試論公司會計資料的保管與查閱

【摘要】在市場經濟中，公司需要面臨激烈的競爭環境，因此就需要重視財務工作，在財務管理中，會計工作的基礎，只有合理的預算、核算以及會計數據的真實性才能為公司的發展提供可靠的數據，也才能為管理者的決策提供幫助，所以在公司的發展過程中，管理者如果想要借助會計信息的數據為公司發展提供幫助，那么就需要管理好會計資料，同時針對會計資料的查閱等內容做好制度的約束，才能減少公司的損失，避免會計風險的出現，減少會計數據的泄露問題出現，同時在信息時代，會計資料的保存要合理使用信息平臺，才能最終保證完整和真實的會計數據供公司有需要的工作人員查閱資料。

【關鍵詞】公司 會計 資料 保管 查閱

一、公司會計資料的保管與查閱的內容

（一）會計資料的保管

傳統的公司會計資料的保管是采用集中裝進盒子里面的，它是需要按照會計報表的分類，或者按照部門進行會計分類，或者依據公司的生產、銷售以及支付等內容進行分類，每一年的會計資料都是放在一起，并且在檔案盒里里面做好目錄，記錄好橫標和側標，這些都是手工的操作的，按照會計資料的分類最后裝訂成冊，這是會計資料保管的開始階段，而會計資料的保管時間一般有期限，依據重要性，分為定期保管和永久保管兩類，而在公司需要專門人負責管理會計資料，并且設置專門的會計機構，而會計資料的定期保管依據會計的內容分類，季度報告是保存三年就行，固定資產管理、銀行賬單等是五年，會計憑證和數據是保管十五年，而會計年度報告，會計檔案等是需要永久保管的，但是因為都是用紙質版的會計材料，所以在保管的時候需要注意會計資料的清潔、防潮，防水，防火等的安全性，需要制定相關的管理制度，才能更好的有利于會計資料的保管。而信息時代，會計資料的保管可以雙管齊下，信息平臺和會計紙質版一起保管，待一個出現問題的時候，另一個資料還能查閱，所以公司需要把兩者相互結合，共同為會計資料的保管發揮作用。

（二）會計資料的查閱內容

會計資料對于公司來說是屬于保密的信息，因為會計資料里面包含有公司的資金使用，以及公司的各類財務狀況和財務數據，從這些資料里面就能分析出公司發展的實際情況，便于對公司經營情況的掌握，所以說一旦公司會計資料丟失和被泄露，那么就嚴重影響公司的發展。所以對于公司需要查閱會計資料的時候，公司要制定查閱的制度，做好會計資料的查閱分類，哪些是可以讓大家看的會計資料，哪些是只有管理層能夠查閱的資料，同時對查閱人員做好查閱記錄，保證查閱資料的整個流程都是透明的，一旦發現泄露會計資料的問題能夠追責到個人，同時要對會計部門的工作人員進行培訓，保證會計查閱管理人員的工作態度和工作嚴謹性，因此在嚴格的制度下，才能保證會計資料在查閱時候的安全性。

二、公司會計資料的保管與查閱工作現狀

（一）會計保管的基礎設施不完善，不能滿足會計資料保管的需要

做好公司的會計資料的保管工作主要是為了促進公司的發展，以及保證公司發展的經濟效益的最大化，同時也能夠為公司的發展提供必要的數據信息，能達到公司的經濟利益和社會效益的統一。因為很多公司的領導者雖然重視經濟效益，但是卻不重視公司的會計資料的保管工作，導致會計資料的管理松懈，很多重要的會計信息丟失嚴重，導致需要會計信息的時候不能按照要求獲得需要的信息，同時因為領導的不重視，公司對會計資料保管的基礎設施的投入量少，設備不能更新，設施不齊全，因此不利于會計資料的安全和完整的保管工作，一旦出現會計資料的丟失，會造成嚴重的經濟損失，阻礙公司的發展。

（二）公司會計資料收集不全，保管分散，不利于查閱

因為公司領導者對會計資料的不重視，導致會計資料的收集只是重視會計憑證、報表等信息，卻忽視對會計資料的收集、整理、分類以及最后的歸檔等信息，這就影響了會計資料的完整性，因為會計資料收集不全，那么對于會計資料的保管就是分散的狀態，。不利于最后的會計資料查閱時候的資源共享。因為會計資料對于公司發展的重要作用，因此需要永久保存會計的資料。在公司設置會計資料的保管部門，做好會計的檔案管理工作，但是現實情況是現在很多公司的會計檔案沒有專人負責管理，有的會計檔案的管理水平差距大，因此在查閱會計資料的時候依然是不能為需要的人員提供專業的會計信息。

（三）負責公司的會計資料的保管和查閱人員的素質良莠不齊

公司會計資料的管理工作要想秩序井然，就需要有專人負責會計資料的管理和查閱工作，而同時這項工作也是一個技術性和政治性要求很高的工作，需要工作人員在熟悉自己工作需要能力的基礎上，懂得相關的專業知識，對業務素質要求很高的，但是因為公司私有制的體制，他們管理會計資料的人員一般都是年齡大，沒有經歷過專業培訓就上崗，而且缺少工作能力，不能及時的進行會計資料的管理，分類，不能及時的歸檔，所以在實際工作中很難適應信息時代對會計資料保管和查閱工作的要求，所以說這不僅給會計資料的保管和查閱帶來困難，影響工作秩序。

（四）公司缺少專業的會計資料保管和查閱信息化人才

為了適應新社會的發展，公司的會計資料的保管也應該采用信息化技術，在公司內部建立一個完整的信息化管理平臺，以保證公司會計資料的完整性，但是因為公司的會計人員對于會計工作的培訓內容沒有專門的計算機技術的培訓，因此在操作的過程中，會計資料的保管工作缺少經驗，不利于會計資料的完整性，而同時因為查閱會計資料需要信息平臺，但是平臺管理人員素質低，在遇到計算機問題的時候不能得到及時的解決，所以會計軟件系統不能在公司中得到充分的使用，加上公司內部的會計人員素質不夠，在操作計算機過程中經常出現失誤，因此造成數據缺失，或者系統問題，這都影響會計材料的保管和查閱工作。

三、完善公司會計資料保管和查閱問題的建議

（一）公司領導者重視會計資料的保管和查閱工作

在公司發展的階段，公司領導者不能只顧及公司的經濟效益最大化，還應該重視公司發展的長遠利益，因此應該重視對會計資料的保管和查閱工作。會計資料能夠為公司管理者的經營決策提供數據，所以應該加強會計資料的保管和查閱工作，保證會計資料能夠在領導重視的前提下，保管制度以及查閱制度在公司內部得到推廣，并且放置有序，方便查閱，嚴禁出現違紀行為，這是在公司中為會計資料的保管和查閱創造良好的工作環境。

（二）做好會計檔案的分類，便于保管和查閱

公司的會計檔案有紙質版和電子版兩種形式，同時會計工作種類多，工作復雜，因此需要認真的對會計資料進行分類，或者按照時間分類，或者依據會計工作內容進行分類，總之是要保證會計資料的完整，同時在查閱的時候，為了方便查閱，要按照類別，需要保管的時間分開放置，在做好分類以后，最主要的就是要做好會計資料的安全，提高管理者的安全意識，同時注意防火、防盜、防潮、防熱、防蟲等工作。對于會計資料的信息化管理中應該管理好平臺的安全性，要做好軟件的黑客行為泄露公司會計資料的行為，同時要對軟件定期進行提高安全性的升級工作，認真檢查，防止病毒入侵。

（三）完善公司會計資料的保管和查閱制度

制度是工作的保證，也是會計資料的保管和查閱工作的依據，公司的會計資料的保管和查閱過程中公司的管理部門會按照制度的規定進行保管和查閱會計資料的程序，所以應該在公司內部建立會計的保管制度、查閱登記制度、保密制度、會計資料的歸檔制度以及會計資料的分類原則等，只有把會計資料妥善保管，才能方便公司人員的查閱資料，同時會計資料的保管應該按照會計檔案管理辦法的規定執行，保證會計資料的完整和查閱的工作秩序井然，也是為了增加公司的競爭能力。

（四）提高會計資料的綜合素質

會計人員應該具有專業的工作能力，打破常規，保證會計資料的完整性和安全性，因為現代會計資料的管理是更多的利用信息化的技術，因此公司需要對會計人員進行培訓，抱枕會計人員的業務素質的提高以及計算機技術的增強，同時公司應該依據會計工作需要，培養專業人才，在公司內部創造學習條件和環境，制定學習計劃，最終提高會計人員的綜合素質和工作能力。

四、結束語

公司的會計資料對于公司的發展有很重要的意義，因此公司為了適應市場的需要，提高自己的競爭力，需要在公司內部創造會計資料保管和查閱的工作環境，領導者重視，內部人員配合，不斷的加強培訓，提高會計人員的素質，同時用創新的工作理念，加強會計資料管理工作水平，真正使會計資料保管和查閱工作實現制度化、規范化、科學化。

參考文獻

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作者簡介：楊菊團（1984-），女，侗族，貴州三穗人，畢業于貴州財經學院，任職于重慶渝豪仕物業發展有限公司，研究方向；財務管理。