“互聯網+”時代科研經費管理流程優化

郭娟

【摘 要】 科學研究是高校重要的職責使命，科研經費管理是高校提高科研能力的重要保障。長期以來，科研經費管理流程的諸多問題一直困擾著高校，對科研經費管理流程進行優化十分必要。在“互聯網+”時代背景下，文章以科研經費“全生命周期管理”為主線對科研經費的入款、報銷、審計及信息公開等流程進行梳理和分析，對科研經費管理流程進行優化，實現科研經費管理信息系統的交互和整合，以期推動科研經費管理的規范化、精細化、科學化和信息化。

【關鍵詞】 “互聯網+”； 科研經費管理流程； 流程優化

【中圖分類號】 F235.99；G647 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2018）03-0090-05

隨著國家對科研工作的重視，高校獲得科研經費的總量逐年增加，其資金來源也趨于多元化[ 1 ]。龐大的經費體量、多渠道的經費來源和落后的管理方式之間的矛盾使科研經費管理暴露出各種問題，尤其是科研經費管理的流程復雜陳舊，嚴重制約了高校科研活動的開展。2015年國務院發布了“互聯網+”戰略發展計劃，數據的傳輸、整合、利用方式都發生了巨大轉變。高校應緊抓機遇，積極實施“互聯網+”的科研經費管理，利用信息化手段對科研經費管理流程進行優化。

一、高校科研經費管理流程存在的問題

當前大部分高校對科研管理實行項目管理和經費管理分管原則。科研部門負責科研項目的管理，包括項目的立項、合同、結題等；財務部門負責科研經費的入賬、預算控制及執行等。此種管理模式容易導致科研的項目管理和經費管理脫節，部門間的管理責任不明確，容易出現管理盲區或多頭管理現象，科研項目管理和經費管理缺乏有效的控制、協調和監督。同時，高校科研項目涉及的業務部門較多，各部門的信息系統各自獨立，數據沒有共享，部門之間數據傳輸費時費力，造成許多管理流程不連貫，信息孤島現象嚴重[ 2 ]，信息資源的利用效率低，整合程度差。

項目管理和經費管理分離、經費管理系統間信息孤島及低信息化的管理方式，致使科研經費管理流程復雜陳舊。主要表現如下：

（一）科研經費入款環節流程復雜，科研部門與財務部門之間缺乏有效的溝通

科研經費入款流程為項目負責人在財務部門查詢是否到款，確認項目到款后，在科研部門申請項目立項；科研部門審核批準后，項目負責人將立項書和項目入款書交財務部門，辦理項目賬號的立號和預算撥付。由于項目負責人、經辦人、財務部門、科技部門之間缺乏有效的信息溝通渠道，主要依賴人工在不同的部門間奔波，不僅浪費時間，加大科研人員與管理部門的矛盾，而且科研項目從到款到撥款時間間隔較長，制約了科研項目的執行進度。

（二）科研經費報銷流程復雜，信息化水平低

科研經費報銷是科研經費管理中最重要的環節。但由于信息化水平低，數據處理流程不合理等原因[ 3 ]，導致科研經費報賬困難，制約了科研經費的預算執行。

傳統的科研經費報銷流程為：經辦人按照業務規范對原始票據進行整理，經項目負責人審批后到財務部門取號報銷，制單人員記賬，復核人員復核，涉及款項支付的到出納窗口領取款項或支票。主要存在以下問題：

1.排隊報銷，效率低。尤其是年末或科研項目結題前，為加大項目執行進度，科研人員需早起排隊，浪費時間和精力。在科研政策放管服等一系列政策出臺后，師生與財務部門的矛盾比較突出。

2.存在資金安全風險。面對面進行財務報銷，經辦人更傾向于領取現金，存在資金安全風險。

3.無法掌握報賬狀態。科研經費負責人對項目經費不能進行實時動態管理。

4.公務卡報銷問題。為進一步規范科研活動的有關支付業務，國家正大力推進科研經費使用公務卡進行結算，并規定了結算程序。但公務卡消費認證集中在財務部門，并由財務部門統一還款。此流程導致財務部門的工作量非常大，需要由專人在公務卡系統中查詢與認證，且容易出現超期還款現象。

5.電子發票報銷問題。隨著電子發票的普及，其帶來的重復報銷和票據真實性難以確定等問題也越來越突出。

6.設備報銷問題。當前大部分高校對科研經費購買的設備等固定資產管理實行賬物分管原則，由資產管理部門對設備實物等進行管理，財務部門負責對設備進行會計核算。兩個部門信息系統之間數據沒有共享，信息孤島現象嚴重，容易導致固定資產的實物管理與會計核算脫節，進而引起高校固定資產賬實不符、資產流失等問題。

（三）科研經費審計流程

隨著國家對高校科研經費財務監管越來越嚴格，科研經費審計也越來越規范。落后的審計數據采集方式使項目負責人在財務、科研等業務部門之間人工傳遞數據，數據缺乏共享導致信息傳遞時效性差。數據載體一般為紙質檔案，查閱和復印憑證非常費時，同時也不利于檔案的保護。

（四）科研經費信息公開

為加強對科研經費使用的監督管理，提高資金使用效益，國家出臺了一系列科研信息公開的文件，對信息公開提出了明確要求，但實施效果并不理想。有調查顯示，大多數高校科研經費使用信息公開并未得到有效執行[ 4 ]，存在公開意愿不強烈、公開內容不全面、公開流程不科學、監督保障機制不健全等問題。

二、“互聯網+”時代科研經費管理流程優化

“互聯網+”時代科研經費管理流程優化即以科研項目“全生命周期管理”為主線，對科研經費的入款、報銷、審計和信息公開等業務流程及財務處理流程進行梳理，以業務制度化、制度流程化、流程標準化、標準信息化為建設模式對流程進行重新規劃，以智能化、信息化服務體系為建設目標，利用計算機技術和網絡技術實現業務信息與財務信息的充分集成和共享，通過將內控手段和管理理念嵌入到信息系統，對業務活動和財務流程進行控制，建立既相互銜接又有效制衡的工作機制和業務流程，實現科研項目經費的事前、事中、事后管理。endprint

（一）科研經費入款流程優化

科研經費入款流程優化主要對項目進款認領流程、項目入款和預算下達流程、項目信息與經費信息整合流程進行優化。

1.進款認領流程優化

科研項目進款后，財務系統定期在財務查詢平臺推送數據，科研系統通過接口查詢入款信息，確定科研經費款項已到賬，項目負責人可在科研系統進行經費認領。

2.項目入款和預算下達流程優化

項目負責人認領科研進款并經院系、主管部門審批后，科研系統生成科研入款通知單，并將通知單內容推送至財務查詢管理平臺，財務查詢管理平臺對科研項目部門信息、大類信息、預算信息進行同步處理，將數據推送至財務核算系統，財務核算系統按照項目立號規則，自動生成項目賬號并允許修改；同時，財務系統按照預算模板自動下撥預算。財務人員按照智能憑證定義自動生成項目入款憑證。

3.項目信息與經費信息整合流程優化

項目經費信息通過接口推送至財務查詢平臺和科研系統。項目負責人可在兩個系統查詢項目經費信息，科研系統對項目基本信息和經費財務信息進行整合，可查詢項目的全部信息。

優化后的流程如圖1所示。

（二）科研經費報銷流程優化

改變科研經費面對面報銷模式，對財務各子系統之間及財務系統外部接口之間的信息流轉進行集成，實現數據收集、處理和輸出的高度信息化，建立科研經費報銷業務全流程一體化的新模式。具體流程見圖2。

1.財務投遞報銷平臺填寫及審批流程

經辦人登錄網上投遞報銷系統，選擇投遞報銷模塊，填寫報銷的項目賬號、報銷聯系人聯系方式、摘要、附件張數，選擇業務類型、支付方式后生成財務投遞報銷號。業務類型涵蓋面對面報銷的所有業務類型，包括日常報銷、差旅費報銷、暫借款、內部轉賬、酬金支付等，支付方式包括轉卡、匯款、混合支付、沖銷其他項目借款等。填寫完畢經項目負責人電子簽批后，打印投遞報銷單進行投遞。

2.自助投遞機平臺投遞流程

高校可在主要辦公樓放置自助投單和退單機，經辦人通過自助投遞機投遞相關單據，不用在財務部門辦事大廳排隊收單和取單。財務人員固定時間取送投遞單，大大簡化了業務流程，提高了辦事效率，解決了師生排隊投遞、非工作時間投遞單據及不合格票據取回的問題。

3.物流系統錄入分配流程

財務人員將從自助投遞機取回的投遞單號錄入物流系統，并在物流系統中對單據進行分配。進入物流系統的單據可以追蹤其處理狀態，包括分配、制單、復核、支付等狀態。

4.財務核算系統核算流程

投遞單進行分配后，由制單人員根據會計業務規范進行核算。為進一步提高核算效率與制單準確率，財務系統可根據財務賬號、費用項、金額、支付方式等要素定義智能憑證，制單人員只需在核算系統轉入投遞單號，即可生成會計分錄與財務憑證號。智能憑證極大地方便了財務人員記賬，大大減輕了財務人員工作量，減少了出錯率。最后，復核人員對原始憑證和記賬憑證進行復核。

5.無現金系統支付流程

復核后的憑證如涉及支付事項，將轉入無現金系統。無現金系統通過銀校直連系統，直接將款項支付入個人銀行卡或匯入對方銀行賬號，規避了現金風險，保證了資金的安全，且資金去向有跡可查。

6.短信平臺信息推送流程

短信平臺與物流系統、財務系統進行對接，可將投遞單的狀態信息、財務賬號信息、支付信息發送給經辦人或項目負責人，使其能實時掌握物流情況，進一步暢通信息的溝通渠道，有利于對科研經費進行實時監督，提高科研資金使用效益，降低財務管理人員勞動強度，實現項目進度管理與經費預算管理協調一致。

7.財務查詢流程

財務查詢功能可為科研管理部門和項目負責人提供及時、完整和準確的財務信息，包括投遞單的物流信息、項目的執行情況、借款情況、支付情況，實現對項目的動態監管，真正實現業務透明化管理。

8.公務卡消費記錄查詢、認證、還款流程

財務部門可與公務卡開戶銀行進行系統對接，由經辦人通過財務部門網站進行公務卡消費查詢與認證，并通過無現金系統還公務卡，實現科研消費實時還款。通過化整為零，優化結算流程和結算環節，減少科研經費的現金結算，強化科研資金的安全，增加科研經費執行的透明度，提高科研資金的使用效益。

9.電子發票的查驗流程

財務部門可通過與國家稅務總局增值稅發票查驗平臺建立接口，由師生直接在財務部門網上投遞報銷模塊進行查驗，并通過程序設定只能查驗一次，真正規避電子發票報銷中的唯一性和真實性難辨等問題。

10.設備等固定資產的報銷流程

資產管理系統與財務投遞報銷系統進行業務對接，用戶在資產管理系統填寫設備的相關信息和財務相關信息，包括資金賬號、費用項代碼、付款信息等，資產管理系統將信息自動推送至財務投遞報銷系統，生成財務投遞單號。用戶持打印的資產入賬單辦理資產驗收入賬。財務系統按照智能憑證定義，將原預約凍結金額解凍，按照支出金額列支支出，同時生成資產報銷和記增固定資產分錄。記賬憑證復核后，通過接口將財務憑證號返回資產平臺，資產驗收業務結束。優化后的流程見圖3。

兩個系統的對接實現了“一次錄入，數據共享”。同時，智能憑證將資產報銷記賬與資產價值記賬合二為一，在資產報賬的同時對固定資產價值變動記賬，不僅減輕了財務人員的工作量，提高了制單準確率，而且解決了因報賬時點延后導致支出和價值變動不一致的問題，極大地方便了對賬業務，真正實現了設備類固定資產實物管理與價值管理的統一。

（三）科研經費審計流程優化

優化后的科研經費審計流程包括數據采集、數據接收應用服務和審計管理平臺。數據采集主要從財務系統、科研系統、資產管理系統等采集；數據接收應用服務負責接收分析數據采集端采集上來的數據，并響應數據采集端發送的請求服務；審計管理平臺按照審計要求對數據的變動情況進行分析，并把變動情況等處理結果輸出。其中，數據采集可采用高拍儀和成像技術將紙質檔案轉化為電子檔案。數據采集時，只需輸入科研經費賬號，即可自動調取所有記賬憑證及附件。如圖4所示。endprint

科研經費審計流程優化通過信息化手段為審計機構及時提供審計資料，實現聯機查詢與分析，減輕了科研人員的工作量，提高了審計效率，同時減少了審計對紙質會計檔案的依賴，對財務紙質檔案提供了更好的保護。

（四）科研經費信息公開流程優化

高校應積極響應國家政策要求，建立科研經費信息公開機制，優化科研經費公開流程。財務部門應充分利用現代網絡技術，在財務部門網站或信息公告欄、公開郵箱、電子屏幕、微信平臺等公開預算、預算調整及決算信息。公開內容可設置自由報表模板，由財務系統自動生成；超過公開期限，由系統自動設為失效，減少財務人員工作量。通過建立和優化科研經費信息公開流程，加強對科研經費使用的監督管理，提高資金使用效益，促進學校科研事業健康發展。

三、“互聯網+”時代科研經費管理流程優化的風險管理

（一）系統及網絡安全保障

“互聯網+”時代科研經費管理流程優化后，數據的處理與傳輸主要依賴信息系統和網絡，一般財務系統服務器部署在財務專網內，財務網頁服務器安裝雙網卡，以保證財務專網與外部用戶、科研管理系統、資產管理系統之間交換數據。為保證跨部門數據收集、處理、輸出的順利進行，必須保證系統與網絡的安全，做好病毒防范和網頁防篡改等工作。此外，還需做好數據的備份，對重要數據進行異地備份[ 5 ]。

（二）對接部門間進行充分溝通與交流

“全生命周期”科研經費管理流程優化是一項系統工程。在對接之前，部門及其軟件開發商、銀行之間應針對對接的業務事項進行充分溝通，設計系統對接的路徑和方式，對存在分歧的問題及時溝通解決，保證對接的順利進行。

（三）及時更新業務規范，打造“服務要到位”的管理理念

“互聯網+”時代科研經費管理流程優化后，科研經費管理流程會發生很大的變化。高校應及時對各類業務流程和操作規程等進行全面梳理和重新設計，出臺新業務規范，并在相關網站進行公示，方便廣大師生了解業務流程，保證新的操作流程有法可依，有章可循，提高辦事效率。

（四）加大宣傳培訓力度，保證流程優化成果落地生根

“互聯網+”時代科研經費管理流程優化主要依托于信息化平臺，屬于新的業務。高校應針對科研經費相關人員和相關系統的使用者，做好相關制度、規范、操作技術的宣傳與培訓工作。對項目負責人或科研助理，通過新聞采訪、答記者問、校報、網站、微信等方式進行全方位的制度宣貫，打通政策執行中的“堵點”，增強科研人員對科研經費流程改革的成就感和獲得感。針對財務人員和科研系統管理人員進行業務專題講座，使其精通新的流程和操作，出現問題能及時解答。

（五）做好新舊流程的銜接工作，實現業務辦理平穩過渡

因新舊流程變動較大，系統可能存在不穩定等情況。因此，應設置過渡期間，做好新舊流程的銜接工作。如科研經費報銷業務，可以允許面對面報銷和網上投遞報銷業務并行一段時間，待系統運行穩定后，再全面采用網上投遞報銷模式，以避免師生對新流程的抵觸情緒。

（六）聘用科研財務助理，“讓專業的人做專業的事”

按照國家政策要求，配合高校科研流程優化的實施，高校可設立科研管理專項基金，聘用科研財務助理，解決科研人員在科研預算編制、項目管理、財務報銷、結題審計等方面的需求，把科研人員從繁瑣的事務中解放出來，切實減輕科研人員負擔，為科研人員潛心從事科學研究奠定基礎。

（七）構建全方位信息溝通橋梁，增強服務意識

以短信平臺和財務查詢系統為依托，及時推送科研經費管理信息；以學院財務聯系人為紐帶，進一步暢通科研人員與財務人員的雙向交流渠道；以財務網站在線“留言咨詢”為平臺，實時解答師生在科研經費管理方面遇到的問題；以科研信息公開為途徑，及時聽取師生對科研經費管理的意見和建議。

四、結語

“互聯網+”時代背景下，高校以電子化、信息化、自動化為手段，依托成熟的網絡與信息技術，對科研經費管理流程進行優化，改變跨部門數據處理效率低下的狀況，實現了科研經費入款、報銷、審計、信息公開等業務全流程一體化管理，達到數據傳輸管理“無紙化”、內部控制“規范化”、管理過程“透明化”、財務處理“智能化”的目標，努力實現讓師生“少跑一回路，少排一次隊，少等一分鐘”，進一步推動科研經費規范化、精細化、科學化管理。

【參考文獻】

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[2] 殷濤.“互聯網+”模式下高校財務報銷工作改革探究[J].教育財會研究，2015（6）：57-60.

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[5] 周瑞，任軍利.高校財務信息化建設方案與規劃[J].教育財會研究，2015（4）：61-71.endprint