論學校文書檔案管理信息的電子化應用

郭慶

【摘要】學校文書檔案管理電子化已經成為發展趨勢，只有形成完善的檔案管理工作體系，切實引進先進的電子檔案管理技術，不斷加強專業檔案管理人員的培訓，才能克服傳統檔案管理的弊端，提高檔案管理工作的質量。

【關鍵詞】電子檔案;管理工作，提升策略

本文從文書檔案管理電子化應用的意義出發，在分析以往電子檔案操作實踐問題的基礎上，探索有效的電子檔案管理工作思路，切實提高電子檔案管理的有效性。

一、學校文書檔案管理信息電子化的意義

（一）滿足學校未來發展需求。學校文書檔案管理的信息化對學校快速有效運轉，構建完善的學生服務體系，滿足上級機關收集掌握基層學校運行狀況與教育工作質量水平有重要意義。檔案信息化管理也是促進中學教育事業快速發展的重要手段。首先，通過文書檔案的信息化整理存儲工作，更好適應了云計算時代的到來，滿足了中學教育創新化發展需求，它不僅實現對所有文書檔案、學籍檔案、科技檔案、基建檔案、榮譽檔案和人事檔案等類目的分類整理存儲，而且可以實現檔案數據信息資源的再開發，有利于梳理校內外信息流轉運行中的問題。其次，檔案信息化是優化中學管理工作的重要手段，通過數據信息的檢索可以減少學校行政工作量，滿足學生和家長日益增長的對檔案利用的個性化需要，為學校行政決策提供依據。

（二）促進各項業務深入開展。檔案信息技術可以輔助學校做好安全防火、教學設備采購、水電資源使用、校舍設備維修、固定資產報備、財務信息等檔案數據信息的管理工作。信息化管理不僅可以提高上述行政工作的數據信息檢索效率，可以解決傳統人工管理中數據收集不完善。首先，通過信息化的存儲方式更大程度上節約檔案資源占用空間，可以提高數據信息的安全性，特別是在云存儲模式下，有效避免檔案丟失現象。其次，在上級教育行政機關垂直監管體制下，可以實現中學數據檔案資源共享，有效減少檔案傳遞中間環節，方便上級行政機關檢查工作。第三，對于優化檔案管理工作質量，提高數據傳輸速度，簡化相關業務工作流程有重要意義。

二、學校文書檔案管理信息電子化的問題

（一）設施設備有待完善。文書檔案信息管理電子化已經成學校行政管理的重要組成部分和發展趨勢。為了更好地滿足學校運行發展需要，滿足學生及家長對學校檔案資源的使用需要，符合上級行政機關信息化管理要求，還需要解決中學檔案管理設備不足的問題。首先，受教育教學經費方面的限制原因，文書檔案管理需要的現代化信息設備更新較慢，難以滿足學校智能化檢索管理需要。其次，當前學校文書檔案還缺乏完善的數據庫體系建設，現有的數據庫容量不足，安全性差，數據存儲類型有限。第三，軟件系統不足，現有管理軟件系統只能滿足數據存儲需要，但是在數據使用功能開發方面還不能滿足時代需要。現有檔案數據庫沒能與各教研室，學生社團，學校行政管理部門的電腦連接，各業務部門無法直接查詢、檢索檔案數據庫。

（二）管理機構不健全。目前中學在文書檔案管理信息電子化的過程中還缺乏必要統一的管理機構，僅憑中學檔案室是不足以完成這一系統性工作的。學校黨政、人事、科研、教學部門還沒能深入參與到學校檔案管理系統的建設中來。首先，學校還要需要進一步完善檔案管理信息電子化的運行體系，加強各部門之間的配合。其次，檔案管理人員需要花大量的時間對庫房內的檔案進行整理、熟悉，才能及時響應業務部門對檔案的利用需求，但在實際工作中，大部分基層專職檔案管理人員需要承擔一部分兼職工作，沒能形成必要的電子檔案報送機制，檔案報送不及時不系統不全面，業務部門缺乏對文件初步分類整理的意識，不利于檔案組卷的完整性。第三，目前學校現有的文書檔案管理電子化制度不足，缺乏系統有效的管理標準，導致電子文件整理不規范，沒能形成層層負責機制，存在著數據遺漏問題，嚴重影響檔案管理電子化質量。

（三）檔案資源開發不足。中學檔案信息電子化管理沒能植入大數據概念，學校文書檔案管理還集中在檔案數據的儲存方面，沒能實現對現有檔案數據信息的充分挖掘，檔案數據資源的使用率不高，現有檔案資源不能依據權限級別實現對基層教師的全開放。原始紙制檔案的電子化制度水平有限，大量的視頻與圖片資源未實現電子化的存儲與使用，電子檔案的數據類型較為單一。不能依據檔案數據資源的橫縱向對比總結檔案資源蘊含的新信息。檔案數據資源的共享效率相對較低，不僅數字檔案資源的借閱歸還程序繁瑣，而且檔案資源難以實現對學校運轉數據的全面收集，無法調動教師積極參與的積極性，不能實現檔案資源價值的提升。

（四）檔案管理人才不足。在檔案數據信息電子化的大趨勢下，突顯出中學檔案電子化管理人才緊缺的問題。目前基層很少具備高層次的專業檔案管理信息技術人才，不僅缺乏檔案管理工作人員編制，而且還有些檔案管理人員層次水平不高，知識結構老化，難以滿足檔案電子化管理工作需求，阻礙了中學檔案管理工作的發展。首先，基層中學專職檔案管理人員配制數量有限，僅滿足紙制檔案存儲工作，還不能實現檔案數據資源的全面開發。其次，檔案管理專業人才引進難度較大，基層中學往往不能吸引高端檔案管理人才，實現檔案電子化發展還需要充分的借助外部力量。檔案管理培訓機制不健全，市、區級檔案管理人才培訓層次較低，高端檔案管理人才培訓缺乏針對性，還沒能建立起完善的課程培訓機制。

三、提高學校檔案電子應用水平的策略

（一）完善檔案電子化管理機制。為了提高學校檔案管理信息電子化應用的有效性，解決電子化檔案管理工作中的實際問題，應當完善學校檔案電子化管理機制。加強學校檔案電子化管理宣傳普及工作，全面加強學校上下對檔案電子化的重視程度，著力在軟硬件配置上支持相關工作，制定完善的學校檔案電子化建設工作計劃，提高檔案管理電子化的靈活性，著力加強各部門之間的聯系，形成各科室間相互配合的運作機制，促進各部門之間檔案資源有效整合，按照分工合作的原則，由部門匯總電子數據，由檔案室負責分類存儲，做到由專職人員實現數據開發，全面提高檔案管理的有效性。

（二）開發檔案管理新技術。當前中學機構檔案管理電子化質量不高的主要原因在于沒能引進先進的技術，還需要進一步加強相關技術的引進工作，著力形成完善的電子檔案管理機制。注重建立現代化的信息網絡，全面加強數據信息的存儲與設備更新工作，注重運用數字化技術、WEB技術和微縮掃描技術提高檔案管理質量。還要加強信息推送技術的研發，著力根據教研工作的實際需求，實現個性化檔案數據信息的推送，切實把高價值信息推送給用戶個人。還要借助互聯網實現機構間有效的數據交互使用，著力建立起完善的上下級單位之間的溝通機制，著力完善數據提煉加工的精準性，滿足上級單位的使用需求。

（三）完善人員培養機制。在注重引進高素質檔案管理人才的前提下，還要提高現有檔案管理人員的工作能力和水平，著力形成完善的檔案管理人員在電子化方面的培訓機制。注重依靠上級單位組建完善的培訓體系，有針對性地使本校教師參加各種層次的電子檔案管理培訓。加強考核評價機制建設，對現有檔案管理人員進行專業績效考核，找出檔案管理人員的技術短板，著力督促檔案管理人員接受再培訓。

（四）提高檔案管理安全水平。在信息化的背景下，電子檔案面臨著新威脅，只有提高電子環境下檔案管理人員的安全操作意識，按照安全操作標準執行要求，才能提高檔案管理工作的有效性，全面提高檔案管理工作質量。引進完善的檔案管理系統安全系統，著力加強安全防護軟件的安裝與更新工作。加強檔案使用人員的教育宣傳工作，著力提高檔案管理人員操作的安全性，全面提高檔案管理人員的操作技術水平和防護能力，有效防止使用U盤、下載、程序安裝等帶來安全隱患問題。

四、結論

做好學校文書檔案管理工作，應當加強對教職工相關知識的普及工作，建立健全檔案電子化管理工作體系，發揮檔案專兼職管理人員工作的積極性，依靠有效的設施設備，全面提升學校檔案管理電子化質量。

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