人力資源管理中人事檔案管理的作用分析

徐麗華

【摘要】在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，隨著市場體制的變革，企業(yè)和事業(yè)單位的用工形式也發(fā)生了較大變化，人力資源的現(xiàn)代化管理逐漸取代了傳統(tǒng)的管理模式。在人力資源管理中，越發(fā)重視人事檔案的管理。本文主要介紹人力資源管理和人事檔案管理的內(nèi)涵，分析了人事檔案管理在人力資源管理中的作用，并對人事檔案的管理工作提出了幾點要求，希望能為推動人力資源管理中人事檔案的管理的進(jìn)一步發(fā)展提供一定的裨益。

【關(guān)鍵詞】人力資源；人事檔案；作用

一、人事檔案與人力資源管理

（一）人事檔案的概念

人事檔案的管理工作主要包括對資料的收集、登記以及保管和整理等，該項工作是開展人力資源管理工作的重要內(nèi)容。

（二）人力資源管理的概念

企事業(yè)單位的人力資源管理工作主要有聘用員工，對員工進(jìn)行培訓(xùn)、管理績效以及發(fā)放員工的薪酬福利等。

（三）人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

就本質(zhì)上而言，人事管理工作是企事業(yè)單位中人力資源管理工作的重要內(nèi)容，能夠有效促進(jìn)人力資源工作的順利開展。借助人事檔案管理工作，能夠分析人員的工作能力，并且是考核員工工作的標(biāo)準(zhǔn)，是企事業(yè)單位開展人才選拔工作的依據(jù)。然而，人力資源管理工作中的人員晉升、調(diào)動以及薪酬的調(diào)動等，都是人事檔案中的重要內(nèi)容。由此可見，人力資源管理工作以及人事檔案之間具有非常重要的關(guān)系。

二、人力資源管理中人事檔案管理的作用

（一）企業(yè)和事業(yè)單位開發(fā)人力資源的主要依據(jù)

通常人事檔案記錄了工作人員的基本信息、工作中的一些表現(xiàn)、工作履歷、評價等。在開發(fā)和應(yīng)用人力資源中，管理人力資源的人員能依據(jù)這些資料，評判員工的綜合素質(zhì)與工作能力，從而依據(jù)員工的工作表現(xiàn)安排合理的崗位，提高開發(fā)人力資源的效率。所以，企業(yè)和事業(yè)單位開展內(nèi)部選拔的依據(jù)之一就是人事檔案。

（二）企業(yè)和事業(yè)單位利用人事檔案考核員工績效

在企業(yè)和事業(yè)單位的運行中，考核員工績效是一項重要工作。通常在考核員工績效時，要依照工作人員工作的成果和表現(xiàn)開展，考核績效不但和員工所能得到的薪酬待遇、福利水平有直接關(guān)系，而且能夠判斷員工工作能力適不適合該崗位，能不能適合更高水平的崗位。因此，企業(yè)和事業(yè)單位都必須保障考核績效的合理性和公正性。為此，管理人力資源的部門要依照人事檔案中的資料分析員工，確定員工的薪酬水平和福利待遇。假如員工的業(yè)務(wù)不佳，要及時提醒和督促，促進(jìn)企業(yè)和事業(yè)單位的良性發(fā)展。

（三）事業(yè)單位和企業(yè)借助人事檔案優(yōu)化配置資源

事業(yè)單位和企業(yè)的資源通常包括了人力資源與物力資源，在配置這些資源時，要以人事檔案為主要依據(jù)。實際工作中，工作人員會被外界種種因素所影響，導(dǎo)致工作能力有一定的波動。優(yōu)化配置資源是依照工作能力波動，調(diào)整工作崗位中的現(xiàn)有人員，通常調(diào)整幅度不大，需要借助人事檔案中的信息對人力資源進(jìn)行優(yōu)化配置。

（四）事業(yè)單位和企業(yè)借助人事資料培訓(xùn)員工

在社會發(fā)展中，市場也發(fā)生變化，為了更好地適應(yīng)市場變化，保證企業(yè)和事業(yè)單位的良性發(fā)展，需要加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)，不斷提升員工的工作水平。通常企業(yè)和事業(yè)單位開展的培訓(xùn)內(nèi)容主要是員工的專業(yè)素養(yǎng)、工作技能等，促使員工將自身潛能充分發(fā)揮出來。在培訓(xùn)中，要依照員工在工作中的表現(xiàn)、能力，開展針對性培訓(xùn)，而不能僅僅開展統(tǒng)一化培訓(xùn)，為此需要借助人事檔案確定培訓(xùn)的主要內(nèi)容。

三、加強(qiáng)人事檔案管理工作的措施

（一）建立健全科學(xué)、合理的人事檔案管理制度

對企事業(yè)單位的人事檔案進(jìn)行鑒別時，需要檔案管理工作者對檔案資料進(jìn)行精確的收集，并且要對其加以科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍w類，及時做好檔案資料的更新工作，對員工進(jìn)行客觀的評價。如果出現(xiàn)借閱資料以及人事檔案變動的情況，就需要做好一系列的登記工作，保障檔案管理工作責(zé)任到人。

（二）創(chuàng)新檔案管理制度和操作模式，提升人事檔案管理水平

人事檔案管理工作的現(xiàn)代化以及科學(xué)化是如今檔案管理工作的必然趨勢，如果要想更加高效地開展檔案管理工作，就需要構(gòu)建綜合的信息化管理體系，同時需要在其內(nèi)部構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保真實、全面地錄入信息。這樣一來，借助數(shù)據(jù)庫就可以實現(xiàn)對人員信息的快速查詢，并且根據(jù)實際需要可以將其生成各種表格以及名冊，從而提升人員檔案管理工作的效率。

（三）引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)

作為開展檔案管理工作的主人，要想提升人力檔案管理工作的質(zhì)量，就需要提升人事檔案管理人員的職業(yè)道德、科學(xué)文化素質(zhì)及專業(yè)文化素養(yǎng)，因此，從事檔案管理工作的員工需要掌握現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，并且具有較高的檔案管理理念。

（四）加強(qiáng)人事檔案的時效性、完整性和真實性

要想人事檔案工作在人力資源管理中發(fā)揮出特定的效果，就需要完善人事檔案管理工作的內(nèi)容，比如人事檔案中需要包含個人的工作特點、工作表現(xiàn)以及工作能力等方面的內(nèi)容。此外，檔案管理部門還應(yīng)該加強(qiáng)審核檔案的力度，增強(qiáng)對檔案的收集效率。做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，及時對企事業(yè)單位內(nèi)部人員的資料進(jìn)行更新，去除過時的、虛假的資料信息，確保檔案資料上能夠顯示個人的真實信息。

參考文獻(xiàn)

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