計算機技術在現代檔案管理中的實踐與應用

李芳　陶猛

摘 要：隨著計算機技術在實際生活中的應用越來越普遍，它的應用領域也越來越廣泛，越來越普及。計算機技術在現代檔案管理中的實踐應用，給人們的工作帶來了極大的便捷，對于提高檔案管理的重要意義、實際效益有著極其重要的作用。

關鍵詞：計算機技術；現代檔案管理；實踐；應用

一、計算機技術應用于現代檔案管理工作的重要性

一是儲存量大、信息量廣的數據庫的建立，為檔案管理工作作用的發揮提供了更為廣闊的空間。現代檔案管理工作是人們在對現有以及之前信息所進行的一種整理，目的是為了實現信息資源的有效共享，對于后人的信息查詢、搜索等提供有效借鑒。但是隨著信息量的日益增加，傳統紙質信息存儲所呈現出來的信息存儲量小、使用笨重、不便攜等的弊端已經滿足不了檔案信息存儲的要求，基于此，計算機所建立的更大存儲量的數據庫就為現代檔案管理工作提供了更大的便捷。依托計算機數據庫所建立的檔案管理數據庫，不僅能夠實現短時間內的索引、添加、刪除等功能，還能使信息在光盤、U盤、網絡移動硬盤等存儲介質上得到長時間的存儲，有效節約了檔案管理人員的工作量，極大地滿足了人們的實際需求。

二是高效、便捷的計算機數據庫的建立，為檔案信息資源的共享提供了更為便捷的服務。計算機技術發展的過程中，網絡作為一個重要的載體，為人們的生活和工作帶來了巨大便利，在方便了人們之間交流的同時，也為人們短時間、快節奏查詢各種信息提供了方便，尤其是在現代檔案管理中所體現出來的實用性更是有目共睹。網絡數據庫應用于檔案管理工作的具體表現就是使檔案信息能夠實現共享，只要登陸到相關網站進入系統，就能夠隨時隨地滿足人們對檔案查詢的需要。

三是計算機技術在檔案管理中的有效應用，極大地節省了檔案管理工作的人力、財力等。傳統紙質檔案管理工作在開展的過程中，需要消耗大量的人力、物力和財力，尤其是建立數據庫、查詢信息以及存儲和使用信息都有相當復雜的程序，需要很長的時間，大大地增加了檔案管理的難度和成本。計算機技術的應用能夠將檔案管理人員從這一繁冗復雜的工作中解放，同時能夠便捷、大儲量地保存信息，并且人們在查詢和使用檔案信息的過程中，只需要按照預設的程序，輸入相關的關鍵詞、序號或者代碼等等就可以，這樣一來，極大地解放了勞動力，提高了檔案管理的工作效率。

二、計算機技術應用于現代檔案管理工作的具體實踐和應用現狀

一是本組織單位在大容量檔案管理數據庫建立的過程中要充分考慮本組織單位的實際情況。計算機技術實踐應用于檔案管理的第一步就是建立數據庫，將本單位組織中的相關數據整合建立數據庫，在實際的存檔和使用過程中，不斷地改進和完善數據庫的，不斷地整合和更新數據，讓數據庫的建立能夠符合并有效滿足本組織單位的需求。值得說明的是，本組織單位數據庫的建立，不能盲目地效仿模板或者其他，要根據實際情況的需要，建立子數據庫，對于數據欄的分類、數據檢索條目、數據信息整合等方面落到細處，方便查詢、搜索的同時，更能夠方便添加、更新。基于此，在數據庫建立的過程中，就要研發專門的軟件做好詳細的分類和設計，以便能夠滿足后期的工作更新和使用過程中的需求。

二是本組織單位在進行檔案信息的統計與整合工作過程中要充分考慮本組織單位的實際情況。檔案信息是隨著時間不斷增加的，在檔案管理的過程中，隨著組織單位的發展和信息量的增加，越來越多的文字、圖片、表格以及視頻等數據信息都會增加，都需要進行分類統計和整合，因此，要先結合具體需求，先對照數據庫中的子數據欄目將檔案進行分類整理。計算機技術的實踐應用就要求檔案管理人員具有及時整理檔案信息的積極性，并且能夠對于不同的檔案信息進行合理的分類，還要在整合分類的過程中為以后檔案信息的查閱提供更為便捷的服務。檔案管理人員在統計整合檔案的過程中，要做好檔案信息的保密工作，不僅能夠高質量、高標準地完成整合，確保信息的保密性和完整性，對于那些不再需要的檔案信息要做到及時發現并整理銷毀，對于那些比較重要的信息要及時做好加密處理，并且對一些失去作用但是尚有留存價值的信息進行分盤保存或處理，做好專門的保存工作。

三是本組織單位在檔案信息的查閱與使用的程序設計過程中要充分考慮本組織單位的實際情況。在檔案管理過程中，計算機技術的便捷服務大大提高了檔案查詢、索引的效率，在簡單并且便于操作的前提下，查詢檔案的過程中，根據程序的預先設計，根據自己的需要，將檔案編號、檔案查詢關鍵詞等信息，然后進行檢索查詢，可以實現短時間獲得查詢效果的可能。另外，為了讓查詢結果更加準確，查詢用時更少，還可以進行高級查詢，就是在檢索欄內輸入更多的（轉74頁）（接82頁）關鍵詞，實現更短時間、更高效率、更加準確的查詢。基于此，檔案信息的查閱使用程序就要與本組織單位的檔案內容對應，形成完備的檔案存儲和查詢系統。例如：某學校的圖書館檔案管理系統中，相關的查閱項包括借書人的信息、所借書目、借書日期、歸還日期以及到期未歸還的書籍的信息等等，這樣的管理系統比較傳統的檔案管理系統，大大地提高了檔案管理的工作效益。

三、計算機技術實踐應用過程中出現的問題與對策

一是檔案數據庫建立的前期準備工作不夠完備。有一些單位在將檔案信息歸入到計算機數據庫的過程中，沒有做好先期的準備工作，出現了數據在電子化過程中的一些低級錯誤，比如簡單的人名、日期等信息沒有經過認真校對出現了錯誤，這些信息校準問題的出現，都應該在建設數據庫之前進行精準校對，以此避免此類錯誤的再次出現。還有一些單位的計算機設備相對比較落后陳舊，現有的計算機硬件和軟件系統不能夠滿足檔案數據庫的建立條件，因此，在檔案管理數字化之前要更新信息管理系統，確保軟件和硬件環境能夠滿足檔案管理電子化的需要。

二是檔案信息化后的保密工作不夠妥善。計算機技術實踐和應用于檔案管理工作方便了這一工作的開展，但是，在網絡高速發展的信息化時代，信息安全問題也成了大家極為關注的一個問題。檔案信息的電子化實現了信息在任何一個可以登錄的客戶終端都能夠查詢到的資源共享和便捷服務，同時也出現了信息的安全隱患。因此，要充分做好檔案管理登錄系統的權限設置，以防止他人盜取或者隨意更改相關信息，對于牽扯到國家政府或者社會保障的重要信息更是要做好特別的加密工作。

三是檔案管理人員的專業素質相對較低。計算機技術在檔案管理工作中的實踐和應用，讓檔案管理工作變成了一項專業性較強的工作，由此對檔案管理人員的專業素質提出了更高的要求，那就是必須能夠適應基于計算機技術下的管理思維和相應的技術支持。比如，利用計算機進行必要的操作和數據的整合歸檔，管理思維較之傳統思維的轉變，信息時代檔案管理的安全保密意識等等，這些都是檔案管理人員應具備的能力。但是，囿于我國傳統紙質檔案管理的影響，很多組織單位的檔案管理人員缺乏對新事物的認知和接受能力，不能夠真正地實踐和應用于工作當中。

總之，計算機技術實踐和應用于現代檔案管理工作中，促進了檔案管理工作的快速發展，有效提高了檔案管理工作的效率，充分節省了人力和物力。在今后的檔案管理工作中，我們應該積極探究計算機技術和檔案管理工作的契合點，進一步提高檔案管理的效益，使其更加便利化和現代化。

（責任編輯：蘭卡）