人力資源管理中人事檔案管理的作用分析

徐麗華

【摘要】在經濟新常態下，隨著市場體制的變革，企業和事業單位的用工形式也發生了較大變化，人力資源的現代化管理逐漸取代了傳統的管理模式。在人力資源管理中，越發重視人事檔案的管理。本文主要介紹人力資源管理和人事檔案管理的內涵，分析了人事檔案管理在人力資源管理中的作用，并對人事檔案的管理工作提出了幾點要求，希望能為推動人力資源管理中人事檔案的管理的進一步發展提供一定的裨益。

【關鍵詞】人力資源；人事檔案；作用

一、人事檔案與人力資源管理

（一）人事檔案的概念

人事檔案的管理工作主要包括對資料的收集、登記以及保管和整理等，該項工作是開展人力資源管理工作的重要內容。

（二）人力資源管理的概念

企事業單位的人力資源管理工作主要有聘用員工，對員工進行培訓、管理績效以及發放員工的薪酬福利等。

（三）人事檔案管理與人力資源管理的關系

就本質上而言，人事管理工作是企事業單位中人力資源管理工作的重要內容，能夠有效促進人力資源工作的順利開展。借助人事檔案管理工作，能夠分析人員的工作能力，并且是考核員工工作的標準，是企事業單位開展人才選拔工作的依據。然而，人力資源管理工作中的人員晉升、調動以及薪酬的調動等，都是人事檔案中的重要內容。由此可見，人力資源管理工作以及人事檔案之間具有非常重要的關系。

二、人力資源管理中人事檔案管理的作用

（一）企業和事業單位開發人力資源的主要依據

通常人事檔案記錄了工作人員的基本信息、工作中的一些表現、工作履歷、評價等。在開發和應用人力資源中，管理人力資源的人員能依據這些資料，評判員工的綜合素質與工作能力，從而依據員工的工作表現安排合理的崗位，提高開發人力資源的效率。所以，企業和事業單位開展內部選拔的依據之一就是人事檔案。

（二）企業和事業單位利用人事檔案考核員工績效

在企業和事業單位的運行中，考核員工績效是一項重要工作。通常在考核員工績效時，要依照工作人員工作的成果和表現開展，考核績效不但和員工所能得到的薪酬待遇、福利水平有直接關系，而且能夠判斷員工工作能力適不適合該崗位，能不能適合更高水平的崗位。因此，企業和事業單位都必須保障考核績效的合理性和公正性。為此，管理人力資源的部門要依照人事檔案中的資料分析員工，確定員工的薪酬水平和福利待遇。假如員工的業務不佳，要及時提醒和督促，促進企業和事業單位的良性發展。

（三）事業單位和企業借助人事檔案優化配置資源

事業單位和企業的資源通常包括了人力資源與物力資源，在配置這些資源時，要以人事檔案為主要依據。實際工作中，工作人員會被外界種種因素所影響，導致工作能力有一定的波動。優化配置資源是依照工作能力波動，調整工作崗位中的現有人員，通常調整幅度不大，需要借助人事檔案中的信息對人力資源進行優化配置。

（四）事業單位和企業借助人事資料培訓員工

在社會發展中，市場也發生變化，為了更好地適應市場變化，保證企業和事業單位的良性發展，需要加強對員工的培訓，不斷提升員工的工作水平。通常企業和事業單位開展的培訓內容主要是員工的專業素養、工作技能等，促使員工將自身潛能充分發揮出來。在培訓中，要依照員工在工作中的表現、能力，開展針對性培訓，而不能僅僅開展統一化培訓，為此需要借助人事檔案確定培訓的主要內容。

三、加強人事檔案管理工作的措施

（一）建立健全科學、合理的人事檔案管理制度

對企事業單位的人事檔案進行鑒別時，需要檔案管理工作者對檔案資料進行精確的收集，并且要對其加以科學、嚴謹的歸類，及時做好檔案資料的更新工作，對員工進行客觀的評價。如果出現借閱資料以及人事檔案變動的情況，就需要做好一系列的登記工作，保障檔案管理工作責任到人。

（二）創新檔案管理制度和操作模式，提升人事檔案管理水平

人事檔案管理工作的現代化以及科學化是如今檔案管理工作的必然趨勢，如果要想更加高效地開展檔案管理工作，就需要構建綜合的信息化管理體系，同時需要在其內部構建電子檔案數據庫，確保真實、全面地錄入信息。這樣一來，借助數據庫就可以實現對人員信息的快速查詢，并且根據實際需要可以將其生成各種表格以及名冊，從而提升人員檔案管理工作的效率。

（三）引進高素質人才，加強人員培訓，提高人員素質

作為開展檔案管理工作的主人，要想提升人力檔案管理工作的質量，就需要提升人事檔案管理人員的職業道德、科學文化素質及專業文化素養，因此，從事檔案管理工作的員工需要掌握現代化的科學技術，并且具有較高的檔案管理理念。

（四）加強人事檔案的時效性、完整性和真實性

要想人事檔案工作在人力資源管理中發揮出特定的效果，就需要完善人事檔案管理工作的內容，比如人事檔案中需要包含個人的工作特點、工作表現以及工作能力等方面的內容。此外，檔案管理部門還應該加強審核檔案的力度，增強對檔案的收集效率。做好檔案管理人員的培訓工作，及時對企事業單位內部人員的資料進行更新，去除過時的、虛假的資料信息，確保檔案資料上能夠顯示個人的真實信息。

參考文獻

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