現代檔案管理模式下的“案卷”作用

車黎黎

摘要：隨著信息技術的發展，計算機技術和互聯網的普及應用，檔案管理也已經進入現代化檔案管理模式階段。作為檔案管理的重要工具——案卷，也應該隨之發生變化。但實際上，隨著信息技術的發展，以“案卷”為主要工具的檔案管理已經是低效的、不適應時代需求的。“案卷”的改革一直是近年來檔案學界探討的熱點問題之一，大多數學者都認為，就目前的形式而言應該淡化這種模式，用“文件”代替，再配合上高速、有效的計算機技術，檔案管理的查閱、保管以及檢索等等功能都能夠很好的發揮出來。本文從現代檔案管理下“案卷”的意義出發，對其在現代檔案管理的作用做出了詳細的分析，希望對檔案管理工作有良好的促進作用。

關鍵詞：現代檔案管理；案卷；重要性；弊端；作用

[HJ0.9mm]一、現代檔案管理模式下“案卷”管理模式的意義

“案卷”管理模式是傳統檔案管理模式的一種重要管理方法。其是指一組根據“立卷特征組合、具有有機聯系、價值大體相同、經過系統分化加工成冊的文件材料的集合體。”，是文件的基本保管單位。

對于傳統檔案管理模式來說，“案卷”是一種不可或缺的存在，它可以對工作活動的始終、事情的來龍去脈做出客觀的反映，并且其有利于檔案管理人員對檔案進行管理，以及方便整個單位對檔案的利用。因此，在檔案管理工作中，常把“案卷”作為文件歸檔、整理、查閱的基本單位。由此，我們可以看出“案卷”在檔案管理中是十分重要的，因此“案卷”的歸檔依據就變得尤為重要，其是檔案形成、運轉過程中一個必不可少的重要環節。隨著經濟的飛速發展，我國也逐漸進入信息化時代，計算機技術對人們的生活、工作都產生著重要影響。當然，對傳統檔案管理也有著巨大的影響。隨著計算機技術在檔案管理中的不斷滲入，檔案管理也從傳統時代進入到現代化時代。但是，我們漸漸發現，在現代檔案管理模式下，“案卷”的意義逐漸被淡化，因為計算機對信息的處理是直接的、高速的，直接是以“文件”為單位進行處理的。但實際上計算機在處理檔案的過程中也是在其系統中形成各種各樣的虛擬案卷，這實際上是一組文件信息集合。

二、現代檔案管理模式下“案卷”的作用

隨著信息技術的飛速發展，“文件”逐漸代替了“案卷”，這是檔案管理模式在新時代的新發展。但是在這一發展過程中，“案卷”逐漸由曾經的輝煌走向衰落，逐漸淪為阻礙檔案管理工作開展的部分。

（一）在現代檔案模式的管理下“案卷”不利于檔案內容的調整

“案卷”一般來說是由卷皮、卷內目錄、頁號、備考表組成，其是一個不可分割的整體，正是這四者的有機結合才能成為檔案管理服務的重要組成部分。但是，我們在實際的檔案管理工作中，檔案的運作過程會經常碰到要求文件調整的情況，反復調整文件的內容，不需要的、過時的內容就需要刪掉，但是“案卷”是把文件內容組裝在一起，容易出現一些問題，不好拆卸。此外，當我們有的文件需要外借或是復印的時候，由于“案卷”太過于笨重，在復印上面存在一定的難度，就算能復印下來，其復印效果也存在一定的問題。但是，在現代檔案管理模式下，用“文件”代替“案卷”，計算機技術可以有效的解決這些問題，檔案信息的插入、查閱等都可以很快的實現，檔案信息若需要復印更是方便快捷，只需要一個打印機就可以解決。

（二）現代檔案管理模式下“案卷” 無法適應現代技術的新要求

傳統檔案管理模式下，檔案都是以紙質的為主，“案卷”作為檔案管理的主要形式更是以紙質的為主。隨著信息技術的到來，科技化水平的不斷提高，檔案管理載體的出現也越來越多樣化，剛開始的照片檔案，到現在的電子檔案。但是就“案卷”目前的性質而言，已經不能滿足這些載體的變化了。在傳統檔案管理模式下，明明是同一件事情的檔案信息，要因為檔案的不同劃分成幾類分開儲存，這不管是在檔案的保存，還是后期檔案的應用方面都存在著巨大的問題。因此，“案卷”在檔案管理過程中已經嚴重與時代脫節，是阻礙檔案管理的屏障。但是，在現代檔案管理模式下，用“文件”代替“案卷”，可以把同一個活動相關的不同載體的檔案都整合在一起儲存，以此促進現代檔案管理工作的開展。

（三）現代檔案管理模式下“案卷”名無法完全反映卷內文件內容

在傳統檔案管理工作中，對檔案管理工作人員來說為“案卷”起標題是一件比較困難的事。對于“案卷”標題的要求是十分嚴格的，字數不能超過五十，且題名要盡可能涵蓋卷內文件的內容， 案卷題名的內涵盡可能等于卷內文件的外延。檔案工作人員在其起標題的時候為了盡可能的完成這一工作目標，為把“案卷”寫薄，因為根據“案卷”提名的要求來看，當“案卷”的內容越少，標題就越容易擬寫。這樣一來，“案卷”就無法保證卷內文件內容的完整性。

（四）現代檔案管理模式下“案卷”工作增加工作人員的工作量

傳統檔案管理工作下，受技術各方面因素的影響，“案卷”的出現與存在都是社會發展的必然結果。實際上，受到生產力水平的限制，“案卷”的管理上會花費大量的人力、物力。但是隨著時代的變化，計算機技術的出現推動了檔案管理的方式的改革。計算機因其高效的運行速度，可以根據檔案需求者的要求快速的形成其需要的檔案。在傳統檔案管理模式之下，“案卷”的存在是為了方便查閱、利用檔案信息。但是，在現代管理模式之下，“案卷”卻是一個尷尬的存在。在檔案的錄入時，需要先對“案卷”錄入，再對“文件”進行錄入；在對黨刊的查詢、應用時，先要對“文件”進行查閱，再對“案卷”進行查閱。再加上，對“案卷”的卷皮、卷內文件、目錄、備考表等進行組裝、加工都會造成巨大的人工耗費，在無形中增加了其的工作量。

三、結語

在傳統檔案管理模式下，受到各方面因素的影響，我們不得不承認“案卷”的存在為我們檔案管理工作帶來了便利。但是，隨著時代的發展，科學技術的進步，在現代檔案管理模式下，“案卷”已經逐漸不能適應時代的需求，已經逐漸成為檔案管理工作發展的絆腳石。因此，為了現代檔案管理工作在新時代下能更好的發展，“案卷”應該逐步退出檔案管理工作。

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