對鐵路企業文書檔案利用工作高效性的探討

王居華

【摘要】本文通過分析鐵路企業文書檔案利用工作的意義，提出文書檔案利用工作現狀及問題，探討提高利用效率的有效措施，以促進檔案管理工作，更好在服務于企業的建設。

【關鍵詞】探討；鐵路企業；文書檔案；利用工作；高效性

檔案利用工作是檔案工作的根本目的，也是衡量檔案部門成績大小的主要指標。隨著高鐵的發展，在鐵路企業傳統檔案管理模式下，文書檔案利用工作作為檔案工作的不可缺少的環節，不斷出現新問題，本文針對文書檔案利用效率較低的問題，提出解決問題的有效措施，以提高文書檔案利用效率，促進檔案整體工作的提升。

一、鐵路企業文書檔案利用工作的意義

鐵路企業文書檔案是鐵路企業在行政管理事物活動中產生的歷史記錄，包含了許多法令、規章與會議記錄等，當前文書檔案越來越多地利用在鐵路企業處理日常業務、解決民事糾紛、維護職工權益等一系列社會活動方面；并且文書檔案作為各項歷史活動記錄，真實地記載了鐵路發展的曲折歷程和鐵路人自強不息的奮斗足跡，為企業的編史修志、學術研究提供堅強的后盾；再者通過檔案利用，能讓人了解檔案工作，關注檔案事業，有利于檔案管理工作良好發展。因此鐵路企業文書檔案已成為企業發展中不可缺少的組成部分，對于企業建設有著重要的意義。

二、文書檔案利用工作現狀及問題

（一）文書檔案質量有待優化。鐵路企業檔案部門屬于相對獨立的部門，平時與其他業務處室工作聯系較少，各處室工作人員對檔案工作認識不高，檔案意識不強，再加上各處室領導認為檔案工作不屬于安全重點類工作，檔案工作自然被忽視，導致文件資料收集緩慢、歸檔不及時、內容不齊全、漏歸形成漏檔等現象，嚴重影響文書檔案質量，影響利用效果。

（二）檔案利用模式有待改善。鐵路企業檔案管理大多仍延續傳統紙質檔案的管理模式，調閱文書檔案仍是機械提供利用方式，文件調閱首先要查閱案卷目錄及卷內目錄（或歸檔目錄），對于年代久遠的文件，案卷（歸檔）目錄不夠完整，卷內目錄缺失，檔案員只能在檔案庫房里逐卷逐件翻閱，耗費大量的時間和精力。近年來鐵路企業文書檔案的利用次數日漸增多，隨著信息技術的廣泛應用，利用方式的落后降低了檔案利用效率，制約了檔案管理工作。

（三）檔案管理人員素質有待提高。檔案利用和檔案管理人員的素質密切相關。鐵路企業檔案管理人員大多從兼職檔案工作做起，不具備專業的檔案知識，檔案利用過程往往存在些不規范。比如利用檔案時安全意識不強，沒有嚴格區分文件的保密性和限制性；不遵循檔案文件的有機聯系，利用后案卷擺放雜亂無章；利用服務意識不高，文件查找不力，找不到也無所謂；這些問題的存在進一步影響檔案利用效率。

三、提高文書檔案利用工作效率的有效措施

（一）完善檔案管理制度。文書檔案利用工作的物質基礎是文件資料，只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質量的檔案，才能提供優質的利用服務。因此鐵路企業重視檔案工作，必須建立完善的檔案管理制度，加強檔案目標管理和檔案工作部署，落實檔案管理經費，使文件資料收集制度化，整理規范化，移交有序化，確保文件資料歸檔及時、齊全完整，為文書檔案利用工作提供物質基礎保障。

（二）加強檔案宣傳工作。文書檔案管理員要積極主動做好檔案工作的宣傳。第一通過多種方式宣傳檔案政策，宣傳檔案工作的重要作用，檔案集中統一管理的必要性，提高單位職工對檔案工作的認識，使大家認識到檔案收集的重要性，變被動為主動歸檔；第二加強檔案利用意識的宣傳，轉變利用者對檔案利用工作的看法，鼓勵利用者樂于、善于利用檔案。

（三）強化檔案的收集工作。檔案管理人員要采取靈活方式收集文件資料。第一，將收集工作落實到人，明確文件收集的負責人，收集專門文件。第二，及時了解和掌握單位的工作動向，隨時收集各種會議、個人收到的文件資料等“賬外”文件材料。第三，年終時同保密檢查工作結合進行，邊檢查邊收集，收集零散的屬于歸檔范圍的文件，力爭歸檔文件的內容豐富、結構完整、質量優化和數量齊全。

（四）改進檔案利用工作模式。提高文書檔案利用效率，最有效的方法是對文書檔案信息進行數字化，實現現代化的檔案利用模式。檔案信息數字化就是把紙質文檔通過掃描、錄入信息到計算機數據庫中，以計算機存儲檔案信息，轉化成電子文件。通過檔案信息數字化網絡系統，檔案管理人員利用檔案信息時檢索快捷方便，復制利用文件速度快，有利于保護檔案原件，更加規范地管理檔案利用過程，大大提高文書檔案利用效率。

（五）提高文書檔案管理人員素質。檔案工作的最終目的就是要便于社會各方面的利用，文書檔案管理人員必須擺脫傳統檔案意識觀念，不但要提高檔案專業知識，還要加強政治素質和檔案文化知識素養，具有檔案綜合素質。第一，檔案管理人員要樹立檔案利用服務意識，端正服務態度，熱愛檔案工作，尊重檔案嚴守機密，提高政治素質。第二，積極接受檔案繼續教育，參加各類檔案專業知識培訓，提高檔案專業知識。第三，熟悉庫藏檔案，掌握系統的檔案相關學科知識，儲存一定的文化素養。這樣文書檔案管理人員由單純的業務素質向綜合專業素質轉變，能有效提高利用工作效率，提高企業檔案工作標準化、現代化的管理水平。

四、結語

文書檔案在企業各項管理活動中的利用能充分發揮檔案的憑證參考作用，取得較好的社會效益，是企業檔案管理工作的重要組成部分。科學規范地利用文書檔案可以不斷提升企業各項工作的管理水平，實現檔案管理工作的自身價值，為鐵路企業發展作出應有的貢獻。

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