論檔案行政管理的總目標(biāo)與任務(wù)

羅浩

摘 要：檔案行政管理的目標(biāo)是與國家行政管理目標(biāo)相一致的層次體系。這個體系，大致可分為最終目標(biāo)、職能目標(biāo)和直接目標(biāo)三個層次。檔案行政管理具有行政管理的一般特征，同時，還具有管理職能的層級差異性、管理直接對象的內(nèi)部行政事務(wù)性和管理最終對象的物化性三個方面的個性特征。

關(guān)鍵詞：檔案；行政管理；目標(biāo)；任務(wù)

1檔案行政管理的目標(biāo)

1.1檔案行政管理的最終目標(biāo)。行政管理的最終目標(biāo)，也可以稱為“行政管理的總目標(biāo)”。它是反映行政組織基本功能的總體目標(biāo)，明確規(guī)定行政組織成員的基本活動方向，并為進一步分解行政組織目標(biāo)提供基本點。檔案行政管理的最終目標(biāo)，在《檔案法》第一條中作了明確規(guī)定：“加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)”。

檔案行政管理是以國家各項建設(shè)事業(yè)的需要為目標(biāo)，對全國以及地方的檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導(dǎo)的活動。具體講，就是以檔案行政管理部門為組織協(xié)調(diào)中心，通過培訓(xùn)與提高檔案行政人員的行政管理能力和水平，依法行政，調(diào)查研究、工作規(guī)劃、行政監(jiān)督，業(yè)務(wù)指導(dǎo)與協(xié)調(diào)，提高檔案行政管理效率，加強檔案工作部門人、財、物的管理，為開發(fā)國家檔案信息資源、服務(wù)于國家各項事業(yè)提供保障。簡要地說：檔案行政管理的總體目標(biāo)就是從宏觀上、整體上管理國家檔案事務(wù)，不斷調(diào)節(jié)檔案事業(yè)系統(tǒng)的內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系，促進檔案事業(yè)的健康發(fā)展，為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)。

1.2檔案行政管理的職能目標(biāo)。行政管理的職能目標(biāo)，具體描述了行政組織內(nèi)部具體的活動項目，指明組織成員應(yīng)當(dāng)開展的工作，實質(zhì)上，反映的是行政組織內(nèi)部機構(gòu)的工作職能。職能目標(biāo)從屬于最終目標(biāo)，檔案行政管理的職能目標(biāo)是指某一檔案行政管理機關(guān)內(nèi)部各個機構(gòu)所承擔(dān)的具體工作職能。這種職能，在各級地方政府組織機構(gòu)“三定方案”中有明確的規(guī)定。具體地說，就是國家檔案局各司的職責(zé)，各省級檔案行政管理機關(guān)處（室）的職責(zé)，各省轄市檔案行政管理機關(guān)科（室）的職責(zé)，各縣（區(qū)）級檔案行政管理機關(guān)股（室）的職能。由于行政管理職能的法定性，檔案行政管理的職能目標(biāo)實際上也是一種法定目標(biāo)。這一目標(biāo)，是政府行政管理總目標(biāo)中的一部分，是政府對相關(guān)職能部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)的授權(quán)，也是對該內(nèi)設(shè)機構(gòu)的行政要求。

2檔案行政管理的任務(wù)

檔案行政管理的首要任務(wù)是依法行政，它要求檔案行政管理部門必須按照憲法、法律和法規(guī)實施行政管理。它的法定的基本任務(wù)是貫徹執(zhí)行國家法律、法規(guī)和有關(guān)方針政策，研究制定檔案事業(yè)發(fā)展計劃和檔案工作規(guī)章制度，對檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)，依法查處檔案違法行為，促進科學(xué)地管理、有效地保護和利用檔案。檔案行政管理的總目標(biāo)與任務(wù)是法定明確的，檔案行政管理部門理應(yīng)緊緊圍繞其來開展工作，然而，一些檔案行政管理部門，尤其是基層檔案行政管理部門并不清楚檔案行政管理的總目標(biāo)與任務(wù)，對其也就沒有總體的規(guī)劃。

職能錯位顯然已經(jīng)背離檔案行政管理的總目標(biāo)和任務(wù)，以偏概全則是偏離了檔案行政管理的總目標(biāo)和任務(wù)。不論是背離還是偏離，都是有問題的。如果長此以往把全部精力和時間都投入到其中，忽略和放棄其他的檔案行政管理工作，將會給檔案事業(yè)發(fā)展帶來嚴重的不利影響。正是基層檔案行政管理部門檔案行政管理總目標(biāo)與任務(wù)的迷失，已經(jīng)造成了對集體和個人所有的，對國家和社會具有保存價值的檔案監(jiān)管和開發(fā)利用的缺失、檔案行政執(zhí)法的軟弱、檔案信息開放利用的尷尬對基層檔案行政管理部門來說，首要的是，必須清楚自己的職能，牢記檔案行政管理的總目標(biāo)與任務(wù)，并緊緊地圍繞著它來開展檔案行政管理工作。這是檔案事業(yè)全面健康發(fā)展的基礎(chǔ)。

3檔案行政管理的特征對檔案行政管理目標(biāo)的影響

3.1管理的層級差異性模糊了最終目標(biāo)與職能目標(biāo)的界限。檔案行政管理的層級差異性，容易使各級檔案行政管理者將關(guān)注重點放在本級職能上，將檔案行政管理最終目標(biāo)視為上級檔案行政管理部門的職責(zé)。從理論上講，最終目標(biāo)與職能目標(biāo)是相一致的，相互之間不存在矛盾。但在實際工作中，往往會出現(xiàn)只重視與強調(diào)職能目標(biāo)，而忽視最終目標(biāo)的情況。在基層有一種常態(tài)，就是圍繞著國家綜合檔案館的館藏進行檔案行政管理工作，檔案行政管理的范圍以是否進館為界，進館的就管，不進館的就不管。檔案整理的標(biāo)準也以檔案館館藏檔案整理標(biāo)準為準，要求進館單位檔案室的室藏檔案要按照檔案館館藏檔案整理標(biāo)準來整理。這種情況，就模糊了檔案行政管理的最終目標(biāo)與職能目標(biāo)的界限，以職能目標(biāo)替代最終目標(biāo)，嚴重影響了檔案行政管理最終目標(biāo)的實現(xiàn)。

3.2管理直接對象的內(nèi)部行政事務(wù)性弱化了職能目標(biāo)。檔案管理事務(wù)在任何一個法人單位都屬于其日常行政管理事務(wù)的一部分，這種特性，往往會讓從事檔案行政管理的同志，在具體檔案行政管理活動中，直接介入到檔案行政管理對象的內(nèi)部行政管理事務(wù)之中，錯將介入檔案行政管理對象的內(nèi)部行政事務(wù)當(dāng)做自己的職能目標(biāo)。最典型的例子，就是地方檔案行政管理部門不遺余力地在各行各業(yè)推行各種各樣認證達標(biāo)升級活動。就地方檔案行政管理機關(guān)來講，其全部職能目標(biāo)都是圍繞其行政轄區(qū)內(nèi)的產(chǎn)生對國家和社會有保存價值檔案的法人單位是否建立了檔案管理組織，有無專人管理檔案，檔案是否得到及時有效安全的保管來實行的。組織是否更完善，人員是否更齊全，文化與專業(yè)素質(zhì)是否更高，設(shè)備裝具是否更先進，檔案整理是否統(tǒng)一規(guī)范，并不是檔案行政管理部門的職能目標(biāo)，而是法人單位的內(nèi)部行政事務(wù)。如果法人單位有條件、有時間、有人員、有財力做，是好事，應(yīng)當(dāng)鼓勵支持，但沒有必要在這上面下那么大的力氣。因為這些單位只是檔案行政管理對象的一部分，甚至說是很小的一部分。這些單位認證達標(biāo)升級是好事，為實現(xiàn)檔案行政管理的總目標(biāo)樹立了標(biāo)桿與榜樣。問題是這些單位不能代替全部檔案行政管理對象，這些單位做得好，不等于全部單位就做得好。如果用認證達標(biāo)升級單位的多少，來評價衡量一地檔案行政管理職能目標(biāo)實現(xiàn)的優(yōu)劣，就會導(dǎo)致只要“點”，不顧“面”，只抓條件好的，不問條件差的情況出現(xiàn)。這種情況的普遍存在會弱化檔案行政管理職能目標(biāo)，進而影響到檔案行政管理最終目標(biāo)的實現(xiàn)。

4結(jié)語

對于檔案行政管理的最終目標(biāo)，各級檔案行政管理部門是一致的。這就要求不論是哪一級檔案行政管理部門，在制定階段性直接目標(biāo)時，一方面，必須從國家檔案行政管理總目標(biāo)出發(fā)，不能背離或偏離總目標(biāo)的方向與要求。另一方面，要在切實履行各自職能目標(biāo)的前提下，完成直接目標(biāo)任務(wù)――階段性的中心工作。作為下一級檔案行政管理部門，一定要注意，不能將上一級檔案行政管理部門的職能目標(biāo)與直接目標(biāo)，當(dāng)做本級檔案行政管理的最終目標(biāo)與職能目標(biāo)。

參考文獻：

[1]主編郭小聰.行政管理學(xué)[M].中國人民大學(xué)出版社，2008：5.

[2]劉東斌.論檔案行政管理的對象[J].檔案管理，2011（4）.