中新天津生態城檔案資源整合、利用的實踐及探索

摘 要：檔案信息資源整合是檔案行業順應新時代發展的必然要求，檔案資源整合能有效完善館藏結構，有利于檔案社會功能的實現。本文介紹了中新天津生態城現階段檔案管理狀況，分享了生態城在跨行業、跨部門、跨專業進行資源整合的成功經驗，剖析現階段檔案整合管理面臨的問題，并提出相應政策，旨在更好地規劃生態城檔案事業的發展思路，為其他檔案工作實踐部門提供借鑒，引起檔案界對區域性檔案信息資源整合更多的關注和思考。

關鍵詞：檔案信息；資源整合；圖書檔案；一體化

中新天津生態城是中國、新加坡兩國政府的一項戰略性合作項目。2009年，生態城設立檔案室，隸屬生態城辦公室；2013年11月，圖書檔案館正式成立，將圖書、檔案集中管理，是隸屬于生態城管委會的全額事業單位。生態城管委會領導一向重視檔案工作，積極推動檔案事業的發展。自濱海旅游區、中心漁港經濟區與中新天津生態城合并后，生態 城的社會經濟發展進入快車道，作為存史資政的檔案管理部門，如何科學、高效地挖掘區域檔案資源，深度開展檔案資源整合，建設統一、完善的區域檔案資源管理服務平臺，提升檔案資源利用效能，使檔案工作更好地服務于區域政治建設、經濟建設、社會建設及文化建設，是我們面對且亟需解決的課題。

1 生態城檔案資源整合實證分析

1.1 實施檔案資源整合的內外因素

1、區域檔案數量、門類不斷增加

從生態城2007年籌建至2017年，館藏總量為44586件/卷/張，其中文書檔案18612件；城建檔案18513卷；會計檔案963卷；實物檔案161件；照片檔案6319張。按照區域檔案統一收集，各門類檔案統一保存管理，檔案服務統一標準的發展思路，形成了以文書、城建檔案為基礎，房管、建設、會計、聲像、照片、實物等多門類檔案并存，民生檔案（包含先進人物、社會團體、準生證、二胎、出生證、收養、低保、殘疾人、復退軍人、學籍、死亡干部、就失業登記、公屋等13類檔案）、生態檔案陸續進館的發展狀態。目前館內涉及的檔案門類已達22種，區域內未入館的專業檔案仍有十余類。

區域檔案數量及門類的不斷增加，加大了分散管理的難度及資源投入，多渠道的檔案服務也給利用者帶來不便，促使我們對區域檔案逐步實施整合。

2、檔案信息化發展的迫切需求

檔案的分散管理方式會造成管理系統重復建設、系統化管理水平參差不齊、檔案信息沒法共享等諸多弊端。為避免上述問題，我館在系統建設方面做了多方面努力。一是陸續搭建了綜合檔案、城建檔案統一管理平臺；二是建立綜合檔案虛擬檔案室子系統，將系統服務直接延伸至各管委會局室；三是與管委會OA系統數據對接，實現文檔一體化管理；四是建立城建檔案虛擬檔案室子系統，將服務延伸至建設業務檔案部門；五是合作開發GIS系統，與檔案系統實施對接；六是進一步完善民生檔案及生態檔案數據庫建設。雖然我館在信息化建設方面已開展諸多嘗試，但整合力度仍待加強，仍然沒能達到區域檔案統一系統管理的發展目標。相對于國內其他公共行業的發展，我館乃至國內檔案行業信息化的發展相對滯后，更有效的資源整合能夠助推檔案事業朝大數據、云計算等熱門技術方向發展。同時，“智慧城市”是生態城目前發展的重要方向，區域檔案有效整合，建立統一的管理、服務平臺，將使數字檔案館成為智慧城市建設更加重要一環。

3、檔案事業發展新要求

近些年來，檔案資源整合成為檔案事業深入發展的新趨勢，引起檔案行業廣泛研究、實踐。國內許多公共檔案館在推進本行政區域內檔案資源的整合，廣東的順德和深圳、上海浦東、安徽和縣等地在整合當地檔案資源、改革檔案管理模式等方面已邁出了先行的步伐。在2008年2月頒布實施的《市、縣級國家綜合檔案館測評辦法 》中，明確將檔案資源整合作為一項具體內容列入測評指標體系，將是否實施了檔案資源整合作為衡量綜合檔案館基礎業務開展情況的一項指標。天津市檔案局積極鼓勵推進檔案整合工作，并以民生檔案資源整合為突破口，在全市建立了一站式服務平臺；另外，京津冀三地已簽署《京津冀檔案事業協同發展合作框架協議》，加大京津冀檔案資源的整合力度。

1.2 多種檔案資源整合模式發展的嘗試

1、檔案、圖書跨行業資源整合共享

我館實施圖書、檔案一體化管理模式，圖書、檔案機構統一設置，管理服務功能有機結合。這種整合方式能夠實現資源互通、共享，服務互補、互促，主要體現在幾個方面：第一，檔案、圖書共建地方文獻和特色數據庫，共享資源收集、整理的成果，可極大豐富項目資源信息，也能節約項目成本；第二，與圖書資源整合，對檔案資源的利用服務有促進作用，為用戶提供更完整、系統的信息資源，實現資源互通，滿足用戶全面、準確、多元化的信息需求；第三，共享查詢檢索、網絡發布等渠道，檔案資源可獲得更多的用戶利用機會及關注；第四，圖書行業現代化技術相對超前，把圖書行業的物聯網、整合檢索、自助服務等技術移植到檔案行業，可實現檔案資源更加方便、快捷的管理。

2、綜合檔案與城建檔案統一管理

我館在成立之初就將城建檔案的管理納入職能范圍內，之后成立城建檔案管理部，實現與綜合檔案統一管理。這樣的模式可更加合理分配檔案管理職責，劃分檔案收集范圍，統一分配館內資源，共享檔案成果，方便用戶綜合利用。并將綜合檔案、城建檔案系統管理功能集成到一個系統框架內，建立了一個綜合性的檔案管理系統，全面整合兩類電子檔案的資源管理。

3、建設業務檔案合作管理

我館充分考慮建設業務檔案歸屬單位的工作需要及合理利益，與建設局、房管中心溝通、協商，擬定了一套創新性檔案資源整合機制。該機制的基本思路是建設局、房管中心自建檔案室，負責各自業務檔案的管理，我館進行業務指導、監督；紙質檔案短期內自行保管，保存一定期限后移交檔案館；我館將管理系統延伸至各檔案室，各檔案室使用我館提供的個性化管理功能，進行紙質檔案100%數字化掃描、掛接，我館與各檔案室共享電子檔案管理、使用職權。這種管理機制可有效解決檔案歸屬、管理、利用等問題，實現建設業務檔案資源的科學配置管理。

4、地下管線檔案資源整合開發

生態城十分重視地下管線管理工作，我館較早就與生態城投資開發有限公司合作開發生態城GIS二維、三維系統，目前已建成一套核心技術國內領先、紅線內外信息完整、功能完善的綜合性GIS系統。另外我們正在實現GIS系統與數字檔案館系統的系統對接、數據共享、功能互動，借助GIS強大的空間信息分析、處理能力，實現地下管線檔案更加科學、高效的管理與利用。

5、積極建設民生檔案資源

我館將民生檔案、生態檔案建設作為2017年的檔案工作重點。截止目前，已梳理出先進人物、社會團體、準生證、二胎、出生證、收養、低保、殘疾人、復退軍人、學籍、死亡干部、就失業登記、公屋13類民生檔案，制定了民生檔案管理辦法、民生檔案保管期限表、民生檔案數據結構表等管理文件，各類已產生檔案基本已接收入館。

6、創新性開展生態檔案建設

生態城確定了22項控制性指標和4項引導性指標，致力于運用生態經濟、生態人居、生態文化、和諧社區和科學管理的規劃理念，聚合國際先進的生態、環保、節能技術，造就自然、和諧、宜居的生活環境，建設經濟蓬勃、社會和諧、環境友好、資源節約的生態城市。為全面復制、實行、推廣生態城經驗提供資料保障，我館研究、制定了具有生態城特色的生態檔案管理模式，用于綜合收集、管理各類生態、環保、節能檔案資料。生態檔案內容包含：環境監測數據，環境質量報告，環境污染防治，環境行政處罰、復議及訴訟，環境科學研究，環境標準、計量，自然保護，重點環保（治理）建設項目，綠色生態（綠色交通、綠色建筑、綠色產業、綠色生活等）。

1.3 積極拓展各類檔案利用方式

1、拓展在線利用方式

為方便生態城管委會各局室查詢利用檔案，我館研發了虛擬檔案室檔案利用模塊，各局室兼職檔案員可通過該功能模塊自行查找目標檔案目錄，申請電子原文查看、下載或紙質檔案查閱，經過檔案查閱部門領導、檔案所屬部門領導、我館領導及管理員在線審核通過，可限時利用目標檔案。

2、加強民生檔案服務

我館積極加強民生檔案利用工作。2014年12月生態城第三社區入選天津市首批街道、社區“民生檔案遠程服務平臺示范窗口”（共10家），為區域居民提供方便、快捷的檔案查詢服務。另外，我館還按照市檔案局數據標準自建民生檔案數據庫，下一步計劃將自建資源整合至市檔案局平臺，進一步豐富全市民生檔案資源。

3、積極開展檔案編研

完成《2007-2014年合同協議匯編》、《中新雙方達成的系列協議和文件匯編》以及每年的批、函、報、發文件分類匯編等20余項檔案編研工作。其中，《中新雙方達成的系列協議和文件匯編》在管委會與天津市政府協商解決土地流轉問題時起到了重要作用。

2 生態城檔案資源整合過程存在問題

2.1 圖書行業管理技術借鑒不足

與檔案行業相比，圖書行業的現代化管理技術相對較高，能夠及時跟進現代科技技術的快速發展，在移動互聯網、物聯網、云計算等領域均已有成熟應用。我館雖然在檔案、圖書方面的體制、資源整合等已有較多嘗試，但圖書行業技術的借鑒仍舊有限，有待進一步整合技術應用，深化資源整合。

2.2 特色檔案開發有待深化

特色檔案資源具有一定的地域特點，具有一定的地方特色，利用價值較高，又比較分散，我館在資源整合中已加強生態檔案研究和實踐，但是對于區域內社會、經濟、文化等多方面的檔案資源整合力度不足，沒能及早形成區域特色檔案資源體系。

2.3 管理水平參差不齊

由于多數歸檔單位檔案管理員均為兼職，受領導的重視程度、人員素質和掌握技術標準的能力及水平等各種因素的限制，各個單位的檔案管理水平參差不齊，一定程度影響到檔案資源整合質量。

2.4 電子文件直接歸檔范圍不足

目前，我館數字檔案館系統已實現與管委會OA、環境管理系統的對接，OA及環境管理系統產生的電子文件可直接通過系統接口導入檔案系統，并加以整理、歸檔，極大減少了紙質檔案掃描、掛接的人財損耗。雖然多數專業檔案均來自各業務單位的專業系統，但受專業系統網絡環境、接入限制及保密要求等影響，對于管委會其他專業系統產生的數據，我館仍舊以接收紙質檔案，再掃描、掛接為主。

2.5 條塊分割體系影響資源全面整合

雖然我國相關檔案法規已明確檔案行政管理部門依法主管本區域檔案事業，但在實際執行過程會出現一些矛盾。比如像公安、工商、稅務等派駐單位監督指導、行政執法職能歸屬不清，檔案因為信息不公開、涉密等因素無法正常移交。

3 深化檔案資源整合的策略思考

3.1 加強組織領導，組建檔案工作小組

為了完善檔案資源的整合，，可通過建立檔案工作小組制度，解決區域內檔案業務溝通聯系不夠緊密、資源整合協調繁瑣等問題。檔案館負責牽頭成立檔案工作小組，主管檔案館領導作為組長，檔案館及區域各檔案歸屬單位作為小組成員單位，各單位領導作為成員，每年檔案館定期組織檔案工作推動會，解決資源整合過程中碰到的問題。

3.2 創新管理模式，多種管理模式并存發展

現有的專業檔案的條塊管理體制已持續多年，是專業檔案的一種主流管理模式。如果采取過于單一的整合方式，或急于實現檔案資源的實體整合，可能會出現檔案館和其他專業檔案主管單位之間的不和諧，甚至在整合問題上產生嚴重分歧，這不利于檔案事業的整體發展。一方面，可以延續城建業務檔案現有電子檔案實現共享管理的模式；另一方面，對于業務檔案主管單位無法移交檔案，本單位管理不夠規范的情況，可以將業務檔案劃歸檔案館，檔案館派工作人員到業務檔案單位駐地管理，這樣可有效實現檔案資源的整合。

3.3 深化業務互動，打造檔案圖書資源綜合體系

在檔案、圖書資源的整合方面已有成就的基礎上，從工作組織方式、服務方式、系統設備集成等方面繼續深化。整合檔案編研與圖書信息服務的工作人員，集合檔案編研和信息服務的技術優勢，綜合開展業務。統一服務標準，集成系統設備，將門戶系統、移動app、信息發布系統、查詢檢索設備、辦證設備等統一集成圖書、檔案功能，在信息發布、檢索查詢、活動等各業務層次實施服務整合。從業務開展方式乃至服務理念層次進行資源科學、高效整合。

3.4 拓展收集范圍，加強區域特色資源建設

研究區域檔案資源分布特點，擴大資源收集范圍，建設具有地方特色、能夠滿足人民群眾利用需求的特色檔案門類。比如收集本區域新聞報道、中新合作成果等有價值材料作為特色檔案門類。另外，擴大民生檔案收集范圍，加強民生檔案資源的整合力度，進一步豐富館藏，改善館藏結構，向社會提供利用，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和建立方便人民群眾的檔案利用體系。

3.5 倡導信息化管理，完善電子文件歸檔體系

隨著計算機網絡技術的發展，各專業檔案歸屬單位基本都建有自己的業務系統，主要的業務文件均在系統內形成。這就為電子業務文件直接形成電子檔案提供了可能，省去了紙質檔案數字化掃描、掛接的繁重工作。這就要求檔案館以數字檔案館系統為載體深化整合，以虛擬檔案室系統為窗口，在對接政務辦公系統的基礎上，積極對接其他業務系統，最大限度實現電子檔案在線歸檔。對于無法實現網絡互通的系統，可開發離線工具，實現業務系統與數字檔案館系統間電子文件的導入導出。

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作者簡介

顏丙東（1985-），男，漢族，山東郯城人，本科學歷，中新天津生態城圖書檔案館中級工程師，研究方向：檔案信息化。