“互聯網+”時代基層單位檔案信息化建設的思考

趙虹

【摘要】“互聯網+”時代，為檔案管理工作帶來了機遇和挑戰。檔案信息化建設已成為當前檔案工作無法回避的現實。做好檔案信息化建設是做好檔案工作的基礎和前提。本文針對檔案信息化建設的現狀以及應采取的對策做了淺顯的分析和闡述。

【關鍵詞】互聯網+；信息化建設；現狀；對策

“互聯網+”背景下，眾多行業依托互聯網平臺，實現了自身行業的飛速發展。檔案部門也開始探索“互聯網+”檔案的研究與發展。目前，檔案信息化建設已從檔案實體管理逐步轉向數字化信息管理，并將工作重心從實體保管轉向為社會提供服務。這是“互聯網+”時代的需求，是檔案工作與互聯網的融合和創新，給檔案管理模式和檔案資源的利用帶來了新的機遇和挑戰，這是檔案工作當前無法回避的現實。

一、基層單位檔案信息化建設的現狀

（一）檔案信息化建設的觀念相對滯后。在眾多基層單位員工的觀念里，檔案工作是由檔案員和檔案管理部門來完成的，只是簡單的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等工作的簡單循環。而在“互聯網+”時代的檔案管理工作，每個人都是檔案工作的參與者。檔案資源是即時共享的，檔案工作是多元、開放的。但由于觀念的滯后，延緩了檔案信息化建設的進程，阻礙了檔案信息的交流和共享。

（二）檔案信息化建設的軟硬件基礎設施落后。“互聯網+”時代，必須要有網絡軟硬件、相關技術的配套和支持。因此，專業的、標準統一的檔案管理軟件的開發研制，網絡的日常管理與維護也漸漸提到日程上來。這不但需要大量的資金與高端的數字技術，更需要政府的規劃、參與與支持，而基層單位本身是無法完成的。這些軟硬件條件的落后，也制約了基層單位信息化建設的腳步。

（三）檔案信息化建設中的管理人員素質較低。“互聯網+”時代，檔案管理工作不僅需要專業的檔案管理理論知識和經驗，還需要全面的計算機技術、信息技術。但在基層單位，檔案管理人員大多不具備檔案專業背景，通常由其他科室的文員兼職，缺乏理論知識和檔案意識，計算機、網絡技能也不全面，無法有效地發揮互聯網對各類檔案管理的作用，嚴重降低了檔案信息化建設的進程。

（四）檔案信息化建設中的數字化資源缺乏。檔案信息化建設必須以大量的數字化檔案資源為基礎。目前，基層單位的室藏檔案仍以紙質檔案為主，還沒有將室藏傳統檔案有步驟、有計劃地進行數字化。另一方面，對已經數字化的電子文件仍缺乏保存意識。甚至有些基層單位的工作人員，在計算機內存不足的情況下，刪除了已接收的電子文件，而只保存打印的紙質文件。同時，也沒有像收集紙質文件那樣，多途徑獲取電子文件，使大量的數字化文件流失。也就是說，數字化文件的管理并不像紙質文件的管理那樣規范。

二、檔案信息化建設應采取的對策

（一）檔案工作的重新認識和定位。當前檔案工作所面臨的趨勢和挑戰，使其主要工作任務不再是檔案信息的收集、整理和借閱等環節。“互聯網+”時代強調以服務創新為主，以檔案數據的價值開發為導向。大數據的提出讓業界對數據的開發價值有了全新的認識和了解，檔案數據具有普遍性和真實性的特點，是公共信息資源的重要組成部分。通過數據挖掘技術和大數據分析技術，可對政府以及企事業單位的決策和創新等發揮重要的信息支持作用。

（二）調整室藏結構，加快數字檔案建設。檔案信息化建設的生存基礎是數字化的檔案資源。目前，基層單位檔案室保存的檔案以紙質為主，數字檔案信息極為有限。為此，需要大力豐富數字檔案室藏，調整室藏檔案結構，加快傳統載體檔案信息資源數字化進程，擴大數字信息資源總量。另外，拓寬電子文件的多途徑收集工作。例如：在工作中接收的電子文件、各種郵件等，檔案部門要有意識、有步驟地整合、保存，并建立規范化的各管理部門的檔案數據庫群。從而提高基層單位檔案室數字檔案信息資源總量，提供檔案信息資源的廣度和深度。

（三）提高檔案工作者的素質。“互聯網+”時代，在給檔案管理者帶來便利的同時，也對其專業素質和綜合素質提出了更高的要求。由于電子化的檔案管理，使傳統的檔案管理方式受到了挑戰。因此，檔案工作者應不斷加強知識結構更新，在繼續提高檔案專業素養的同時，還要不斷充實計算機技術和網絡信息技術，掌握檔案管理相關的軟件知識，這樣才能成長為“互聯網+”時代下，符合檔案信息化建設工作要求的復合型人才。

（四）統一規劃、統一標準。檔案信息化建設的最終目標，是為了將檔案信息資源充分地整合和開發，實現檔案信息資源的社會共享，為政府、為企事業單位的決策和創新服務，為廣大公民服務。為此，在發展的初期，必須做好統一規劃、統一標準，克服各自為政、百花爭艷的格局，使檔案信息化建設能夠有章可循、有序開展。

“互聯網+”時代，先進的互聯網技術帶動了檔案管理和服務的創新，但在技術上、資源上、理念上仍有許多需要解決的問題和克服的障礙。我相信，在未來“互聯網+”檔案的不斷融合和創新中，檔案工作者都將享受到互聯網帶給我們更大的便利和發展！

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