ERP系統中采購業務的內部控制研究

劉新　刁宏悅　宮文迪

摘要：在科技迅猛發展的今天，ERP系統在企業中的應用，人們在享受ERP系統的高效便捷的同時也開始思考著新形勢下的企業內部控制。文章就企業在ERP系統中采購流程的內部控制進行研究，闡明ERP系統在我國的發展現狀，總結ERP系統中采購業務具體處理流程，從中分析并尋找出ERP系統中采購流程內部控制存在的問題，并進一步提出在ERP系統中強化企業采購流程內部控制的對策。

關鍵詞：ERP系統；采購業務；內部控制

一、ERP系統簡介

ERP全稱為Enterprise Resource Planning，其中文意思為企業資源計劃。自1993年，ERP的概念由美國Gartner Group公司率先提出后，就迅速發展成國際上最流行和高效的管理模式。它把企業的人、財、物以及相關信息關聯起來，并進行集中管理，以求充分利用企業資源，創造最大的收益。

近年來，我國企業ERP系統使用雖逐漸普及，但和發達國家比仍屬起步階段。由于我國企業對ERP系統的運用較晚，加之企業中熟練掌握系統的人員較少，造成了多數企業只能照本宣科，不了解ERP系統各個模塊的關聯性，不了解在ERP系統中與傳統流程下的操作區別，造成了許多操作上的失誤。特別是在采購環節，由于其與付款模塊關系密切，所以當操作人員在采購模塊進行操作發生失誤時，勢必會影響付款業務，在對ERP系統了解不夠深入的情況下，就很難實施有效的內部控制。

二、ERP系統中企業采購業務的處理流程

研究ERP系統中企業采購業務的內部控制制度之前，應該了解ERP系統中企業采購業務的處理流程。通常ERP系統中的采購流程主要分為以下七個步驟：

第一步，請購。企業內部各部門在需要外購材料時，向采購部門提出采購申請，或者由采購部門定期匯總各部門的采購需求，并據此列出采購清單、制定采購計劃。這時，需在ERP系統采購管理模塊下的“請購”選項中錄入所需購入商品的信息，完成請購環節。

第二步，選擇供應商。當完成請購后，采購人員就要針對貨物選擇供應商，ERP系統下的采購管理系統為選擇供應商提供很大的便利，它可以根據需求對供應商進行詢價、比價、競價。采購人員可以利用這些功能，選擇合適的供應商。在此之前，采購系統設置之初，操作人員還應在系統中設置供應商存貨對照表，錄入供應商編碼、存貨編碼、名稱、單價等。進行選擇時，執行請購比價生單命令，系統會根據之前錄入的數據選擇價格最合適的供應商，自動錄入到當前單據中。

第三步，訂貨。訂貨環節是根據企業的需求，與供應商訂立采購合同或協議，并由財務人員將這些合同資料、訂貨單錄入ERP系統。同時采購信息、付款信息也自動轉入ERP系統。

第四步，到貨。由采購員確認供應商所送貨物的各項信息，如：數量、價格等，同時，在采購管理模塊中錄入到貨單。

第五步，入庫。倉庫保管員將送達企業的貨物與訂貨單進行核對，主要對其名稱、數量、規格等進行比對。該環節還需要企業質檢人員填寫貨物質檢報告。對檢驗無誤的貨物，在ERP系統中填制入庫單，或者直接復制采購訂單作為入庫單，最后生成采購入庫的憑證，其中，采購入庫的過賬由系統自動完成。

第六步，發票的校驗。月末采購人員需要向供應商索要發票進行校驗，索要發票前還要統計需要開票的入庫單，然后將這些票據移交給會計部門，會計人員對這些入庫單、發票進行審核校驗。審核無誤后，才能根據發票在ERP系統中錄入應付賬款。此環節的采購發票一般通過前一環節的采購訂單或入庫單生成，也可以手動錄入。

第七步，采購結算。首先需要執行采購管理系統的的“結算”命令，根據發票確認入庫商品的價格。然后是在“采購結算單”選項里選擇已送來發票的供應商，對其進行付款。最后通過以上兩個步驟生成采購結算單，從中可以了解到企業已驗收入庫但發票未送達企業未付款貨物的情況。

三、ERP系統中企業采購業務內部控制存在的問題

（一）請購環節的問題

ERP系統將傳統的手工操作流程轉化為計算機操作，提高了工作效率。但是，高度的集成性也是ERP系統的特點之一，這一特點提高了對企業所提供源頭數據的要求，很多企業不重視初始數據真實性與準確性，造成數據像“垃圾”一樣的進入系統，然后又以“垃圾”的形式輸出。

（二）選擇供應商進行訂貨環節的問題

該環節的問題主要表現為：雖然ERP系統為企業高效地執行采購業務提供了一個平臺。但是供應商資料的真實準確性以及評估程序的恰當性是無法通過ERP系統檢測的，加之企業的管理疏忽，造成選擇供應商環節的真實性大打折扣。此外，供應商資料需要在企業內部不同部門流轉使用，如果編碼不當還會造成供應商數據庫的混亂。常常會有企業不重視供應商編碼，造成了編碼混亂，不便于企業在ERP系統中選擇供應商。

（三）入庫環節的問題

入庫環節的目的是生成入庫單，其準確性需要入庫驗收來保證，雖然ERP系統在處理采購業務時，各個環節相互關聯的特點保證了入庫單與訂單相一致，但卻無法保障入庫單的準確性。例如，很多企業為了節約人力成本，往往將請購、采購和驗收交給一人承擔，未能履行職責分離制度，造成企業購進貨物質量不過關的現象發生。

（四）發票校驗環節及付款環節的問題

發票作為企業付款的依據，多數情況下由前一環節單據自動生成，但仍需要認真核對生成發票信息。本應是風險最小的環節，但企業往往將制單與審核的權限交予一人，從而存在舞弊的漏洞。

當企業發生上述的情況時，勢必會對付款造成影響。但同時，付款環節也有其特有的問題。付款業務需要有請款單作為其觸發點，而請款業務又是一個人與計算機協同工作的過程，在這一環節，經常出現操作疏漏導致審批手續不全，賬戶信息有誤等現象，這將導致付款環節發生錯誤，給企業帶來經濟損失。endprint

四、建立健全ERP系統中企業采購業務內部控制的對策

（一）權限設置

企業一定要按要求設定每一位操作人員在ERP系統中的操作權限，不得賦予操作人員高于職責范圍的權限。并且不能為簡化操作流程而將制單與審核等工作交予一人，應明確責任。同時，也要保證權責對等，建立監管體系。

（二）請購環節的內部控制

在進行采購處理之前，企業應分別設置制單和審核人員，保證請購與審批的職責要分離。不同責任人員間要設置操作密碼來加以限制，并不得泄露個人密碼，保證請購環節的可靠性。另外，初始設置中的“單據設置”環節，單據號應設置為自動生成、順序排列，一般不能人為手動修改。

（三）選擇供應商并進行訂貨環節的內部控制

ERP系統中的采購管理平臺可以為我們選擇供應商進行詢價、比價和競價，但最后決定供應商的還是操作人員，因此企業還應設置的審計人員對其操作進行監督。同時，還應重視供應商編碼的設計，設置統一的供應商編碼，同時還應下設供應商分編碼，以滿足不同部門的需求。

訂貨環節中的采購訂單一定要由不同人員進行錄入和審核，確保職責分離。采購訂單的編號也要設置為按業務發生順序進行排列，不能隨意修改。此外，會計人員錄入存貨檔案時要對貨物進價的上限進行設置，保證所購貨物的價格符合企業的采購計劃，也防止企業采購人員為收取回扣而購買高價貨物。同時，還要對采購訂單的必填項目進行設置，當發生漏填或錯填時系統可以給出提示，以便操作人員對錯誤進行補救，保證采購訂單的準確性。在初始設置時，就要防止因操作失誤或對操作流程不熟而發生錯誤。

（四）入庫環節的內部控制

入庫環節不同于前幾個環節，要在庫存管理系統中完成相應的操作，采購與驗收必須由不同人員完成，貨物驗收時要參照采購訂單和供應商送貨單，對核對無誤的貨物進行入庫單的錄入。當入庫單生成后系統將自動完成采購入庫的過賬，這就要求財務人員定期審核抽查購入商品的明細賬，防止過賬過程出現差錯。由以上操作可以總結出：采購入庫環節很多操作都應設置為系統自動完成，以防止驗收入庫人員對驗收入庫環節的貨物數量、質量進行隱瞞，獲取利益。

（五）發票校驗及之后的付款環節的內部控制

發票校驗的環節同樣要分別設置采購發票的制單人和審核人，采購發票的票據號應設置為按照業務發生的順序自動排列，特殊情況下可進行手動排列。錄入供應商送來的發票時，系統會代替操作人員完成發票與系統中的入庫單等相關單據的核對，核對無誤后才能在ERP系統中錄入發票，在這一點上，ERP系統就規避了人為進行單據校對發生舞弊現象的可能。因此，在此環節我們更多是在單據校對的設置上進行控制，只要系統初始設置無誤，就能保證該環節的真實可靠性。

付款環節在付款管理系統中完成的。在付款前，首先要對之前所有的單據的真實性與合法性進行審核，同時還要設置預算預警機制，保證請款是在企業預算之內，未經核準或超出預算的款項不能支付。在付款完成后，要及時核銷已付款的采購業務，避免其長時間掛賬為企業帶來損失。需要注意的是，付款環節的過賬也是由系統自動完成的，這就仍需要對應付賬款明細賬進行定期的審核，以保證系統過賬的無誤。

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（作者單位：遼寧師范大學）endprint