“加減乘除法”應用于醫院檔案精細化管理的分析

陳潔

[摘要] 在精益求精、力求完美的工作理念之下，醫院檔案管理逐漸朝著精細化的方向發展，而為了能夠更好地優化醫院檔案管理工作，充分發揮醫院檔案建設醫院文化、保障醫院各項工作順利開展、推動醫院實現長遠發展的重要作用，目前有工作人員開始嘗試將數學運算中的“加減乘除法”運用在醫院檔案的精細化管理當中。該文將通過簡單介紹目前應用于醫院檔案精細化管理當中的“加減乘除法”的具體內涵，立足于其實際應用意義，簡要談談“加減乘除法”如何應用在醫院檔案精細化管理中。

[關鍵詞] 加減乘除法；醫院檔案；精細化管理

[中圖分類號] R7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）02（a）-0035-02

在醫院的各項工作開展以及醫院本身的發展道路當中，醫院檔案管理工作一直發揮著至關重要的幫助和影響作用，因此許多醫院紛紛加大了對醫院檔案管理工作的重視，為了能夠有效提升醫院檔案管理水平不僅采用了精細化的管理理念，同時也開始積極嘗試使用“加減乘除法”，并取得了一定的管理成效。基于此，該文將簡要分析研究“加減乘除法”在醫院檔案精細化管理中的實際運用。

1 醫院檔案管理中的“加減乘除法”

在醫院檔案管理當中的加法則通常是指收集和整理更多的檔案信息資料，用于不斷豐富和增加醫院檔案的內容以及利用渠道。而在醫院檔案管理當中的減法則一般指的是將檔案管理工作當中各種冗余的環節和內容、步驟等進行“減法處理”，進而在有效提升醫院檔案管理效率的同時，排除各種可能影響檔案管理工作的不安全因素[1]。而在醫院檔案管理當中的乘法則指的是對現有存儲和傳播醫院檔案的媒介、途徑等進行積極拓展和創新，利用各種先進的科學技術以整體提升醫院檔案管理成效；而醫院檔案管理中的除法則一般指的是提高檔案檢查和檢索的精確性，使得醫院檔案能夠為醫院的發展發揮出最大的貢獻。

2 醫院檔案管理中運用“加減乘除法”的重要性

2.1 避免醫院檔案管理有遺漏

在以往的醫院檔案管理當中，由于工作人員缺乏主動意識，加之管理范圍具有一定的局限性，因此很多檔案信息和資料內容未能及時歸納入檔，導致醫院檔案管理方面存在紕漏。而通過利用“加減乘除法”，尤其是其中的加法則能夠有效避免這一問題的發生，通過隨時緊跟醫院發展需要，及時補充檔案管理內容，進而為進一步發展醫院檔案管理工作創造良好條件。

2.2 提高醫院檔案管理安全性

醫院檔案不僅記錄著醫院的發展歷程，同時其中包含的眾多病歷病情和患者的個人隱私緊密相關，因此在醫院檔案管理工作當中一直對檔案的完整性、保密性等要求頗高。而通過積極將“加減乘除法”運用在醫院檔案的精細化管理，可以刪除許多冗余的管理內容與干擾因素，將影響醫院檔案管理的因素進行逐一排查和刪減，進而有效保障醫院檔案的安全性和管理的有效性。

2.3 提升醫院檔案管理的效率

在管理醫院檔案的過程中，工作人員通過使用“加減乘除法”，配合使用先進的檔案管理技術以及現代信息技術，能夠一改傳統人工管理醫院檔案中存在失誤率較高、管理范圍有限等弊端，使得醫院檔案管理的效率以及精確性能夠得到大幅提升，進而使得醫院擁有更加高層次的檔案管理水平，為其在新時期下的可持續發展提供有效幫助。

2.4 充分發揮醫院檔案的價值

醫院檔案中有關醫院發展和醫院各項工作開展的信息內容、文件資料等本身具有極高的運用價值，通過對醫院檔案進行精細化管理并提高醫院檔案資源的利用率，能夠有效幫助醫院在新時期下實現又好又快發展。而通過使用“加減乘除法”則可以充分發揮出醫院檔案的重要價值，在增加醫院檔案內容并減少冗余項目、優化管理方法等過程當中，可以幫助相關工作人員結合醫院實際情況，靈活運用檔案內容完成醫院內部各項工作的有序開展[2]。

3 “加減乘除法”在醫院檔案精細化管理中的實際運用

3.1 加法 增加檔案管理內容

通過對醫院檔案管理當中運用“加減乘除法”的重要性進行分析研究后我們可以得知，“加減乘除法”確實能夠在很大程度上幫助管理人員有效完成醫院檔案的管理工作，尤其是對于提高醫院檔案管理的精細化程度具有積極的促進作用。而在將“加減乘除法”實際運用在醫院檔案的精細化管理工作當中，其中的“加法”要求檔案管理人員需要結合醫院具體情況靈活增加檔案管理內容。除了現有的醫院檔案資源之外，上級的通知和命令以及醫院在開展各項工作中需要參考的公文、文件資料，包括醫院工程項目施工建設的合同、規劃書和醫院在科學研究等領域當中獲得的獎杯、證書等均屬于醫院檔案管理內容，需要工作人員將其一并加入醫院檔案管理名目當中。但考慮到醫院檔案資源的格式各不相同，因此為有效提高醫院檔案管理的效率和精細化程度，對于文件類的醫院檔案資源則需要工作人員統一將其轉化成電子格式，而對于獎杯、證書以及工程圖等醫院檔案資源，則需要工作人員利用掃描儀等將其掃描成電子版的圖片格式或是視頻格式再進行統一保管[3]。

除此之外，針對當前醫患關系比較緊張，醫院內經常發生醫患糾紛案件的情況，在醫院檔案管理內容當中還需要積極增加醫患糾紛案例，并將其作為永久的案卷進行妥善保管。此舉不僅能夠幫助醫務工作人員通過分析研究醫患糾紛案例，找出醫患關系之間的矛盾點，進而更有針對性地調整自身對待患者的方式，督促其在工作中能夠更加以患者為中心，站在病人的角度上考慮和看待問題，進而努力構建其和諧良好的醫患關系；同時還可以使得醫院管理人員利用醫患糾紛案例完成對醫院各科室以及相關人員的績效考核評價工作，通過將醫患糾紛案例數量與各個科室以及醫務工作人員的獎金、福利待遇等相掛鉤，也同樣能夠有效幫助醫院與患者之間構建其平等和諧的醫患關系，更好地幫助醫院為患者提供貼心、優質的就醫服務。

3.2 減法 消除各種安全隱患

在現階段的醫院檔案管理工作當中，其精細化程度普遍不高，除了部分醫院檔案管理人員自身缺乏較高的綜合素質以及職業能力之外，醫院檔案管理流程繁瑣、管理環節眾多，加之在運用互聯網技術等現代信息技術管理時也在一定程度上使得醫院檔案資源出現安全問題變得更加容易，因此嚴重影響了醫院檔案管理精細化水平的提升。為此需要工作人員主動在醫院檔案管理當中使用“加減乘除法”，以盡快改善這一局面，幫助醫院有效提高其檔案管理的精細化程度。

在使用加法適當增加醫院檔案管理內容，擴大醫院檔案管理范圍的基礎之上，需要工作人員主動使用其中的減法，對當前醫院檔案管理流程進行精簡優化，刪除其中不需要的管理流程和管理環節，尤其是需要將上報、批準審核的時間盡可能地縮短，并消除檔案精細化管理中的安全隱患和不確定因素。譬如說在使用“減法”的過程當中，管理人員需要依照相關檔案管理的規章制度和流程要求，按照年度對檔案材料集中進行修正并按照具體類別進行分類排序和科學整理，為每一份醫院檔案清晰編著檔案名目，包括檔案的編號、內容概括、編入時間等，并按照統一規格進行裝訂入盒。在保管此類檔案的過程中，檔案管理人員應當在分類整理的基礎之上統一將其保存在干燥、整潔的檔案室或是庫房中，并做好相關的防火、防潮和防盜工作，定期派人對檔案室或庫房進行清掃整理和巡查，從而在根源上消除影響醫院檔案管理的不安全因素。而在將醫院檔案轉化成電子格式并錄入進電子計算機的過程當中，需要利用檢索技術在檢索欄中輸入目錄號、保管期限等關鍵詞進行準確錄入，進而有效提高檔案管理和查找的準確性以及有效性。

3.3 乘法 搭建精細管理系統

在將“加減乘除法”中的乘法運用在醫院檔案精細化管理的過程當中，需要工作人員主動運用當前最為先進的檔案管理技術和現代信息技術，搭建起檔案精細化管理系統，從而有效節省檔案管理的成本，并以更加高效的方式妥善完成檔案資源的管理工作。譬如說工作人員可以通過云計算技術，在自動完成醫院檔案信息內容的搜集整理和初步分析之后，由工作人員在檔案精細化管理系統當中設置相關管理參數，如年度等從而使得醫院檔案能夠在短時間內完成精確分類，之后利用醫院檔案管理系統中的一鍵上傳功能，即可將檔案資源上傳至云端進行保管。而如果系統中檔案信息出現變更，則存儲于云端當中的檔案信息也將隨之發生變化，進而實現醫院檔案的同步更新管理。利用現代化的醫院檔案系統，不僅可以對任何格式的醫院檔案資源進行安全、有效保管，同時也可以幫助醫院節省大量的人力物力以及資金成本，從而有效實現醫院檔案管理成效的進一步優化。尤其是在醫改穩步推進落實之下，利用信息化的醫院檔案管理系統，工作人員只需要將醫院評審標準以及檔案編制制度的相關要求等輸入進系統當中，即可通過系統自動匯編醫院檔案，并生成相關檔案名錄，此后利用系統當中的分析功能，可以對醫院檔案中的信息內容和關鍵數據等進行深入分析，并由此提煉出醫院在管理、醫療等方面的經驗和對策[4]。

3.4 除法 提高檔案的貢獻率

將“加減乘除法”中的“除法”應用在醫院檔案的精細化管理當中，需要醫院能夠在立足于自身實際情況以及相關標準要求之上，構建起以院長為核心的責任人制度，并對現有的績效考核制度進行更新和完善。當醫院在接受相關審計部門和管理部門的審計監督與管理的過程當中，需要由管理人員直接從系統當中檢索和抽調與之相關的信息數據，為醫院積極配合有關部門的審計管理提供重要幫助，在進一步提高檔案貢獻率的同時也為醫院的長穩發展奠基。另外，為充分發揮醫院檔案的自身價值，提高醫院檔案的資源利用率，在醫院內部需要定期召開相關會議，并聯合醫院中的新聞媒體等在醫院內部創辦相關信息刊物，從而在主動為醫院檔案擴展資源范圍的基礎之上，使得醫院的影響范圍和影響力可以得到不斷擴大，并為醫院建立良好的形象提供重要平臺。

4 結語

綜上所述，通過在醫院檔案管理中運用“加減乘除法”，不僅可以有效提升醫院檔案管理的效率以及工作覆蓋范圍，同時還可以充分發揮出醫院檔案的自身價值，對醫院的長久穩定發展具有十分重要的推動意義。因此利用“加減乘除法”需要醫院在進行檔案的精細化管理過程中，能夠充分結合自身的實際情況，適當增加檔案管理內容并對各種影響安全管理的因素進行排查，在積極運用先進科學技術之下努力提高檔案的貢獻率，為醫院檔案資源利用率的提升和應有效用的充分發揮奠定良好基礎。

[參考文獻]

[1] 朱麗麗，李娜，宋茂民，等.“加減乘除法”應用于醫院檔案精細化管理的探討[J].中國病案，2016（6）：51-53.

[2] 高萌.精細化管理在醫院檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2016（13）：115-116.

[3] 逄晶.淺談精細化管理在醫院病案管理中的應用研究[J].科技創新導報，2015（26）：191-192.

[4] 宋立民.實現職校檔案規范化創新管理及信息化建設的途徑分析[J].黑龍江檔案，2015（5）：72-74.

（收稿日期：2017-11-01）