新形勢下強(qiáng)化流動(dòng)人員人事檔案管理研究

包玉鶴

摘 要：人事檔案是中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。在市場經(jīng)濟(jì)與人事制度改革逐漸深入的情況下，人員流動(dòng)越來越頻繁，能夠有效推動(dòng)社會(huì)發(fā)展，但流動(dòng)人員的人事檔案管理問題也越來越突出。本文主要分析了當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀和存在的主要問題，并提出了加強(qiáng)檔案管理的具體策略，希望為相關(guān)研究提供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢；流動(dòng)人員；人事檔案

1 流動(dòng)人員人事檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案發(fā)展的前提條件。通知明確規(guī)定要不斷改進(jìn)檔案的保管方法和保管技術(shù)，提高流動(dòng)人員人事檔案庫房的安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，建立健全人防、物防、技防“三位一體”的安全防范體系。然而，大部分人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理硬件條件還相對(duì)落后，甚至都沒有設(shè)置專門的館員辦公室、閱檔室和檔案庫房，還有一些人才服務(wù)機(jī)構(gòu)沒有為檔案庫房配備防盜門窗，也沒有使用去濕機(jī)等硬件設(shè)備。同時(shí)，還有一些人才服務(wù)機(jī)構(gòu)雖然應(yīng)用了現(xiàn)代化的管理方式，但是僅僅建立了數(shù)據(jù)庫，主要用于輔助錄入檔案材料目錄。

1.2 檔案管理缺乏規(guī)范性

人事檔案是一個(gè)人人生經(jīng)歷的縮影。檔案材料包括了人員身份、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、人事關(guān)系等最原始、最真實(shí)、最具參考性的證明材料。目前，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在管理流動(dòng)人員檔案管理時(shí)，還存在很多不規(guī)范的地方。一是檔案材料收集被動(dòng)。由于流動(dòng)人員不太了解人事檔案的內(nèi)容，因此也并不清楚需要將哪些材料存放到人事檔案中，從而導(dǎo)致人事檔案無法做到“觀其卷，知其人”。二是在進(jìn)行檔案歸檔管理的時(shí)候，多數(shù)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)主要使用傳統(tǒng)手工操作的方式進(jìn)行分類管理，導(dǎo)致人才檔案無法滿足社會(huì)信息需求。三是檔案材料提供不規(guī)范。由于政策信息不對(duì)稱，流動(dòng)人員會(huì)將大部分的復(fù)印件或書寫的材料移交到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行存檔，從而導(dǎo)致很多人事檔案在材料收集上就不規(guī)范。

1.3 部分檔案管理工作人員素質(zhì)低

檔案管理人員的素質(zhì)高低會(huì)直接影響人事檔案管理的質(zhì)量。目前，對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案管理還沒有形成全國統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，而檔案管理從業(yè)人員的素質(zhì)也參差不齊，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，很多人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作人員都是兼職，缺少檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，從而不能很好地進(jìn)行檔案管理。其次，由于沒有全國性的權(quán)威性部門對(duì)檔案管理從業(yè)人員進(jìn)行知識(shí)更新和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)于從業(yè)人員專業(yè)認(rèn)可度仍停留在傳統(tǒng)的評(píng)定模式上，導(dǎo)致檔案管理人員不能跟上時(shí)代的潮流，從而在工作中也不能很好地操作一些現(xiàn)代化的檔案管理

設(shè)備。

1.4 檔案轉(zhuǎn)遞不完善，人檔分離嚴(yán)重

流動(dòng)人員的本質(zhì)特點(diǎn)決定了檔案傳遞工作在流動(dòng)人員人事檔案管理中的重要地位?！读鲃?dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中明確指出，流動(dòng)人員人事檔案在轉(zhuǎn)遞時(shí)必須完整齊全，應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿?，不得郵寄或交流動(dòng)人員本人自帶。目前，流動(dòng)人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞很不完善，移交不及時(shí)，甚至出現(xiàn)不移交等現(xiàn)象。一些單位在轉(zhuǎn)移時(shí)不按規(guī)定采用機(jī)要信件及郵政的方式，隨意選擇快遞公司投遞檔案，或者交由個(gè)人代為移交，導(dǎo)致檔案的缺損、涂改和遺失。在現(xiàn)實(shí)的檔案管理工作中，流動(dòng)人員的檔案因?yàn)闆]有履行正規(guī)的轉(zhuǎn)遞手續(xù)而出現(xiàn)“死檔、黑檔”等人檔分離的情況時(shí)有發(fā)生。

2 新形勢下強(qiáng)化流動(dòng)人員人事檔案管理的對(duì)策

2.1 做好檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化人才隊(duì)伍建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案管理實(shí)踐的主要內(nèi)容，各級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門需要加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度，同時(shí)加強(qiáng)政策扶持，保障流動(dòng)人員人事檔案存放的安全性和完整性。在進(jìn)行檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時(shí)，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要在參考國家檔案的相關(guān)規(guī)定和要求的前提下，根據(jù)自身情況提升檔案室的硬件水平。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)也是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要方面，管理部門需要根據(jù)流動(dòng)人員的特點(diǎn)，開發(fā)適合流動(dòng)人員人事檔案管理的軟件，逐漸實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案動(dòng)態(tài)化管理。此外，在優(yōu)化檔案管理工作的時(shí)候，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)也要不斷提升工作人員的綜合素養(yǎng)，對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，從而培養(yǎng)一支專業(yè)化的人才隊(duì)伍。

2.2 建立流動(dòng)人員人事檔案的信息化管理模式

首先，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案管理的過程中，可以使用計(jì)算機(jī)和掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行檔案資料微機(jī)輸入整理，并借助相關(guān)技術(shù)，將文字、圖片、聲音和影像資料轉(zhuǎn)化為信息資源。其次，為促進(jìn)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)使用局域網(wǎng)和黨政網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)人事檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)。最后，在人事檔案專用數(shù)據(jù)庫建設(shè)完成的時(shí)候，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)還需要建設(shè)專門的網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)站，使人事檔案信息異地查詢和人才流動(dòng)管理等工作成為現(xiàn)實(shí)。

2.3 規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理

首先，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)工作人員在管理流動(dòng)人員人事檔案的時(shí)候，需要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的檔案管理制度，從而為流動(dòng)人員的人事檔案轉(zhuǎn)遞工作提供切實(shí)的保障。其次，在進(jìn)行人事檔案傳遞的時(shí)候，工作人員需要在人員檔案的基本信息核對(duì)處理無誤后在進(jìn)行傳遞。最后，做事從源頭抓起，把好關(guān)。在接收檔案的時(shí)候，工作人員要對(duì)每份檔案、每份材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，發(fā)現(xiàn)重要缺失材料后要及時(shí)追根溯源，并要求檔案轉(zhuǎn)遞部門或檔案所屬人及時(shí)補(bǔ)充，力爭確保檔案的完整性。

2.4 做好檔案收集整理工作，確保檔案真實(shí)完整

要確保流動(dòng)人員檔案的真實(shí)性，首先須建立健全人事檔案收集環(huán)節(jié)的管理制度。流動(dòng)人員在與用人單位簽訂勞動(dòng)合同時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案的收集、保存、轉(zhuǎn)遞等工作作出約定，以契約的形式在法律的層面上明確勞資雙方的責(zé)任和義務(wù)。完善流動(dòng)人員人事檔案的收集網(wǎng)絡(luò)，可采用定時(shí)收集、跟蹤收集、補(bǔ)充收集等多種形式和方法。其次，改變以往被動(dòng)的收集保管方式。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)與用人單位之間的動(dòng)態(tài)聯(lián)系，以單位集體的名義存放流動(dòng)人員的人事檔案。流動(dòng)人員的工資晉升材料、年度考核材料、學(xué)歷晉升材料、獎(jiǎng)懲材料等先由單位完成，正式材料形成之后一定期限內(nèi)交由人才服務(wù)中心，人才服務(wù)中心根據(jù)檔案管理的規(guī)定和要求進(jìn)行整理和審核。

2.5 重視檔案利用，大力開發(fā)人才資源

流動(dòng)人員人事檔案管理工作應(yīng)在這方面有所作為，一方面充分利用檔案信息，為人才的合理配置提供有利保證，如全國人才流動(dòng)服務(wù)中心創(chuàng)建的中新人才報(bào)價(jià)系統(tǒng)等，為人才通過市場機(jī)制合理配置走出一條新路子；另一方面提高科學(xué)管理水平，建立流動(dòng)人員基本信息數(shù)據(jù)庫，借助高速信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)無紙化、信息化管理。

3 結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展也帶來了流動(dòng)人員的不斷增多，流動(dòng)人員的人事檔案管理開始引起社會(huì)的廣泛關(guān)注。加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)是推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案發(fā)展的關(guān)鍵。立足現(xiàn)實(shí)，著眼未來，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制；積極開發(fā)檔案信息資源，加強(qiáng)流動(dòng)人員的人事檔案管理工作，為人才流動(dòng)提供更方便、快捷的

服務(wù)。

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