電子文件時代文檔管理一體化分析

李綏綏　高大錦　宮秒忍

摘要：新時期，隨著我國電子文件時代的悄然來臨，文檔管理開始呈現出一體化的發展趨勢。同時，電子文件時代背景下的文檔管理工作具有一定的便利性、簡單性、易于保存性等，使其發展十分迅速。筆者在本文中主要針對我國電子文件時代文檔管理一體化的相關內容展開了較為詳細的分析和合理的闡述，并對此提出了幾點個人的思考，希望可以推動文檔管理一體化發展模式在電子文件時代實現更高的效率。

關鍵詞：新時期；電子文件時代；文檔管理一體化；探究與分析

引言：

所謂的電子文件時代，實質上是指在充分運用計算機技術的基礎上所實現的文檔信息的高效管理，其發展主要得益于技術革命的進步，以及時代發展的現實需求。現階段，對于電子文件時代的文檔管理工作必須予以更多的關注，并且需要充分結合實際發展情況，及時地發現仍然存在的諸多問題，從而根據具體問題進行具體分析，不斷促進電子文件時代的文檔管理一體化工作更具科學性、專業性和可操作性。

一、文檔管理一體化的概述

要實現對文檔一體化的管理，應該首先對文檔的生命周期以及文檔存在的不同種類型與形式進行充分地認識與區分，這是文檔管理一體化的建設的前提條件。從文檔的使用周期來看，每一份文檔所要經歷的過程大體相似，都要經過對文檔信息的收集、提取有用信息并進行科學地整理、形成固定的文檔、對文檔之中的不妥當之處進行相應的修改、對修改后的文檔進行使用、在完成使用之后或者是進行銷毀，或者是進行存檔這一過程。因此，從其生命周期來看，如果要對其進行一體化的管理，應該從其中的每一個具體環節入手，同時，還要對其進行持續的管理。在以往的非一體化管理之中，并沒有對文檔的生命周期規律進行充分地考慮，同時，對其生命周期規律的應用也是十分有限，進而使得其管理措施并沒有發揮實際性的效果，經常會出現不能對文檔進行有效地移動或者使用，并且，在對其進行使用的過程之中還會出現不同程度上的缺失與損壞等。而在一體化的管理過程之中，能夠有效地對此種狀況進行解決，可以使得文檔管理之中的各個階段，還能夠加強對于文檔的維護與管理，提高對于文檔的使用效果，與此同時，還能夠對于文檔的改變和挪動進行有效地記述。

二、電子時代對文檔管理一體化管理的現狀分析

在以往的傳統文檔管理模式之中，其運轉的基本規則是一動一錄。一旦文件進行移動或者存在變化，就要對其進行相應的記錄，但是，這種記錄的方式還是過于粗糙，并且，其中的記錄內容還具有諸多的不完善。因此，在進行查閱或者使用的過程之中并不能提供有效的借鑒，這也為后期的使用帶來的諸多的不便。總而言之，文檔一體化管理存在的問題可以概括為以下幾點：

（一）受到管理制度的制約

文件的管理是通過文書進行操作的，并且，文件管理的主體也是文書。在當前時期，我國的檔案管理管理制度對文書的工作進行了一定的規定，檔案管理部門對于文書的責任只限于對其進行指導。但是，在實際的工作之中，卻又是與制度的規定多有不符之處，檔案管理部門往往將文書的工作代行了。并且，在當前的工作之中，對于文書的工作和檔案管理的工作并沒有進行清晰與明確地劃分，因此，往往導致在實際的工作之中出現管理混亂的現象。

（二）沒有形成科學、標準的制度

在傳統的對紙質文件檔案進行管理的過程之中，其管理體制本身就存在著多種問題和弊病，并且，在實際的工作之中并沒有可以遵循的統一標準。在電子文件普及之后，并沒有與之相配套的管理制度與管理規范，因此，導致在對文件進行管理時沒有科學性，并不能實現電子文件的有效性管理的目的，同時，使得電子文件的管理缺乏一定的安全性。

（三）管理技術相對較為落后

技術對于電子文件時代的快速、穩定發展而言十分必要，更是必不可少的因素。然而，我國目前的文檔管理技術較為落后，不能夠實現計算機技術與其它軟件之間的交互發展和高效互動，進而使得創新性較差，無論是技術實力，抑或是硬件設備和文檔管理的安全性預防等工作都存在著漏洞和不足。

三、改善文檔管理一體化建設的措施分析

（一）提高文檔管理一體化建設的意識

通常意義上，文檔管理工作的具體落實需要依賴于文件管理部門與檔案管理工作部門這兩大職能部門，并受到這兩個部門的監督。因此，為了進一步提高我國檔案管理工作的效率，必須積極提高文檔管理一體化建設的意識，兩大部門及其相關負責人必須針對具體的工作進行長期、頻繁的交流，從而使得工作溝通更加順暢，使得文檔一體化管理的優勢得以充分體現。并且，要積極鼓勵各個部門的工作人員們提高對管理一體化建設的責任意識，充分發揮自身效用，促進該項工作的穩定落實。

（二）建設一體化管理的制度

以往的文檔管理工作是不具有系統性和完整性的，因而在電子文件時代必須針對這一現實性問題對癥下藥，科學解決。相關部門及其負責人應該根據實際的發展情況來制定一份較為科學、完整、可行性強的文檔一體化管理模式，對于這項工作所涉及的部門、人員的職責權限進行重新的且嚴格的規定，從而使得一體化格局更加明顯。

（三）提高一體化管理的技術水平

需要不斷提高一體化管理的技術水平，可以通過積極開發并創新文檔管理的相關軟件，使其充分適應電子文件時代的發展需求和發展速度，進而在保證軟件正常運用的過程中可以更具穩定性和安全性。同時，需要提高相關工作者的技術水平，不斷提升專業素養和技術能力。

結束語：

綜上所述，筆者通過本文圍繞電子文件時代背景下的文檔管理一體化問題展開了比較詳細的闡述與思考，進一步凸顯了文檔管理工作在新的時代背景下與計算機技術之間的直接聯系，這對于促進其長足發展而言十分關鍵。因此，若想在新時期的發展過程中，不斷促進我國電子文件時代的文檔管理更具一體化的重要特征，便必須從現實條件出發，重點關注計算機軟件的開發與創新、專業技術培訓等多個重要組成要素，從而不斷提升文檔管理的工作效率，使其優勢能夠更加明顯地發揮出來。

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