關于數字檔案館構建的深度剖析

王爽

摘 要：近年來，隨著信息技術的發展和檔案信息化程度不斷加深，全國各地掀起了建設數字檔案館的高潮。但目前，我國企業數字檔案館建設水平參差不齊，面臨許多問題。本文對數字檔案館建設中存在的問題進行具體分析，并提出數字檔案館建設對策，以期對我國數字檔案館建設做出有益貢獻。

關鍵詞：數字；檔案館；構建；剖析

隨著信息技術的蓬勃發展，英特網已進入千家萬戶，和每個人的生活結合的越來越緊密，在網絡中最核心的內容是什么？是信息資源，而檔案館就有著豐富的信息資源，如何結合英特網的發展，充分發揮檔案館信息資源豐富的優勢，利用這些資源為企業的發展添磚加瓦，是信息時代下檔案工作的重中之重，建立一個什么樣的數字化檔案館成為了一個很現實的問題。

1 現階段檔案工作的新要求

1.1 了解使用者的需要

檔案最終的目標是服務，所以了解使用者的需要是檔案工作最為基礎的要求。檔案工作者除去要對館藏的檔案進行熟悉，對廣大用戶針對檔案資源的一般性需要充分了解，要通過檔案利用者反饋的信息找到檔案利用的規律，對多層次用戶所表現出來的個性化需要進行充分了解，對此類用戶淺層用戶服務渴求實現預測分析，主動開發提供檔案信息，將用戶的潛在需求服務做好。

1.2 分析檔案利用效果

檔案人員要按照使用者反饋的建議和需要來整理分析所提供的檔案，總結檔案利用的效果，從而掌握檔案資料的使用價值，將館藏結構改善，給企業科研工作帶來更加扎實的科學根據。

1.3 檔案保密工作

檔案資料的保密是相對的，伴隨著形勢的發展以及時間條件的變化，檔案的保密級別也隨之產生變化。所以，我們需要定期對檔案內容進行審核，適當對檔案的密級進行調整，保證不泄露秘密的情況下，盡可能的發揮其作用。按照現代社會發展對檔案工作的新需要，傳統檔案工作方式已經不能將檔案工作的需要滿足。所以，數字檔案館在這個新形勢下產生，建立數字檔案管理成為了檔案管理工作的趨勢。

2 數字檔案館構建中存在的問題

2.1 大多數企業對檔案工作不重視

數字檔案管理的建立需要大量資金使用到購進軟硬件設備和人員培訓中。因為大部分人對檔案工作認識還處于初級階段，所以檔案信息化建設還并未納入到企業的總體規劃當中來。

2.2 電子檔案管理體制機制欠缺

對增量電子檔案的管理尚未明確管理的流程，缺乏有效的體制機制；此外，電子文件管理雖然出臺了可推薦參考的規范或辦法，但并沒有將電子文件管理納入檔案法規的范疇。

2.3 檔案系統軟件缺乏兼容性，電子文件形成緩慢

現如今，我國的檔案部門盡管全面實現了計算機辦公，可是因為檔案部門的不同，應用的計算機型號與規格的不同，加上應用的軟件也都是各自開發的，所以彼此無法互通有無。另外，大部分檔案部門應用的計算機管理軟件文件查詢檢索功能比較弱，工作性能單一，導致電子文件形成速度緩慢，所以無法最大限度上將有關信息管理工作完成，從而制約了檔案信息電子化的發展進程。而且，因為標準化程度比較低，導致目前的檔案信息，不管是應用范圍或者信息共享等方面都無法滿足現代社會給檔案管理工作的需求。由此，作為檔案管理單位，一定要增強對檔案管理信息化的建設力度，提高檔案管理的標準化水平，從而推動檔案管理信息化的發展進程。

2.4 缺乏數字化檔案管理的復合型人才

數字化檔案館建設的工作人員，既要精通計算機技術，還需熟悉檔案業務知識。目前，部分檔案管理人員年紀偏大，計算機操作水平不高，整體素質不過關，跟不上信息技術的發展步伐，無法勝任數字化檔案管理工作。數字化檔案館建設管理人員的能力直接著決定檔案管理工作的工作效率和質量，因此，有能力的復合型檔案管理人才的缺失，是數字化檔案館建設問題的重中之重。

3 數字化檔案館構建的相應策略

3.1 落實制度化管理

3.1.1堅持數字檔案館工作科學化

以標準和規范為準繩，制定兩個“指南”具體化實施流程，館、室統一指導又分工協作的管理模式。數字檔案館負責電子檔案資源的開放、開發利用、長期可讀性保障；數字檔案室側重于原生電子檔案價值鑒定、確保電子檔案資源的完整性和可讀性。

3.1.2推進文檔一體化管理

制定、完善新常態下文件材料的歸檔范圍、保管期限和開放鑒定規則，借力電子文件部門、信息化部門等的支持，再造電子公文運轉流程。

3.1.3實現差異化的區分管理

在數字檔案館建設過程中，注意區分涉密與非涉密檔案、實體與數字化檔案，在歸檔、進館、保管保護、利用等環節進行差異化管理。

3.2 完善平臺安全防護體系

3.2.1建立七級安全防護體系

數字檔案館系統設置七級安全體系。第一級是數字檔案館僅限于本單位局域網內運行，外單位人員通過英特網看不到數字檔案館。第二級是進入數字檔案館系統必須使用用戶編號和口令。第三級是權限限制，即本專業人員只能瀏覽或下載本專業圖紙，任何人在瀏覽圖紙時都不能修改圖紙。第四級是下載圖紙必須通過檔案管理人員批準，跨專業下載圖紙必須經過有關部門領導批準。第五級是日志庫，任何對數字檔案館系統的操作都會被服務器記錄下來，并且定期將日志記錄導出服務器，刻錄磁盤保存。第六級是本單位檔案用戶都要與單位簽訂保密協議，違反協議、盜用或傳播涉密信息的，必將追究法律責任。第七級是企業內職工的辦公均要求安裝內網監控管理軟件，計算機隨時監控網絡狀況，避免木馬、病毒的傳播。通過七級安全體系，確保數字檔案館對外界保持較高的安全性。

3.2.2創建良好的備份和容災機制

為了防止系統發生故障時電子檔案的丟失，采取了一系列的備份機制。一是定期由數據庫管理器實時數據備份，二是通過專業備份軟件把導出的圖紙刻錄成磁帶，然后對磁盤進行有效管理，實現電子圖紙的異地存放。

3.3 提升數字化檔案館管理人員的技能水平

檔案管理人員作為檔案管理工作的關鍵、核心，對數字化檔案館建設具有直接的影響，因此，提升數字化檔案管理人員的技能水平，是解決問題的重點。可以通過對數字化檔案管理人員進行專業培訓，提升其專業知識和專業技能，如，以會代訓、集中培訓、網絡培訓等多種培訓方式，特別是以信息技術為核心的業務技能培訓。還可以通過各種方式引進精通電腦、年輕有為，且對檔案管理有著濃厚興趣的復合型人才。

總之，信息技術的快速進步促使人們工作與生活出現了巨大的改變，各行業也由此受到不同程度的影響。檔案管理作為一項擔負信息管理與信息服務等重要任務的工作，只有主動積極的建設數字化，才可以滿足時代賦予檔案管理工作的需要。所以，我們需要對數字化檔案管構建的意義充分認識，全面對數字化檔案管建設當中出現的問題進行分析，提出行之有效的對策，真正有效的將數字化檔案管的建設水平提高。

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