規范高校學科檔案管理的思考

何玉蘭

[摘 要]在學校的建設和發展過程中，學科檔案建設水平對學校教育工作和人才培養工作產生著重要的影響，而要想進一步提高學校學科建設水平，就應該認識到學科檔案管理的重要性，加強對學科檔案資源的應用，為學科檔案管理工作提供良好的支持。文章將高校學科檔案的規范化管理作為研究對象，力求加強管理的規范性和有序性，促進學科檔案資源的應用。

[關鍵詞]高等教育；學科建設；學科檔案；規范化管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.12.114

在學科建設工作中，學科檔案資源的應用產生著極其重要的影響，加強對學科檔案資源的應用，可以促進學科建設水平的進一步提升。因此新時期針對我國高校學科檔案管理效果不理想的情況，應該積極探索對學科檔案管理工作進行優化創新的措施，增強檔案管理工作的規范性和有序性，在學科建設方面促進檔案資源的優化利用。

1 高校學科檔案的主要內容

高校學科檔案是高校長時間推進學科建設過程中形成的重要文件、信息資源，涉及多方面的內容，如行政管理類型的檔案、科學研究類型的檔案、固定資產管理類型的檔案、人事管理類型的檔案以及財務管理類型的檔案等，是對高校學科建設情況的準確記錄。在高校推進學科建設工作的過程中，加強對學科檔案管理工作的重視，并積極探索對學科檔案管理工作進行優化創新的措施，可以形成學科檔案管理優勢，為學科建設提供相應的支持，為高校教育教學質量和人才培養質量的逐步強化提供相應的支持。

2 高校學科檔案管理工作現狀

在研究中對我國高校當前學科檔案建設管理情況進行細化的分析，發現雖然高校初步認識到檔案管理的重要性，并為了提高檔案資源的利用率在檔案管理方面做出了一定的實踐和探索，但是學科檔案管理工作仍然存在問題，無法支撐高校學科建設工作的穩定發展。[1]系統分析，現階段我國高校在推進學科檔案管理工作的過程中，遇到的問題集中體現在以下幾個方面：首先，學科建設人員和學科科研人員對學科檔案管理重要性的認識不足，在實際參與學科建設和科研管理工作的過程中一般不會主動配合檔案管理工作，導致檔案管理工作無法獲得學科建設部門的有效配合，會對學科檔案建設基本情況產生不良影響。其次，高校在開展檔案管理工作的過程中，管理制度和管理機構的建設不夠完善，導致部分檔案管理部門無法承擔學科檔案管理工作，學科檔案管理及時性和全面性不足，管理工作缺乏科學性，導致學科檔案管理與學科建設出現了相脫離的情況，難以借助學科檔案資源的應用促進學科建設工作的開展。最后，學科檔案管理人員專業素質不足，并未與時俱進地加強對先進檔案管理理念的學習，在實際開展學科檔案管理工作時仍然沿用傳統的管理方法和管理理念，缺乏主動服務意識，無法保證學科檔案資源的有效應用。所以針對這些問題，新時期在組織開展學科檔案管理工作的過程中，要制定更為科學的規范化管理方法，增強管理的科學性和有效性，確保學科建設過程中檔案資源的利用率得到明顯的提高。

3 有效規范學科檔案建設的對策

在對高校當前學科檔案管理工作存在的問題形成細化認識的基礎上，要想對高校學科檔案管理工作進行改革創新，促進檔案資源利用率的逐步提高，就要制定相應的規范化管理措施，全面推進學科檔案建設工作的優化開展。

3.1 積極樹立科學的檔案管理理念

高校學科檔案管理工作的有序推進離不開學校領導和學科建設管理人員的支持，只有在學校領導和學科建設人員的緊密配合下，才能進一步增強管理的科學性和規范性，保證學科檔案管理水平的逐步提高。[2]因此要引導學校領導人員和學科建設人員正確認識到學科檔案管理的重要性和必要性，并借助一定的宣傳教育促進領導人員檔案管理意識的提高，能夠在工作中積極主動地配合學科檔案管理工作，在學科體系中形成管理合力，確保檔案管理工作取得理想的成果。同時，要在學科內部加強對檔案管理知識的普及，宣傳最先進的檔案管理思想和管理方法，讓學科建設人員都可以積極主動地參與到學科檔案管理工作中，促進學科檔案管理規范性的明顯增強。

3.2 構建完善的管理機構和規章制度

在高校推進學科檔案管理工作的過程中，完善的管理機構和規章制度能夠對學科檔案管理工作進行規范，增強管理專業性。[3]一方面，在對學科檔案管理機構進行完善的基礎上，由專業的科學管理人員負責學科檔案管理工作，對各部分管理人員的工作責任加以明確，在細化分工的基礎上能提高學科檔案管理工作的整體質量，促進檔案的移交、接收和歸檔工作都可以取得理想的成效。另一方面，結合高校學科檔案的實際建設需求加強對管理制度的建設，對歸檔制度、查詢借閱制度、保密制度、獎懲制度以及庫房管理制度等進行構建，可以形成全方位學科檔案管理規范化體系，促進學科檔案管理規范化建設工作的全面落實，進而形成學科檔案管理的系統化管理優勢，在提高管理效果的基礎上，為學科建設方面對檔案資源的應用創造良好的條件。

3.3 加強對學科檔案管理人員綜合素質的培養

學科檔案管理人員是組織開展檔案管理工作的主體，只有保證學科檔案管理人員的綜合素質，才能使其憑借較強的工作能力開展管理工作，增強管理的科學性和有效性，保證檔案資源管理水平的逐步提升。[4]因此，一方面，要針對學科檔案管理人員實施理論教育培訓，對檔案管理人員的政治素養和工作責任感加以強化，保證其能夠以良好的工作狀態投入學科檔案的收集和管理工作中，對管理流程進行細化，增強管理工作的有序性。另一方面，學科檔案管理人員結合培訓教育工作隊自身創新意識加以強化，在管理工作中不斷參與到學習和實踐活動中，以創新管理思想對管理工作進行優化，在實際管理工作中將理論和實踐進行有機結合，力求可以真正發揮出學科檔案建設管理優勢，穩步推進高校學科建設工作的優化開展。

3.4 加強對現代檔案管理手段的應用

隨著信息技術的發展，在學科檔案管理工作中管理技術也發生了一定的變化，檔案管理人員要想增強管理規范性，凸顯管理效率，就要在管理工作中引入信息化管理手段，加強對電子檔案文件的管理，并且將現有紙質檔案錄入到電子數據庫中，完成對檔案資源的備份。[5]同時，還要加強對電子檔案共享平臺的建設，讓檔案管理人員可以將有價值的檔案信息上傳到共享平臺上，方便學科建設人員對檔案資源的查詢和應用，促進檔案資源的共享。如此，就可以在現代信息技術的支撐下，逐步構建完善的檔案管理模式，切實保證學科檔案資源的共享和應用效果，全面推進高校學科建設工作。

4 結 論

對于高校學科建設工作而言，學科檔案資源是重要的資源形式之一，加強對學科檔案資源的應用，能夠對前期工作成果和工作經驗教學進行總結，并提出更加科學的建設發展規劃。因此在推進高校學科建設的過程中，應該注意將學科檔案管理的規范化發展作為研究對象，制定合理的檔案管理規劃，有效促進學科建設質量的逐步提升。

參考文獻：

[1]高月.關于高校學科檔案管理若干問題的思考[J].蘭臺世界，2014，427（5）：65-66.

[2]李娟.關于加強高校學科檔案規范管理的思考[J].檔案天地，2015（28）：40-42.

[3]王玉璽.淺談規范高校學科檔案管理途徑[J].蘭臺世界，2015（14）：104-105.

[4]鄒麗霞.高校院系教學檔案規范化管理問題探討[J].桂林航天工業學院學報，2013（2）：194-196.

[5]王美麗.關于藝術類院校設計學科科研檔案規范化管理的思考[J].大眾文藝：學術版，2015（15）：220.