創建省“特級”檔案管理目標的現狀及對策研究

汪佐民

【摘要】申報省“特級”檔案工作規范化管理目標，是湖北科技學院檔案館建設中的一件大事。文章對學校檔案館建設的現狀和不足作了論述，并且就如何解決這些問題提出了自已的看法。

【關鍵詞】檔案工作；規范化管理；目標；現狀；對策研究

湖北科技學院檔案館經過全體工作人員多年的艱苦努力和辛勤勞動，已經成為一個門類齊全、管理科學、擺放合理、利用方便的綜合性檔案信息服務中心，近年來，連續被市檔案局評為“檔案執法年檢先進單位”。

時代的發展和進步，賦予了檔案館更加重要的角色和地位。“從信息化水平來看，檔案的數字化程度不斷提高，各類檔案數據庫不斷涌現，優化了檔案的管理內容，在檔案管理，服務與呈現方式上也悄然發生著轉變”。為了進一步推動學校檔案事業的發展，2016年，湖北科技學院檔案館提出創建省“特級”檔案工作規范化管理目標，并作了大量準備籌劃工作。但還是有很多不足。

一、創建省“特級”檔案管理目標需面對的問題

（一）檔案館庫房的安全防護措施需要進一步升級。“檔案庫房是存放檔案的場所，其保管方法和技術手段的優劣直接決定了檔案的壽命及安全”。由于歷史原因，檔案館整個建筑的布局和結構并沒有考慮檔案工作的特殊需要，大門大窗、落地玻璃等都不符合檔案庫房的建設要求，給檔案溫濕度控制、“九防”工作帶來了很大的不便，同時也留下了安全隱患。

（二）館內布局不合理，沒有實現“三室分開”。所謂的“三室分開”，就是指庫房、閱檔室、辦公室都要有獨立的空間，不能混雜在一起。目前檔案館閱檔室和機房共用一個辦公室，既不符合相關要求，也威脅著檔案數據庫的安全。

（三）聲像照片檔案整理不規范。學校檔案館歷來重視傳統載體檔案的收集和整理，照片檔案由于來源廣，內容雜，部分照片檔案的時間、地點、人物、事件四要素有缺失。

（四）數字化建設沒有達到標準。根據考評要求，各單位需要“建立覆蓋全面的館藏檔案的案卷級、文件級目錄數據庫，實現計算機檢索查詢”，“館藏文書檔案、重要的珍貴檔案和利用頻繁的檔案進行全文數字化掃描”。截止2017年上半年，全館共掃描全文數據45萬余頁，完成任務量占比65%，遠遠達不到考評要求。另外，由于學校檔案館經費緊張，專業設備缺乏，數據庫光盤備份、電子備份均存在數據不全、數量不足、管理不善的情況。

二、創建省“特級”檔案管理目標需解決的問題

創建省特級檔案工作規范化管理目標，是學校檔案館建設發展中的一件大事，需要學校從制度、人力、財力上給予支持和保證。同時，針對上面所指出的短板和不足，檔案館在以后的工作中要大力做好以下幾個方面的工作：

（一）警鐘長鳴，防患于未然，加強檔案庫房的安全建設。“檔案館建設，應體現出文化性、開放性、民眾性、安全性、兼容性和發展性”， 目前館內的情況是開放性、民眾性、文化性得到一定的體現，但安全性有一定欠缺，發展性嚴重不足。根據學校的現狀，建造獨立的檔案館舍目前是不現實的，只能對現有的檔案庫房進行改造。首先是把3個多余的大門砌墻封死，同時主大門的玻璃結構改為實心墻結構。出于保管方便和利用安全的考慮，檔案庫房歷來有個原則，那就是小門小窗、堅固耐用、防潮保溫。從兩漢時期的石室金匱、唐代的甲庫、明代的皇史宬，到現代的智能化檔案庫房，無不體現這一特點。其次，在庫房里增加紅外線報警器，配備手推式滅火器，在閱檔室安裝監控攝像頭。維護檔案的信息安全和實體安全，是檔案工作的重中之重，每一個環節，每一個程序都要層層把關，層層設防，讓檔案始終處于高度可控的狀態下。

（二）設立獨立的機房。“數字檔案室網絡基礎設施是機關整體網絡基礎設施的有機組成部分，應統籌規劃、設計和建設。”機房和服務器是數字化建設中的核心組成部分，具有高度的機密性。目前，由于館內機房和閱檔室共用一個空間，人員進出復雜，對信息的安全極為不利。檔案館要想方設法安排空間，建立獨立的庫房，保障數字化的保管安全、利用安全。

（三）加大檔案數字化進程。學校檔案數字化起步較早，但發展步子不大，到目前為止，學校檔案的數字化進程已經遠遠落后于兄弟院校。以后的任務，一方面要完成增量數字化，另一方面，也要加大人力和財力的投入，逐步完成存量的數字化，同時，要嚴格按照相關要求，完成數據庫的光盤備份和電子備份工作。

（四）加強和各院系、各職能部門的聯系，確保檔案形成規范、收集完整、移交有序。文件的形成，要確定“先簽后發”的順序；上級來文，要確保原樣原貌。基建檔案，要事前有論證規劃文件；事中有設計施工圖紙；事后有竣工維護材料。移交檔案時要雙方簽字，內容和目錄保持一致。聲像照片檔案，要和相關職能部門定期溝通，對重大活動、重大歷史價值的檔案，構成要素一定要清清楚楚，以便查詢和利用。

檔案館的建設和發展，凝聚著全體檔案工作人員的辛勤勞動和智慧結晶。創建省特級檔案工作規范化管理目標，是檔案工作發展的時代要求和內在動力。檔案館要把檔案的數字化和規范化作為重點建設內容，爭取一次性通過省特級考評，為以后的檔案工作打下堅實牢固的基礎。

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