會議過程中的服務與保障

閔斌

【摘要】召開會議是討論、研究、解決問題的一種社會活動形式和領導方式，召集會議和出席會議，是領導活動的重要內容，也是實行科學領導、民主領導的重要途徑。辦好會議需要在會前、會中、會后三個環節精細籌備、有序管理、認真總結，使會務工作高效、規范、科學，并將會議精神落在實處。

【關鍵詞】會議;會務工作;高效

有人說會議是有組織、有領導、有目的的議事活動，它是在限定的時間和地點，按照一定的程序進行的。會議一般包括議論、決定、行動3個要素。因此，必須做到會而有議、議而有決、決而有行，否則就是閑談或議論，不能稱為會議。會議是一種普遍的社會現象，幾乎有組織的地方都會有會議，會議的主要功能包括決策、控制、協調和教育等功能。從會議的定義不難看出會議已經成為人類社會生活的重要組成部分，是推行科學領導、民主決策的重要途徑。想要成功辦會，會務工作是關鍵，會前、會中、會后三個環節的服務與保障也是必不可少的，正如習近平總書記提出的“于細微處見精神，在細節之間顯水平”。

一、會前準備工作要充分

（一）明確會議目的和主題。會議目的和主題是召開會議的基礎，希望通過會議解決什么問題是關鍵。會議主題由會議組織者確定，必須堅持一個原則即本次會議的目的是什么，通過會議要解決何種問題。只有明確了這些問題才能真正將會議“開實”，從而走出“務虛會”的怪圈。

（二）確定會議形式與對象。根據會議形式及參會人員做好會議的報到、簽到工作，提前到確定的會場做好各種影音頻、PPT等設備的調試和維護工作。時刻關注會場內的音響、話筒、燈光、網絡、安全設施等設備的運行狀況，確保出現故障第一時間到達并做好調整工作，保障會議順利進行。

（三）會務工作落實到人。會議經費預算、會議議程、參會人員名單、會議通知、會議材料、會場布置、人員分工等工作應該落實到人。提前將這些材料呈送領導審閱。會前準備工作要細致入微，才能保證會中及會后各項工作順利進行。

二、會中協調服務要周到

會議開展過程中是整個會務工作最為關鍵的階段，也是突發狀況經常出現的階段，細節決定成敗。會議過程中的組織協調工作要求周到細致，團結協作，杜絕紕漏，確保會議順利進行，圓滿成功。

（一）注意會場內的情況。會議召開過程中工作人員要密切關注會議動態及會場內情況，從設備的正常運行到人員是否到位等方面進行逐一觀測與核實。做好會議過程中影音圖像的采集工作，會議記錄工作等。會議記錄人員做好文字記錄的同時，還應利用好錄音筆，便于整理會議紀要及留存歸檔工作。

（二）要留意會場外的氛圍。做好會場內外的安全保衛、保密工作。協助安保人員做好出入會場人員的身份核實工作，維護好會場秩序，涉密會議材料的安全保密工作。遇到突發情況要注意工作的方式方法及工作藝術，既要尊重他人，謙卑有禮，也要認真負責，顧全大局。

三、會后收尾總結要及時

會議結束，不代表會務工作也結束。應及時總結做好收尾工作。

（一）會議材料的回收與清退。會議材料屬于保密范圍的文件及材料，在會議結束后應及時回收，防止泄密事件的發生。如遇特殊情況不能及時交回的，會后要跟進收回，堅決不出紕漏。參會單位上交的材料，會后需及時退還。

（二）核算結清各類費用支出。根據會議預算及時將會務過程中產生的伙食、交通、住宿、文印、醫療等費用進行結算，嚴格按照預算進行處置。

（三）會議文件的整理與歸檔。會議資料的總結和歸檔是會務工作創新的原動力。會議形成的決議、決定等文件資料，包括會議指南、發言材料、主持詞、會務安排、影音資料等，在會議結束后要及時收集整理，裝訂成冊（或電子版），留存資料，及時歸檔保存。

（四）抓好會議精神的落實。根據會議要求，做好督察督辦，狠抓會議精神的落實。會后督辦是落實會議精神的保證，對會議精神的傳達貫徹情況和會議決辦事項的辦理情況，及時向有關單位及相關領導督促匯報，力求把會議精神或決辦事項落到實處，將督辦情況及時向領導反饋。

四、結束語

做好會前、會中、會后各項工作是會議成功的前提條件，在此過程中還應注重會務工作的時效性與藝術性。會務工作看似簡單，實則千變萬化、學問很深，其中最為關鍵的，恐怕是時時刻刻保持一種如臨深淵、如履薄冰的心態，不厭其煩、不厭其詳、不厭其瑣碎，才能躲開無處不在的大大小小的陷阱，稍一大意，稍一僥幸，就有可能出現難以挽回的差錯和失誤。辦好會議一方面要有會務的基本常識和工作流程;另一方面，也要通過學習不斷優化完善會務管理方法，提高工作效率。

說到會議，文風會風問題是不可避免的。正如有人所言，會風問題是作風問題，也是文化問題。任何作風都不是一朝一夕養成的。一時的方法變成長期的習慣，個別的方式變成普遍的程式，積漸所至形成氣候，就是我們所說的作風。黨的十八大報告向全黨發出“下決心改進文風會風”的號召。習近平總書記主持召開政治局會議，審議關于改進工作作風、密切聯系群眾的八項規定，再次重申：要精筒會議活動，切實改進會風;提高會議實效，開短會、講短話，力戒空話、套話。這充分反映了我們黨對當前會風問題的清醒認識和改進決心。在新時期，念好辦會“真經”，從本質上來說，就是要在建設優良的會議文化方面有新的認識和自覺行動。

【參考文獻】

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