淺談辦公室在新整合科研院所中的溝通與協(xié)調(diào)作用

岳曉

【摘要】新整合單位形式上由原來多個(gè)單位整合為一個(gè)單位，在實(shí)質(zhì)上由舊變新，在這個(gè)推陳出新的過渡期間，辦公室在新整合院所中的溝通與協(xié)調(diào)遇到了諸多新的問題和任務(wù)，在保證穩(wěn)定過渡，適應(yīng)新的發(fā)展的同時(shí)，也需要處理一系列“不管地帶”的問題；一個(gè)工作有思想、有原則、有具體方法的辦公室顯得尤為重要，是保證新整合院所工作能夠順利進(jìn)行的樞紐。

【關(guān)鍵詞】整合；辦公室工作；溝通；協(xié)調(diào)

在科研院所整合期間，辦公室是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的橋梁和紐帶，有效的溝通與協(xié)調(diào)是做好各項(xiàng)工作的前提與基礎(chǔ)，是保證信息及時(shí)準(zhǔn)確有效傳遞的關(guān)鍵，是保障各項(xiàng)工作落到實(shí)處的必要條件。有效溝通與協(xié)調(diào)的過程就是多向反饋、綜合考量、有機(jī)聯(lián)動(dòng)、達(dá)成共識的過程，積極的溝通與協(xié)調(diào)能促進(jìn)上下之間的相互了解，同事之間、各單元、各部門之間的有效配合，從而提高工作效率，避免出了問題無人管、無人問、互相扯皮推諉的狀況，確保各項(xiàng)工作的順利實(shí)施。溝通與協(xié)調(diào)的目的在于各方達(dá)成共識，統(tǒng)一步調(diào)，完成上級和領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)，解決日常工作中出現(xiàn)的各類問題與突發(fā)事件。

一、辦公室溝通與協(xié)調(diào)的原則

（一）辦公室工作要服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)。在新單位成立的特殊時(shí)期，辦公室工作要做到領(lǐng)導(dǎo)未謀有所思，領(lǐng)導(dǎo)未行有所動(dòng)，領(lǐng)導(dǎo)未聞?dòng)兴腥钟^念和大局意識。及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)單位、部門，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好重點(diǎn)突出、層次分明、內(nèi)容完備、可資借鑒的有價(jià)值的資料和信息，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的好參謀、好助手。

（二）辦公室工作要溝通協(xié)調(diào)科研人員。在具體工作的過程中，要想科研人員之所想、急科研人員之所急，既要堅(jiān)持原則又要講究方法，設(shè)身處地為科研人員分憂，這就需要與科研人員保持積極溝通、耐心解釋、有效協(xié)調(diào)，真正做到積極、熱情、主動(dòng)服務(wù)，成為科研人員的知心人，使他們能夠一心一意地投入到科研工作中，高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)、高效率地完成科研工作任務(wù)。

（三）辦公室工作要做好部門與部門的溝通協(xié)調(diào)。辦公室要率先改變那種坐等的被動(dòng)服務(wù)為走出去的主動(dòng)服務(wù)，積極主動(dòng)與各部門做好溝通協(xié)調(diào)，分析所掌握的各類信息，創(chuàng)新工作方法，為存在的問題提出解決的思路與辦法，把問題和矛盾消滅在萌芽狀態(tài)，使辦公室成為各部門的溝通者與協(xié)調(diào)人。使得部門之間樹立起相互信任、相互諒解、相互關(guān)心、相互補(bǔ)位的良好風(fēng)氣，讓辦公室各項(xiàng)工作都能得到其他部門的更多理解和最大支持。

二、辦公室溝通與協(xié)調(diào)的具體表現(xiàn)

辦公室承擔(dān)著參與政務(wù)、管理院務(wù)、搞好服務(wù)的重要職能，在新整合院所期間，溝通與協(xié)調(diào)工作具體有以下幾個(gè)方面：

（一）對上級單位、本單位內(nèi)部以及與外單位的溝通協(xié)調(diào)。整合時(shí)期，辦公室積極與上級單位領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)溝通，及時(shí)上報(bào)整合時(shí)期的各項(xiàng)工作和動(dòng)態(tài)，編纂撰寫本單位《情況簡報(bào)》呈送上級單位和本單位領(lǐng)導(dǎo)，使上下及時(shí)了解整合動(dòng)態(tài)。

在內(nèi)部，積極與科研部門、各管理部門之間溝通協(xié)調(diào)。加強(qiáng)與科技人員的溝通和對改革創(chuàng)新認(rèn)識的引導(dǎo)。辦公室一切工作按照四個(gè)融合（思想融合、科研融合、管理融合、文化融合）的標(biāo)準(zhǔn)來開展，不利于團(tuán)結(jié)的話不說，不利于團(tuán)結(jié)的事不做，使得整合一體的意識深入人心。

溝通協(xié)調(diào)也包括與外單位部門之間的溝通協(xié)調(diào)。辦公室工作從外部看則單位的窗口，在組織重大活動(dòng)或完成重要任務(wù)的過程當(dāng)中往往需要與外單位部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，這就需要做到有理有節(jié)有據(jù)有度，在達(dá)成意向性的結(jié)果前和遇到重大決定時(shí)要及時(shí)請示自己的領(lǐng)導(dǎo)，達(dá)成共識就需通力協(xié)作，完成預(yù)期目標(biāo)與任務(wù)。

（二）收文、發(fā)文、辦事、辦會(huì)的溝通協(xié)調(diào)。1.收文與發(fā)文的溝通協(xié)調(diào)。收悉的文件要及時(shí)與相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，對閱件的文件精神通過溝通及時(shí)傳達(dá)，對辦件進(jìn)行催辦和督辦，促使各類事項(xiàng)有效執(zhí)行。內(nèi)部發(fā)文涉及對文件格式、要素、附件等是否規(guī)范、準(zhǔn)確、完備地審核，發(fā)現(xiàn)問題事先征求相關(guān)部門的意見，對不符合規(guī)范要求的內(nèi)容進(jìn)行必要的改動(dòng)和處理，把問題遏制在發(fā)文之前，同時(shí)做好督辦方面的溝通協(xié)調(diào)，使得文件的精神得到及時(shí)貫徹和有效執(zhí)行。2.辦事方面的溝通協(xié)調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)、會(huì)議決定事項(xiàng)、各種對外的聯(lián)系聯(lián)絡(luò)、接待工作等方面，辦公室都要具體組織相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)、貫徹落實(shí)，確保政令暢通。3.辦會(huì)方面的溝通協(xié)調(diào)。主要指召開會(huì)議，從日程安排、時(shí)間確定、場地選擇、人員分工、會(huì)議通知、資料準(zhǔn)備、新聞報(bào)道等也都需要十分細(xì)致、周密地做好各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通協(xié)調(diào)工作，以確保會(huì)議的順利進(jìn)行，并達(dá)到預(yù)期的目的。

（三）做好與網(wǎng)絡(luò)、新聞媒體的溝通協(xié)調(diào)。新聞媒體有傳播速度快、受眾范圍廣、社會(huì)影響大的特點(diǎn)，新整合科研院所辦公室積極向各大網(wǎng)絡(luò)媒體和新聞媒體推送關(guān)于新整合單位組建進(jìn)展和科研情況，通過這些網(wǎng)絡(luò)與新聞媒體的廣泛宣傳，進(jìn)一步擴(kuò)大本單位的知名度和影響力。

三、做好辦公室溝通與協(xié)調(diào)的思考

辦公室肩負(fù)著保證科研院所內(nèi)外的聯(lián)系暢通和工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要樞紐作用。在院所整合過程中，做好溝通與協(xié)調(diào)工作，才能消除因政策抵觸、利益矛盾、職責(zé)不清、推諉扯皮而引起的內(nèi)耗，提高各項(xiàng)工作的整體效能。

辦公室的溝通協(xié)調(diào)能力也直接影響到研究院和領(lǐng)導(dǎo)在科研人員中的形象和認(rèn)同度。尤其是在科研院所整合期間，溝通與協(xié)調(diào)工作的重要性更加凸顯，要經(jīng)受住考驗(yàn)，只有做好溝通與協(xié)調(diào)工作才能把辦公室建設(shè)成為一個(gè)溝通順暢、協(xié)調(diào)有力、運(yùn)轉(zhuǎn)高效、反饋迅速、規(guī)范有序、管理科學(xué)的辦事機(jī)構(gòu)，為新整合科研院所努力開創(chuàng)各項(xiàng)工作的新局面作好保障。endprint