淺談現代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用

張永清 柏增秋

【摘要】本文分析了現代檔案管理中基礎工作的工作性質，同時闡述了現代檔案管理工作發展現狀，最后結合工作經驗，圍繞檔案管理基礎工作在現代檔案管理中所起到的作用進行了分析探究，旨在更好、更有效地發揮出檔案管理基礎工作效力。

【關鍵詞】現代檔案管理；基礎工作；性質；發展現狀；作用

【中圖分類號】R197 【文獻標識碼】A

一、解讀現代檔案管理中的基礎工作性質

通過查閱相關文獻資料可知，現代檔案管理是一項同時具備了管理性、服務性和政治性的工作內容。其中最為主要的性質“服務”，顯然這是人類思想與文明發展到一定程度后必然形成的一種趨勢。“服務”實則為檔案管理的最終目的，雖然在提供服務的過程中并不會收到任何實質性的東西，然而圍繞全局進行考慮，無論是社會發展還是人文進步，在很大程度上都依賴著良好的檔案管理。

眾所周知，檔案管理中包含著的基礎工作本身具備非常強烈的系統性特征，意味著其同其他管理工作之間有著十分緊密的聯系，檔案信息能夠向社會提供各種信息服務，需要從其他管理工作中收集材料，而這便需要基礎工作發揮作用[1]。但需注意的是，即便檔案管理同時負責檔案編著與研究等工作，但不可否認的是，其每一項工作都是為了滿足社會需求進行的，因而可將其看成是一種社會性服務活動。

二、剖析現代檔案管理工作發展現狀

（一）管理流程有待規范和明確

當前在現代檔案管理工作中所遵循的管理流程有待規范和明確，因未出臺一個相對完善的管理流程，使得檔案管理基礎工作在具體實施環節遇到諸多阻礙，無法順利展開。如某些機關單位在開展現代檔案管理活動時，多是采取檔案收集—整理—區分檔案全宗—編制檔號—選擇分類法—鑒定檔案價值—存儲檔案—檔案編研—檔案著錄和檔案標引這一檔案管理流程。而該流程在執行過程中未有一套清晰明確的業務規定，如此一來，人們對檔案管理難以系統性地評定，在一定程度上會對管理者的工作態度、工作責任心產生不利影響，容易出現檔案不完整、檔案丟失等問題。上述問題的出現，不僅會損害檔案應有的價值，而且還會降低檔案系統應有的檢索功能。

（二）管理工作內容有待規范

單就國內現階段檔案管理所表現出的情況看，還存在著十分嚴峻的基礎工作重視度不足、管理工作者專業基礎技能不扎實等問題，這些問題在很大程度上是由管理工作內容不規范造成的。俗話說：“沒有規矩不成方圓”。同理，沒有規范的管理體系，管理工作者不熟悉自己的業務范圍，自然會影響到整個檔案管理質量。比如，通過了解某機關單位檔案管理狀況可知，該機關單位內部檔案管理工作者因自身專業水平不高，以致在日常管理工作中存在檔號命名不規范、目錄號缺失以及一卷多冊等問題，甚至某些檔案還存在重名問題。以上問題看似不大，但會給檔案唯一性帶來不利影響，且在一定程度上會增大檔案管理難度，浪費更多的時間在檔案搜索上，嚴重影響到檔案管理有效性。

此外，還有一些檔案缺少索引、卷內目錄，這意味著人們只能通過標題才能查找到對應檔案，如此不但增大了檔案管理與檔案檢索的操作繁瑣性，而且因檔案管理工作的嚴謹性缺失，也難以確保檔案管理的完整性。

（三）管理者綜合素養不高

通過查閱相關資料與文獻發現，在國內各單位從事檔案管理一職的工作者大部分年紀較大，且接受過檔案管理專業高等教育的人不多，因此，他們缺乏主動學習與掌握新檔案管理理念、技能的意識，加之年齡大，即便是領導安排其接受業務培訓，也因在知識點理解上存在困難，而無法有效地將這些新的管理技能、管理手段應用到具體工作中。顯然，沒有專業理念、先進理念支撐的檔案管理工作就無法稱之為現代檔案管理，也正因為這樣，國內整個的檔案管理水平一直停留在較低水平態[2]。

三、探討檔案管理基礎工作在現代檔案管理中所起到的作用

（一）有助于明確檔案管理流程，提升查準率

于現代檔案管理而言，為有力確保檔案檢索查準率、查全率，最需要的便是做好基礎管理工作，而做好基礎工作的前提又在于明確現代檔案管理流程。據了解，計算機檢索系統最主要的優勢在于按照使用者提供的信息快速檢索與信息相對應的檔案資料，但這一工作需要完整且精準的檔案分類作支撐。簡而言之，便是從檔案分類開始，逐步強化檔案校審力度，防止檔案分類環節出現問題而影響到檢索完整性。

結合已有經驗，檔案分類時應當根據《中國檔案分類法》中的要求進行，針對分類現場不同的檔案情況應當選擇不同分類標準，且有必要根據檔案所顯現出的文件特征，賦予檔案資料不同的關鍵詞，如此人們只需要通過關鍵詞搜索便能查找到需求的檔案。

此外，為進一步確保檔案查找準確率，檔案管理工作者還需在自身專業技能、知識的結合應用下對檔案的標題名稱進行規范，如此便能幫助人們更準確、更快捷地查找到對應檔案。需注意的是，借鑒國內外現代檔案管理經驗，規范檔案標題名稱屬于基礎工作范疇，標題名稱規范需要使用更加簡潔的關鍵字或關鍵詞，目的在于提升查準率。

（二）有助于規范管理內容

做好檔案管理基礎工作對于提升檔案管理質量、效率是非常重要的。在具體實施檔案管理基礎工作之時，首先要做的便是根據國家有關部門出臺的《檔案管理細則》，結合本單位檔案管理實況，編制一套相對完善、嚴謹的檔案管理方案，在這一方案中應對檔案管理內容進行規范。

一般來講檔案管理方案可分成兩類，一類為檔案收集，一類為檔案分類。為保障檔案管理秩序，能夠快速查找到對應檔案，要求在歸檔前做好整體規劃與管理工作。

其次，根據檔案管理工作中實際碰到的問題，檔案管理者有必要將檔案歸檔關聯著的較為詳細的一個檔案管理步驟確立出來，目的在于為整個的檔案管理工作提供理論支撐，幫助管理者在開展工作時有章可循。

最后，還應當制定一些科學且合理的檔案管理考核體系，將每一個崗位所對應的工作職責落實到人，即要求在職檔案管理者明確自身工作職責，熟悉具體的工作內容與流程，并做到相互監督和制約，為高水平檔案管理提供可能[3]。

（三）有助于提升現代化檔案管理水平

現代檔案管理基礎工作囊括了檔案立卷、檔案歸檔等工作內容，它們作為基礎工作組成的關鍵，直接影響著現代化檔案管理效率及質量。為保證人們在日常檔案管理工作中能夠更科學、有效地開展檔案立卷與檔案歸檔工作，務必做好日常檔案管理工作。

首先，應當嚴格按照《現代檔案管理》條例實施檔案審核立卷工作，確保歸檔文件的完整性和真實性，因為只有滿足這些條件的檔案才具備保存價值，同時還應當考慮收集到的文件資料質量是否達標，是否與檔案管理新要求相符。作為檔案管理者，務必熟悉每一種文件資料的保管期限及特性，以便采用正確、有效的保管方式，顯現檔案管理價值[4]。

其次，檔案歸檔時，還應當嚴格參照單位內針對現代檔案管理制定的一系列管理制度進行，做好常見問題的應對工作，以免影響到檔案查找、節約效率。基于對現代檔案管理基礎工作的了解，相對科學的一個檔案歸檔方式是“大流水號”分類法，這一方法能夠將檔號整合到一起進行分析；涉及其中的卷宗目錄、標題則要求簡潔，但簡潔之時務必涵蓋所有重要信息，如此才能為查找提供便捷。

最后，受信息化影響，人類日常生產、生活的大部分工作都已應用到信息化技術，諸如檔案管理。為將基礎管理工作做好，為提升檔案管理精準性，為更好地實現現代化檔案管理，那么從基礎出發，需要引進更多的計算機技術[5]。

例如，針對原本一些紙質類不易保存的檔案資料，檔案工作者在進行文件管理時，可在計算機系統的幫助下將這些資料掃描到對應軟件中，即形成電子化儲備，如此便能延長資料的保存時間，還能有效防止資料丟失。

四、總結

綜上所述，檔案管理基礎工作包含于現代檔案管理中，而本文主要通過剖析檔案管理基礎工作性質以及檔案管理發展現狀，針對檔案管理基礎工作在現代檔案管理中所起到的作用進行了分析、探討。

參考文獻：

[1]于彬彬，王櫻蓓.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].人力資源管理，2015（3）：189.

[2]姚玉娟.淺談檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].辦公室業務，2015（22）：69，37.

[3]張艷霞.試論現代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用[J].科技經濟市場，2014（9）：101-102.

[4]謝璽.現代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用探討[J].辦公室業務，2016（7）：106.

[5]張蕊.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].現代經濟信息，2015（21）：67.