創(chuàng)建省“特級(jí)”檔案管理目標(biāo)的現(xiàn)狀及對策研究

汪佐民

【摘要】申報(bào)省“特級(jí)”檔案工作規(guī)范化管理目標(biāo)，是湖北科技學(xué)院檔案館建設(shè)中的一件大事。文章對學(xué)校檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀和不足作了論述，并且就如何解決這些問題提出了自已的看法。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；規(guī)范化管理；目標(biāo)；現(xiàn)狀；對策研究

湖北科技學(xué)院檔案館經(jīng)過全體工作人員多年的艱苦努力和辛勤勞動(dòng)，已經(jīng)成為一個(gè)門類齊全、管理科學(xué)、擺放合理、利用方便的綜合性檔案信息服務(wù)中心，近年來，連續(xù)被市檔案局評(píng)為“檔案執(zhí)法年檢先進(jìn)單位”。

時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，賦予了檔案館更加重要的角色和地位。“從信息化水平來看，檔案的數(shù)字化程度不斷提高，各類檔案數(shù)據(jù)庫不斷涌現(xiàn)，優(yōu)化了檔案的管理內(nèi)容，在檔案管理，服務(wù)與呈現(xiàn)方式上也悄然發(fā)生著轉(zhuǎn)變”。為了進(jìn)一步推動(dòng)學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展，2016年，湖北科技學(xué)院檔案館提出創(chuàng)建省“特級(jí)”檔案工作規(guī)范化管理目標(biāo)，并作了大量準(zhǔn)備籌劃工作。但還是有很多不足。

一、創(chuàng)建省“特級(jí)”檔案管理目標(biāo)需面對的問題

（一）檔案館庫房的安全防護(hù)措施需要進(jìn)一步升級(jí)。“檔案庫房是存放檔案的場所，其保管方法和技術(shù)手段的優(yōu)劣直接決定了檔案的壽命及安全”。由于歷史原因，檔案館整個(gè)建筑的布局和結(jié)構(gòu)并沒有考慮檔案工作的特殊需要，大門大窗、落地玻璃等都不符合檔案庫房的建設(shè)要求，給檔案溫濕度控制、“九防”工作帶來了很大的不便，同時(shí)也留下了安全隱患。

（二）館內(nèi)布局不合理，沒有實(shí)現(xiàn)“三室分開”。所謂的“三室分開”，就是指庫房、閱檔室、辦公室都要有獨(dú)立的空間，不能混雜在一起。目前檔案館閱檔室和機(jī)房共用一個(gè)辦公室，既不符合相關(guān)要求，也威脅著檔案數(shù)據(jù)庫的安全。

（三）聲像照片檔案整理不規(guī)范。學(xué)校檔案館歷來重視傳統(tǒng)載體檔案的收集和整理，照片檔案由于來源廣，內(nèi)容雜，部分照片檔案的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件四要素有缺失。

（四）數(shù)字化建設(shè)沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)考評(píng)要求，各單位需要“建立覆蓋全面的館藏檔案的案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索查詢”，“館藏文書檔案、重要的珍貴檔案和利用頻繁的檔案進(jìn)行全文數(shù)字化掃描”。截止2017年上半年，全館共掃描全文數(shù)據(jù)45萬余頁，完成任務(wù)量占比65%，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到考評(píng)要求。另外，由于學(xué)校檔案館經(jīng)費(fèi)緊張，專業(yè)設(shè)備缺乏，數(shù)據(jù)庫光盤備份、電子備份均存在數(shù)據(jù)不全、數(shù)量不足、管理不善的情況。

二、創(chuàng)建省“特級(jí)”檔案管理目標(biāo)需解決的問題

創(chuàng)建省特級(jí)檔案工作規(guī)范化管理目標(biāo)，是學(xué)校檔案館建設(shè)發(fā)展中的一件大事，需要學(xué)校從制度、人力、財(cái)力上給予支持和保證。同時(shí)，針對上面所指出的短板和不足，檔案館在以后的工作中要大力做好以下幾個(gè)方面的工作：

（一）警鐘長鳴，防患于未然，加強(qiáng)檔案庫房的安全建設(shè)。“檔案館建設(shè)，應(yīng)體現(xiàn)出文化性、開放性、民眾性、安全性、兼容性和發(fā)展性”， 目前館內(nèi)的情況是開放性、民眾性、文化性得到一定的體現(xiàn)，但安全性有一定欠缺，發(fā)展性嚴(yán)重不足。根據(jù)學(xué)校的現(xiàn)狀，建造獨(dú)立的檔案館舍目前是不現(xiàn)實(shí)的，只能對現(xiàn)有的檔案庫房進(jìn)行改造。首先是把3個(gè)多余的大門砌墻封死，同時(shí)主大門的玻璃結(jié)構(gòu)改為實(shí)心墻結(jié)構(gòu)。出于保管方便和利用安全的考慮，檔案庫房歷來有個(gè)原則，那就是小門小窗、堅(jiān)固耐用、防潮保溫。從兩漢時(shí)期的石室金匱、唐代的甲庫、明代的皇史宬，到現(xiàn)代的智能化檔案庫房，無不體現(xiàn)這一特點(diǎn)。其次，在庫房里增加紅外線報(bào)警器，配備手推式滅火器，在閱檔室安裝監(jiān)控?cái)z像頭。維護(hù)檔案的信息安全和實(shí)體安全，是檔案工作的重中之重，每一個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)程序都要層層把關(guān)，層層設(shè)防，讓檔案始終處于高度可控的狀態(tài)下。

（二）設(shè)立獨(dú)立的機(jī)房。“數(shù)字檔案室網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是機(jī)關(guān)整體網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的有機(jī)組成部分，應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃、設(shè)計(jì)和建設(shè)?！睓C(jī)房和服務(wù)器是數(shù)字化建設(shè)中的核心組成部分，具有高度的機(jī)密性。目前，由于館內(nèi)機(jī)房和閱檔室共用一個(gè)空間，人員進(jìn)出復(fù)雜，對信息的安全極為不利。檔案館要想方設(shè)法安排空間，建立獨(dú)立的庫房，保障數(shù)字化的保管安全、利用安全。

（三）加大檔案數(shù)字化進(jìn)程。學(xué)校檔案數(shù)字化起步較早，但發(fā)展步子不大，到目前為止，學(xué)校檔案的數(shù)字化進(jìn)程已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于兄弟院校。以后的任務(wù)，一方面要完成增量數(shù)字化，另一方面，也要加大人力和財(cái)力的投入，逐步完成存量的數(shù)字化，同時(shí)，要嚴(yán)格按照相關(guān)要求，完成數(shù)據(jù)庫的光盤備份和電子備份工作。

（四）加強(qiáng)和各院系、各職能部門的聯(lián)系，確保檔案形成規(guī)范、收集完整、移交有序。文件的形成，要確定“先簽后發(fā)”的順序；上級(jí)來文，要確保原樣原貌。基建檔案，要事前有論證規(guī)劃文件；事中有設(shè)計(jì)施工圖紙；事后有竣工維護(hù)材料。移交檔案時(shí)要雙方簽字，內(nèi)容和目錄保持一致。聲像照片檔案，要和相關(guān)職能部門定期溝通，對重大活動(dòng)、重大歷史價(jià)值的檔案，構(gòu)成要素一定要清清楚楚，以便查詢和利用。

檔案館的建設(shè)和發(fā)展，凝聚著全體檔案工作人員的辛勤勞動(dòng)和智慧結(jié)晶。創(chuàng)建省特級(jí)檔案工作規(guī)范化管理目標(biāo)，是檔案工作發(fā)展的時(shí)代要求和內(nèi)在動(dòng)力。檔案館要把檔案的數(shù)字化和規(guī)范化作為重點(diǎn)建設(shè)內(nèi)容，爭取一次性通過省特級(jí)考評(píng)，為以后的檔案工作打下堅(jiān)實(shí)牢固的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]趙芳紅."互聯(lián)網(wǎng)+"時(shí)代檔案信息資源共享服務(wù)的優(yōu)化路徑[J].山西檔案，2017（4）：63-65.

[2]劉祥麟.我國檔案庫房建房回溯[J].機(jī)電兵船檔案，2008（1）：52-54.

[3]湖北省檔案局.湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)辦法[EB/OL].2016-4-28.

[4]姜之茂.論檔案館建筑建設(shè)的方針原則[J].檔案學(xué)研究，2003（3）：56.

[5]國家檔案局.數(shù)字檔案室建設(shè)指南[EB/OL].2014-4-25.