淺析人事信息化管理工作的重要性

車艷宏 張 剛

（1.遼寧工業大學人事處 遼寧錦州 121000；2.遼寧工業大學后勤管理處 遼寧錦州 121000）

信息化建設應用于各行各業，尤其是在人事管理方面，目前單純依靠傳統的人事管理已遠遠不能滿足高校發展的需求。信息化建設可以實現人事業務的規范化、流程化，有效輔助學校人事改革及業務需要，因此加強人事信息化管理尤為重要。

一、高校人事信息化管理重要性

人事管理工作冗雜繁瑣，工作信息量大，信息涉及面廣，管理內容繁多，隨著社會科學技術的不斷進步，傳統的手工處理模式需要花費大量的人力和物力，由于人為因素不能保障信息的準確性，遠遠不能滿足現在的工作需求，而且人事的每項工作都和教職工的切身利益和學校的發展密切相關，因此高校中的人事管理是行政工作中的重中之重。加強高校人事信息化管理既可以減少日常工作中的資源浪費，保證工作的公開性、公平性，最主要的一點是可以提高辦事人員的工作效率，這一切都為高校的迅速發展提供了優秀的條件并奠定了堅實的基礎。

二、高校人事信息化管理現狀及原因

由于我國信息化人力資源管理起步較晚，盡管經過前一個時期的建設，我國高校信息化建設的程度獲得了一定提高，但是與發達國家相比，依然存在不少問題。首先，我國高校人事信息化管理沒有一個系統的管理機構，工作集成度不高；其次，高校對人事信息化管理的重要性認識不足，導致數據混亂、資源重復，數據的時效性、高效性無法保證。最后，使得高校從事人事統計的工作人員效率不高，準確性差。總結原因主要有以下幾個方面：

1.人事數據信息量大，涉及面廣

首先，高校人事業務范圍廣，數據量大，涉及到人才引進、人事調配、職稱評審、薪級晉升、崗前培訓、學歷進修、考核評優等。基礎信息需要幾十個甚至上百個字段，一次的數據更新與維護就占用大量工作時間。其次，二級學院在填報表格時對計算機操作等方面的隨意性增加了人事部門數據整理和統計的難度。稍有閃失，就會出現后續的連鎖性錯誤，這就需要高校建立相對應的規章制度作為支撐，以保障各部門對各自信息數據庫錄入、維護口徑相一致，確保準確的數據以供學校決策之用。

2.人事信息化管理人員技術缺乏

由于大部分高校從事人事信息化管理的多數為非相關專業人士，對計算機方面的知識掌握不夠，尤其是在實際應用操作中更不嫻熟，計算機在人事管理信息化方面的優越性不能完全發揮出來。同時，現在高校人事信息化管理存在多套管理系統，日常一個數據的變更需多套系統重復操作，浪費大量的人力，因此對現從事人事管理的操作人員進行信息化操作能力培訓勢在必行。同時應整合各部門人事信息化管理系統，從而改變傳統的多系統、多部門管理的信息交換方式[2]。

3.信息系統框架陳舊，系統間融合性低

隨著高校人事制度不斷改革，高校人事信息化管理隨之也發生了一定變化，急需一個優秀、全面的管理系統，既要滿足現有的工作需求，也要對現有的工作進行優化。高校各部門對數據的側重點各不相同，在信息化初期，高校行政部門針對各自的特點和工作需要，逐步搭建了符合自身的基礎數據信息平臺。如人事部門的教職工基礎數據系統，教務處的教務系統，科技處的科研論文系統等。這些系統大部分由不同公司獨立開發，很難實現系統間的融合操作，阻礙了高校行政管理的一體化。除此之外，各行政部門在數據的采集、更新等方面有很大不同，尤其是在當學校決策需要整合數據時，發現問題較多，影響了人事數據的高度準確性[3]。

三、推進高校人事信息化管理應采取的對策

要推進高校人事信息化管理首先學校要根據自身特點，選擇合適的人力資源管理軟件，同時為了保障信息化建設穩步進行，長期使用，我們還要保證以下幾點。

一是隊伍建設。人事信息化管理不能僅僅依靠完善的軟件，更需要一個強有力的、專業的團隊協作，這個團隊不僅限于高校的人事部門，也應包括二級院部的人事工作負責人，建立長效的培訓機制，定期的開展培訓和系統說明會，使從業人員擁有更強的政策解讀和業務能力。同時應逐年解決人事工作“人員流動快、專業出身少”的現狀，探索高校人事管理的新形式、新途徑和新方法，提升人事工作的綜合水平。

二是確保人事數據信息準確。要逐步完善人事基礎數據，保證其高度準確性，尤其是對人事信息的具體條目要確立錄入規范與標準，如編制設置、人員進出管理、干部履歷等，實現人事信息規范化、標準化、通用化[4]。

三是不斷更新人事信息系統。對高校現有的人事信息系統進行升級優化，拓廣其使用范圍，實現高校人員從招聘到崗、在校管理、離職退休等全程跟蹤服務和管理。堅持在運用中不斷升級優化，切實保障平臺的使用成效。

四是不斷加大推廣力度。人事信息化管理需要學校各個部門統籌推進，各個機關行政部門要組建協同平臺，除了要及時更新維護數據外，最重要的是要保證整個系統的權限管理安全性，明確權利與責任并重理念，保障核心數據的安全隔離，確保數據安全。

人事信息化管理是高校改革發展的客觀需要，是提高學校人事管理水平，提高工作效率的重要途徑，也是高校提升核心競爭力的必要保障。因此，信息化建設對高校的人事管理工作乃至高校的整體建設具有十分重要的意義。