事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀與實(shí)踐啟示

劉成利

摘 要：隨我國(guó)事業(yè)單位人事制度改革的深入，人事檔案管理工作取得了一定進(jìn)步，但也仍然存在制度不完善，執(zhí)行力不足，重視程度不夠等問題，本文通過對(duì)人事檔案管理問題現(xiàn)狀的闡述，探討并提出完善人事檔案管理體系，加強(qiáng)管理工作執(zhí)行力度，提高相關(guān)人員重視程度等建議，為人事檔案管理工作的更好發(fā)展提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 人事檔案管理 現(xiàn)狀 啟示

近年來，我國(guó)事業(yè)單位人事制度不斷改革發(fā)展，人事檔案管理作為人事管理工作的基本組成部分，也得到了較快發(fā)展，取得了一定成效，但在實(shí)際運(yùn)行過程中也出現(xiàn)了一些問題。要想滿足不斷更新變化的社會(huì)需求，更好地為事業(yè)單位管理工作提供服務(wù)，人事檔案管理必須開拓創(chuàng)新，不斷提高自身整體水平。

1 人事檔案管理概述

人事檔案是個(gè)體在各項(xiàng)人事管理活動(dòng)中累積形成的，記錄個(gè)人思想政治狀況、社會(huì)關(guān)系、品德作風(fēng)、個(gè)人獎(jiǎng)懲等基本情況以及工作履歷、表現(xiàn)等工作狀況的文件資料。人事檔案管理即對(duì)人事檔案進(jìn)行的收集匯總、整理分類、保存利用等一系列活動(dòng)[1]，是事業(yè)單位人力資源管理工作的重要前提及保障。

2 事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

2.1 人事檔案管理體系不完善

人事檔案管理應(yīng)隨人事制度的改革而及時(shí)做出調(diào)整，但在現(xiàn)階段，人事檔案管理尚不能與人事制度改革的步調(diào)相統(tǒng)一。在人事制度改革的過程中，許多單位開始實(shí)行崗位聘用制，招賢納士更傾向于采取社會(huì)公開招聘的形式，招聘、錄用、解聘機(jī)制較過去也更加完備和靈活[2]，對(duì)比相同時(shí)期的人事檔案管理制度，諸多事業(yè)單位的檔案仍由本單位自行管理或由上級(jí)主管單位負(fù)責(zé)管理，管理方式較為封閉，在人員流動(dòng)頻繁的情況下，單位或部門之間無法快速及時(shí)地進(jìn)行檔案信息交流，導(dǎo)致工作效率降低。可以說，當(dāng)前的人事檔案管理體系并不能完全與人事制度改革及社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)。

針對(duì)制度內(nèi)容，許多單位僅籠統(tǒng)的遵照相關(guān)部門頒發(fā)的法律法規(guī)進(jìn)行人事檔案管理，并未結(jié)合單位自身實(shí)際制定相應(yīng)的管理體系，也未針對(duì)不同性質(zhì)崗位，對(duì)檔案收集內(nèi)容有所區(qū)分，影響管理制度的規(guī)范性。

2.2 管理工作執(zhí)行力度不深入

人事檔案管理工作的有效開展，不僅需要完整規(guī)范的制度體系作為指導(dǎo)，還需人事檔案管理各環(huán)節(jié)對(duì)制度的切實(shí)執(zhí)行。然而在實(shí)際操作過程中，仍有不少單位對(duì)規(guī)章制度的落實(shí)情況不理想，工作態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，工作方式過于隨意。例如在原始檔案收集階段，基于檔案共享及傳遞的局限性，工作人員未能按照規(guī)章制度的要求及時(shí)收取完整的檔案資料，導(dǎo)致信息不全，在后期工作中也未對(duì)缺失資料及時(shí)催收；在檔案歸類貯存階段，當(dāng)有新檔案內(nèi)容補(bǔ)充時(shí)，工作人員僅簡(jiǎn)單將檔案放于大體位置，而未嚴(yán)格按照規(guī)定順序放置檔案；在檔案使用階段，事業(yè)單位普遍存在“重藏輕用”現(xiàn)象，有調(diào)閱檔案權(quán)限的個(gè)人為數(shù)不多，一般情況下查閱的檔案內(nèi)容也僅限于基本情況，檔案內(nèi)容的用途也較為單一，導(dǎo)致檔案服務(wù)處于被動(dòng)狀態(tài)，無法發(fā)揮其作用價(jià)值。此外，很多單位由于忽視檔案交接環(huán)節(jié)，造成檔案缺失；對(duì)于轉(zhuǎn)崗、離職、退休等流動(dòng)人員的檔案未及時(shí)盤點(diǎn)處理，出現(xiàn)“死檔”等等。人事檔案管理工作執(zhí)行力的欠缺，既降低了自身工作效率，又阻礙了其社會(huì)效益的發(fā)揮。

2.3 管理人員重視程度不到位

我國(guó)人事檔案管理仍處于發(fā)展階段，存在對(duì)工作內(nèi)容了解不透徹不全面的現(xiàn)象。許多單位對(duì)人事檔案管理的理解存在一定偏差，認(rèn)為人事檔案管理即為簡(jiǎn)單地進(jìn)行資料的收集、保管、查詢等，較其他工作而言價(jià)值難以彰顯，對(duì)人事檔案管理工作不夠重視。在人員配備上，許多單位人事檔案管理工作并非設(shè)置專門機(jī)構(gòu)由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，而是交由人力資源部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，且通常為工作人員在承擔(dān)大量人事其他工作的基礎(chǔ)上，兼顧檔案工作，此種工作安排雖減少了崗位需求，卻造成檔案管理工作效率不高，管理人員專業(yè)性不強(qiáng)等問題。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，仍有部分單位未建立單獨(dú)的檔案室或放置專門的檔案柜，也未針對(duì)檔案材料屬性營(yíng)造適宜的存放環(huán)境，極不利于人事檔案的保存管理；隨電子化檔案的興起，有些單位未能及時(shí)配備足夠的電子檔案所需計(jì)算機(jī)、硬盤等硬件設(shè)施，對(duì)電子化檔案信息風(fēng)險(xiǎn)的防范意識(shí)及措施也有待加強(qiáng)。各方相關(guān)人員對(duì)人事檔案管理工作重要性的忽視，使人事檔案管理工作難以得到快速發(fā)展。

3 事業(yè)單位人事檔案管理實(shí)踐啟示

3.1 完善人事檔案管理體系

人事檔案管理工作的開展，必須有完善的制度體系作為指導(dǎo)。首先，從人事檔案的收集、整理、歸檔，到審核、傳遞、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，各單位均需按照自身具體情況，制定詳細(xì)且全面的操作規(guī)范，以保證檔案管理人員在工作時(shí)有章可依，從而提高工作質(zhì)量。在工作過程中，若發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有的規(guī)則制度在實(shí)際操作時(shí)存在缺陷，也應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修正和完善，更改過時(shí)或不適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)條款，填補(bǔ)當(dāng)前制度未考慮到的問題指導(dǎo)條款等。其次，應(yīng)進(jìn)一步完善人事檔案管理相關(guān)法律體系，人事檔案因涉及個(gè)人隱私，具有高保密性，但對(duì)于檔案相對(duì)人，又有知曉檔案內(nèi)容的權(quán)利，因此，相關(guān)法律法規(guī)除關(guān)注人事檔案管理內(nèi)容、流程外，還需把握好檔案管理的尺度，明確各項(xiàng)權(quán)利與責(zé)任義務(wù)，為人事檔案社會(huì)效益的發(fā)揮打好制度基礎(chǔ)。最后，仍需不斷發(fā)展開放化的人事檔案管理模式[3]，依靠網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)對(duì)檔案進(jìn)行管理。當(dāng)前事業(yè)單位人員流動(dòng)較過去更加頻繁，傳統(tǒng)的封閉式管理模式已無法滿足人員快速流動(dòng)對(duì)檔案管理工作的要求，對(duì)檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理使檔案管理工作更為方便、快捷和高效，既可降低管理成本，又能提高工作效率。

3.2 加強(qiáng)管理工作執(zhí)行力度

人事檔案管理工作較為繁瑣，只有在各個(gè)環(huán)節(jié)都做到認(rèn)真執(zhí)行，才能保證檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。一方面，工作人員應(yīng)遵守規(guī)章制度，嚴(yán)格按照要求進(jìn)行每一步操作，對(duì)于工作細(xì)節(jié)也應(yīng)切實(shí)執(zhí)行，出現(xiàn)問題及時(shí)記錄并反饋，與工作伙伴做好書面工作交接；另一方面，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)人事檔案工作把好關(guān)，建立人事檔案管理工作監(jiān)督反饋機(jī)制，定期或不定期對(duì)單位內(nèi)部的人事檔案管理狀況進(jìn)行抽查，并針對(duì)檢查結(jié)果采取相應(yīng)獎(jiǎng)懲措施，督促人事檔案管理工作的落實(shí)。

3.3 提高管理人員重視程度

提高各級(jí)相關(guān)人員對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，是促進(jìn)人事檔案管理更好發(fā)展的關(guān)鍵因素。不少事業(yè)單位在從事人事檔案管理工作的起初，就對(duì)人事檔案管理內(nèi)容存在認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，因此首先須糾正領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)偏差，將人事檔案管理工作與其他工作并重納入單位發(fā)展軌道中，同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)也要做好對(duì)下級(jí)人員的指導(dǎo)與教育，幫助工作人員樹立正確的人事檔案管理意識(shí)。其次，還應(yīng)重視人事檔案管理崗位的完善，做到專崗專人，設(shè)置專門的人事檔案管理崗位，并由專員負(fù)責(zé)。要重視人事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，招聘-選拔-培訓(xùn)-考核等各環(huán)節(jié)均做到嚴(yán)格對(duì)待。此外，隨技術(shù)發(fā)展及信息化水平的提高，還需不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。各單位要加大對(duì)人事檔案管理的財(cái)力物力投入，設(shè)置人事檔案管理專屬檔案室或檔案柜，積極配備電子檔案所需硬件設(shè)備，并營(yíng)造適宜檔案存放的物理環(huán)境，為人事檔案管理提供良好的外部支持。

4 結(jié)語

人事檔案管理在發(fā)展過程中勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)各式各樣的問題與矛盾，而這些問題與矛盾一旦得到解決，將會(huì)促進(jìn)人事檔案管理更加完善。因此，應(yīng)正視人事檔案管理工作過程中的各種困難，積極探索解決思路，促使人事檔案管理不斷創(chuàng)新，使其在事業(yè)單位人事制度改革中更好地發(fā)揮作用與價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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