淺談重大建設項目中的檔案異地備份

黃立民

摘 要：本文根據我國某核電廠所開展的檔案異地備份方案和做法，從檔案異地備份的意義和異地備份的開展角度進行分析和思考，提出重大建設項目檔案建立異地備份的做法和思考。

關鍵詞：檔案；核電；異地備份

檔案的異地備份管理是當前我國檔案領域研究的一個熱點，它在防止不可抗拒力因素破壞檔案和完善檔案管理制度方面具有重要意義，由于檔案具有不可再生性的特點，保證檔案在任何情況下都處于安全的狀態是重中之重，在重大建設項目中，對項目重要檔案進行異地備份是有效應對突發事件和自然災害的積極舉措，更是檔案部門在信息化社會中進步的新要求。

1 重大建設項目檔案異地備份的意義

1.1 重大建設項目檔案數量巨大，檔案的安危關系到項目建成后的運行業績

重大建設項目投資資金巨大，建設周期長，從項目前期論證到啟動建設再到建成運營平均需要約5年的時間，項目建設投產后將形成數量巨大的檔案建，龐大的檔案實體和數據的安全存儲已成為檔案保管工作必須面臨的挑戰，檔案遭到損失后是不可重建或重建后其憑證效力會消失或削弱的。據統計，已建成投產的沿海某核電廠所保存的檔案數量已超過10萬卷，這些檔案資源是核電廠寶貴的財富，是核電廠建設、檢修、保養及運行的真實記錄，對核電廠的正常運行具有重大的憑證和利用價值。

1.2 自然事故頻發對檔案的保管安全敲響了警鐘

由于全球極端氣候而引發的自然災害和不可抗力事故頻發，對全球人類面臨著重大挑戰，項目檔案的安全保管亦面臨重大風險。2011年4月，日本福島發生地震和海嘯引發的福島核事故發生后，廠區檔案館所保存的檔案也無疑一幸免，因電廠檔案館保存的運行記錄、運行日志、設備維修手冊等重要檔案資料不能及時有效提供給技術人員分析適合使用，一定程度上延緩了救援和搶修的實施進度。因此，事故給核電廠的檔案保管安全敲響了警鐘：災害一旦發生，本地保存的檔案可能會遭受毀滅性的損失，為了降低危害檔案安全的各種災害風險，確保檔案能及時提供利用，必然要對核電廠重要檔案進行異地備份。

1.3 國家有關法規規范和國家檔案局對檔案備份提出的要求

關于檔案的異地備份工作，國家出臺的《關于進一步加強中央企業檔案工作意見》、《檔案館防治災害工作指南》、《企業檔案工作規范》等文件中提出“對本級重要檔案及電子文件實行異地備份”，“異地備份，省以上檔案館應選擇相聚300公里以上”等文檔異地備份的要求；原國家檔案局局長楊冬權在2010年全國檔案安全體系建設工作會議上的講話中也提出：“所有規定保存的電子文件都應至少有一套異地備份”；“最好實行遠距離、跨區域的異地存放”。這些規定是對檔案的異地備份保存進行了必要性的肯定，也為異地備份保存提供了有利的法規依據。

2 重大建設項目檔案異地備份的方法——以廣西防城港核電廠為例

我國對檔案異地備份有多種方法可以采用，考慮到重大建設項目檔案的特殊性和重要性，在此僅列出以下三種檔案備份方法供參考討論：第一，采用前館后庫的形式備份；第二，利用區域集中備份；第三，館際相互備份。這三種備份方式各有特點，但目的都是為了實現檔案的異地備份的功能。

2.1 前館后庫備份

所謂前館后庫備份，是指在離項目廠址以外的另外一個地方建立一個新的檔案備份中心作為檔案后庫，例如廣西防城港核電廠廠址位于市郊的光坡鎮紅沙村，距離市中心約30公里，距首府南寧市約140公里，可以考慮在防城港市內或在南寧市建立起一個檔案后庫，一旦電廠內的檔案館遭受不可預知的災難，可立即啟用后備庫。

2.2 區域集中異地備份

區域集中備份，是指通過借助其它優勢資源，在更遠的異地建立一個中心區域備份平臺，并借助該平臺，將檔案數據信息傳遞到該平臺的數據中心，由該平臺統一進行備份保管。廣西防城港核電廠作為中廣核集團的二級單位，可考慮聯合中廣核集團內的其它兄弟電廠一起，借助中廣核集團公司的優勢，申請位于深圳市的集團公司總部就檔案備份工作進行統一部署，搭建起中心區域的統籌備份平臺，將集團公司所屬的其它核電廠檔案信息也統一傳遞到集團的數據中心進行集中管理和備份。

2.3 館際相互備份

館際相互備份，是指兩個檔案館之間達成協議，將各自的檔案移交到對方的檔案館進行備份保管，因為兩個檔案館均具備了一定的能力，故館際互備是檔案異地備份的成本低、實效強的一種方式，但由于檔案是分不同的兩家單位，對于互存在對方檔案館的檔案，雙方應簽訂相關的合同以此來進行約定。據了解，國內的省、市檔案館已有采取館際備份的實例，例如成都市檔案局和沈陽市檔案局、廣西區檔案局與遼寧省檔案局采取館際相互備份的方式，進行檔案的異地備份。

3 檔案異地備份的選擇

以上三種做法互有利弊，各項目建設單位應根據自身實際情況，對三種方法進行充分的分析論證后，選擇最適合自身的一種檔案異地備份做法，并將異地備份的做法通過專項匯報的形式，爭取得到公司上層的支持和贊同，以便提供后續所需的設備、資金和人力支持；待公司層面同意開展異地備份工作后，還需要制定科學合理的備份計劃和步驟，保證檔案的異地備份工作能夠得到安全、高效、及時的完成，最終的目前確保本項目的檔案在不可預測的災害中得以相對安全保存。

參考文獻

[1]榮華，《我國檔案異地備份問題分析和對策研究》，天津檔案局

[2]崔麗，《檔案異地備份管理研究》，蘭臺世界2012第5期

[3]景衛東、梁艷萍，《淺談重要檔案的異地備份》，四川檔案2010年第01期

[4]趙亞婷《我國檔案異地備份保存探討》，檔案管理2010年第2期endprint