淺析現代企業檔案管理模式的創新舉措

摘 要：我國企業檔案管理模式發展到現在，經歷了從集中到分散，最后又到集中統一管理的格局。但是，隨著市場經濟體制的建立，各種所有制結構的出現，原有的管理模式已難以完全適應現代企業制度下企業生產經營的發展。因此，尋找一種適合市場經濟環境下的企業檔案管理模式已成為現代企業的必然要求。

關鍵詞：檔案管理；模式；創新舉措

在互聯網普及之前，檔案主要為紙質檔案，檔案管理人員僅負責收集最終檔案，同時對檔案進行合理歸檔。這一過程，往往缺乏對過程和內容的了解。隨著信息化技術的不斷發展，信息與信息技術在企業發展中扮演了越來越重要的角色，傳統的檔案管理也正在讓位于現代化的檔案管理，檔案基礎業務建設的重心也開始向信息化、現代化轉移。在信息化時代，人們可以通過信息化技術將整個檔案的創建過程都記錄下來，保留更加完整的檔案資料。同時信息技術及信息產業的高速發展，深刻地影響著檔案管理的理論、原則、模式和方法，給檔案工作帶來了新的挑戰和機遇。

一、現代企業檔案管理工作的現狀

目前企業和單位受觀念的影響，認為檔案館工作只是看好庫房而已的、毫無技術含量的工作，從而輕視檔案工作，使得檔案館工作人員的工作熱情受到打擊。同時由于對對檔案管理方面人才隊伍建設和信息化建設投入的不足，檔案管理的信息化程度還很低，歸檔、查詢和借閱等業務流程復雜，檔案利用率較低。甚至存在用復印件代替一些歸檔的科技檔案原始資料，使得檔案資料的可靠性和真實性大為降低。

（一）檔案管理手段落后

現有的檔案管理方式主要是以管理紙質檔案為主，已不能適應日益劇增的電子文件及電子檔案的管理需求，缺乏合理、有效的管理機制也嚴重制約了企業的發展。

（二）人員編制緊張，素質不高

當前我國企業缺乏專門的檔案管理部門和檔案管理人員也是檔案管理過程中的普通問題，即使企業中設立有專門的檔案管理部門，該部門的人員數量也有限，許多人員都是身兼數職，專業性的檔案管理人才更是缺乏。檔案管理人員缺乏專業素質，對檔案歸檔方法了解不足，導致檔案管理的系統性和完整性都有待提高。

二、現代企業檔案管理模式分析

（一）分散管理模式

檔案分散式管理模式是指企業的檔案管理分散設置在企業的各個部門中，企業的信息資源和檔案管理以部門為管理單位，例如：財務檔案在財務部門，人事檔案在人力資源部門等等。優點：分工明確，這種管理模式能夠保障企業檔案管理按照不同的部門進行分化管理，檔案信息明確。缺點：企業檔案管理缺乏整體規劃，對跨類別或新型檔案的管理往往會出現管理上的空白或交叉，同時也不利于檔案的安全和利用。

（二）集中統一管理模式

檔案集中管理模式是指企業將所有檔案進行企業集中統一管理，其標志為：一是對全部檔案實行集中或相對集中管理，二是建立統一的檔案管理制度。優點：集中管理模式實現企業整體檔案的運行和管理，便于維護檔案的完整與安全，有利于形成統一的檔案信息利用中心。缺點：企業各個部門之間的內容繁雜，信息種類多樣，經常出現企業信息檔案管理資料混雜，各部門檔案管理無頭緒，也為檔案管理造成了麻煩。

（三）數字化管理

通過對檔案進行數字化管理，建設數字檔案館，實現檔案工作管理規范化、資源數字化、服務網絡化，建立滿足科研、生產、經營、管理及發展需要的基層單位數字檔案館，最終建立覆蓋全行業、不受時間和地域限制的數字檔案館群。同時，建立檔案門類齊全、多種載體類型等檔案信息資源的收、管、整、用的多功能于一體的網絡平臺，在實現檔案信息資源利用與共享的同時， 實現科學、標準、規范管理各種類型電子文件，并保證其原始、真實、完整和長期可讀的屬性。

三、現代企業檔案管理的創新舉措

（一）加強檔案創新管理意識

我國企業長期以來對檔案管理工作的重要性的認識不夠，造成了檔案管理工作長期滯后的現狀。檔案作為重要信息資源在企業的發展中起著重要作用，企業的管理者也開始重視檔案管理工作。因此，首先要做的就是加強對檔案管理的認識，在提高認識的基礎上，轉變過去傳統的檔案管理方式，利用信息化手段，積極進行管理創新，來促進新時期企業檔案管理工作的進步。

（二）推進數字檔案館的建設

當前是計算機信息技術飛速發展的時代，信息技術已滲透到各行各業，傳統實體檔案館的實體檔案多為孤本保存，有些檔案亟待進行數字化搶救保存。數字檔案館促進傳統實體檔案館的發展，促進館藏檔案資源的數字化進程。數字檔案館通過計算機網絡傳輸檔案信息，檔案用戶可以突破地域的限制，服務對象范圍得以擴大。同時，傳統檔案館一般只能提供文字類信息。在數字環境下，利用者得到的檔案信息是多種多樣的，包括文字、聲音、圖形、圖像及數字視頻等各種多媒體檔案信息，服務方式也變得更加多樣。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質

無論是傳統的檔案管理，還是現代化的電子檔案管理，都離不開檔案管理人員的具體操作，因此，提高檔案管理人員的職業素養是非常重要的管理模式提升。提升企業檔案管理的綜合素質是保障企業檔案管理模式的重要基礎，一方面檔案管理人員通過自身的經驗積累，不斷地豐富自身專業知識，依據企業實際發展狀況，制定合理的檔案管理模式，逐步實現檔案管理與企業實際協調發展。另一方面企業也應加大對檔案管理人員專業能力的培訓，通過定期的培訓促進綜合素質和專業的提升，形成一套適合本企業發展的管理模式，保障企業管理模式創新發展。

四、結語

在信息高度發達的信息化時代，檔案管理在遵循原有管理方式的基礎上，可以實現新的突破，新的管理方法可以增強檔案管理的有效性，積極探求檔案管理的新方法是時代的要求，是檔案工作發展的要求，是社會文化進步的要求。總之，企業實行現代化管理不是局部的，應該是全方位、全領域的，檔案管理工作是現代化管理的一項重要工作，企業應該加大檔案管理的基礎設施的建設與投入，逐步使檔案管理工作電子信息化，同時注重專業技術人員的技術培養，最終使檔案管理工作有助于企業經濟的發展和戰略目標的實現。

參考文獻：

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作者簡介：金秀梅，北京航空精密機械研究所科研管理部。