對電算化在財會管理中的體現(xiàn)和運用的探討

李瑞紅

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子計算機的功能愈發(fā)強大，應(yīng)用空間不斷擴展，財務(wù)領(lǐng)域也將電算化視為主要發(fā)展方向。本文將首先對電算化的主要特征進行介紹，并進一步分析傳統(tǒng)財務(wù)管理模式中存在的問題，以體現(xiàn)出電算化的使用路徑。同時也將依據(jù)這部分使用路徑，提出電算化在財務(wù)管理中的運用策略。財務(wù)管理的主要職能，是計量生產(chǎn)要素與資金流轉(zhuǎn)。而生產(chǎn)要素與資金流轉(zhuǎn)，是維持生產(chǎn)與運營的基礎(chǔ)條件。

關(guān)鍵詞：電算化 財會管理 體現(xiàn)需求 運用策略

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）11（b）-0110-02

1 電算化的主要特征

電算化是利用電子計算機取代人工運算與信息傳輸?shù)男滦拓攧?wù)管理模式。其主要特征可別概括為3個方面：一是以網(wǎng)絡(luò)傳輸為信息流動渠道。電子計算機是電算化的主要工具，在現(xiàn)實環(huán)境中，電子計算機通常會與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合使用，因此網(wǎng)絡(luò)化已成為電算化的主要特征之一。二是運算速度大幅提高。電子計算機的運算能力遠超人腦，利用電子計算機運算財務(wù)數(shù)據(jù)可使會計部門的工作效率大幅提升。三是工作場景發(fā)生轉(zhuǎn)變。會計工作的主要內(nèi)容會圍繞財務(wù)數(shù)據(jù)展開，而電子計算機同樣會以數(shù)據(jù)為工作介質(zhì)。這一特征的重疊，使得電子計算機逐漸成為會計部門的主要工具，電子界面也逐漸取代了傳統(tǒng)的工作場景。

2 傳統(tǒng)財務(wù)管理模式存在的不足

2.1 財務(wù)統(tǒng)計周期過長

傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式中，財務(wù)統(tǒng)計周期普遍較長。例如，企業(yè)的財務(wù)報表通常會以年報、月報等形式呈現(xiàn)。其中年報會突出體現(xiàn)企業(yè)的盈利狀況，而月報則主要承擔稅收、人工開支等環(huán)節(jié)的對接工作。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，市場環(huán)境瞬息萬變，企業(yè)需要得到更為及時的財務(wù)數(shù)據(jù)。但依靠傳統(tǒng)的會計統(tǒng)計方式，財務(wù)統(tǒng)計周期難以縮短。傳統(tǒng)的統(tǒng)計方式，需要依靠人工傳輸數(shù)據(jù)，各部門在統(tǒng)計、整理數(shù)據(jù)的過程中，必然會消耗一定的時間。同時財務(wù)部門也需要對各部門上報的信息再次審核，這一過程也將耗費一定的時間。同時傳統(tǒng)的財務(wù)管理理念，更加關(guān)注信息的全面性，因此在制作財務(wù)表格的過程中，財務(wù)管理人員會將財務(wù)數(shù)據(jù)集中到統(tǒng)一的表格中。這一習(xí)慣將使財務(wù)人員難以及時分割某一時段的財務(wù)數(shù)據(jù)。

2.2 財務(wù)管理效率較低

傳統(tǒng)財務(wù)模式的管理效率較低，引發(fā)這一問題的原因主要有兩個方面：其一是紙質(zhì)辦公用品的影響。傳統(tǒng)的管理模式中，紙質(zhì)票據(jù)是財務(wù)管理工作的主要依據(jù)。但審閱紙質(zhì)票據(jù)需要消耗較長時間，辦公效率必然會受到影響。同時紙質(zhì)票據(jù)的保存與提取也較為繁瑣，在調(diào)閱過往信息的過程中必然會消耗時間與人力成本。二是各部門之間的財務(wù)格式往往不夠統(tǒng)一。例如，生產(chǎn)部門的財務(wù)申報格式會圍繞生產(chǎn)需求設(shè)計，而銷售部門的財務(wù)申報則較為復(fù)雜。在統(tǒng)計這部分數(shù)據(jù)的過程中，財務(wù)部門需要重新分類各項數(shù)據(jù)，并將其錄入到新表格中。這一問題也將對財務(wù)管理效率帶來負面影響。

2.3 財務(wù)管理職能單一

受到傳統(tǒng)觀念與管理技術(shù)的雙重影響，傳統(tǒng)財務(wù)部門的管理職能較為單一。傳統(tǒng)的財務(wù)管理理念，將財務(wù)部門定位為“賬房先生”，并將其工作職能，局限在數(shù)據(jù)統(tǒng)計與資金流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)中。受到這一理念的影響，財務(wù)部門的專業(yè)知識無法得到全面發(fā)揮，在投資、融資等環(huán)節(jié)中，財務(wù)部門的參與程度相對較低。同時傳統(tǒng)的財務(wù)管理技術(shù)也不夠先進，財務(wù)人員需要在數(shù)據(jù)審計以及資金流轉(zhuǎn)等工作付出大量的時間，以至其無法將精力用于其他領(lǐng)域。管理工作必然會消耗人力成本，而財務(wù)工作流程更加繁瑣，依靠傳統(tǒng)的財務(wù)管理方式，必然要占用更多的人力資源。受此影響，財務(wù)部門難以參與到其他工作中。

2.4 結(jié)算管理效率低下

結(jié)算管理涉及到企業(yè)的資金流出，是財務(wù)部門的主要職責。有鑒于此，財務(wù)管理部門會針對上、下游企業(yè)的財務(wù)支出開展嚴格審核，內(nèi)部的財務(wù)流動也將受到多重控制。例如，在部分企業(yè)中，申請差旅費的申報手續(xù)需要通過部門主管、財務(wù)主管、專管副總經(jīng)理、總經(jīng)理等多項審核流程。這樣的管理模式，不僅會降低結(jié)算效率，也將對員工的情感造成傷害。而在關(guān)聯(lián)企業(yè)的財務(wù)結(jié)算中，對應(yīng)企業(yè)同樣需要接受多重審核，人力資源被嚴重浪費。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，我國企業(yè)規(guī)模不斷擴大，其所面對的資金結(jié)算也極為繁雜，依靠傳統(tǒng)的結(jié)算模式，不僅會耗費自身的管理成本，也將對合作企業(yè)帶來影響。

2.5 財務(wù)監(jiān)管存在漏洞

傳統(tǒng)的財務(wù)監(jiān)管模式存在諸多漏洞。首先，在現(xiàn)實環(huán)境中，紙質(zhì)票據(jù)極易被違規(guī)串改。例如，在差旅費申報等環(huán)節(jié)中，申報人員可通過增報支出的方式，獲得超額收入。這一問題不僅難以審核，也將對企業(yè)風氣帶來負面影響。其次，在采購等環(huán)節(jié)中，采購支出也無法獲得監(jiān)管。例如，采購人員以7000元的實際交易價格購置生產(chǎn)耗材，并以500元的價格購得面額為3000元的增值發(fā)票。利用所購發(fā)票采購人員向財務(wù)部門申請10000元的報銷金額。由于財務(wù)部門無法長期跟蹤采購工作，因此其只能依據(jù)公允價格評估申報數(shù)據(jù)。但公允價格較難準確統(tǒng)計，在現(xiàn)實環(huán)境下，實際采購價格通常會低于公允價格。

3 電算化在財務(wù)管理中的運用策略

3.1 通過電算化縮短財務(wù)統(tǒng)計周期

傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式中，財務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計周期較長，現(xiàn)代企業(yè)的實際需求難以得到滿足。針對這一問題，財務(wù)部門應(yīng)當通過電算化技術(shù)，構(gòu)建新型的財務(wù)信息統(tǒng)計模式，以幫助本部門獲得及時的財務(wù)數(shù)據(jù)。例如，財務(wù)部門可在基層部門設(shè)立數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)由電子計算機與財務(wù)輸入系統(tǒng)共同構(gòu)成。基層部門的工作人員，可將當日發(fā)生的財務(wù)數(shù)據(jù)及時輸入該系統(tǒng)內(nèi)。通過這樣的方式，基層的財務(wù)數(shù)據(jù)將以對應(yīng)的表格形式，及時上傳至財務(wù)部門。同時財務(wù)部門可設(shè)立財務(wù)數(shù)據(jù)庫，各部門的財務(wù)數(shù)據(jù)將被集中其內(nèi)，企業(yè)的財務(wù)人員可依據(jù)自身權(quán)限提取對應(yīng)的數(shù)據(jù)，并依據(jù)實際需求定制所需要的財務(wù)報表。通過這樣的方式，財務(wù)部門將掌握到當日的財務(wù)信息，企業(yè)的不同需求都將得到對應(yīng)的數(shù)據(jù)支持，財務(wù)管理的有效性將得到提升。

3.2 利用電算化提升財務(wù)管理效率

“信息孤島”與紙質(zhì)辦公材料，是影響財務(wù)管理效率的主要因素。針對這部分問題，財務(wù)管理部門可利用電算化技術(shù)，構(gòu)建無紙化辦公系統(tǒng)，并統(tǒng)一信息格式。近年來，無紙化辦公系統(tǒng)得到了廣泛關(guān)注，其主要特征是將計算機作為數(shù)據(jù)載體，從而形成與紙質(zhì)財務(wù)憑據(jù)并行的財務(wù)管理體系。例如，財務(wù)部門可將紙質(zhì)憑據(jù)中的財務(wù)數(shù)據(jù)重新輸入到計算機中，在確認無誤后就可將紙質(zhì)憑據(jù)長期保存。在日常的使用過程中，財務(wù)管理人員可通過計算機系統(tǒng)管理、提取財務(wù)數(shù)據(jù)。同時在外部對接的環(huán)節(jié)中，財務(wù)人可依靠電子發(fā)票等工具，向外圍推行無紙化辦公。通過這樣的方式，財務(wù)管理效率將得到提升。在解決信息孤島問題的過程中，財務(wù)部門可打造覆蓋全企業(yè)的電算化管理平臺。通過該平臺，各部門的數(shù)據(jù)錄入格式將得到統(tǒng)一。

3.3 依托電算化豐富財務(wù)管理職能

受到管理技術(shù)與傳統(tǒng)觀念的雙重影響，傳統(tǒng)財務(wù)部門的管理職能相對狹窄。針對這一問題，財務(wù)部門可依托電算化，提升自身的管理技術(shù)，并改變傳統(tǒng)的管理觀念，從而使自身的管理職能得到擴展。首先，電算化的應(yīng)用可提升財務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計效率，財務(wù)部門的人力成本也將得以節(jié)約。在此基礎(chǔ)上，財務(wù)部門可利用節(jié)約出的編制，增設(shè)管理會計職能。管理會計可通過經(jīng)濟學(xué)與管理學(xué)視角，分析財務(wù)數(shù)據(jù)。通過管理職能的融入，傳統(tǒng)的財務(wù)報表將得到對應(yīng)的分析，本部門的管理問題與經(jīng)營問題也得以呈現(xiàn)。其次，財務(wù)部門的可利用大數(shù)據(jù)理念，幫助企業(yè)優(yōu)化投資方案。傳統(tǒng)的投資方案中，企業(yè)負責人通常會承擔方案的設(shè)計工作，但企業(yè)負責人的財務(wù)知識通常較弱。針對這一問題，財務(wù)部門可在網(wǎng)絡(luò)中搜尋與投資項目相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)，并通過管理會計對其進行分析，從而使企業(yè)獲得參考信息。

3.4 透過電算化實施財務(wù)結(jié)算管理

通常情況下，企業(yè)財務(wù)結(jié)算管理的流程較為復(fù)雜。針對這一問題，財務(wù)管理部門可通過電算化系統(tǒng)，構(gòu)建財務(wù)信用管理體系，從而在結(jié)算環(huán)節(jié)中實現(xiàn)信用管理。例如，財務(wù)管理部門可為合作企業(yè)設(shè)立信用賬戶，在該賬戶中，合作企業(yè)可獲得一定的信用額度，在信用額度內(nèi)，其可隨意支取結(jié)算資金。而財務(wù)管理部門可利用電算化體系，定期審核合作企業(yè)的結(jié)算需求、信用程度等項目。通過這樣的管理模式，財務(wù)管理部門無需對每一筆資金開展嚴格的審核，管理成本將大幅下降。同時財務(wù)管理部門可依據(jù)合作企業(yè)的合作情況，為其設(shè)定誠信等級。誠信等級越高的企業(yè)，將獲得更高的信用額度。在這一體系內(nèi)，財務(wù)部門的管理項目將轉(zhuǎn)變?yōu)楹献髌髽I(yè)的誠信度，而合作企業(yè)將更傾向于主動遵守規(guī)則，二者之間的配合將更加緊密。

3.5 借助電算化完善財務(wù)監(jiān)管體系

傳統(tǒng)的財務(wù)監(jiān)管模式仍然存在諸多漏洞。針對這部分漏洞，財務(wù)管理部門可通過電算化，完善財務(wù)監(jiān)管體系。例如，針對采購資金難以監(jiān)管的問題，財務(wù)部門可建立遠程支付系統(tǒng)。當前微信、支付寶等支付工具已經(jīng)得到了廣泛應(yīng)用，結(jié)算的便利性大幅提升。財務(wù)管理部門可借助這部分結(jié)算工具，為采購人員設(shè)定支付賬戶。在具體的使用中，采購人員應(yīng)在議價結(jié)束后，向財務(wù)管理部門做出匯報，并由財務(wù)部門再次向供應(yīng)商確認采購金額。之后，財務(wù)部門可開通采購人員的支付權(quán)限，并向其賬戶匯入對應(yīng)的資金。在這一過程中，財務(wù)部門將與供應(yīng)商建立合作機制，并可直接支付貨款。

4 結(jié)語

電算化在財務(wù)管理中的運用路徑，可被概括為5個方面：一是通過電算化縮短財務(wù)統(tǒng)計周期，從而使企業(yè)獲得及時的信息支持。二是利用電算化提升財務(wù)管理效率，并逐漸統(tǒng)一財務(wù)申報表格。三是依托電算化融入管理會計職能，從而使數(shù)據(jù)分析更加全面。四是透過電算化實施財務(wù)結(jié)算管理，從而使結(jié)算效率得到提升。五是借助電算化完善財務(wù)監(jiān)管體系，并與采購部門建立協(xié)作機制。

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