探討醫院人事檔案管理工作如何適應新形勢的需要

林潔珩

[摘要] 隨著我國醫療事業的不斷發展，當前醫院管理方式也在一定程度上發生變化，而信息化、全球經濟一體化更是加速了我國法治體系建設，以知識、信息、服務等為主要特征的新經濟時代對傳統醫院人事檔案管理工作提出了新的挑戰。人事檔案工作主要是對人力資源價值進行保存的憑證材料，同時也是人才信息資料的主要載體形式，并且作為醫院人力資源管理部門對醫務人員實施全面考察、人力資源合理分配的重要依據，進而為醫院相關的人事調動等工作提供有力參考，以促進醫院長期穩定發展。該文將結合實際情況對如何在新形勢下做好醫院人事檔案管理工作進行探討，旨在有效提高當前醫院人事檔案管理工作。

[關鍵詞] 醫院人事檔案管理；新形勢；有效措施

[中圖分類號] R197.3 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）07（c）-0015-03

醫院人事檔案管理工作主要是依據醫院人事政策、人事制度為基本方針，作為具有高素質、高層次人才的單位，醫院應充分做好人事檔案管理工作，只有這樣才可以將醫院內人力資源進行有效配置，同時有助于加強醫務人才培養、管理，為醫院今后發展奠定良好基礎。在醫院經營管理過程中，人事檔案管理工作是極其重要的一項工作，可以為醫院人事調度、人才選拔、各類專業技術人員職稱評定、醫務人員享有福利待遇等提供有力參考依據。隨著信息化時代的到來，以知識、信息、服務等為主要特征的新經濟時代為醫院人事檔案管理工作帶來一定挑戰，同時也提高了對管理人員的要求。因此，在今后管理過程中如何有效加強人事檔案管理工作已經成為檔案管理人員需要考慮的重要問題。該文將結合實際情況對如何在新形勢下做好醫院人事檔案管理工作進行探討，以期為今后相關工作提供寶貴經驗。

1 醫院人事檔案管理工作的重要作用

由于醫院人事檔案管理工作可以實現對個人歷史真實記錄，并且可以將個人的實際水平真實反映出來，是醫院人力資源管理部門對醫務人員實施全面考察、人力資源合理分配的重要依據。隨著我國醫療體制的不斷健全，當前醫院的管理法方式也在逐漸發生變化，醫院也開始針對人力資源管理部門進行一系列變革，以保證相關管理工作符合當前時代發展需求。醫院人事檔案管理工作，可以為衛生制度改革提供有力參考依據，通過建立人事檔案的方式充分了解并掌握當前醫院各個醫務人員的真實情況，結合當前醫院發展的實際情況對人力資源配置進行優化，遵循以人為本基本原則，以保證各醫務人員可以處于適合的崗位上開展相關工作，實現人力資源利用率最大化。人事檔案可以為個人提供公正平整，為干部提供歷次任職、學歷以及職稱評定等憑證信息，為醫院內部工資制度變革、職稱評定等工作提供有力參考依據。另外，通過完善人事檔案管理工作可以為衛生人才隊伍建設提供有效服務，醫院可以在管理過程中通關完整的人事檔案充分了解并掌握職工成長，而通過對不同種類人事檔案進行分析，可以充分掌握職工在長期發展、工作、學習過程中所展示出的特點及規律，有助于醫院選拔高素質優秀人才，為醫院培養優秀人才創造良好條件，有效加強醫院的人才隊伍建設，為醫院長期穩定發展奠定良好基礎。

2 醫院人事檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 沒有充分認識到醫院人事檔案管理工作的重要性

現階段醫院在進行經營管理的過程中，主要是將醫療工作作為中心任務，著力于向社會群眾提供更為良好的醫療服務，在這種思想態度的影響下，管理層中普遍存在著重醫療、輕管理的現象，認為提高醫療質量、加強業務水平是醫院主要工作，從而忽視了人事檔案管理工作的重要性，在一定程度上限制了當前人事檔案管理工作的發展，且不具備人事檔案有效利用與歸檔意識。大部分科室以及相關醫療人員在實際工作過程中均不同程度忽視歸檔工作，沒有將自身工作業績資料、進修培訓資料等其他個人信息進行進行歸檔，導致這些醫務人員的人事檔案中缺乏個人工作能力、業務能力等方面的詳細資料，最終造成人事檔案內容缺失，無法為相關人事工作提供有力的參考依據。

2.2 缺乏健全的人事檔案管理制度

隨著近幾年我國醫療事業的不斷發展，當前醫院管理方式逐漸發生變化，而醫院人事檔案管理工作也得到進一步完善，并取得較好成績，與此同時國家相關部門也陸續發布有關人事檔案管理方面的法律發揮，而相關工作也得以有效落實。然而，事實上當前有關醫院人事檔案管理制度方面的法律條文仍然存在的以下問題，限制了人事檔案管理工作的進一步發展。在實際管理過程中，檔案資料收集、管理制度規范、人事檔案檢索與查閱制度規范等工作仍然具有較大的隨意性，缺乏有效的管理措施，導致檔案管理人員的管理工作缺乏有力參考依據。

2.3 基礎設施建設不健全

由于醫院在長期發展過程中并沒有充分認識到醫院人事檔案管理工作的重要性，因此醫院人事檔案管理工作中采用的各類基礎設施及配套建設較為落后，導致相關管理工作質量及效率無法有效提升。通常情況下，醫院人事檔案會以紙質材料儲存在鐵質檔案材料柜中，然而這些鐵質檔案材料柜不具備較強的隔熱防潮功能，導致大部分陳舊醫院人事檔案普遍存在的蟲蛀、霉變、受潮等現象，還有一部分紙質檔案在整理、重新裝訂的過程中出現損毀現象，無法充分保證醫院人事檔案的完整性、真實性、安全性。此外，部分醫院在利用計算機進行醫院人事檔案管理工作時，仍然處于初級單機管理階段，與信息化建設存在較大差距，且隨著近幾年醫院人事檔案的使用頻率不斷提高，上述管理問題日益凸顯，需要及時采取有效措施進行解決。

2.4 管理條件、方式落后

人事檔案管理工作是一項具有較強專業性、政治性、機密性的工作，因此在實際工作過程中需要將相關人事資料單獨存放，并進行單獨管理。現階段我國大部分醫院中存在將人事檔案存放在人事辦公室的現象，且大部分人事檔案管理工作仍然停留在手工抄錄的方式，同時缺乏專門人事管理人員，導致部分醫院人事檔案管理工作由非專業人員進行管理。隨著我國科學技術的不斷發展，計算機技術已經被廣泛應用至社會生產中的各個領域。然而，目前醫院在人事檔案管理工作方面普遍存在忽視管理工作重要性的問題，因此沒有注重管理工作的信息化建設，這就為檔案管理工作人員的相關工作帶來一定困難，仍然采用手工編輯、檢索等方式進行醫院人事檔案管理工作，導致人事檔案材料無法進行及時更新，降低了管理工作的整體質量及效率。

2.5 缺乏高素質管理人才

在醫院人事檔案管理人員中普遍存在著年齡老化現象，無法適應當前時代發展需求，且部分醫院的檔案管理人員多從臨床科室中產生，不具備較強專業水平，再加上醫院人事檔案管理工作較為繁瑣復雜，醫院大部分醫務工作人員面臨考核、調資、晉升、等情況，這些都需要經過人事檔案管理部門處理相關事務，因此若是想充分保證人事檔案管理工作的效率，就必須要有專業素質優秀的人員擔任這份工作，然而當前絕大多數醫院并沒有聘請專門的管理人員進行相關管理，而往往都是由相關行政管理人員來兼職，使得當前醫院人事檔案管理人員隊伍整體上表現為學歷低、檔案管理意識淡薄、專業素質落后、實際工作能力偏低等現象，而這一現象也直接導致了大部分醫院的人事檔案管理工作缺乏合理性、科學性。要求管理人員具備較強的專業知識、專業技能，以保證醫院人事檔案管理工作質量及效率。醫院應定期組織檔案管理人員參加專題業務學習、研討會等，同時定期進行業務考核，對員工工作進行鼓勵，同時充分調動管理人員工作積極性，以適應當前新經濟時代對醫院人事檔案管理人員的要求。

3 新形勢下解決醫院人事檔案管理問題的有效措施

3.1 轉變傳統觀念

首先，醫院領導管理層應充分認識到人事檔案管理的重要性，將人事檔案管理工作納人到醫院的重要工作日程中來，作為醫院日常運作過程中的重要工作內容加以對待，讓醫院人事檔案管理工作切實和醫院其他各項業務進行同步發展、同步規劃、同步執行。與此同時，應強化醫院全體醫務工作人員的人事檔案意識，通過宜傳教育等方式讓每一名醫療衛生工作人員都能夠充分認識到認識檔案管理工作的重要性，充分理解人事檔案和自身日常工作與生活間存在的密切聯系，進而更加主動積極地支持醫院人事檔案管理工作的開展。

3.2 健全人事檔案管理制度

為了有效提高當前醫院人事檔案管理工作質量醫院在今后發展過程中應構建完善的檔案管理機制，同時完善現有的制度規范，并且要求相關工作人員嚴格按照歸程中的具體要求相關工作。針對醫院人事檔案管理中存在的各種問題，檔案管理人員應做好應急預案，以保證人事檔案管理工作的正常進行。人事檔案管理中的資料收集與整理、人事檔案資料銷毀、人事檔案資料的安全與保密等工作均需要依靠制度規范對檔案管理人員的工作進行限制與約束，只有這樣才可以有效提高醫院人事檔案管理工作，確保工作的周密、規范、正規、高效，從而有效推動當前醫院人事檔案管理工作的進一步發展。

3.3 加強醫院人事檔案管理工作的信息化建設

隨著我國科學技術的不斷發展，計算機技術已經逐漸被應用至社會生產中的各個領域，然而計算機技術在醫院人事檔案管理工作中卻并未得到有效應用，這主要是由于醫院缺乏對醫院人事檔案管理工作的重視，導致檔案管理基礎設施不健全現象。因此在今后發展過程中，醫院應加強檔案管理基礎設施建設，促使醫院人事檔案管理工作逐漸朝著信息化方向發展。醫院人事檔案管理信息化建設是一項長期工作，醫院各項人事制度改革、辦公自動化水平、科學決策、人才預測等工作均需要醫院人事檔案管理信息系統建設作為支撐。這就說明，醫院人事檔案管理信息化已經成為一種必然趨勢。

3.4 實施動態化管理

人事檔案主要是反映人的成長軌跡，其中包括人的成長經歷、學歷變化、職務變遷、職稱晉級、工資增減、獎勵處罰、家庭及社會關系、政治面貌等方面的具體內容。因此，醫院應結合當前人事檔案管理工作的實際情況，改變傳統的管理方式，實行全面動態管理，同時注重檔案新內容的及時更新，以保證醫院人事檔案可以充分反映出個體在成長過程中各個階段所展示出的真實面貌，并充分體現個人特色，同時還要針對醫療技術水平以及科研成果進行相關記錄，只有這樣才可以有效確保人事檔案的真實性、準確性、完整性，進而為醫院相關的人事調動工作提供有力的參考依據。

3.5 加強團隊建設，提高檔案管理人員素質

為了有效提高當前醫院人事檔案管理質量及效率，醫院領導應重視加強管理團隊建設，提高檔案管理人員素質，只有這樣才可以有效提高醫院人事檔案管理工作質量及效率，為醫院的長期穩定發展奠定有力基礎。首先，醫院應加強對檔案管理人員的思想教育，提高管理人員思想素質。醫院人事檔案管理人員應具備較強的責任感、事業心，在實際工作過程中以全心全意為人民服務為主要原則，充分做好檔案管理的相關工作，醫院應定期對員工進行思想政治教育，幫助管理人員樹立正確工作觀念，以保證在今后工作過程中可以認真完成相關管理工作。其次，提高管理人員文化素質。當前大部分醫院的管理人員普遍存在文化素質較低的現象，因此醫院應針對這一現象采取有效措施，對管理人員專業理論知識、醫學知識、公文知識、寫作技能等方面進行培養。

4 結論

綜上所述，在時代發展過程中傳統檔案管理方式已經不能適應當前新經濟時代發展需求，而在以知識、信息、服務等為主要特征的新經濟時代，檔案管理人員應及時轉變工作思路，同時結合當前法律法規中的相關規定，充分做好人事檔案管理工作。在此基礎上，檔案管理人員應深化對檔案管理工作的認識，充分認識到檔案管理工作對于人力資源配置、醫院經營管理與發展的重要意義，在今后工作過程中重視提高自身的業務基礎以及人文素養，增強服務意識，而醫院也應結合當前時代發展需求，建立現代化管理模式，多渠道、多途徑有效利用檔案信息資源，只有這樣才可以有效提高檔案資源的有效利用率，為醫院今后開展的各項人事工作提供有力參考依據，進而促進醫院的長期穩定發展。

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（收稿日期：2018-04-26）