試論公司會計(jì)資料的保管與查閱

【摘要】在市場經(jīng)濟(jì)中，公司需要面臨激烈的競爭環(huán)境，因此就需要重視財(cái)務(wù)工作，在財(cái)務(wù)管理中，會計(jì)工作的基礎(chǔ)，只有合理的預(yù)算、核算以及會計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性才能為公司的發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)，也才能為管理者的決策提供幫助，所以在公司的發(fā)展過程中，管理者如果想要借助會計(jì)信息的數(shù)據(jù)為公司發(fā)展提供幫助，那么就需要管理好會計(jì)資料，同時(shí)針對會計(jì)資料的查閱等內(nèi)容做好制度的約束，才能減少公司的損失，避免會計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)，減少會計(jì)數(shù)據(jù)的泄露問題出現(xiàn)，同時(shí)在信息時(shí)代，會計(jì)資料的保存要合理使用信息平臺，才能最終保證完整和真實(shí)的會計(jì)數(shù)據(jù)供公司有需要的工作人員查閱資料。

【關(guān)鍵詞】公司 會計(jì) 資料 保管 查閱

一、公司會計(jì)資料的保管與查閱的內(nèi)容

（一）會計(jì)資料的保管

傳統(tǒng)的公司會計(jì)資料的保管是采用集中裝進(jìn)盒子里面的，它是需要按照會計(jì)報(bào)表的分類，或者按照部門進(jìn)行會計(jì)分類，或者依據(jù)公司的生產(chǎn)、銷售以及支付等內(nèi)容進(jìn)行分類，每一年的會計(jì)資料都是放在一起，并且在檔案盒里里面做好目錄，記錄好橫標(biāo)和側(cè)標(biāo)，這些都是手工的操作的，按照會計(jì)資料的分類最后裝訂成冊，這是會計(jì)資料保管的開始階段，而會計(jì)資料的保管時(shí)間一般有期限，依據(jù)重要性，分為定期保管和永久保管兩類，而在公司需要專門人負(fù)責(zé)管理會計(jì)資料，并且設(shè)置專門的會計(jì)機(jī)構(gòu)，而會計(jì)資料的定期保管依據(jù)會計(jì)的內(nèi)容分類，季度報(bào)告是保存三年就行，固定資產(chǎn)管理、銀行賬單等是五年，會計(jì)憑證和數(shù)據(jù)是保管十五年，而會計(jì)年度報(bào)告，會計(jì)檔案等是需要永久保管的，但是因?yàn)槎际怯眉堎|(zhì)版的會計(jì)材料，所以在保管的時(shí)候需要注意會計(jì)資料的清潔、防潮，防水，防火等的安全性，需要制定相關(guān)的管理制度，才能更好的有利于會計(jì)資料的保管。而信息時(shí)代，會計(jì)資料的保管可以雙管齊下，信息平臺和會計(jì)紙質(zhì)版一起保管，待一個(gè)出現(xiàn)問題的時(shí)候，另一個(gè)資料還能查閱，所以公司需要把兩者相互結(jié)合，共同為會計(jì)資料的保管發(fā)揮作用。

（二）會計(jì)資料的查閱內(nèi)容

會計(jì)資料對于公司來說是屬于保密的信息，因?yàn)闀?jì)資料里面包含有公司的資金使用，以及公司的各類財(cái)務(wù)狀況和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，從這些資料里面就能分析出公司發(fā)展的實(shí)際情況，便于對公司經(jīng)營情況的掌握，所以說一旦公司會計(jì)資料丟失和被泄露，那么就嚴(yán)重影響公司的發(fā)展。所以對于公司需要查閱會計(jì)資料的時(shí)候，公司要制定查閱的制度，做好會計(jì)資料的查閱分類，哪些是可以讓大家看的會計(jì)資料，哪些是只有管理層能夠查閱的資料，同時(shí)對查閱人員做好查閱記錄，保證查閱資料的整個(gè)流程都是透明的，一旦發(fā)現(xiàn)泄露會計(jì)資料的問題能夠追責(zé)到個(gè)人，同時(shí)要對會計(jì)部門的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證會計(jì)查閱管理人員的工作態(tài)度和工作嚴(yán)謹(jǐn)性，因此在嚴(yán)格的制度下，才能保證會計(jì)資料在查閱時(shí)候的安全性。

二、公司會計(jì)資料的保管與查閱工作現(xiàn)狀

（一）會計(jì)保管的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，不能滿足會計(jì)資料保管的需要

做好公司的會計(jì)資料的保管工作主要是為了促進(jìn)公司的發(fā)展，以及保證公司發(fā)展的經(jīng)濟(jì)效益的最大化，同時(shí)也能夠?yàn)楣镜陌l(fā)展提供必要的數(shù)據(jù)信息，能達(dá)到公司的經(jīng)濟(jì)利益和社會效益的統(tǒng)一。因?yàn)楹芏喙镜念I(lǐng)導(dǎo)者雖然重視經(jīng)濟(jì)效益，但是卻不重視公司的會計(jì)資料的保管工作，導(dǎo)致會計(jì)資料的管理松懈，很多重要的會計(jì)信息丟失嚴(yán)重，導(dǎo)致需要會計(jì)信息的時(shí)候不能按照要求獲得需要的信息，同時(shí)因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的不重視，公司對會計(jì)資料保管的基礎(chǔ)設(shè)施的投入量少，設(shè)備不能更新，設(shè)施不齊全，因此不利于會計(jì)資料的安全和完整的保管工作，一旦出現(xiàn)會計(jì)資料的丟失，會造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，阻礙公司的發(fā)展。

（二）公司會計(jì)資料收集不全，保管分散，不利于查閱

因?yàn)楣绢I(lǐng)導(dǎo)者對會計(jì)資料的不重視，導(dǎo)致會計(jì)資料的收集只是重視會計(jì)憑證、報(bào)表等信息，卻忽視對會計(jì)資料的收集、整理、分類以及最后的歸檔等信息，這就影響了會計(jì)資料的完整性，因?yàn)闀?jì)資料收集不全，那么對于會計(jì)資料的保管就是分散的狀態(tài)，。不利于最后的會計(jì)資料查閱時(shí)候的資源共享。因?yàn)闀?jì)資料對于公司發(fā)展的重要作用，因此需要永久保存會計(jì)的資料。在公司設(shè)置會計(jì)資料的保管部門，做好會計(jì)的檔案管理工作，但是現(xiàn)實(shí)情況是現(xiàn)在很多公司的會計(jì)檔案沒有專人負(fù)責(zé)管理，有的會計(jì)檔案的管理水平差距大，因此在查閱會計(jì)資料的時(shí)候依然是不能為需要的人員提供專業(yè)的會計(jì)信息。

（三）負(fù)責(zé)公司的會計(jì)資料的保管和查閱人員的素質(zhì)良莠不齊

公司會計(jì)資料的管理工作要想秩序井然，就需要有專人負(fù)責(zé)會計(jì)資料的管理和查閱工作，而同時(shí)這項(xiàng)工作也是一個(gè)技術(shù)性和政治性要求很高的工作，需要工作人員在熟悉自己工作需要能力的基礎(chǔ)上，懂得相關(guān)的專業(yè)知識，對業(yè)務(wù)素質(zhì)要求很高的，但是因?yàn)楣舅接兄频捏w制，他們管理會計(jì)資料的人員一般都是年齡大，沒有經(jīng)歷過專業(yè)培訓(xùn)就上崗，而且缺少工作能力，不能及時(shí)的進(jìn)行會計(jì)資料的管理，分類，不能及時(shí)的歸檔，所以在實(shí)際工作中很難適應(yīng)信息時(shí)代對會計(jì)資料保管和查閱工作的要求，所以說這不僅給會計(jì)資料的保管和查閱帶來困難，影響工作秩序。

（四）公司缺少專業(yè)的會計(jì)資料保管和查閱信息化人才

為了適應(yīng)新社會的發(fā)展，公司的會計(jì)資料的保管也應(yīng)該采用信息化技術(shù)，在公司內(nèi)部建立一個(gè)完整的信息化管理平臺，以保證公司會計(jì)資料的完整性，但是因?yàn)楣镜臅?jì)人員對于會計(jì)工作的培訓(xùn)內(nèi)容沒有專門的計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，因此在操作的過程中，會計(jì)資料的保管工作缺少經(jīng)驗(yàn)，不利于會計(jì)資料的完整性，而同時(shí)因?yàn)椴殚啎?jì)資料需要信息平臺，但是平臺管理人員素質(zhì)低，在遇到計(jì)算機(jī)問題的時(shí)候不能得到及時(shí)的解決，所以會計(jì)軟件系統(tǒng)不能在公司中得到充分的使用，加上公司內(nèi)部的會計(jì)人員素質(zhì)不夠，在操作計(jì)算機(jī)過程中經(jīng)常出現(xiàn)失誤，因此造成數(shù)據(jù)缺失，或者系統(tǒng)問題，這都影響會計(jì)材料的保管和查閱工作。

三、完善公司會計(jì)資料保管和查閱問題的建議

（一）公司領(lǐng)導(dǎo)者重視會計(jì)資料的保管和查閱工作

在公司發(fā)展的階段，公司領(lǐng)導(dǎo)者不能只顧及公司的經(jīng)濟(jì)效益最大化，還應(yīng)該重視公司發(fā)展的長遠(yuǎn)利益，因此應(yīng)該重視對會計(jì)資料的保管和查閱工作。會計(jì)資料能夠?yàn)楣竟芾碚叩慕?jīng)營決策提供數(shù)據(jù)，所以應(yīng)該加強(qiáng)會計(jì)資料的保管和查閱工作，保證會計(jì)資料能夠在領(lǐng)導(dǎo)重視的前提下，保管制度以及查閱制度在公司內(nèi)部得到推廣，并且放置有序，方便查閱，嚴(yán)禁出現(xiàn)違紀(jì)行為，這是在公司中為會計(jì)資料的保管和查閱創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。

（二）做好會計(jì)檔案的分類，便于保管和查閱

公司的會計(jì)檔案有紙質(zhì)版和電子版兩種形式，同時(shí)會計(jì)工作種類多，工作復(fù)雜，因此需要認(rèn)真的對會計(jì)資料進(jìn)行分類，或者按照時(shí)間分類，或者依據(jù)會計(jì)工作內(nèi)容進(jìn)行分類，總之是要保證會計(jì)資料的完整，同時(shí)在查閱的時(shí)候，為了方便查閱，要按照類別，需要保管的時(shí)間分開放置，在做好分類以后，最主要的就是要做好會計(jì)資料的安全，提高管理者的安全意識，同時(shí)注意防火、防盜、防潮、防熱、防蟲等工作。對于會計(jì)資料的信息化管理中應(yīng)該管理好平臺的安全性，要做好軟件的黑客行為泄露公司會計(jì)資料的行為，同時(shí)要對軟件定期進(jìn)行提高安全性的升級工作，認(rèn)真檢查，防止病毒入侵。

（三）完善公司會計(jì)資料的保管和查閱制度

制度是工作的保證，也是會計(jì)資料的保管和查閱工作的依據(jù)，公司的會計(jì)資料的保管和查閱過程中公司的管理部門會按照制度的規(guī)定進(jìn)行保管和查閱會計(jì)資料的程序，所以應(yīng)該在公司內(nèi)部建立會計(jì)的保管制度、查閱登記制度、保密制度、會計(jì)資料的歸檔制度以及會計(jì)資料的分類原則等，只有把會計(jì)資料妥善保管，才能方便公司人員的查閱資料，同時(shí)會計(jì)資料的保管應(yīng)該按照會計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行，保證會計(jì)資料的完整和查閱的工作秩序井然，也是為了增加公司的競爭能力。

（四）提高會計(jì)資料的綜合素質(zhì)

會計(jì)人員應(yīng)該具有專業(yè)的工作能力，打破常規(guī)，保證會計(jì)資料的完整性和安全性，因?yàn)楝F(xiàn)代會計(jì)資料的管理是更多的利用信息化的技術(shù)，因此公司需要對會計(jì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，抱枕會計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的增強(qiáng)，同時(shí)公司應(yīng)該依據(jù)會計(jì)工作需要，培養(yǎng)專業(yè)人才，在公司內(nèi)部創(chuàng)造學(xué)習(xí)條件和環(huán)境，制定學(xué)習(xí)計(jì)劃，最終提高會計(jì)人員的綜合素質(zhì)和工作能力。

四、結(jié)束語

公司的會計(jì)資料對于公司的發(fā)展有很重要的意義，因此公司為了適應(yīng)市場的需要，提高自己的競爭力，需要在公司內(nèi)部創(chuàng)造會計(jì)資料保管和查閱的工作環(huán)境，領(lǐng)導(dǎo)者重視，內(nèi)部人員配合，不斷的加強(qiáng)培訓(xùn)，提高會計(jì)人員的素質(zhì)，同時(shí)用創(chuàng)新的工作理念，加強(qiáng)會計(jì)資料管理工作水平，真正使會計(jì)資料保管和查閱工作實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

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作者簡介：楊菊團(tuán)（1984-），女，侗族，貴州三穗人，畢業(yè)于貴州財(cái)經(jīng)學(xué)院，任職于重慶渝豪仕物業(yè)發(fā)展有限公司，研究方向；財(cái)務(wù)管理。