論檔案信息化建設制約因素和應對策略

陳茹

摘 要：隨著科技的不斷進步，信息化的優勢與檔案管理領域進行積極融合，推動檔案信息化建設的穩步前進。本文立足專業角度，對檔案信息化建設的內容進行了系統的闡述，深入分析了制約檔案信息化建設的主要因素，提出了具有針對性的解決策略，在根本上為檔案信息化建設營造更加優質的環境，促進檔案信息的長遠發展。

關鍵詞：檔案信息化建設；制約因素；應對策略

在信息技術的支持下，檔案事業更顯時代特征，將信息化的優勢融入檔案發展實踐，促使檔案管理模式發生質的飛躍，由傳統的手工方式發展為信息化管理方式，在提升管理水平的同時，客戶查詢和應用效率顯著提高，實現了對檔案實體的全方位保護。檔案信息化建設的出發點是適應新時期網絡高速發展的背景。立足信息網絡社會，檔案信息需求規模不斷擴大，檔案應用模式更顯多元化，需要適應網絡背景，加快檔案信息化建設步伐。為此，要將檔案發展實踐與新時期社會環境相融合，準確找出制約檔案信息化建設的因素，構建有效的、針對性的策略，在提升檔案信息化建設水平的同時，以更好地滿足整個社會的檔案需求。

1 基于專業角度對檔案信息化建設內容的闡述

在整個檔案信息化建設過程中，針對的是檔案目錄的計算機管理以及檔案原文的管控兩個方面。在推廣應用中，發揮電子檔案管理系統的優勢，強化對檔案條目以及相關紙質檔案電子版的全面管理。立足信息化背景，主要涉及基礎設施的全面建設、相關檔案管理法律法規的調整與完善、管理制度和標準的形成以及信息化管理團隊的建設組織管理等。從總體上講，檔案信息化建設的形成需要多方面機制的共同支持，涉及相關體制、機制以及相互配合等具體工作，需要各個因素之間通力合作，相互協調與配合。立足本質進行分析，檔案信息化建設更顯系統性與復雜性。在具體工作開展之前，要深入挖掘制約因素，做好全面的分析，找準問題所在，從而形成針對性較強的應對策略，有效擴大檔案信息化建設的成果。

2 深入分析新時期檔案信息化建設進程中的制約因素

2.1 檔案管理機構缺乏對檔案信息化建設的深入認識

立足信息環境下的檔案管理，其根本目的是實現檔案遠程服務，增強資源共享程度，在根本上提升檔案資源的利用效率。但是，目前一些檔案管理機構對信息化建設認識不到位，尚未對其給予足夠的重視，直接影響信息化建設的積極性，很難形成全新的檔案管理觀念，知識結構彰顯落后性。另外，在信息化建設進程中，缺乏專業的、有組織的培訓和教育活動。除此之外，在信息化建設實踐中，需要支出較高的成本，尤其是面對硬件系統不斷縮短的升級周期，檔案信息系統更新換代的次數增加，影響管理機構對信息化建設的重視程度，工作缺乏主動性，很難實現檔案信息化硬件系統與市場發展的有效契合，與時代發展不相適應，直接影響檔案信息化建設的整體水平。

2.2 結合時代背景積極進行檔案信息化建設標準的制定與執行

無論檔案管理模式如何變化，管理方式、管理環節、管理手段以及管理標準的構建都至關重要，不容忽視，直接影響檔案信息化建設的進程，同時，也是檔案信息化建設的核心內容。具體講，檔案信息化建設中涉及多種技術類型，如信息技術、計算機技術等，只有借助規范化的管理，遵循標準化的操作方式，才能有效應對發展中的不足。在當前的檔案信息化建設中，缺乏統一的管理標準，很難實現對檔案信息化建設行為的有效規范，與整個社會信息需求現狀不相適應，共享目標很難實現，尤其是隨著互聯網技術的不斷完善，檔案信息在精度和實效性方面面臨更高的標準和要求。檔案信息化建設的推進需要構建更加完善的網絡信息服務平臺，制定科學的管理標準，在根本上保證信息的安全性，切實提升使用者檔案信息應用體驗。

2.3 檔案信息化建設中不良因素的存在直接影響檔案的保密性與安全性

檔案信息化建設的目的是提升信息在全社會范圍內的共享水平。檔案資源在密級方面彰顯不同，在很大程度上影響檔案信息的共享程度，很多檔案具有較高層級的保密性。信息技術與檔案管理的結合促使檔案信息資源遭受黑客、病毒攻擊的幾率增大。另外，管理人員也存在檔案無意識泄露現象，同時，信息化建設中，電磁泄露、剩磁泄露問題也存在，各種因素綜合作用下，檔案信息泄露的風險增大。除此之外，在檔案信息化建設實踐中，一些人員尚未對自身的工作習慣等進行及時調整，保護措施不到位，造成檔案信息保存過程中的泄露現象，使得檔案信息安全性與保密性工作難度增大。

3 如何推動檔案信息化建設的有序發展

3.1 全面夯實檔案信息化建設的基礎性工作

立足檔案信息化建設實踐，物質基礎凸顯薄弱性，對檔案信息化發展影響較大，很難發揮基礎性保障作用。因此，首先，構建完善的硬件設備配置，形成較為穩定和安全的局域網，提升可靠性。充分發揮多種設備的基本功能，加快檔案網絡化目標的實現，切實提升檔案利用效率。其次，基于檔案資源的本質，將保密與安全工作落到實處。檔案的基本特性是保密性，但是，網絡環境的突出特質是開放性。為此，檔案管理機構要積極探索高性能的加密技術，將數據加密、完整性檢測以及數據庫保護技術融入其中，實現對數據安全漏洞的及時修復，強化預期安全管理目標的實現。另外，在構建檔案信息化平臺之前，需要進行全面的安全風險評估，明確安全等級，形成針對性較強的控制對策，為網絡檔案信息安全管理體系的構建提供更加全面的支持。除此之外，積極加強法制建設，為檔案信息化建設營造更加優質的法制環境。

3.2 準確掌握整個社會對網絡檔案信息服務的實際需求

隨著網絡發展勢頭的增強，加之整個社會對檔案需求的增加，信息需求模式更顯多樣化的特點。因此，檔案服務機構要重視對客戶需求的全面掌握，保證信息供應量的充足性，在根本上更好地滿足客戶多樣化的信息需求標準。另外，要將大數據、云計算等技術引入檔案管理領域，準確評估用戶的需求方向，對信息進行動態化的收集和整理，在分析基礎上進行科學分類歸納，增強信息服務的有效性。同時，為了推廣信息化服務，可以借助網絡視頻的方式開設培訓課程，提升使用者的搜索檢測能力，實現對檔案學信息化平臺的熟練應用。

3.3 基于檔案信息服務效益強化檔案信息服務市場建設

檔案服務極具公益性的特征，在根本上講，其社會效益與經濟效益獲取至關重要。檔案信息蘊含巨大資源，只有保證開發的合理性與科學性，才能體現信息自身的價值，推動其由靜態信息轉化為生產力。因此，要將服務理念滲入檔案信息化建設實踐，以服務為基礎，切實提升各方面效益。要尊重市場，發揮市場導向性作用，對用戶需求進行準確定位，以開發更加高品質的檔案信息產品，更好地順應檔案信息服務市場的發展趨勢。借助對檔案信息資源的合理整合，充分挖掘其自身潛在價值，發揮各個部門與機構通力合作的優勢，構建彰顯現代化優勢的網絡檔案信息體系。

4 結束語

綜上，隨著信息技術的飛速發展，其與檔案事業的結合更加緊密。為此，要立足新的發展環境，加快檔案信息化建設速度，充分發揮信息設備的優勢，強化對檔案信息資源的科學整合，以更好地滿足整個社會對檔案信息服務的要求，充分發揮檔案信息的價值，推動檔案事業的可持續發展。

參考文獻

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