新形勢下檔案管理工作的思考探討

謝長春

摘要：近年來，我國檔案數字化和信息化建設取得了長足的進步和發展，一些地方的人才市場管理中心都進行了信息化管理，建立了數字化檔案，最大限度的節約了工作場地空間，突破了紙質化管理的時效弊端。但同時也應該看到，檔案管理還存在著一些不安全的因素，制約著檔案管理的長足健康發展。基于此，本文主要對當前形勢下檔案管理工作的思考進行了簡要的分析，希望可以為相關工作人員提供一定的參考。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；工作思考

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

引言

現階段，我國社會經濟飛速發展的環境下，企業的運行發展環節面臨著極大的挑戰。因此，在新時期的企業運行過程中，不僅要做好檔案管理工作，還應對其加以創新，促進檔案管理工作的有效開展。

一、檔案管理的重要性

檔案管理即是對檔案的信息、實體進行管理并利用的各項管理工作的總稱，是統計、鑒定、保管、整理、收集、提供利用的活動，包括了檔案提供利用、檔案編輯研究、檔案統計、檔案檢索、檔案編目、檔案保管、檔案價值鑒定、檔案整理、檔案收集等管理內容。檔案管理的科學性和規范性是一個單位管理水平和業績的重要評估指標，是記載了一個單位發展史的資料，也為研究一個單位發展史提供了一手資料。為了做好檔案管理的工作，促進我國社會經濟的發展，應不斷更新管理理念，用于探索和創新管理手段，從而真實、全面地反映社會經濟發展的情況和經營成果。

另外，將單位經濟的管理與檔案管理成果有機融合，能夠體現出該單位的資源配置模式，并有利于促進單位制定未來的發展規劃和商業版圖，具有發展的戰略意義，同時對于提高單位經濟管理效益具有重要的影響。同時檔案管理也是單位經濟同步發展的無形資產，在單位的各項工作中積極的發揮出了其應有的作用，促進了黨的工作順利完成。由此可見，建立一套科學的、規范的、適用的檔案管理體系，對于促進單位經濟的發展具有重要意義，并且對于單位經濟信用信息有效性也具有重要作用。

二、新形勢下檔案管理工作的思考

2.1檔案管理應與企業的信息化管理相結合

傳統的檔案管理工作業務量大、差錯率高、效率低、保密性差，并使一些不法分子有可乘之機。隨著社會的發展，檔案管理工作也應該適應現代化管理的要求，進行信息化管理，充分實現檔案的輸入、檢索、利用等工作的現代化手段，它可以使繁瑣的工作瞬間完成并能達到信息共享，同時為企業提供迅速、準確、全方位的檔案信息奠定基礎，也為企業的正常良性循環起到一定的作用。

2.2加強機密檔案資料的安全管理

機密檔案與一般的檔案資料相比，在保密程度上的要求更高，管理更嚴，工作開展起來難度更大，尤其是對我國而言，機密檔案資料不僅數量多，種類也繁多，這就要求檔案管理人員必須要保證機密檔案的安全。機密檔案的管理工作可以從制度建立、重點管理以及加強核查三個方面入手。第一，建立健全機密單杠安全管理制度，防止違規操作情況的出現。第二，針對機密檔案采取單獨管理、重點管理的措施，設置專門的管理人員，以責任制的形式加以管理，責任到人。第三，定期對機密檔案進行核查，確保機密檔案萬無一失。

2.3更新檔案管理模式

企業的內部檔案所涉及的資料或是數據信息等都較為機密，因此，不僅要增強檔案管理力度，還要體現出檔案管理方式的創新性，通過加強資金投入力度的方式，逐步對檔案管理措施進行更新。其一，可引進先進的信息技術或是現代化的管理設備，例如，計算機設備或是軟硬件設施等。其二，強化與其他企業之間的溝通力度，在交流過程中，汲取彼此的經驗，真正做到去糟取精。實際的檔案管理環節，可借助先進的技術手段，逐步實現檔案管理工作的創新，運應綜合性較強的技術措施，進行針對性的管理。

2.4改善存放環境

不管信息化建設進程如何推進，檔案管理的客體仍然是檔案實體本身，因此要做好檔案管理工作，首先要保護好檔案。如控制檔案室溫度和濕度，以防止檔案紙張發生氧化反應；定期打掃衛生除去灰塵，保持檔案室的干凈整潔，讓檔案一直處在合適的溫濕度環境，并盡可能的保持恒定；經常保持四壁、天花板、地面和柜架的清潔，定期除塵；進入庫房的裝具用品首先進行殺蟲處理，并在庫房中使用安全無害的防霉、防蟲藥品；對環境要求差異大的檔案實體還要考慮分別存放，如將磁帶遠離能產生磁場的電子設備或磁鐵，或使用磁性屏蔽材料的裝具進行保存。

2.5健全檔案管理制度，增強人員檔案管理意識

在《檔案法》的基礎上，根據自身的實際發展情況，建立符合自身的方案管理制度，使得檔案管理的工作滿足標準化和規范化的要求，使之有章可循、有法可依，形成完善的檔案管理制度。與此同時，還需要增強人員檔案管理意識，個體經營、企業、單位的檔案管理人員應深入學習《檔案法》，增強管理人員對檔案管理工作重要性的認識，充分意識到檔案管理工作與自身的經營發展有著密切聯系，深刻認識到檔案管理能為維護自身合法權益和為經濟活動發展提供可靠的依據，從而有效增強檔案管理的意識，提高檔案管理的有效性。

2.6提高檔案管理人員素質

要求檔案管理人員既要有高度的責任感和敬業精神，又要具備相應的業務素質。因此，對檔案管理從業人員的培訓和監督是不可忽視的。檔案管理由傳統向信息化發展，從業人員也應當與時俱進，掌握信息化管理技術。尤其要加強對從業人員在電子信息技術方面的培訓，以適應檔案管理信息化的要求；同時還需健全人才培養制度可以從全國各地不斷引進先進的管理人才，個體經營、企業、單位應與高校建立人才培養輸送計劃，并通過培訓過程中的考核評估，為員工制定出清晰的晉升道路，進而提高我國檔案管理的質量。

結束語

總之，企業實行現代化管理不是局部的，應該是全方位、全領域的，檔案管理工作是現代化管理的重要標準，所以企業應該加大對檔案管理基礎設施的建設與投入，逐步使檔案管理工作電子信息化，同時也注重專業技術人員的技術培養，最終使檔案管理工作有助于企業經濟的發展。

參考文獻：

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