基于智慧校園體系下的高職院校學籍管理模式研究

陳鐵軍

[摘要]在信息化發展不斷深入高職院校的過程中，學籍管理工作由傳統的手工作業轉換為信息化管理模式。但是由于發展過快，人員素質、系統功能、管理制度等一系列管理方向并未快速對接，導致學籍管理系統的真實效率不能充分發揮，也嚴重影響了智慧校園體系的全面構建。為此，本研究分析了當前高職院校當前的學籍管理工作現狀，同時提出基于智慧校園信息化體系構建高職院校的學籍管理模式的發展策略。旨在支持高職院校學籍管理模式的更新與完善，達到預期的學籍管理時效性。

[關鍵詞]智慧校園；高職院校；學籍管理

[中圖分類號]C640

[文獻標識碼]A

[文章編號]1671- 5918（2018）05-0012-02

引言

智慧校園體系是利用軟件技術與硬件支持，打造信息化教研管理工作的發展方向，而學籍管理工作更是其中最為關鍵的管理內容。在實際應用效果上是否能夠達到學籍管理工作的時效性，也是構建智慧校園體系的必要基礎與條件。針對高職院校學籍管理模式的進一步研究，也是基于智慧校園體系不斷完善與發展的重要方向。但當前的學籍管理模式并未對接高職院校的快速發展，其信息化程度有待提升，從而本文就學籍管理模式進行深度分析，闡釋如下。

一、高職院校當前的學籍管理工作現狀分析

（一）未能構建完善的學籍管理系統

學籍管理系統是針對高職院校開發的檔案類管理程序，可以通過資料上傳、后臺管理、信息下載等模式完成學籍檔案管理工作。從多年來的應用效果分析，學籍管理系統提高了傳統學籍檔案管理工作的效率，同時降低了人為操作的失誤率。但是目前普遍應用的高職院校學籍管理系統仍然存在應用效率較低的情況。多數類似系統在開發階段與高職院校的聯系較少，從而導致系統時效性較低，并未精準對接本校的學籍管理內容。而且由于存在格式絮亂的問題，也產生了信息孤島的現象。總體而言并未發揮出學籍檔案管理工作的現代化優勢。由此可見雖然學籍管理系統初見成效，但并未以較高的工作效率應對學籍管理工作，同時也并未完善該系統的多項實用性功能。

（二）缺乏完善的學籍管理制度體系

目前雖然多數高職院校制定了自身的學籍管理制度，但長期應用該管理模式而并未及時更新，導致學籍管理工作重點弱化。同時多數學生并未完全了解學籍管理工作的內容，在本次調查中發現，在校2017級與2016級的學生中僅有12.5%的學生了解學籍檔案的相關作用，而35.6%的學生僅知道學籍檔案存在但并不知曉其具體的管理內容與方向，其余51.9%的學生則完全不了解關于學籍檔案的相關事宜。由此可見，當前的學籍管理制度仍然嚴重缺乏完善的管理體系。雖然2015級75.5%的學生在離校實習階段了解了學籍檔案的相關作用，但是也嚴重缺乏關于學籍檔案內容的相關性問題，以至于學籍檔案管理工作于并未健全的制度體系形成影響因素，并不利于學籍管理工作的順利開展與完善。

（三）學籍管理人員綜合素質能力良莠不齊

目前本校學籍管理工作人員中12%屬于專科以下學歷，而本科和專科學歷的工作人員占到總比例的78%，另外10%的學籍檔案管理人員為碩士研究生學歷。從整體學歷水平分析，其學歷水平較低，并不具備較為完善的綜合素質能力。此外，在所有學籍檔案管理工作中，25%屬于計算機類專業，而52%的管理人員屬于其他非計算機專業學科，僅有23%的學籍檔案管理工作人員屬于計算機類專業同時輔修了檔案管理工作的相關專業內容。而現代化的高職院校檔案管理工作，是以計算機軟件應用為基礎的工作內容，假設計算機專業能力較為薄弱，辦公自動化效率較低，也并不利于廣泛應用該系統完善其學籍檔案管理的相應工作。在管理人員綜合素質能力較低的情況下，部分管理人員薪酬較低且工作壓力凸顯，從而造成了檔案管理工作的人員流動性，也同時增加了多項學籍管理工作的重復性，嚴重制約了高職院校學籍檔案管理工作的穩步運行。

二、高職院校學籍管理模式的利弊分析

（一）發展過快，管理工作加重

近些年來在高職院校的招生率逐年遞增，為了體系教育公平性，為更多學生創造學習與深造機會，高職院校的生源擴招比例增長過快。雖然對于學生而言相當于利好消息，但是也嚴重增加了高職院校學籍檔案管理工作的任務由與工作量。自2015年本校學籍檔案管理基數為5237，到2016年上升為6529，至2017年已經達到了7512分。平均年增長15%左右的工作量，為高職院校學籍管理工作帶來了較大的工作負擔，其任務量可見一斑。如果在短時期內無法從工作效率上有所突破，則會給學籍檔案管理工作造成極為嚴重的遺留問題。因此，造成目前高職院校學籍檔案管理工作效率并未穩步提升的主要因素在于，招生過快，發展速度過快，學籍檔案管理工作并未實時更新與對接，造成了工作量積壓與累積過量等問題。

（二）革新疊加，管理難度增加

目前多數高職院校拓展了智慧校園體系的學籍管理方案，但是在實際操作中，由于多數高職院校并未配備充足的計算機專業管理人員，但是其系統信息化程度并未充分體現。而智慧校園體系下的學籍管理系統，是基于計算機技術為主，學籍管理業務為導向的綜合性工作。如果在實際運行過程中，缺乏計算機專業知識，其管理效果與管理效率也會受到嚴重影響，因此無法有效提升學籍管理工作的時效性。在此階段，部分高職院校發現了信息管理工作中存在的漏洞。采取了系統更新升級等工作，但是更新頻率過快，多數功能并未經過有效驗證，以至于仍然存在功能輸出的偏差性問題。在2015年至2016年之間，82%的高校常規使用的智慧校園學籍管理系統前后更新7次以上，而操作方式更新疊加之后，嚴重影響了多數學籍管理工作人員的掌握程度，也造成了對于學籍管理工作的嚴重影響。

（三）業務需求轉化，多元化發展突出

在多元文化的融合發展過程中，部分高職院校已經意識到對應的業務需求轉化情況。以往時期，學生的專業發展需求與學生個人學習基礎存在較大的關聯性，但是目前對于日后工作要求的比例，以及對于專業方向的工作內容等，多數學生的認可度并未完全一致。因此，多數高職院校的轉專業需求逐年遞增。但是由于受到多種相關因素制約，能夠順利完成專業學科方向調整的學生比例依然較少。以本校為例，2015年共收到轉專業申請67份，順利完成專業轉換的學生人次為25人，其完成率僅為37.31%。而2016年共收到轉專業申請85份，上升了12%以上的遞升比例，但順利完成專業轉換的學生人次僅為17人，其完成率降低至20%。由此可見，由于受到管理制度條件限制，多數學生無法直接完成專業凋整，從而嚴重影響了學生自由發展的可能性，也限制了個性化教學的發展。因此，多元化發展的現狀對于學籍管理工作的業務需求發生提出較大要求，但并未對接實際的業務總量，嚴重制約了智慧校園的積極發展。

三、基于智慧校園信息化體系構建高職院校的學籍管理模式

（一）補充完善學籍管理系統功能

學籍管理系統是完善智慧校園信息體系的功能載體，為了增強其信息化管理的時效性，必須首先補充完善學籍管理系統功能。一方面，高職院校需要與系統程序開發部門加強聯系，總結學籍管理工作重點方向，并提出實用性功能更新要求，以便系統開發部門能夠真實掌握高職院校的學籍管理工作針對性，提高系統相關功能的優化設方案。另一方面，雖然多次更新能夠不斷補充系統功能的細致化與精準化要求，但是反復更新過程中也容易造成多項操作內容的調整，并不利于所有學籍管理工作人員快速掌握。因此，在革新相關系統功能時，需要充分考量后期維護工作的時效性，以原有操作模式為基礎，盡量保留操作程序的使用次序，通過其他輔助功能補充系統配置方案，則更有利于完善學籍管理系統。

（二）健全制定完善學籍管理制度

學籍管理工作本身需要不斷完善與創新，在智慧校園體系下，是否能夠達到預期的信息化程度，是完善與發展的根本。那么在其不斷完善的過程中，勢必要對應教學模式的管理內容，對接當前學生學習與專業發展的需求。在學籍管理制度上與時俱進，才能適應智慧校園的發展理念。因此，健全制定完善學籍管理制度并非一蹴而就，而是在不斷發展的過程中逐步補充管理細則，完善管理職能與時效性的過程。在此基礎之上，需要以每一學年度的工作量與業務執行效果評估當前的制度體系是否完善，同時以學生滿意度作為衡量學籍管理工作是否達標的重要前提，最終通過不斷更新管理細則，達到適應教學體制更新與信息化發展的實際需求，健全當前的學籍管理制度，支持智慧校園信息化的進一步落實。

（三）加強學籍管理人員普遍素質

從當前學籍管理模式的時效性分析，學籍管理工作人員的工作效率偏低，與多數人員綜合素質良莠不齊存在較大的關聯性。而智慧校園體系是否能夠達到較高的信息化水平不僅需要硬件和軟件支持，同時也需要以學籍管理工作人員的技術水平為支撐。那么定期培訓學籍管理人員的辦公自動化能力，同時將學籍管理系統的更新功能作為培養重點，才能讓更多學籍管理人員掌握系統的更新或者拓展性功能，以最快效率完成學籍管理工作。此外，提高學籍管理人員的普遍素質也是加強學籍管理工作時效性的重點方向，其培養方向主要為針對計算機技術的應用學科。可以在合理規劃工作時間與學習時間后，為學籍管理人員設置校園內培訓課程與校園外培訓課程。校園內的培訓課程可以在工作時間允許下交替完成培訓任務，而校園外的培訓課程則需要合理對接較長的學習時間，以便保障培訓效果能夠達到預期的發展需求。

結語

綜上所述，智慧校園體系下高職院校的學籍管理工作受到嚴峻挑戰，是否能夠達到信息化發展的具體要求，提高學籍管理效率成為當前亟待解決的重點問題。為此，本研究分析了高職院校學籍管理模式的利弊，并提出優化學籍管理模式的構建策略。一方面，需要補充完善學籍管理系統功能，支持針對性較強的業務管理范疇。另一方面，需要健全制定完善學籍管理制度，以便達到對接管理內容的時效性。除此之外，需要加強學籍管理人員普遍素質，進而配合硬件設施與軟件應用的真實效果，達到預期的信息化管理效率。

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