新時(shí)期人事檔案管理策略探討

摘 要：人事檔案是個(gè)人情況的詳細(xì)介紹，涉及個(gè)人思想、能力等多個(gè)方面，人事檔案作為社會公共信息的一部分，必須做好有效的管理與保護(hù)。新時(shí)期，人員流動頻繁，人事檔案管理的難度加大，如何做好新時(shí)期人事檔案管理挑戰(zhàn)的應(yīng)對，提出有效的改進(jìn)策略是本文探討的重點(diǎn)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；人事檔案；檔案管理；策略探討

新時(shí)期人事檔案管理呈現(xiàn)新特點(diǎn)，面臨新挑戰(zhàn)，而新時(shí)期人事檔案管理的重要性也日益凸顯，因此做好新時(shí)期人事檔案的優(yōu)化管理具有現(xiàn)實(shí)必要性。認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，明確當(dāng)前人事檔案管理中的不足，在梳理既存問題的基礎(chǔ)上制定策略，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化，服務(wù)于企事業(yè)單位和廣大個(gè)人，提升社會整體檔案管理水平。

1 人事檔案的基本概述

人事檔案是個(gè)人各方面重點(diǎn)信息的記錄，涉及個(gè)人政治面貌、入團(tuán)入黨信息、工作能力、政治態(tài)度、思想作風(fēng)、人生經(jīng)歷等多個(gè)方面，是個(gè)人成長與專業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)依據(jù)。人事檔案是動態(tài)發(fā)展的，人事檔案的信息是不斷豐富補(bǔ)充的，這也意味著如果人事檔案信息更新不及時(shí)就可能導(dǎo)致人事檔案信息的無效性，降低其利用價(jià)值。隨著社會的發(fā)展，人事檔案在新時(shí)期信息技術(shù)的沖擊下也面臨新的挑戰(zhàn)。人事檔案管理優(yōu)化、人事檔案的有效保護(hù)、人事檔案管理思路和方式的革新等都是人事檔案管理必須著手的問題。加強(qiáng)人事檔案管理，動態(tài)記錄個(gè)人發(fā)展情況，定期更新，對個(gè)人發(fā)展與企事業(yè)單位提供合理及有預(yù)見性的決斷指導(dǎo)。

2 新時(shí)期人事檔案管理中的既存問題

（一）人事檔案管理缺乏重視。在一些企事業(yè)單位內(nèi)，管理者對人員的人事檔案管理普遍關(guān)注度、重視度不高。人事檔案管理局限于檔案資料的整理和保存，檔案管理內(nèi)容比較單一，信息化建設(shè)不足。多數(shù)企事業(yè)檔案管理人員對人事檔案管理認(rèn)識不足，人事檔案管理未被納入工作管理之中，沒有設(shè)立合理的工作標(biāo)準(zhǔn)、工作制度，人事檔案管理工作也沒有取得實(shí)效。人事檔案管理靜態(tài)化，檔案管理內(nèi)容得不到進(jìn)一步的豐富與完善，難以做好信息時(shí)代下的與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理信息化程度不高。正是因?yàn)樗枷肷系牡耸聶n案管理得不到重視，檔案利用價(jià)值大大降低。

（二）檔案管理人員素質(zhì)較低。因?yàn)樗枷肷系牟恢匾暎笫聵I(yè)人事檔案管理人員專業(yè)水平不高，甚至沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，對人事檔案長期保存的價(jià)值和人事檔案管理的效率關(guān)注不夠，人事檔案管理中方式方法落后。而管理水平對人事檔案管理質(zhì)量和效率的影響是直接性的，管理方式的滯后導(dǎo)致人事檔案管理成本的無形增加。人事檔案管理人員素質(zhì)不高，檔案隨意涂改，檔案真實(shí)性無法保證。因此做好高素質(zhì)人事檔案管理人員隊(duì)伍的建構(gòu)具有現(xiàn)實(shí)必要性。

（三）檔案信息化建設(shè)程度低。隨著信息時(shí)代的到來，人事檔案管理信息化趨向越來越明顯，但是我國多數(shù)企事業(yè)的人事檔案信息化建設(shè)程度低。特別是在一些經(jīng)濟(jì)實(shí)力較弱的中小企業(yè)和事業(yè)單位中，很難有足夠的資金支持人事檔案的信息化改革。有的企事業(yè)雖然著手于人事檔案的信息化建設(shè)，但是信息化建設(shè)過程中缺乏管理制度的約束與規(guī)范，信息化管理及執(zhí)行能力方面并不是很好。人事檔案管理數(shù)字化程度低，數(shù)字化資源開發(fā)不夠深入，影響人事檔案信息的檢索，降低人事檔案的利用率，更無法實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的共享。

（四）人事檔案信息保護(hù)不當(dāng)。人事檔案因?yàn)樯婕暗絺€(gè)人各方面的信息，因此必須妥善保管。但是檔案的收集保護(hù)卻問題頻出。沒有健全的檔案收集及保護(hù)管理制度，制度的執(zhí)行力較低，人事檔案材料不完整，重要資料缺失，材料歸檔不規(guī)范，影響了人事檔案的準(zhǔn)確性與全面性。因?yàn)楣芾肀Ｗo(hù)的不當(dāng)，甚至出現(xiàn)個(gè)人非法手段進(jìn)行的人事檔案信息的涂改，甚至盜印檔案，人事檔案無法真實(shí)地反映情況，對檔案的質(zhì)量和利用率造成重要影響。基于此，必須及時(shí)做好人事檔案的保護(hù)工作。

3 新時(shí)期人事檔案管理的有效策略

（一）加大宣傳，凸顯人事檔案管理的重要性。人事檔案管理不到位，很大程度是思想認(rèn)識不夠。因此必須加強(qiáng)宣傳，提升社會、企事業(yè)對人事檔案管理的重視意識，在認(rèn)識到位的基礎(chǔ)上強(qiáng)化檔案管理責(zé)任心，積極做好人事檔案管理的關(guān)注與重視。宣傳中應(yīng)側(cè)重于人事檔案基本知識和檔案管理工作重要性的講解，讓大家熟悉相關(guān)的檔案法律法規(guī)，從而明確自身人事檔案方面的責(zé)任與義務(wù)。提升社會對人事檔案的關(guān)注度，激發(fā)人事檔案工作人員檔案管理的積極性，自覺學(xué)習(xí)，自覺做好人事檔案管理，在做好檔案管理的同時(shí)做好人事檔案的合理利用。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升人事檔案管理人員素質(zhì)。新時(shí)期實(shí)現(xiàn)人事檔案管理策略的優(yōu)化必須從人事檔案管理人員素質(zhì)的提升入手。只有提升管理人員的素質(zhì)和能力，才能正確使用檔案管理設(shè)備，做好檔案管理保護(hù)。素質(zhì)的提升意味著責(zé)任心的提升，才能以積極的態(tài)度從事檔案管理。素質(zhì)提升最為有效的方式就是培訓(xùn)。結(jié)合企事業(yè)人事檔案管理實(shí)際，邀請人事檔案管理專家或者經(jīng)驗(yàn)豐富的人事檔案管理專員進(jìn)行檔案管理的專題培訓(xùn)，組織形式豐富的檔案管理交流活動，分享人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)不足，提高業(yè)務(wù)實(shí)操能力。此外還應(yīng)加強(qiáng)檔案法律的學(xué)習(xí)和專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，讓人事檔案管理人員有條不紊地做好繁瑣的人事檔案管理工作。

（三）信息建設(shè)，提升人事檔案管理信息化水平。隨著信息社會的到來，信息技術(shù)給我們的生產(chǎn)生活帶來極大便利，而人事檔案管理也進(jìn)入信息化建設(shè)的新時(shí)期。信息技術(shù)在人事檔案管理中應(yīng)用越來越廣泛，其成效也越來越明顯。將信息技術(shù)引入人事檔案管理，用現(xiàn)代的管理方式進(jìn)行人事檔案流程的優(yōu)化，切實(shí)提升人事檔案查詢效率，建立現(xiàn)代化的人事檔案信息化系統(tǒng)。在信息時(shí)代中，人事檔案以信息技術(shù)為載體，發(fā)揮電子技術(shù)的優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)不同部門、不同個(gè)體檔案信息的整合匯總，從人事檔案整合中發(fā)現(xiàn)信息價(jià)值。人事檔案管理成冊，準(zhǔn)確及時(shí)地輸入到電子信息系統(tǒng)中，便于人事檔案信息的傳輸保存，快速獲取，帶來人事檔案信息利用的高質(zhì)高效。積極建立人事檔案信息庫，分類目掃描管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案使用價(jià)值的最大凸顯。

（四）優(yōu)化管理，以提升人事檔案信息的安全性。人事檔案信息中涉及很多機(jī)密重要資料，一旦保管不當(dāng)很容易引發(fā)信息泄露。因此必須加強(qiáng)人事檔案信息的保護(hù)，最直接有效的手段就是優(yōu)化管理。一方面關(guān)注人的培訓(xùn)，通過完善培訓(xùn)機(jī)制，針對人事檔案信息管理的實(shí)際需求和管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)整，確保人事檔案管理人員具備責(zé)任心與專業(yè)性。積極向社會吸納優(yōu)秀的人事檔案管理人才，通過人才的引進(jìn)確保人事檔案管理主體的安全性。重點(diǎn)選取人事檔案管理專業(yè)畢業(yè)的高材生，積極做好優(yōu)秀人才的儲備。另一方面，定期備份檔案信息數(shù)據(jù)到云端，打造安全防火墻，通過數(shù)字驗(yàn)證、身份驗(yàn)證等技術(shù)為人事檔案信息的安全保駕護(hù)航，避免出現(xiàn)人事檔案信息的篡改與盜取。

4 結(jié)束語

新時(shí)期，人事檔案管理面臨新環(huán)境下的新挑戰(zhàn)，而傳統(tǒng)的人事檔案管理思路和方式也暴露出更多的不足，針對不足，我們只有正視問題，提出策略，重點(diǎn)擊破，人事檔案信息管理才能有效穩(wěn)定推進(jìn)，取得理想預(yù)期。新時(shí)期我們必須理論聯(lián)系實(shí)踐，實(shí)踐中研討人事檔案管理的新思路、新模式，做好人事檔案的優(yōu)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理價(jià)值的有效發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)

[1]胡艷華.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)策略探究[J].人力資源管理，2016（07）：310-311.

[2]應(yīng)紅央.新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新問題研究[J].人力資源管理，2015（10）：220-221.

[3]張惠琴，陳春紅.新時(shí)期下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué)，2012，18（16）：28-29.

[4]李永萍.試論新時(shí)期人事檔案管理[J].山西科技，2011，26（01）：65-67.

作者簡介

趙丹（1978-），女，漢族，浙江東陽人，浙江省東陽市人力資源和社會保障服務(wù)中心，檔案管理科科長，檔案館員職稱，研究方向：檔案管理。