。

2 新媒體對教務(wù)管理工作的影響

相對于紙報、雜志、廣播、電視等傳統(tǒng)媒體而言，新媒體利用數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的方式向受眾提供交互式信息，具有互動性、個性化、快速性和豐富性四大優(yōu)勢和特點。新媒體的產(chǎn)生和普及極大地沖擊著、改變著高校教學(xué)管理工作的模式和內(nèi)容，對教務(wù)秘書的工作產(chǎn)生了巨大的影響。

一方面，新媒體大大加快了信息的傳播速度、豐富了信息的傳播形式，使得教學(xué)信息的傳遞更加快捷化，信息的時效性得以保證。同時，新媒體催生了一系列教學(xué)管理系統(tǒng)，如網(wǎng)上選課系統(tǒng)、排課系統(tǒng)、考試管理系統(tǒng)、成績錄入系統(tǒng)、畢業(yè)論文管理系統(tǒng)、畢業(yè)審核系統(tǒng)等，使教學(xué)管理更加規(guī)范化。但另一方面，新媒體大大增加了信息傳播者和接受者之間的接觸面和互動性，也促使接受者的個性化需求能夠得以滿足和實現(xiàn)。隨著E-mail、QQ、微信等現(xiàn)代化信息交流工具的普及，教務(wù)秘書的直接服務(wù)對象出現(xiàn)十倍、百倍地增加，由原來的主要面向各系室主任、各學(xué)習(xí)委員擴大為直接面向全體師生，使得系室、班主任和學(xué)習(xí)委員的功能逐漸弱化，教務(wù)秘書的工作在一定程度上被束縛。endprint

3 提高工作效率的舉措

3.1 人性化管理、多元化溝通，拒絕“保姆式”服務(wù)

高校教務(wù)管理的對象是教師和學(xué)生，歸根到底是對“人”的管理。高校的人文環(huán)境及特點決定了教務(wù)管理必須堅持以“人”為本的理念，即以“師生為本”。人是有感情和主觀能動性的，高校教務(wù)管理者應(yīng)采用人性化管理模式，以溝通作為主要橋梁和手段，充分調(diào)動被管理者的積極性、主動性和創(chuàng)造性，從而提高其學(xué)習(xí)或工作效率，達(dá)到教務(wù)管理的目的和效果。[2]

新媒體環(huán)境下，教務(wù)管理者與被管理者之間的溝通方式發(fā)生了本質(zhì)變化，從傳統(tǒng)的書面通知、口口相傳、電話、短信發(fā)展為以網(wǎng)絡(luò)溝通為主的新型溝通方式交流，Email、QQ、微信等網(wǎng)絡(luò)工具正成為傳遞教學(xué)信息和溝通交流的主要方式。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)溝通方式為主，傳統(tǒng)溝通方式為輔的多元化溝通模式確保了教學(xué)信息和任務(wù)能在第一時間有效傳達(dá)。

但是，由于現(xiàn)階段獨生子女在學(xué)生中的比例較高，成長環(huán)境使得學(xué)生習(xí)慣于被呵護和照顧，在一定程度上比較以自我為中心，缺乏主觀能動性。在此特殊背景下，由于新媒體方便了溝通，使得每個學(xué)生能夠與教務(wù)管理者進行點對點的實時溝通，這樣多元化的溝通在特定時段上占用了教務(wù)管理者很多時間。以作者本人為例，作為一個二級學(xué)院的一線教務(wù)秘書，作者加入了十幾個大大小小的QQ群，如各年級群、班級群、學(xué)習(xí)委員群、延長學(xué)年學(xué)生群、班主任群、學(xué)風(fēng)建設(shè)督察崗群等，新信息每天從早到晚在閃爍，尤其是碰到選課等非常時期，更是炸開了鍋。遇到同樣的問題，學(xué)生并不在年級或班級群中集中反饋和咨詢，而是分別單獨咨詢教務(wù)秘書，重復(fù)解答大大降低了工作效率；已經(jīng)發(fā)過的通知和信息學(xué)生不及時關(guān)注和解讀，依賴于管理者的提醒和指導(dǎo)；網(wǎng)絡(luò)溝通方式使得學(xué)生的時間觀念越來越淡薄，也使得管理者的工作時間無限延長。這種保姆式的服務(wù)導(dǎo)致學(xué)生自主獲取信息、解讀信息和解決問題的意識和能力大大下降，坐等被通知、被提醒和被指導(dǎo)，缺乏主觀能動性。面對上述“保姆式”服務(wù)，作者認(rèn)為一線教務(wù)管理者應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況進行改變和糾正，一方面是為學(xué)生負(fù)責(zé)，培養(yǎng)其獨立性，另一方面也是為本身的工作負(fù)責(zé)，減少重復(fù)勞動，提高效率。

3.2 有效發(fā)揮系室、班主任和學(xué)習(xí)委員的功能

在傳統(tǒng)的教務(wù)管理模式中，各系室主任、班主任和學(xué)習(xí)委員是信息傳遞的重要媒介和中間渠道。隨著新媒體的產(chǎn)生和發(fā)展，教務(wù)管理者可以通過網(wǎng)絡(luò)溝通方式直接面向廣大師生，使得信息傳遞對這一中間渠道的依賴性逐漸降低，中間渠道在信息傳播中的參與度逐漸降低，在一定程度上阻礙了其功能的有效發(fā)揮。因而，作者認(rèn)為，在新媒體環(huán)境下要提高教務(wù)管理工作效率，依然要注重這一中間渠道力量的發(fā)揮。在工作過程中，教務(wù)管理者要根據(jù)輕重緩急，針對不同的通知和信息采用不同的有效傳遞方式。對于常規(guī)的通知和信息，不必面向師生全體發(fā)布，通過各系室主任、班主任和學(xué)習(xí)委員傳遞即可；對于特別重要的或突發(fā)信息，為及時有效傳遞，可以面向全體發(fā)布，并且通過各系室主任、班主任和學(xué)習(xí)委員這一中間渠道保障提醒。其次，要重點維護、更新好系室主任、班主任和學(xué)習(xí)委員QQ群、短信平臺、E-mail等的相關(guān)信息，并增進與他們的溝通和交流，及時獲取反饋信息。

對于流動性較大的學(xué)習(xí)委員群體，可以實施學(xué)委例會制度，每月初召開一次例會，通知本月常規(guī)工作和重要事項，并且就這些工作中可能產(chǎn)生的問題提前進行說明，以便減少學(xué)生的疑惑和后期的咨詢。可以推行學(xué)委小課堂，通過提前培訓(xùn)使得學(xué)委成為教務(wù)管理者的小助手，利用班會等契機給班級學(xué)生講解在選課、成績梳理、畢業(yè)申請等重要環(huán)節(jié)中的重點和注意點，普及相關(guān)信息。同時，還可以實施學(xué)委值班制度，作者所在的學(xué)院有五個專業(yè)，每專業(yè)每年級一個班，四個年級共20個學(xué)委，工作日每半天安排一位學(xué)委值班，根據(jù)各班學(xué)習(xí)委員的選課情況制定值班表，每位學(xué)委每月值班兩次，值班過程中可以協(xié)助教務(wù)秘書完成一些力所能及的事，如聯(lián)系學(xué)生、整理資料等，提高教務(wù)管理工作的效率，同時也可以增進溝通，及時了解學(xué)生的需求、疑惑、意見和建議。學(xué)委的值班時間還可以折算成他們的志愿工作時長，作為獎學(xué)金評比、評選年度優(yōu)秀學(xué)委的參考。

3.3 教務(wù)秘書自身堅持學(xué)習(xí)，進一步提高工作技能

隨著新媒體的產(chǎn)生和應(yīng)用，教務(wù)秘書的工作內(nèi)容和方式都發(fā)生著變革，教務(wù)管理更加系統(tǒng)化和信息化，中外合作辦學(xué)、網(wǎng)絡(luò)課程、在線課程等新的辦學(xué)形式和授課方式也更加普遍，這對教務(wù)秘書的工作也提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

教務(wù)秘書要能夠?qū)W習(xí)并熟練掌握和運用辦公自動化軟件，進行文字編輯、數(shù)據(jù)處理、系統(tǒng)管理和維護，更好地安排教學(xué)工作、收集教學(xué)數(shù)據(jù)、整理存檔教學(xué)資料，提高工作效率和工作質(zhì)量。教務(wù)秘書應(yīng)不斷加強英語學(xué)習(xí)，提高英語讀寫和口語交流能力，適應(yīng)中外合作辦學(xué)和國際化交流的需要。作者所在學(xué)院與英國曼徹斯特大學(xué)有合作辦學(xué)項目，有長期外教常駐學(xué)院進行教學(xué)，也有短期客座外教前來進行短期授課；同時，學(xué)院每年還有幾十位同學(xué)參加國家留學(xué)基金委優(yōu)秀本科生交流項目、英國曼徹斯特大學(xué) “2+2”交流項目以及各類暑期短期交流項目等。在這些涉外的教學(xué)事務(wù)中，良好的英語能力是溝通協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)和保障。此外，教務(wù)秘書還應(yīng)擺正心態(tài)，學(xué)會溝通，不斷提高自身修養(yǎng)。教務(wù)管理工作是一項非常繁瑣的工作，服務(wù)對象廣、工作任務(wù)大、工作細(xì)節(jié)多，需要認(rèn)真細(xì)致、謹(jǐn)小慎微，需要有很強的責(zé)任心和很好的耐心，需要學(xué)會傾聽、學(xué)會交流，也要定期總結(jié)、適時反省和探索思考。只有持續(xù)學(xué)習(xí)，不斷自我充電和自我完善，教務(wù)秘書才能不斷提高工作技能，更好地適應(yīng)新媒體下的新要求。

參考文獻

[1] 趙輝，朱慧，武珍英.信息技術(shù)條件下高校教務(wù)管理規(guī)范化建設(shè)研究[J].科教文匯（上旬刊），2011（5）：181-183.

[2] 顧雪萌.關(guān)于學(xué)校教務(wù)管理工作的思考[J].新校園（上旬），2016（10）：60.endprint