論高校檔案管理信息化建設現狀及對策

摘 要：功能多樣化的高校檔案管理體系可以有效推動高校的管理發展，因此各大高校應加強相關設施、資金的投入，努力建設專業的管理人才隊伍為學校檔案管理信息化建設提供強大的保障。本文將針對高校檔案管理信息化建設的現狀和發展對策進行深入探討。

關鍵詞：高校檔案管理；信息化建設；現狀和對策

高校檔案管理信息化滿足時代發展的需求，其在高校的改革進步中也起到了重要的作用。依據現代化檔案管理發展特點，各大高校應積極進行制度體系的深化改革，推動高校檔案信息管理建設的科學化發展，對于管理中出現的問題進行有效的解決，保障檔案管理信息化建設的有效性。

1 高校檔案管理信息化建設的內涵及主要功能

1.1 高校檔案管理信息化建設的內涵

高校檔案管理信息化是我國社會經濟發展的重要特征，意味著我國成功的實現了高校檔案信息管理的數字化轉型發展，在相關政策的支持下，通過建設互聯網信息通道，成功的實現了高下檔案管理信息化模式的創新，以現代的信息化資源為中心，通過先進的技術手段和合理的使用硬件設施，保證了高校學生檔案的數字化管理。

1.2 高校檔案管理的信息化建設

傳統的高校檔案管理方法是將相關信息記錄在紙上，對于日常的分類管理工作具有一定繁重性，同時還存在可以遺漏、丟失的安全隱患，無法實現有效的信息資源共享，相關人員對其進行查找會耗費大量的時間，因此傳統的檔案管理形式已無法滿足現代社會的發展需求，終將被專業的信息化檔案管理模式所取代，隨著科學技術的飛速發展，網路以走進千家萬戶，成為人們日常生活中重要的工具，高校的檔案信息管理模式也在進行著與時俱進的發展，通過合理的使用現代的技術軟件，可以將檔案信息進行有效的管理，實現信息資源共享，完善的數字化信息管理體系為用戶提供了有效的查詢、了解途徑，同時具有較大安全性的管理制度還可以保證信息的時效性。

1.3 高校檔案管理信息化建設的功能

高校檔案管理信息化可以有效實現學生檔案信息資源的共享，保證高校檔案管理信息化建設的多樣性，提高學校的日常管理、服務效率，同時為學生提供信息查詢的平臺，使學生可以自主的對學校的教學、成績等方面進行相關的查詢，推動學校高速發展。

2 高校檔案管理信息化建設的重要意義

2.1 可以充分使得人才優勢充分發揮，同時加強師資力量的建設

檔案記錄著一個人詳細的信息，將檔案管理更加信息化可以促進教學事業走持續穩定的發展道路，依據相關數據可以充分了解人才的品行、愛好等，有助于推動個人良好發展，滿足社會和高校對人才的發展需求。

2.2 能夠使優秀的人才流動更加便捷，加快人才的引進

信息化檔案管理體系有效的實現了信息資源的共享，新型的管理模式也為學生、學校等用戶提供了方便快捷的信息查詢途徑，信息化的檔案管理手法充分的滿足了現代社會發展的實質性需求，加強了與社會的聯系，提高了學校中人才的流動性，促進各個高校長遠發展，

2.3 可以有效提高檔案管理工作水平和效率

現代的信息化檔案管理體系有效的解決了傳統紙質記錄檔案信息手段的不足，使檔案信息實現專業性、安全性的管理，信息化的檔案管理體系減輕的相關工作人員繁重的管理工作，方便、快捷的管理形式激發出專業工作人員的工作積極性，同時使工作人員樹立了正確的管理觀念，保證了檔案信息管理工作的有效進行。

3 我國高校檔案信息化建設的現狀

3.1 思想觀念陳舊，管理意識淡薄

雖然現階段檔案管理體系趨于信息化，當在高校中仍舊存在阻礙檔案管理數字化發展的因素。高校的檔案管理工作人員受傳統檔案管理手法的影響，對現代的信息化檔案管理認識不到位，是影響高校具體檔案管理工作進程的重要因素。相關的工作人員沒有認識到檔案管理工作的重要性，過于片面的認為日常檔案管理工作只是對相關資料進行簡單的整理、歸納。高校中的領導和相關工作人員沒有發現建立信息化檔案管理制度的重要價值，錯誤的認為建立相關的制度體系是一件可有可無的事情，沒有將檔案管理作用真實的發揮出來，導致高校信息化檔案管理的緩慢發展。

3.2 相關技術資金的投入不足，硬件設施落后

充足的資金是建設完善高校檔案信息管理的堅強后盾，可以保證高校檔案數字化建設進程的有效發展。但調查結果表明，現階段的各大高校對于建設檔案信息化管理體系的資金投入相對于較少，沒有完善相關的軟硬件設施，也沒有對檔案管理人員進行專業化的訓練，導致數字化檔案信息管理效果較差。在政府進進行資金支持時，各個高校也應進資金的自我籌備，依據學校的實際發展情況合理進行相關檔案管理設備的更新或替換，引導高校中人員加強對檔案信息化管理工作的重視程度，引導工作人員樹立正確的工作意識，認真解決管理檔案信息時遇到的各種問題。

3.3 網絡安全堪憂，數據庫建設滯后

隨著科學技術的不斷進步，現代社會已成為信息資源高速發展的時代，互聯網的普及為用戶查找相關信息提供了有效的途徑，其中檔案信息占據較大的部分，檔案具有一定的保密性和特殊性，檔案信息在網絡上進行查詢雖具有一定的方便性，但同時也存在一定的危險，在網絡上受到黑客攻擊就會遭遇檔案信息安全性的丟失。現階段，各個高校并沒有構建出完善的網絡資源管理體系，資源共享程度較低，無法滿足用戶的真實需求，相關的專業檔案信息管理制度還需不斷完善。

3.4 人員素質較低，專業化程度不高

現階段的高校檔案管理工作中相關技術人員的專業知識水平較低，無法真正熟練的掌握相關的專業管理技術，嚴重阻礙了高校檔案管理信息化的發展進程。為保證檔案管理的信息化建設，相關的管理工作人員在開展日常的管理活動時應加強對相關專業知識的學習，充分了解相關的理論知識，在進行實際的檔案管理工作時提高對相關軟件、技術的掌握程度，樹立正確的信息管理觀念，不斷提高自身的專業管理素養，確保相關工作的順利開展。endprint

4 完善高校檔案管理信息化建設的對策

4.1 強化對檔案管理信息化建設的重要性認識

在現代化信息技術飛速發展的今天，檔案管理信息化建設愈發重要，各個高校以及相關的工作單位應提高對檔案信息管理體系建設的重視程度，改變傳統的管理觀念，對檔案信息化管理建設進行深入的思考，全面認識其發展的重要性，仔細了解其對于社會中諸多領域發展的重要意義。對高校檔案管理工作樹立正確的態度，注重相關管理工作的開展。各大高校應充分了解自身的實際發展情況，對檔案管理信息化建設在校園中進行有效的宣傳工作，提高相關人員對數字化檔案信息管理的認識程度，對于現階段檔案管理工作中出現的問題進及時有效的解決，對于學校內部的工作人員要對其進行專業化的技術培訓，引導其樹立正確的工作意識，使其積極的進行專業知識的學習，在實際工作中不斷提高自身的技術管理能力。加快高校檔案管理信息化建設的進程。

4.2 完善數據庫建設

數據庫是將信息、圖片、文件等按照相關的國家標準進行專業化、標準化的形式進行儲存，建立相關的平臺供大眾查詢。建設完善的數據庫可以有效保證我國高校檔案管理信息化的建設，實現管理信息資源的共享，當前的數據庫系統已無法滿足網絡發展的要求，為保證用戶可以有效使用數據庫提供的基本服務，滿足用戶的多元化操作需求，應積極采用覆蓋范圍廣泛的網絡系統，如：Informix、Sybase、SQL Server等系統，為用戶提供持續穩定的網絡連接，保證用戶對相關信息進行有效的查詢。

4.3 健全信息安全保障體系

對于高校檔案信息化的管理首先需要完成的就是相關信息安全體系的建設，確保檔案信息的保密性和安全性，將不同的檔案進行區別性的劃分，如：秘密檔案、機密檔案、加密檔案、絕密檔案等，經過一段的加密工作后確保其具有一定的時效性和安全性，還可以利用監控、物理隔離等手段對相關的檔案信息進行嚴格的保護，防止在網站止被黑客攻擊造成重要檔案信息的泄露，推動高校檔案信息管理體系的安全性建設。

4.4 加強人才隊伍建設

培養專業的人才隊伍是保障高校檔案管理工作開展的重要因素，在進行相關的管理工作時要注重專業的人才對高校檔案管理中活動開展的重要影響。積極創建一支專業化的人才團隊，引導相關技術人員不斷加強自身不斷知識儲備和提高專業素養，保證高校檔案管理工作的有效性。在加強人才隊伍建設中，要依據現有的條件對師資力量進行有效評估，不斷提高相關人員的檔案專業化管理能力，將現在的優異科學技術水平實現最大化的發揮。如：可以對從事相關檔案管理工作的人員進行定期的知識技能培訓，引導其樹立正確的工作觀念，加強其對所從事工作的重視程度，可以通過請專業的技術人員以開展講座的形式向檔案管理進行專業知識及技能的傳授，確保檔案管理人員素質及管理能力的提高，對從事相關檔案管理工作的人員制定具體的考核制度和標準，對其進行定期的考核，檢查人員的知識學習情況和管理技能掌握情況，保證高校檔案管理工作的有效開展。如：針對工作人員的學習情況通過模擬考試進行檢測，了解工作人員對于所學知識的掌握情況。

4.5 多方籌集資金，加大對高校檔案管理信息化建設的各項投入

充足的資金支持可以有效保障各個高校對學生檔案管理信息化的建設，為高校提供完善的軟硬件設施，保障其建設相關的教學檔案、學生檔案等，確保電腦系統進行及時的升級和更換，推動相關檔案管理工作的發展。如：對高校中管理檔案的設備進行定期的系統更新，對于老化的硬件設備進行及時的更換。

5 結語

建立完善的檔案管理信息化體系對于高校開展其他的教學研究活動具有一定的推動性作用，因此在開展日常的檔案管理信息化體系建設工作中要加強對相關工作人員的管理，引導其加強對檔案管理知識的了解，訓練其掌握專業的管理技能，創造出一支專業化的管理團隊，實現檔案管理系統的有效構建，充分滿足用戶的實質性需求。

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作者簡介

伊靖，山東濟南，濟南職業學院，研究方向：檔案管理。endprint