試論提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略

孫蕾

【摘要】本文根據以往工作經驗，對提高辦公室文秘工作質量和水平的原則進行總結，并從獎懲制度的合理完善、激發文秘的創新意識、思想政治素養的增強、自身專業技能的提升四方面，論述了提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略。

【關鍵詞】辦公室文秘工作；獎懲制度；創新意識

辦公室在機關和企事業單位中占據重要地位，在日常工作中，既要完成領導層面命令和要求的傳達，又要將基層工作開展情況反饋給領導；既要對機關內部各項工作進行協調，還要完成領導指派的對外交往任務。辦公室文秘是辦公室主要工作人員之一，其工作效果對機關單位的運營影響嚴重。因此，各單位應注重辦公室文秘工作質量和水平的提升。

一、提高辦公室文秘工作質量和水平的原則

作為辦公室中重要的工作人員，文秘工作的開展應遵循以下工作原則：第一，遵循職業道德規范，對自身工作提出嚴格要求，在對待繁瑣的日常工作時應耐心、謹慎，認真履行文秘工作的工作職責。第二，努力實現自身職業道德素質和工作技能的提升，有針對性地對辦公室工作進行合理安排，提高工作效率。第三，堅決服從上級領導命令，做好上下級之間的協調和溝通工作，確保辦公室內部工作的正常運轉。如果每位辦公室文秘工作人員都能遵守各項規章制度和工作要求，辦公室文秘的工作質量會得到大幅度提升。

二、提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略

（一）獎懲制度的合理完善。在辦公室工作開展過程中，如果管理制度做到獎罰分明，可在一定程度上提升辦公室工作人員的工作積極性，尤其是文秘工作者。由于獎懲制度的合理完善，工作人員的競爭意識將會被徹底激發，文秘人員對工作的自我要求和追求性也會得到提升。另外，獎懲制度具有很強的警告性，可以幫助文秘人員在工作中完善自我，對今后工作的開展也能起到良好的促進作用。在中央機關辦公室中，獎懲制度的具體制定可根據工作人員的工作效能和實際效率來進行，在獎懲制度的完善過程中，管理人員需要保證制度具有一定的科學性和合理性，在制度制定完成之后，可進行為期一個月的試用期，并對其進行多次評測。

（二）激發文秘人員的創新意識。創新是國家、企業獲得發展動力的重要前提。很多人認為我國辦公室文秘工作不具備靈活性，只需要按照固定程序來完成日常工作即可。但在實際工作中，文秘工作更需要在思想和行為上獲得創新。從文秘工作的工作性質來看，工作模式顯得十分重要，管理人員需要對文秘工作的工作模式進行反復思索，將工作效率過低的傳統模式剔除，通過激發文秘工作人員的思想創新，使其在實際工作中尋找更簡潔的工作方式，最終實現工作質量和水平的穩定提升。想要提升文秘工作的創新意識，可實施以下兩方面管理措施：第一，管理者可以鼓勵文秘人員在工作中進行大膽創新，以做好本職工作為前提，在辦公室中形成一種創新工作氛圍。例如，在進行通信信息收集時，除了報紙、內部雜質等傳統信息渠道，文秘人員可以對網絡技術進行合理應用，但網絡信息存在很多不真實情況，文秘人員在信息收集時需要逐一進行核實，避免信息的不準確而影響下一步工作的開展。第二，領導者應起到帶頭作用，將工作的前瞻性合理表現出來，利用合理方式將創新理念融入辦公室工作中，從而為其他工作人員帶來啟發。

（三）思想政治素養的提升。思想政治素養對辦公室文秘人員自身發展方向影響巨大，思想政治素養的提升可幫助他們培養創新意識。在日常工作中，文秘工作人員首先要做的便是提升業務素質，對工作中的服務意識進行合理強化，在做好各方面工作的同時，協調好生活和工作中的各項關系。與此同時，很多中央政府機關單位帶有很強的服務性，文秘人員思想政治素質的提升，可加強人民對政府的信賴程度，讓機關單位在人民心中留下一個更好的印象。另外，管理人員應注重加強文秘工作者對問題的處理能力，增強他們在繁雜事務中的心理承受量，對他人所提出的意見進行深入思考，確保日常工作的有序進行。

（四）專業技能的提升。根據單位業務類型的不同，文秘工作的難度也不相同，有些單位對文秘的專業技能要求很高。因此，各企事業單位應在文秘培訓工作中增加一些投入，例如很多企業聘請社會上知名專家開展培訓教育工作，并派遣優秀工作人員去其他單位進行交流和學習，將更好的工作流程和模式帶到日常工作中來，實現辦公室文秘工作人員自身專業技能的提升。隨著科學技術的不斷發展，知識理念的更新速度越來越快，作為一名合格的文秘人員，應對自己的專業技能和思想進行實時更新，為文秘工作的有效開展提供基礎。

三、總結

綜上所述，在企事業單位辦公室管理工作中，主要的辦公場所便是辦公室，而辦公室的工作重點應放在文秘人員工作效率的提升上。但在實際工作中，想要將策略效果有效發揮出來，需要一個很長的過程。新工作模式的設施對文秘工作可以起到一些借鑒作用，在具體實施上還需要各個管理人員根據自身文秘工作特點進行選擇，確保辦公室文秘工作質量和水平的有效提高。

【參考文獻】

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